如何处理平行部门之间的关系.ppt

如何处理平行部门之间的关系,团队协作的重要性 我们都知道无论是国际贸易还是国内贸易都是一个贸易流程，完成一个订单的交货和收款不是靠一个人或者是一个部门单独来完成的，就像一座高楼的竣工，不是靠一个人的力量去构建的，而靠的是团队、集体的智慧和力量；它需要各个部门的相互协作、配合、共同努力去完成的。我们公司也不例外，尤其是国际贸易，需要单证部门一些单据的制作；财务部门的核销退税；工厂部门的备货排货；物流部门帮我们安排运输、订舱和发货。总之，各个部门在每个环节都起着举足轻重的作用。对于这些与我们密切配合的平行部门，我们如何更好的配合他们的工作，使彼此能够更顺畅更愉快的合作呢？,平 行 沟 通,(Horizontal Communication)系指组织内同层级或部门间的沟通，例如(1)员工间的沟通；(2)管理者内之间的沟通，通常可节省时间和促进协调。 平行沟通，又称横向沟通，指的是与平级间进行的与完成工作有关的交流。水平沟通具有很多优点：第一，它可以使办事程序、手续简化，节省时间，提高工作效率。第二，它可以使企业各个部门之间相互了解，有助于培养整体观念和合作精神，克服本位主义倾向。第三，它可以增加员工之间的互谅互让，培养员工之间的友谊，满足员工的社会需要，使员工提高工作兴趣，改善工作态度。但是其缺点表现在，水平沟通头绪过多，信息量大，易于造成混乱。此外，水平沟通尤其是个体之间的沟通也可能成为员工发牢骚、传播小道消息的一条途径，造成涣散团体士气的消极影响。,在与平行部门沟通中需要注意的事宜： 1. 沟通到位 2. 沟通及时 3.主动沟通 4.明确责任人一对一沟通 5.相互理解，宽容，体谅，谦让。 6.熟悉对方的工作 7.交接单据要清晰，明了，全面。 8.讲出来 9.不批评，不责备，不抱怨，不攻击。 10.情绪中不要沟通，尤其是不能够做决定。 11.理性的沟通，不理性不要沟通。 12.承认我错了！,平行沟通技巧,平行沟通，同僚、同事之间就跨部门事务工作进行协商、协调。大多属于此类。 平行沟通以互通有无、争取配合为主要目的，并且在企业内部进行，不同于公关、不同于谈判，应该直截了当，简明扼要。 一、沟通从工作出发 如果需要沟通，一定是自己感到对方对正在进行的工作重视不够，或是对上级的安排理解不透，妨碍了工作顺利进行。如果你认为只要和对方进行一次沟通就能解决问题，应该首先选择互相沟通，以求得问题的迅速圆满解决；沟通失败，才考虑报告上级。因此，沟通一定要着眼于工作。二人因工作产生误会而沟通也是为了工作。,二、沟通遵循制度和流程 你正在进行的工作遇到了阻碍，问题出在哪个环节，谁是这个环节的负责人，公司的制度或流程一定是有规定的。因为我们必须遵循各司其职、各负其责的原则开展工作。如果你找一个不相干的人进行沟通，一是对方会认为你无事找事，二是你的目的根本达不到。 三、开门见山 找准了沟通对象，首先征询对方是否有空。如果人家手中正忙于一个上司交办的紧急工作、或正在思考一个创意方案。你贸然打断别人，会让对方感到突兀。一旦确定对方时间上方便，你就可以直截了当地提出自己的沟通议题、自己的期盼，然后等候对方回应。这里特别要注意地是转弯抹角、废话连篇，浪费自己时间不说，也给对方一个不好的印象。,四、征询对方意见 既然找对方沟通，一定是自己觉得对方在解决问题上举足轻重，那就必须虚心听取对方的意见，了解对方对沟通的工作不配合的原因或存在的困难，或者是对方有了更好的完成任务的创意，正等着你来商议。内部工作沟通转弯抹角不必，但尊重他人必须！听取对方意见时，不宜随意打断对方，以免分散对方注意、影响对方表达。同时要注意，如果你是同事中工作上的佼佼者，更不可盛气凌人，一定要低姿态。 五、提出个人建议 待对方陈述个人意见之后。你如果觉得对方言之有理，除了完全接受之外，别忘了表示感谢。沟通目的达到，工作可以继续进行。如果对方提出的建议，在你看来只有部分可取，那也是一个不错的开端。即便对方的建议在你看来没有一条可行，这也不可怕。你陈述自己的理由就是了。,六、听取对方反馈 在你提出与对方不同意见之后，你要特别强调指出：“你看看在我提议的基础上你有什么补充？”一是让对方把思路调整到你的建议上来，二是在情感上表达对对方的尊重，让对方转变观念、接受你的建议有心理准备。所以对方的反馈必须耐心听取。 七、双方求同存异 由于所处的位置不同、个人经历经验不同，同事间在工作方式上存在不同态度、不同观点是再正常不过的事情，第一不必大惊小怪，第二，换个角度从对方的立场上考虑，也许你也会有改变。在这一点上我主张求同存异，只要工作能够正常进行就可以了。不一定是一方说服另一方，或者是完全迁就对方，以保一团和气。这都是不可取的态度和行为。,八、问题解决为宜，否则报告上级 是不是所有的沟通都能圆满解决？显然不是。碰到本位主义严重的，很简单的问题都可能被复杂化。万一碰到脑筋不转弯的、以自我为中心的人，沟通不畅的时候，除了保持冷静之外，你必须立即报告你俩共同的上级，由他来协调好了。注意，企业内部有分歧很正常，没有分歧才不正常，此其一；其二，那些不合作、不配合他人的个人英雄只有二条路选择：要么他改变要么他走人。企业绝对不能给他第三打路走。,（三）水平沟通 这里指的是没有上下级关系的部门之间的沟通。因部门和平级之间沟通经常缺乏真心，没有肺腑之言，没有服务及积极配合意识，所以水平沟通存在很多障碍，最常见的就是“踢皮球”了。 1.我觉得最好的处理方法就是双赢。可以这样来设想：如果你与别人沟通的时候，你对他说这东西对他很有帮助，人家会笑：对我有帮助？人不自私天诛地灭，不会吧?所以“对你有帮助”这句话最好不要讲，因为太虚假。另外有一句话也不要讲“这个东西对你很重要。”应该说“WINWIN”，即两边都有好处。 2.其次主动，谦让，体谅，协作四点也不可少。 作为一个领导者，讲话要有公信力，如果讲话没有公信力，就很难想像这个话要相信呢还是不相信。所以，总经理要记住，你的话一讲出去就要有很高的可信度，如果常常讲一些很虚的东西，久而久之底下的人就没有兴趣了。其次，要学会控制情绪。亚里士多德曾说过：“问题不在情绪本身，而是情绪本身及其表现方法是否适当。”,3.利用反馈 如果要求别人做事情，那么你必须要让他养成一个习惯“回报”。这个“回报”不是指报答，是回头报告的意思。凡是你要求过的事情，不管是你的下属，还是你的平行单位，把你今天要求的事情统统写到一张纸上，然后摆到你的桌上。第二天早晨上班时，如果有人没有回报的习惯，这时可将他们一一叫过来，威严地说：“以后凡事要养成好习惯。我要求的事情你不要忘记！”这可以为以后省去很多心思。 4.善用比喻 即使很复杂的问题，也可以用简单的比喻讲出来。所谓善用比喻，就是举例子给人家听，例子因为生动，真实可信，非常容易让人家触动，使听众一听就明白了。 与对方沟通的时候，要不断地提出问题去澄清你的想法。记住，大部分的问题都是“纸老虎”，越问越狭窄，越问越无处藏身，问题的答案就自然而然浮现出来了。据研究，别人在讲话的时候，如果你常常提问题，会让他认为你在注意听他讲话，觉得话题非常有兴趣。人讲话时最害怕的是对方一点声音都没有，弄得自己都不知道别人对这个话题有没有兴趣。所以与人沟通时，不要只会听，不时地提问一两句，这样他会非常愿意一直往下讲，而且会讲出你想知道的内容。,平行沟通，又称横向沟通，指的是与平级间进行的与完成工作有关的交流。由于社会化分工越来越细，往往为完成一个目标、一项工程、一个产品，需要在不同企业之间、部门之间、同事之间，在营销、生产、管理等不同环节、不同阶段，共同利用同一资源为产生整体的效益而协同工作。为此，平级之间的沟通与合作是非常必要的。平行沟通具有很多优点：第一，它可以使办事程序、手续简化，节省时间，提高工作效率。第二，它可以使企业各个部门之间相互了解，有助于培养整体观念和合作精神，克服本位主义倾向。第三，它可以增加员工之间的互谅互让，培养员工之间的友谊，满足员工的社交需要，形成融洽的企业文化氛围。 同在一个单位，或者就在一个办公室，同事关系融洽，心情就舒畅，这不仅有利于做好工作，也有利于自己的身心健康。倘若关系不和，甚至相互拆台，那么，有了误解就有了裂痕。争执双方你看我不顺眼，我看你就来气，哪里有心情工作？哪里有精力解决工作上的难题？长此以往不良的工作表现将导致业绩不佳，影响争议双方在老板心目中的分量和印象，影响加薪和晋职。职场中很多有才华的聪明人，有很强工作能力的人，由于缺乏很好的沟通技巧，不能把个人能力很好地转化为整个团队的力量，故迟迟得不到更高职位的晋升。,同事与我们处于同一企业、同一部门、同一车间、同一班组或同一办公场所，为了生存和发展要感受同一种压力，工作中你中有我，我中有你，谁也少不了谁。每天与同事在一起的时间有时会大大超过自己的家人。同事短暂，朋友长存。同事作为你工作中的伙伴，难免有利益上或其他方面的冲突，处理这些矛盾的时候，最好第一个想到的解决方法是以肺腑