《常用应用软件》PPT课件.ppt

第五章 常用应用软件,第5章 内容简介,5.1 文字处理软件 5.2 电子表格软件 5.3 文稿演示软件 5.4 常用工具软件,应用软件： 为解决某些实际问题而编制的程序。,通用软件： 为解决带有通用性问题而研制开发的程序，如办公软件包、图形图像处理软件、数据库管理系统软件等。 专用软件： 专门为某一行业或单位的特定问题而开发的程序。,5.1 文字处理软件,文字处理软件： 能够提供文字输入、编辑和输出环境的软件。 集文字、表格、图形的录入、编辑、排版、打印功能于一体。 例如： Microsoft Word、金山文字等。,5.1.1 Word系统概述,认识Word窗口：,5.1.2 文档的建立,1.文档的输入,（1）输入文本 利用键盘输入字符 汉字输入法：如智能ABC、五笔字型等,（2）输入中文标点符号,选择软键盘输入特殊符号,（3）输入特殊符号,通过“插入”“符号”命令,2.保存文档,（1）保存新文档 单击“保存”按钮 ，为新文档命名 （2）保存已命名的文档 单击 “保存”按钮 （3）将文档另存备份 选择“文件”“另存为”命令，输入新文件名 （4）自动保存文档 选择“工具” “选项”命令，设置“自动保存时间间隔” （5）保存为HTML格式 选择“文件” “另存为Web页”,5.1.3 文档的编辑,文档的编辑是指对文档内容进行插入、修改、删除等操作。,5.1.4 文档的排版与打印,1.字符格式化 先选定文字，选择“格式”“字体”命令：,字体与字号：,字形：,效果：,提示： 调整字符位置与间距：单击“字符间距”选项卡 快速复制文本格式：使用“格式刷”,2.段落格式化,段落缩进,利用格式工具栏或 “段落”对话框（选择“格式”“段落”命令）：,段落对齐 段落间距,段落修饰 利用“格式”菜单的“边框和底纹”命令：,分栏与首字下沉,选择“格式”“分栏”命令。 选择“格式”“首字下沉”命令。 注意： 若要使栏宽不相等，应取消“栏宽相等”复选框，并指定各栏的宽度和间距； 选取分栏的段落时，不要选择段落后的段落标记，否则分栏可能不成功。 设置首字下沉同时还要分栏排版时，应先设置分栏，后设置首字下沉。,3.设置项目符号及编号,选择“格式”“项目符号和编号”命令,选择“字符”或“图片”按钮 改变符号的样式。,4. 创建和使用样式,样式是一组已命名存储的格式的集合，分段落样式和字符样式。,选择“格式”“样式和格式”“新样式”：,创建样式,输入样式名称、类型,选择“标题”；,设置样式的字体格式和对齐方式,使用和查看样式 修改和删除样式,5. 生成目录,生成目录前，先对文档中要显示目录的各级标题分别格式化。,生成目录方法：选择“插入”“引用”“索引和目录”。,选择“目录”,6.页面设置,包括页眉页脚设置和页的版面设置。,在此插入页眉,在此插入页脚,设置页眉和页脚,页面设置 选择“文件”“页面设置”命令：,上页边距,左页边距,右页边距,下页边距,页眉,页脚,脚注和尾注 选择“插入” “引用” “脚注和尾注”命令 脚注：对文档内容进行注释说明，注释位于页面底端。 尾注：对文档引用的文献注释，注释位于文档结尾。 批注 对文字内容的修改做出标记，作者可以接收改动或拒绝改动。 选择“插入” “批注”命令 直接引用：选择复制、粘贴按钮操作 拒绝接受：右击标记，删除批注 修订 选择“工具” “修订”命令， 单击审阅工具栏的“接受所选修订或拒绝所选修订,5.1.5 表格制作,创建和编辑表格 选择“表格”“插入”“表格”命令； 单击常用工具栏中“插入表格”按钮并拖动鼠标指针； 单击常用工具栏的“表格和边框”按钮调出“表格和边框”工具栏：,绘制斜线表头,移动表格或调整表格,5.1.6 图文混排,插入图形 选择“插入”“图片”命令:,艺术字,编辑图片,（1）放大与缩小图片 （2）移动或复制图片 （3）剪裁与删除图片,图片工具栏,（4）设置图片的环绕方式 单击“图片”文字环绕”按钮：,裁剪按钮,利用绘图工具绘制图形,如果“绘图”工具栏没有出现， 单击常用工具栏上“绘图”按钮 或选择“视图”“工具栏”“绘图”。,（1）在文档中绘制图形 （2）在自选图形中加入文字 （3）组合或取消图形对象组合,在绘图画布中使用绘图工具：,文本框,公式编辑器,文本框分横排和竖排两种方式。 主要用于制作“文中标题”，“栏间标题”和“边标题”等，也可用于在图片中放置文字。 文本框内容的编辑在绘图画布中进行。,选择“插入”“对象”“Microsoft 公式3.0”：,数学符号,公式模板,文档保护 （1）为文档加密码 选择“工具 选项 安全性”标签； 在“打开文件时的密码”中输入文档的密码 （2）将文档设置为“只读”,5.1.7 邮件合并,邮件合并用于将一份通知或信函，以不同的收信人姓名打印。 方法 ： 通过创建一个主文档和一个数据源文件来生成多个文档，主文档是包含在合并中不同文档中相同的部分，如信函的主体文本、图形等；数据源则是包含不同文档中变化的信息，如姓名、称谓、地址等。 在合并过程中，Word把来自数据源的不同信息加入到主文档的邮件合并域中，由此产生了主文档的不同版本。 简单操作步骤： 打开一个新文档（或打开一个准备作为主文档的文档）； -输入信函内容； -选择“工具” “信函与邮件” “邮件合并”命令；,选择文档类型 如选“信函” 单击下一步 选择如何设置信函 使用当前文档 单击下一步，选取收件人 单击“浏览” 打开数据源文件（存放要发信人员的表格文件：word,excel,数据库文件等，注意不要有表头,直接是表格。） 单击“撰写信函” （将不同人的信息插入到信函中） 选问候语 选其他项目 插入姓名，职务或 姓名、各科成绩等 预览信函 完成合并 编辑个人信函 打印,5.1.8 Word宏的使用,宏是一种程序,可以将一些重复的操作或工作过程录制下来,集成单一命令,重复使用,以提高效率. 操作方法: 选择 “工具” “宏” “录制新宏” 开始操作(具体的编辑工作等); 操作结束,选择 “工具” “宏” “停止录制”,即可终止录制; 使用宏:选择 “工具” “宏” “宏”,选择所录制的宏名,即可执行那些重复的操作.,5.2 电子表格软件,电子表格是指能在计算机上提供运算环境的软件。,输入数据和公式，得到计算或统计结果。适合利用计算机解决各种计算问题。 Excel能够提供完整的计算功能和其它的数据处理功能，如图表的制作、数据筛选、数据的统计分析等。,5.2.1 Excel系统概述,认识Excel,单元格选定方法：,相邻的单元格：选定第一个单元格，然后拖动鼠标直至最后一个单元格 不相邻的单元格：选定第一个单元格区域，Ctrl键+选定其它单元格区域 整行或整列：单击行号或列标 相邻的行或列：沿行号或列标拖动鼠标指针 不相邻的行或列：选定第一行或第一列，Ctrl键+选定其它的行或列 所有单元格：单击全选按钮 取消选定的单元格：在工作表任意处单击,5.2.2 建立工作表,1.直接输入常量数据,（1）输入文本 ：文本数据由数字、字母或其它字符组成 （2）输入数值 ：数字09 ，+、-、（）、/、%、$、E、e、，、. （3）输入日期或时间 ： 日期数据使用连字符“-”或斜杠“/” 时间数据使用冒号 “：” 按12小时制键入时间，应在时间后留一空格，并键入AM或PM，表示上午或下午 组合键 “Ctrl + ；” 输入当前日期 组合键 “Ctrl + Shift +；” 输入当前时间,2.自动填充数据：自动填充等差、等比，或系统预定义的序列数据。,（1）使用填充柄输入等差或系统预定义的序列数据。,根据需要选择“自动填充选项” 菜单中的内容,（2）使用填充命令输入数据 适用于输入等差、等比、日期和自动填充四类序列。,（3）建立自定义的自动填充序列,5.2.3 工作簿的基本操作,1.建立与打开工作簿 2.保存和关闭工作簿 注意“保存”与“另存为”的区别。 3.工作表和工作簿的保护 （1）保护工作表：防止修改工作表中的单元格、图表项、图形对象等。 选择“工具”“保护”“保护工作表”命令。 （2）保护工作簿：保护工作簿的结构及窗口。 选择“工具”“保护”“保护工作簿”命令。 （3）取消对工作表或工作簿保护 选择“工具”“保护”“撤消工作表保护”或“撤消工作簿保护”命令。,4.工作表的基本操作,（1）选择工作表 选择多张相邻工作表：单击一张标签，Shift键+单击最后一张标签 选择多张不相邻工作表：单击一张标签，Ctrl键+单击其余标签 选择全部工作表：右击标签，从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令 取消选定的全部工作表：单击任何一张非当前工作表的标签 （2）对工作表的操作 插入工作表：选择n张工作表，可插入n张工作表。 删除工作表：选择“编辑”“删除工作表”命令。 移动或复制工作表：选择“编辑”“移动或复制工作表”命令。 在一个工作簿内：拖动标签移动；Ctrl键+拖动复制。 为工作表命名：双击工作表标签，输入新工作表名。 表名长度31个字符。 为表标签更改颜色：右击标签，从快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。,5.2.4 使用公式与函数,1.使用公式 公式中的运算符及其应用,算术运算符级别：%，*和/，+和,数据的引用,相对引用：是公式复制时进行调整的单元格引用。 绝对引用：是在公式复制到新位置时不改变的单元格引用。 混合引用：是在公式复制到另一个单元格时只调整部分单元格引用。,表示方法： 相对引用：列标+行号 例 A2 ，B3 绝对引用：$列标+$行号 例 $A$2 ,$B$3 混合引用：列标+$行号 例 A$2 ,B$3 $列标+行号 例 $A2 ,$B3,引用不同工作簿和不同工作表数据的格式： 工作簿名称工作表名称！单元格地址,2.使用函数,函数是预先定义好的内置公式，由函数名及其参数组成。 形式： 函数名（参数1，参数2，） 参数是函数所要处理的数值。可以是常量、逻辑值、单元格、区域或其它函数。 注意：输入函数时前面也要键入等号“=”。,输入函数有两种方法 直接输入法：在单元格中输入函数的完整形式 插入函数法：选择“插入”“函数”命令 或单击编辑栏的“插入函数”按钮,常用函数应用举例：,AVERAGE函数 用于计算自变量参数表中所有数值的平均值。,选取函数类型和函数“AVERAGE”,输入函数参数,IF函数 执行真假值判断，返回不同结果。可以对数值和公式进行条件检测。,选取函数类型和函数“IF”,输入函数参数,判断条件,条件为真时显示值,条件为假时显示值,HLOOKUP函数 水平查找函数。在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。,1.建立查询数据表,3.拖动复制该公式,注意： 查询数据表地址范围应使用绝对地址。,5.2.5 工作表的编辑与格式化,1.工作表的编辑,（1）修改与清除 （2）插入与删除 （3）移动或复制 执行“复制”命令后，可多次粘贴 （4）查找与替换,2.工作表的格式化,格式化示例：,格式化内容： （1）调整单元格的行高与列宽 （2）设置单元格格式：字体、数字格式、对齐方式、边框与图案 （3）设置条件格式,5.2.6 使用图表,1.创建图表 嵌入式图表：数据和图表在同一张工作表上。 图表工作表：在数据工作表之前插入的独立图表。,单击工具栏的“图表向导”按钮或通过“插入”“图表”命令：,图表对象:,2.图表的编辑及格式化,编辑图表：对图表及图表对象，如图表标题、分类轴、 图例等进行编辑。 方法：选中图表，再选择“图表”菜单中的相应命令。 格式化图表：对图表标题、图例、数值轴和分类轴等图表 对象设置格式。 方法：指向欲设置的项目单击，选择“格式”菜单，单 击相应命令。,3.图表的操作 移动：用鼠标拖动图表到任意位置； 复制：使用 “复制”和“粘贴”按钮； 调整：拖动一个句柄来改变图表大小； 删除：按Del键，删除整张图表。,5.2.7 使用数据清单,数据清单是指工作表中连续的数据区，每一列包含着相同类型的数据。,数据清单中的一行是一条记录； 数据清单中的一列为一个字段； 数据清单的列标题是字段名。 要求： 同列数据的数据类型和格式应完全相同； 字段名所用文字不能为数字、逻辑值、空白单元格等； 表中不能存在全空的行或列； 数据清单与其它数据间至少留出一列或一行空白单元格。,1.建立数据清单,建立一张满足数据清单要求的工作表。,使用“数据”“记录单”命令： 增加、删除、修改、查找数据清单中的记录。,2.排序 将数据清单按某种规定顺序显示。 关键字：排序的字段名。至多允许3个关键字进行排序。,按某一个字段排序：单击某字段列任意单元格，再单击工具 栏的 （升序）或 （降序）按钮。,按多个字段排序：选择“数据”“排序”命令。,3.筛选 按要求找出符合若干条件的记录并显示。,自动筛选： 按单个字段建立筛选条件，多字段间的筛选关系为“与”，适用于简单条件的筛选。 筛选结果在原有区域显示。 高级筛选： 需建立条件区域，可实现“与”关系或“或”关系的筛选，适用于建立复杂筛选条件。 筛选结果在原有区域或某一指定区域显示 。,自动筛选举例,选择“数据”“筛选”“自动筛选”命令： 对单一筛选条件，直接在下拉列表中选择。 对复合筛选条件，使用自定义筛选对话框。,高级筛选举例,在数据清单以外的任何地方建立条件区域。 条件区域的首行为需设置筛选条件的字段名，筛选条件从第2行开始设置。 同行上的条件为“与”关系；不同行之间为“或”关系。,选择“数据”“筛选”“高级筛选”命令：,选择数据区域和条件区域,4.分类汇总 对数据清单中的某一字段进行分类，再按某种方式汇总并显示出来。,注意：必须先排序，使分类字段相同的记录排在一起。,分类汇总举例： 选择“数据”“分类汇总”命令。,5.数据透视表,适用于按多个字段进行分类并汇总。 使用“数据”“数据透视表和数据透视图”命令。,建立数据透视表步骤： 选定数据源； 选定数据源区域； 选定存放数据透视表的位置。 设置数据透视表页面布局。,数据导入,将Excel 以外的数据导入到excel中，可以是文本数据、htm数据或有分隔符的数据(若是word文档，可先转换为htm，再导入）。 选择：数据-导入外部数据-导入数据 选择要导入的数据源即可。,5.3 文稿演示软件,文稿演示软件可提供制作各种各样视觉效果极佳的演示文稿。 在幻灯片中可插入声音、图片、影像。 PowerPoint目前广泛应用在各种会议、产品内容展示、教师上课、学生论文答辩等方面。,5.3.1 PowerPoint系统概述,认识PowerPoint,演示文稿：为某一演示而制作的幻灯片存放在一个文件中， 其扩展名为.PPT。 幻灯片：构成演示文稿的单页。,幻灯片的各种视图,普通视图：包括幻灯片、大纲、备注页3种视图。 幻灯片浏览视图 幻灯片放映,视图转换： 水平滚动条左端的视图按钮 或“视图”菜单命令。,演示文稿的基本操作,（1）建立演示文稿 新建“空演示文稿” “根据设计模板”新建 “根据内容提示向导”新建 利用“通用摸板”新建 （2）保存演示文稿 选择“文件”“保存”命令 （3）打开演示文稿 选择“文件”“打开”命令 （4）关闭演示文稿 选择“文件”“关闭”命令 （5）退出PowerPoint 选择“文件” “退出”命令,5.3.2 幻灯片的制作与格式化,1.制作新幻灯片 单击“新建” “空演示文稿”命令，选择应用幻灯片版式。,2.幻灯片的格式化,格式化内容： （1）文本的格式化：指对字体、字号、字体颜色及特殊效果的设置。 （2）段落的格式化：段落对齐、行距和段落间的距离、插入项目符号等。 （3）对象的格式化：调整对象的大小和颜色，为对象加边框、填充颜色等。,3. 幻灯片的基本操作,（1）选择幻灯片 选择单张：单击幻灯片 选择连续多张：单击第一张，Shift键+单击最后一张 选择不连续多张：单击第一张，Ctrl键+单击其余各张 取消选定：单击任一幻灯片 （2）插入和删除幻灯片 插入幻灯片：“插入”“新幻灯片”,或单击 “新幻灯片”按钮 删除幻灯片：选择“编辑”“删除幻灯片”命令 （3）移动或复制幻灯片 移动：“剪切”粘贴”或直接拖动幻灯片到移动位置 复制：“复制”粘贴”或按住Ctrl键后拖动幻灯片到复制位置,5.3.3 设置演示文稿的外观,1.使用母版 母版用于设计演示文稿中每张幻灯片的通用格式。,2.应用配色方案 配色方案是一组可应用于演示文稿中的预设颜色，由8种组件颜色组成。,预设的8种组件颜色,配色方案可对幻灯片需要强调的组件进行重新配色,3.应用设计模板 模板是PowerPoint随带的预先设计的幻灯片，包含演示文稿的母版、配色方案、背景图案等，不包含演示文稿的内容。,从“应用设计模板”列表中选择一个所需的模板。,系统预设了大量模板,5.3.4 设置幻灯片放映,1.设置动画效果,自定义动画,动画方案,单击“添加效果”，选择对象进入或退出画面的方式与方向、设置特殊效果。,提供了3类动画样式：细微型 温和型 华丽型,提供了多种预设的动画设计效果,2.设置幻灯片切换和超链接,设置 切换效果,插入超链接,设置动作按钮,3.设置幻灯片放映与启动放映,选择“幻灯片放映”“设置放映方式”命令：,三种类型的放映方式： 演讲者放映（全屏幕）：以全屏幕形式显示演示文稿。 观众自行浏览（窗口）：以窗口形式运行小规模的演示。 在展台浏览（全屏幕）：以全屏幕形式在展台上演示。,启动幻灯片放映 单击 “幻灯片放映”按钮 “幻灯片放映”“观看放映”,5.3.5 在多张PPT幻灯片中连续播放背景音乐,使用PowerPoint做幻灯片，有时需要给所有幻灯片加上背景音乐，来渲染气氛，增强演示效果。但直接使用“插入”菜单栏中的“影片和声音”“文件中声音”所插入的背景音乐只对所选择