应用文写作第二编公务类文书.ppt

,西昌学院应用文写作课件,第二编 公务类文书,第二编 公务类文书,第一章 公文概说 第二章 通知、通报 第三章 报告、请示 第四章 函、会议纪要,第一章 公文概说,学习目标 知识概要 内容详解 本章小结,了解公文的概念 理解公文的作用 掌握公文的结构和语言特点及其要求,第一节 公文文体常识 第二节 公文格式 第三节 公文行文规则 第四节 公文处理,第一节 公文文体常识 公文的概念 公文的种类 公文的特点,一、公文的概念,公文，即公务文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。,公文有广义与狭义之分,广义的公文，既包括2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公文及1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例中所明确的14种文件，又泛指机关常用应用文。 狭义的公文，专指党和国家行政机关各自正式规定的正式、主要文种。,二、公文的特点,作者的法定性,特定的体式性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,三、公文的作用,法规和准绳作用（明法） 领导与指导作用（传令） 宣传教育作用（宣教） 公务联系作用（纽带） 凭证记载作用（凭籍）,三、公文的分类,公文可以从以下几个方面进行分类：,第二节 公文格式 一、什么是公文格式 二、公文格式的种类 三、公文的书面格式,一、什么是公文格式,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。 这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,二、公文格式的种类,1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 4.书面格式,三、公文的书面格式,1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等 2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等,第三节 公文行文规则 一、行文与行文规则 二、公文行文关系 三、公文行文方式 四、行文原则,一、行文与行文规则,行文 ：各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节 行文规则 ：以行文关系为核心的行文制度、行文方式的总和,二、公文行文关系,1.隶属关系（领导与被领导关系） 2.指导与被指导关系 3.平行关系,三、公文行文方式,行文方式,上行方向,下行方向,平行方向,逐级行文 越级行文,逐级行文 多级行文 直贯到底行文,平行文,四、行文原则,1.确有必要 2.注重效用 3.协商一致 4.向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关。 5.党政分工 6.正确选择适合联合行文的机关,7. 请示公文的报送制度和行文规范问题 一般不得越级请示 会商一致。 请示应一文一事 请示一般只写一个主送机关 请示不得同时抄送下级机关 “请示事项”不得夹带在“报告”中,第四节 公文处理 一、公文处理的任务 二、公文处理程序图,一、公文处理的任务,公文处理：收文、发文、立卷、归档等 特点：严肃性、辅助性和应用性。 原则：实事求是、精简、高效 要求：及时、准确、安全,二、公文处理程序图,一、公文收文处理程序 签收登记分发拟办批办承办催办注办 二、公文发文处理程序图 拟稿会商核稿签发注发缮印校对用印分装传递,公文文体常识,公文概说（概念、种类、特点）,公文格式,行文规则,公文处理（任务、程序图）,书面格式、印装格式 排版格式、用纸格式,行文关系 行文方式 行文原则,第二章 通知、通报,学习目标 知识概要 内容详解 本章小结,了解通知、通报的文种常识 理解通知、通报的格式和写作要求 掌握通知、通报的语言特点及其写法,第一节 通 知 第二节 通 报,第一节 通 知 一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知,一、文种常识,二、格式扫描,标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）+“通知” 主送： 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期,三、写法指要,正文基本构成：通知的缘由和目的、通知事项、执行要求 要着眼于实 要防止滥用 要一目了然,文件名称,(一)发布性通知 法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：,文件由来,希望要求,附 件,（二）指示性通知 上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。,（三）传达性通知 这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。,（四）转发和批转性通知 上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。 上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。,（五）会议通知 会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。,（六）任免通知 上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,四、写作须知,表达要明确 体式要规范 形式要灵活 要编号登记,第二节 通 报 一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接,一、文种常识,涵义：对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传递沟通 特点：典型性、引导性、严肃性、时效性 种类：批评通报、表彰通报、情况通报,标题 正文 落款,二、格式扫描,三、写法指要,正文基本构成： 通报情况、通报决定、希望和要求 表彰通报：事项、决定、号召 批评通报：缘由、事项、分析、要求 情况通报：事项、现况、要求,四、写作须知,1.事例要典型 2.情况要真实 3.分析要准确 4.详略要得当 5.通报要及时,五、相关链接,通报与通知的区别： 1.告知对象不同 2.制发时间不同 3.目的不同 4.作用不同,通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情况、传达信息的作用。 通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理，具有较强的约束力。 通报的目的在于宣传教育或信息沟通。,第三章 报告、请示,学习目标 知识概要 内容详解 本章小结,了解报告、请示的文种常识 理解报告、请示的格式和写作要求 掌握报告、请示的语言特点及其写法,第一节 报 告 第二节 请 示,第一节 报 告 一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知,一、文种常识,涵义：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。 特点：行文的单向性、表达的陈述性 种类：工作报告、情况报告 答复报告、递送报告,二、格式扫描,标题 主送 正文 落款,三、写法指要,正文基本构成：报告缘由、报告内容、结束语 报告写作的通用规则： 1情况做法问题(意见)； 2情况(做法)问题今后意见； 3情况问题今后意见； 4情况原因(责任)下步做法； 5情况原因责任及处理意见； 6情况问题建议；等,工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法 情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等 答复报告：报告的原因、回答询问,四、写作须知,情况要真实、准确 重点突出，中心明确 合理安排结构、层次 注重时效，不失时机 语言要简洁、凝练,第二节 请 示 一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接,一、文种常识,涵义：下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准 特点：使用范围广泛 主送明确，内容单一 不能超越职权请示 种类：政策性请示 工作性请示,二、格式扫瞄,标题 主送 正文 落款,三、写法指要,正文基本构成：请示原因、请示事项、请求语 常见请求语：“当否，请批示”、“以上意见如无不妥，请批准”、 “特此请示，即请予以核批”等。,四、写作须知,理由要充分 事项要明确 请求要单一 文种要用对,五、相关链接,请示与报告的区别： 1.行文目的不同 2.行文时间不同 3.内容含量不同 4.公文处理不同 5.主送机关的数目不同 6.结尾不同,报告、请示均属于报请性上行文，使用的范围和频率都很高。 报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问 请示是下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。 请示和报告是两个不同的文种，注意区分。,第四章 函、会议纪要,学习目标 知识概要 内容详解,了解函、会议纪要的文种常识 理解函、会议纪要的格式与写作要求 掌握函、会议纪要的语言特点及其写法,第一节 函 第二节 会议纪要,第一节 函 一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接,一、文种常识,涵义：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等 特点：灵活简便 往来性 法定效用 种类：请准函(申请函）、商洽函、询问函、答复函、告知函,标题 主送 正文 落款,二、格式扫瞄,三、写法指要,正文基本构成：发函缘由、事项、结语 叙事清楚，说理有节 短小精悍，注意技法 不能将“函”遗忘,四、写作须知,文体要正确 内容要简洁 措辞要得体,五、相关链接,请准函与请示的区别 函与书信的区别 1.函是处理公务的信件，书信是个人与组 织之间、个人与个人之间使用 2.函较庄重严肃，书信较自由 3.函在文字表述上更为简洁,第二节 会议纪要,一、文种常识 二、格式扫描 三、写法指要 四、写作须知 五、相关链接,一、文种常识,涵义：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行 特点：概括性、纪实性、系统性、约束性 种类：按性质和内容，分为决议性的和情况信息性的； 按会议的