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如何降低项目实施风险,用友软件广东区 大客户部,ERP 实施，技术与流程的整合,成功ERP项目要素,系统运行管理制度 建立内部支持体系 生产系统的准备 权限规划和划分 最终用户培训,组建用友项目小组 内部交接 组建客户项目小组 制定实施主计划 召开项目启动会,产品安装 培训 业务需求分析 初步方案,方案实现 数据准备 集成测试 客户化开发 方案验收 制作标准操作手册,参与售前 实施商务谈判,静态数据转换 动态数据转换,上线运行支持 项目总结 持续支持,ERP系统方案实施方法论,项目准备目标/任务,建立用友项目实施小组 建立项目 实施小组,售前文档交接 正式和口头承诺 的整理 召开内部交接会,明确实施阶段 、具体任务、可 交付物 进行工作任务 细分，排定时间 表 双方签署项目 实施主计划,启动会准备 召开启动会 签署会议纪要,目标,任务,标准项目组织结构图,项目准备编制项目实施主计划,项目目标 项目范围 项目实 施时间表 项目状态报告机制 项目变更控制机制,编写项目实施主计划,用友项目经理必须对于企业关键业务环节向客户项目经理进行再次的补充调查,关键业务和重点需求的补充调查,双方签订 项目实施主计划,签订项目实施主计划,按照产品销售合同、实施服务合同和工作任务书中规定的项目实施目标和范围与企业项目负责人进行沟通。 如果还存在模糊的地方，经双方协商一致后，在这里应该补充说明。,明确目标，严格控制实施范围,无,无,项目实施主计划,无,项目准备项目启动会,签署 项目启动会纪要,签署项目启动会纪要,召开项目启动会 整理会议纪要,召开启动会,确定会议议程 准备会议资料 会议其它准备 （场地、设备等） 发出会议通知,启动会准备,无,项目启动会纪要,无,蓝图设计目标/任务,建立软件应用环境 产品安装调试 系统管理培训,制定培训计划 培训前准备 ERP理念/项目 管理培训 标准产品培训 培训考核,准备提纲 制定调研 计划 需求调研 匹配分析,需求分析报告,目标,任务,编写初步方案 配置客户系统 方案的测试和调整 提交客户化需求范围,技术顾问编写系统管理员手册 技术顾问做好知识、技能的转移 根据情况可以举办专项的课程,策略,用友技术顾问负责首次产品的安装调制 对客户系统管理进行同步的培训 安装后对产品测试，保证软件可以正常运行,策略,客户是否不备合格的硬件环境 建议客户配置标准硬件环境 用友技术顾问检查硬件设备,策略,蓝图设计安装产品策略,无,系统管理员手册 系统管理制定,系统管理员培训记录单 产品安装确认报告,蓝图设计培训,培训的对象 培训的目的 培训的课程,理念培训,落实培训教材 场地和设备 参加培训的人员 培训计划的确认,培训准备,培训的对象 培训的目的 培训的内容,产品培训,针对客户的特点和项目范围 根据不同角色设定不同人员参加不同培训的需求,制定培训计划,培训计划,考核方式：笔试和上机 考核的奖惩措施,培训考核,培训需求（课程和角色对应）表 培训教室环境要求,标准教材,标准教材标准练习考试题库,培训总结报告 培训考勤记录表 培训考核记录表,蓝图设计业务需求调研,控制调研的节奏、进度 调研的技巧、方法灵活运用 调研方式：一问一答、发牢骚、怀疑等 调研结果的及时确认,业务需求调研,针对客户管理、行业的特点准备裁减调研提纲和调研问卷 调研过程中使用客户常用的术语 以产品可实现的功能为基础 控制、引导客户的需求,准备调 研资料,企业需求与产品功能的分析 企业需求合理性分析 对于有争议的问题需要反复沟通问题根源,匹配分析,调研时间的安排 参加调研顾问资历、经验 调研内容 参加配合调研的人员安排（客户/用友）,制定需求调研计划,调研计划,关键环节描述是否清晰、正确 需求建议是否合理 需要客户化开发内容,需求报 告确认,调研提纲（产品、行业、一般）,需求调研报告,需求调研报告,需求调研报告,解决方案设计的原则,产品功能,客户需求 （产品可以 实现）,（不合理）,（合理）,基于产品的方案,变通解决/客户化开发,说服客户放弃,基于现有产品功能设计 尽量避免客户化开发 变通解决客户合理需求 说服客户放弃不合理需求 合理性考虑 符合业务优化原则 符合投入产出原则 具有行业普遍性,系统建设目标/任务,测试的准备 系统测试 编写和签署系统测试报告 修改和完善业务解决方案,确认开发需求文档 制定开发计划 客户化开发的商务谈判 详细需求的编写 单元测试和集成测试 客户化开发的验收,编写用户岗位列表权限 确定岗位操作标准 固化工作流程手册,目标,任务,子任务,编写基础数据准备方案 安排数据准备 数据的校验和确认 数据转换程序的开发与测试,提交最终业务解决方案 督促客户确认方案 整理遗留问题清单,系统建设静态数据准备,数据准备人员和校验人员分开负责 校验工具的制作 数据出错后的纠正措施 确认合格的静态数据,数据的校验和确认,严格按照标准的表单准备 保证数据准备人员理解字段含义 没有双方确认的静态数据不允许导入到客户系统,静态数 据准备,导入工具的应用范围 导入工具的开发、测试 导入的风险分析,数据转换 工具的开发,制定静态数据准备方案 编写静态数据准备计划 静态数据的准备表单 方案、计划的确认,静态数据准备方案,静态数据准备方案 静态数据准备计划,静态数据准备表单,无,数据的导入 工具,修改配置,ITS,业务流程 模型,确定业务情 形和测试案 例清单,编写集成测试文档(测试案例和数据),测试,测试完成,确定问题(差距、集成测试文档、设计),处理问题,编制详细 测试计划,(如 只需要 修改 文档 ),业务流程模型,集成测试文档 测试数据 业务流程模型,业务流程模型 集成测试系统,已完成和 修改后的 测试案例,Open,等待测试,等待 解决,正在 测试,完成,* 测试案例状态,系统测试流程,等待计划,系统建设客户化、方案验收、标准手册,手册编制的步骤 编制权限矩阵 确定岗位操作标准 确定之间的操作流程 操作手册下发到各业务部门、岗位，操作员遵守执行,制作标准操 作手册,客户方进行方案确认 有效控制客户需求的不断膨胀 较快项目进度、增强项目组实施成功的信心 督促用友项目经理尽快落实测试中发现的问题 也是重要的里程碑，付款的依据 方案的验收会议,解决方案验收,开发需求确定和寻求需求开发资源 编制开发计划和详细的需求文档 开发产品的提交和测试,组织客户化开发,客户化开发合同附客户化开发项目报价 客户化开发详细需求文档 客户化开发计划 客户化开发产品、手册 客户化开发产品验收报告,调整后的业务解决方案 业务解决方案调整记录单,工作流程和岗位操作手册,切换准备目标/任务,目标,任务,子任务,技术方面 应用方面,产品的安装（含客户化开发） 基础数据和共用参数的设置 建帐和分配权限 数据备份,依据用户级别分配 依据业务分配 依据数据分配 权限测试策略,确定组织架构 内部支持方式,培训计划 培训最终用户培训教师 协助培训和考核,切换准备工作策略,协助客户完成产品安装 在生产系统中指导客户完成参数配置、核对 建立单位账，给每个账套分配管理员 注意做好数据的备份,生产系统准备,由关键用户形成组织架构 参与整个项目实施熟悉业务的骨干、熟悉系统 内部支持的人员责任要形成制度 支持方式：电话、邮件、现场 在公司建立内部支持网站,内部支持体系建立,权限分配,系统的运行环境、网络安全、数据备份等操作规范 系统操作权限的管理制度 新系统业务处理的操作规程（建帐、报表、结帐、数据维护） 落实各项制度,系统运行制度建立,系统运行内部管理制度,最终用友培训/考核,内部支持体系 项目管理辅助工具,生产系统安装备忘录,操作权限规范列表,最终用户培训计划 DEMO数据、考试题 最终用户培训总结报告 最终用户培训考核记录 最终用户培训考勤记录,依用户级别分系统管理、单位账管理员、最终用户 依业务分配权限，与业务无关的不要授予，容易造成混乱 依数据保密等级设置不同的权限,制定培训计划（时间、地点的选择） 客户关键用户授课，用友顾问辅助 教材和练习审定 培训最终用户的方法和方式灵活运用 培训考核，建议与个人的奖励制度挂钩,系统切换目标/任务,静态数据的转换计划 静态数据的录入和参数配置 数据和参数配置的校验 数据的备份,动态数据的准备方案 数据转换前的准备工作 动态数据的转换和校验 切换期间的业务处理,系统切换工作策略I,数据的校验和简单测试 校验和录入人员要分开，不同人员担任不同角色 建议每次校验后做好数据的备份,数据校验/备份,先易后难 先录统一基础数据，后录个性化数据 先录不常变化的数据，后录容易变化的数据 数据量大可以采用数据导入工具，检查导入的源数据 专人专项的数据录入，防止混乱,数据转换 策略,防止录入的错误，必须制定切实可行的计划 明确数据的录入步骤 明确每一项数据录入的负责人、录入时间 严格控制数据录入的规范 数据录入的质量纳入个人绩效考核,数据转换计划,静态数据转换计划,数据导入工具,系统切换检查报告,系统切换工作策略II,持续支持目标/任务,上线后的现场支持 问题跟踪,整理项目文档 项目总结活动 撰写项目总结报告,验收准备 项目验收,项目交接 后续支持,目标,任务,持续支持工作策略,项目验收的准备、验收文档资料 及时解决项目应用问题 分阶段的验收 项目经理要抓住时机，迅速将项目推向终结、收款 验收应该是水到渠成的事情,项目验收,整理项目实施中的各项文档 项目总结的活动 项目总结报告内容：项目背景、项目实施过程回顾、项目经验的总结 标志着项目的成功交付、终结,项目总结,系统上线后持续一段的现场支持和指导 填写问题记录单 向企业内部支持人员的技术转移 监督操作制度的执行了，落实各项系统管理制度 问题的跟踪处理 支持方式：现场、电话、网络等,上线支持,系统运行问题跟踪记录单,项目总结报告 程序补丁更新流程 项目文档整理规范,项目验收报告,人员的有序撤离/更换 实施人员与支持部门间的交接 问题记录单的转移 签订维护合同 支持人员的介入,持续支持,项目交接记录 维护合同,ERP系统实施的项目管理日程管理,通过切合实际的工作计划建立对工作范围的充分理解是实现有效项目管理的第一步,样张,样张,ERP系统实施的项目管理进度管理,右图所示为每周状态报告的编制及报送流程。 该流程用于向小组领导提供根据日程的问题及进度的反馈。 项目管理和报告结构的基本前提是确保小组领导及项目经理对项目进度有清晰的认识。,实施商通过定期状态报告的形式向客户通报项目进度，使双方及时把握整个项目的现状、主要问题、以及将来的任务,示例,ERP系统实施的项目管理组织管理,项目组织是为完成某特殊任务所编成的临时组织。在任务完成后会解散, 回归行政组织 项目组织必须被赋予权力,以便推动工作的进行 项目组织的权力来源, 是由最高行政组织所赋予，其受项目推行委員会的监督 项目成员对于项目事务与一般业务的优先顺序。在项目期间內以项目事务为优先,项目组织定义,达到公司要求的目标 有专职单位负责，项目容易成功 不受历史包袱的束缚，可有较创新及客观的点子. 提高行政效率 有跨部门组织的沟通协调能力,成立项目组织的目的,示例,ERP系统实施的项目管理成本管理,结合人员的组织情况，建立全面预算体制，有利于人力资源成本的控制 明确记录每一笔项目的费用发生，将项目成本的开支责任落实到项目主管人员上，并据此作为对其业绩考核的指标之一 在项目开展过程中，对项目的开支情况进行监控，在项目终止前，需要对项目的整体收支费用进行审核 充分利用信息系统对项目中的收支情况进行记录，降低直至杜绝人为因素的干扰,样张,ERP系统实施的项目管理质量管理,质量控制流程提供了一个支持系统进行检查及平衡，以保证质量蕴含在项目之中。 质量保证及控制的目标，是在对整个交付成果的建设过程中嵌入质量概念，并确保质量，以最大程度减少返工，控制成本。 主要是通过自检、预演和检查来实现的。另外，对于交付成果的一些主要接受标准，如格式、内容、步骤等，均用于决定交付成果是否完整，以及是否可被接受及通过。,ERP系统实施的项目管理风险管理,项目本身带有一定的内在风险，同时还有公司特定的风险。风险管理就是在一种确定的风险产生时一方面实施战略以管理风险，另一方面设计应急计划对战略进行补充的程序。 对于任何系统实施工作，成功的很重要一点是要预计到一定数量的变革的产生。最关键的任务是正确地管理这些被认为是必要的变革。 管理系统结构变革的方法是平衡两个必须的、而又相互制约的目标： 保持系统实施的准确和彻底； 保持项目按日程完成。,实施风险,环境风险,ERP系统实施的项目管理沟通管理,项目小组成员间开放的、不断的沟通对项目的成功实施十分重要。为达到这个目的，召开定期的项目小组会议非常必要。,对项目启动及业务原理的构想； 项目目标、角色以及关键成功因素； 定义清晰的项目规程和范围文件； 项目时间进程、重要事件和阶段划分； 小组之间的相互依赖关系； 项目组的基本章程、决策制定、问题解决、事件决定、以及会议的管理； 利用客户的交流工具，如Lotus Notes, MS Outlook或网站，来管理小组沟通、日程，并作为一个项目档案库； 为小组装备标准的项目进程软件，如MS Project，来管理交付成果、时间表和人员。 MS P