专业的会议技巧-3hrs学员版.ppt

成功会议的五种策略 如何做开场白 分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成决议决策方式及类型 如何圆满结束会议 会议的领导艺术 主持人的倾听技巧 主持人的问话技巧 主持人的跟进技巧 对待会议中的难缠者,主持人及与会者的守则与责任 主持人的守则与责任 与会者的守则与责任 与会者如何发挥影响力 会议记录 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的十大建议 会后跟进 作为参会者 作为主持人 如何提高下次会议的质量,高效会议管理,张晓彤,茫,盲,忙,管理者的10个角色,人际关系类角色 傀儡 领导者 联络员,信息类角色 监听员 传播者 发言人,决策类角色 创业者 对付麻烦者 资源分配者 谈判者,正式的权力和地位,我们公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。 许多重要的会都安排在周五下午开，或硬要安排在事务特多的周一开。 许多主管对何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得我们疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 有些“必须到会”的员工，因为已经跟重要客户或政府官员约好见面，根本不能出席，这使得讨论很难进行。 而到场的人往往有不是跟议题最有直接关系的人，所以准备也不充分或者根本来不及准备。 因此会议就常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。 现在这家公司是我任职过的第四家公司，我的工资一家一家增加，职位一点一点上升，可是开会的情况却是家家相同，没有因换公司而有所改善。所以我敢说， 大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的。,会议效率不高的原因及解决方案,解决方案建立会议规范,开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度,议程1 分享话题及目标 交换信息 产生主意 /做决定 确认行动 总结,2,3,结束会议 总结 安排下次会议,跟踪 备忘录 跟踪计划,固定的会议流程规范,会议准备,需要开会吗?,不需要,如果: 已经按惯例每周聚会一次 没什么特别的事情要讨论 还有比开会更好的方法 会议成本太大 你是唯一做决策的人并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题搞乱),一定要开会,如果: 必须把信息同时传达给很多人 要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 有些事情需要当中表扬或批评 你给小组委派任务,开会前的准备工作,Why:会议的目的 What:讨论的话题 Who: 参加者 确认与否/事先准备 When: 日期及开始/结束时间 Where: 地点及设备,How:Ground Rules 规章制度：手机，准时等 其它：交通，住宿等,开会前的准备工作-1H5W,1 决定开会是否是一个最理想的办法 2 决定你希望从会议中得到的成果 3 制定数量化的目标 4 选择参加会议的人 5 制定议程及选择日期时间和地点 6 要求参加者准备的资料 7 自己要准备什么资料 8 决定策略 9 预计由谁去跟进 10委任秘书,开会前的准备工作,如何做开场白,定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等 程序：概观会议进行程序；提供跟讨论有关的资训；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见,介绍中说些什麽？,KISS: Keep it Short & Simple,100分钟的会议 谁往往是发言最多的人 100分钟应该怎样分配？,如何分配发言时间,20/80！,语言 你讲得非常好，那你对XX问题怎么看？ 你讲得非常好，旁边这位怎么看？ 请用5分钟时间说一下（一般会用多少分钟？ ） 非语言 手势 姿势 眼神 面部表情,如何掌握议事进度,极好争辩 跑题 顽固份子 过分健谈 询问你的观点 沉默不语,发牢骚 完全错误 表达不清 私下谈话 漫无边际,我愿意聊天,我比你懂!,如何处理会议中“问题”员工,冲突的二维模型,决断,不决断,不合作,合作,*竞争(暴力),*回避,*妥协,*协作,*迁就(适应),决断-满足自己的要求,合作-满足对方的要求,如何处理与会者间的冲突,处理冲突的大忌,建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你 缩小问题的严重性 换话题（如要求帮助解决你自己的问题） 当双方争执时，表达不愉快的情绪,听完陈述后就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题,如何避免团体会议讨论中的误区,集一思考（团体思维） 是指在团体内部，人们在决策及思考问题时由于过分追求团体的一致，从而导致团体对问题的解决方案不能做出客观及实际的评价的一种思维模式。 产生的原因：1，达成一致时没有考虑所有的信息；2，团体有较高的凝聚力和强硬的领导者，成员的观点难以有效地表达，观点受到污染；3，来自规范性影响的从众压力使得成员同意最终的决策，而不是从内心同意。 团体极化 指通过团体讨论使得成员的决策倾向更趋极端的现象。,用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位,如何达成决议,摘自彼得得鲁克 “管理任务，职责及实践 1974,感覺與事實,感覺即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產生往往因人而異。 事實即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發生的事件相符。,感覺與事實演練,昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。,判 斷 問 題,以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打 1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現。 2.那個男人是強盜。 3.此事件發生於昨晚九點過后。 4.打開櫥窗的男人是店主。 5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。 6.有人打開櫥窗。 7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。 8.櫥窗內有金飾,且有許多貴重的寶石。 9.強盜威協店主並進行搶劫。 10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。,头脑风暴法 德尔菲法 易地思考法 思路转换法,团队决策方法,头脑风暴法,分类,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,无拘无束提意见，追求数量 将点子记在大家看得见的地方供大家参考/受启发 鼓励结合他人的想法提出新构想 与会者不分职位高低，平等议事 不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。 在无拘无束、相互激荡的情况下 汇集的点子比一般方法多70%,头脑风暴法（BRAINSTORMING）,特点：让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响 1，由工作小组明确问题内容，并设计一系列征询解决问题的调查表 2，将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密 3，处理这一轮征询的意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况 4，将统计结果反馈给专家，专家结合其他人的意见对自己的意见进行修改，说明理由 5，将修改过的意见进行综合处理后，再寄给专家， 如此反复几次，直到获得较为满意的答案,德尔菲法专家群体决策法,特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事物的干扰，到另一个地方去专门研究一些问题 参与决策的人员离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的决策,易地思考法,就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案，通常人们总是觉得例行做法就是唯一的合理方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意想不到的发明或发现 这是突破旧的思维模式进行变革的决策方法,思路转换法,权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策,四种群体决策（见辅助资料）,预留5-7分钟做总结 确定工作分配妥当 准时结束会议,如何圆满结束会议,会议记录,会议记录者的功能 仅次于主持人 记录及维持议程所设计的顺序 协助主持人总结与归纳 谁会胜任会议记录者？ 反应敏捷的人？ 写字快的人？ 记忆力强的人？ 组织能力强的人？ 倾听能力强的人？ 总结能力强的人？,对会议记录的十大建议,重要的会议应录音下来从而使整理会议记录时有依据 除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。 大多数会议都能指定一会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外会议记录者最好由与会者轮流担任 会议记录者的笔记最好要流畅易于了解，同时不失真 会议记录者的责任还包括： 要及时指出令人困惑的发言，请发言人解释清楚。 适时做总结，协助讨论进行 向与会者确认各议案的排序是否无误,6，会议记录内容包含： 讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误） 有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何 分派工作的详细情形及完成日期 7，会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 8，会议记录应有组织地整理如下： 标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点 工作分派情形及完成日期记录无误 通过此决议的评估标准（如有必要） 9，会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误部分 10，将此份会议记录发送给与会者,会后跟进,做为参会者 拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息做出标记 会议一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态 考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案 会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下一步的工作中去。,会后跟进,作为会议主持人 请大家填写会议评估表 针对评估意见做出改进措施 联络缺席的同事 询问缺席的原因-如有需要，讨论有关项目 跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议 如有需要，找高层协助 如计划进行十分顺利，取消下次会议，而用公文报告进度，让有关的人知道 会