如何掌控自己的时间和生活完整版.ppt

How To Be a Qualified Material Planner,如何做一个合格的项目材料员？,中建七局工程部 制作：张会林,2,材料员的三大任务：,满足工程施工用料,采购价格合适物料,控制物料使用数量,合格材料员：掌控项目60%以上的成本,感性/理性？,自身需求/他人需求？,冲动/习惯？,如何确保工作任务的实现？,做出决定，承担责任。 无论是感性或是理性，都比犹豫不决更理想,人是如何做出决定的？,Chapter 3,学习专业人士的时间规划：反复斟酌 规划必须确定次序：无次序的清单是不完整的,First,Third,Second,Chapter 4,要想控制生命，首先学会进行规划,Chapter 4,要想控制生命，首先学会进行规划,ABC排序系统,Chapter 4,工作汇报 陪家人 看球赛 打扫房间,A 工作汇报 B 陪家人 C 看球赛 B 打扫房间,A-1 工作汇报 B-1打扫房间 B-2陪家人 C-1 看球赛,1. 列出所有事项,2. 根据重要性进行分级,3. 对事项进行顺序分解,你到底想从生活中得到什么？,写出人生目标,Chapter 5,写出三年目标,只活6个月做什么,设定书写的时间限制！不要惧怕那些看似遥远的目标,你到底想从生活中得到什么？,修改所列事项,Chapter 5,解决目标冲突,进行事项排序,之前的第三个问题可以督促你努力做好当前的事情。,根据目标的重要性而不是根据目标耗费的时间进行决定。,模仿之前的ABC排序，按照重要性以及时间进行排序。,不断地修改和更新你的目标和排序。,从现在开始,Chapter 6,根据你的A级目标列出活动 删除那些不重要的工作,过一种更健康的生活,24小时不抽烟,本周进行三次锻炼,晚上不吃甜点,不加思索，不停地写,每天跑步回家,目标,活动,从现在开始,Chapter 6,根据你的A级目标列出活动 删除那些不重要的工作,筛选时必须列出原因，例如客观条件不允许等,24小时不抽烟,本周进行三次锻炼,晚上不吃甜点,每天跑步回家,筛选&排序,24小时不抽烟,本周进行三次锻炼,晚上不吃甜点,每天跑步回家,活动,1,2,3,日程安排的作用,Chapter 7,少量时间的规划可以解放大量的时间,早上规划：人会比较清醒，可以安排好要做的工作。 晚上规划：处理遗留任务，利用睡眠潜意识思考问题。,Tips: 固定时段集中处理A级活动，并留出一定的空闲时间。,日程安排的作用,Chapter 7,内在黄金时间： 一个人精神最为集中的时候。适合做一些重要或创造性的工作。,外在黄金时间： 外部资源最为齐备的时候。适合做一些时效性的工作（如找领导签字）。,你有两类型的黄金时间,如何挤时间？,Chapter 8,放松的重要: 工作安排得很好=更多的时间放松=工作中有更多乐趣 没什么事是绝对的浪费时间，即便是什么都不做。,如何挤时间？,Chapter 8,家庭主妇的特殊问题: 家庭主妇的时间往往被杂事占据，很难找到合适的时间休息。 这类问题的对策是固定一个时间段进行放松，在这个时间段内解放自己。通过实现考虑和计划来实现最终的目标,如何最大限度地利用排序,只有坚持每天列清单才会有用,Chapter 9,A级别 B级别 C级别,!$#%&*),16,如何最大限度地利用排序,把什么样的任务放入清单？,Chapter 9,只列出非常重要，而且需要得到特殊提醒的工作。 考虑该任务能否委托他人完成。,删除非必要任务,委托给他人,如何最大限度地利用排序,把什么样的任务放入清单？,Chapter 9,如果你不喜欢设定优先次序将A、B级和C级任务分开写。,A,B,C,分开后，完成C任务时，你会有意识检查自己是否在浪费时间。,如何最大限度地利用排序,不要为无法完成所有任务而焦虑,Chapter 9,务必遵循优先级，然后不断优化任务分类。,A级,B级,C级,A级,B级,C级,无法完成,无法完成,优化后,优化前,有些事情做了不如不做,80/20法则,Chapter 10,做重要的工作，即使自己不熟练。,20%的时间,80%的任务,有些事情做了不如不做,为什么不要做C级任务？,Chapter 10,很多C级活动会成为CZ活动即使放弃也不会带来任何不利的活动。 部分C级活动不会成为CZ活动随着时间推移可能需要升级为A级活动。,C,非CZ任务：并非一直不重要,CZ任务：木有就木有了吧！,将C级任务单独放置并周期性检查，如果非CZ任务，迟早会被记起并提上日程。,21,调整你自己以及周围的人,学会说“不”,Chapter 11,从事A级活动时，可以拒绝果断拒绝。 从事A级活动时，无法拒绝学会折衷。,No!,Er.,抱歉，我正在忙着xxx事情，我建议你可以找小李帮你。,抱歉，我正在忙着xxx事情，稍后我给你一份简要的数据行么？,同事：希望修理打印机。,上司：希望提供详细报表。,22,给自己一些安静时间,如果打扰者是个四岁小孩，你该怎么办？,Chapter 12,如果心想“熬完这段时间就好了“，你会发现，事情是永远不会自动结束的。 与其三心二意的陪她，不如抽出一段时间全心全意的陪她。,干扰不断，无法工作中,排除干扰，高效工作中,23,给自己一些安静时间,为自己留点时间,Chapter 12,控制自己的行为，工作中预留好联络时间和思考时间。 为自己留下固定不受打扰的安静时间，并告知周围的人。,商品推销,确认稿件,接待客人,收发邮件,接听电话,出席会议,24,拉金式问题,学会提出拉金式问题,Chapter 13,不断的问自己“我现在最应该作什么？” 不断提问，提醒自己不断优化行动计划。 如果没答案，可以告诉自己“我已经有答案了，只是我需要一个更好的选择。”,25,拉金式问题,什么时候应该追求完美，什么时候不？,Chapter 13,如果不确定自己是不是在毫无疑义的追求完美，暂时停下。 如果过了一段时间之后发现没有必要继续，则可以停止行动。,?,?,?,26,学学瑞士奶酪师,你的A-1任务选对了吗？,Chapter 14,再好的计划都需要执行。 如果你的A-1任务让你不想执行，那你就需要考虑一下了。,27,学学瑞士奶酪师,如何开始令人不快的A-1任务？,Chapter 14,不能因为C任务容易就首先执行C任务。 把A-1任务分解，分别执行。哪怕是5分钟的事情。,28,如何找一些短期内可以完成的任务,获取更多信息,Chapter 15,获取更多信息可能让你提起兴趣。,我爱足球,29,如何找一些短期内可以完成的任务,尝试诱导任务,Chapter 15,利用诱导任务、排除干扰等促使自己开始工作。 利用自我暗示，向他人承诺等使自己坚持完成任务。,30,尝试新的方式，保持对工作的热情,如何完成任务，不断地“计划下一步”。,Chapter 16,计划不详尽,任务分解,可以完成,不想完成,31,尝试新的方式，保持对工作的热情,不需要厌烦,Chapter 16,在工作中让任务充满有趣的变化。 但是需要警惕信息过剩事先计算好这些有趣的变化需要的时间和精力。,给一成不变的任务找寻新刺激,让工作变得有趣,32,尝试新的方式，保持对工作的热情,有的时候慢些比快些好,Chapter 17,当你企图放弃A-1任务而去从事其他任务的时候。 不妨慢下来，找出逃避的原因，面对并解决它们。,慢下来，想清楚,A-1 任务,CZ 任务,更容易,更 重要,解决问题，避免逃避,33,不要让恐惧挡了你的路,消灭恐惧，包容恐惧,Chapter 18,当恐惧较小的时候，可以尝试说服自己消灭它。 当恐惧大些的时候，尝试包容恐惧的存在，与恐惧划清界限。,消灭恐惧,包容恐惧,34,不要让恐惧挡了你的路,引导恐惧，放飞恐惧,Chapter 18,当恐惧再大一些的时候，尝试引导恐惧，对症下药解决恐惧的原因。 当恐惧无法控制的时候，放飞恐惧，设想最坏情况。,O2,引导恐惧,放飞恐惧,35,拖拉的真正代价,拖拉的代价是什么,Chapter 19,拖拉的代价问题有可能随着时间变得严重。,36,拖拉的真正代价,压力的负面作用,Chapter 19,有的人会很享受在拖拉结束之后，在压力下短时间完成任务的快感。 你要意识到，过大的压力也许会让你的任务质量下降。,02:00,02:00,01:30,01:00,00:30,00:10,01:30,01:00,00:30,00:10,37,学会强调收益,强调收益&奖励自己,Chapter 20,列出A-1任务可能的收益，可以促进A-1任务的执行。 在完成A-1任务后适当奖励自己，可以“诱骗”自己推进工作。,工作任务：,完成奖励：,可能收益：,检查文件,完成报表,部门会议,降低风险,增加收入,增进沟通,玩游戏,做运动,音乐会,38,如何克服逃避心理,七种常见错误,Chapter 21,当你把真正重要的任务放到一边的时候，最常用的借口如下：,放纵自己,社交活动,阅读,事必躬亲,过度完成,逃跑,做白日梦,39,如何克服逃避心理,如何克服逃避,Chapter 21,出现这些情形的时候，有两种方法克服逃避心理： 思考并承认是在浪费时间，并开始重要的工作。 切断自己的逃避路线，把精力放回重要工作上。,C级任务,先玩一会儿吧！,先做A-1任务！,！,切断逃避路线,40,下次怎样做得更好,利用好技巧，必须要有意志力,Chapter 22,要利用好上面的技巧，你必须：,在感觉非常紧张繁忙的时候做好规划； 让自己始终在做某件事情，即便你最终未必能够成功； 克制自己的逃避欲望，尤其时在要处理一件A-1任务的时候； 始终对自己充满信心，即便有过无数次的失败； 每天都向着自己的人生目标前进一步； 克服恐惧心理，无论这种恐惧时真实的还是想象的； 克制自己的冲动，不要去做那些简单却并不重要的工作。,41,下次怎样做得更好,意志力培养练习,Chapter 22,从简单的任务开始培养急于求成往往导致失败。 关注自己使用意志力时候的状态哪怕正在屈服于诱惑。 记忆并不断调整，坚持培养意志力。,克服阻力！,42,下次怎样做得更好,如何让自己摆脱电视,Chapter 22,控制自己的行为：从关闭声音到关闭电视；从短时间到长时间。,第一步