SA运行管理制度MRO.doc

精选资料ERP系统运行管理制度物资供应管理1.目的为保证物资模块所需数据的及时、准确录入，实现采购部内部与分公司其它模块之间的有效集成，规范业务流程，确保SAP系统的有序运行，特制定本制度。2.适用范围适用于采购部主数据维护、计划、采购、出入库、移库等流程的操作运行管理。3.职责3.1 由各专业计划、采购员负责本专业新增物料主数据信息的收集填报，综合计划、管理组ERP主数据维护员负责物料主数据编码生成和投入ERP系统；大批量的新物料主数据由综合计划员负责协调安排。3.2 供应商主数据由综合计划、管理组供应商管理员负责维护。3.3 外部客户及领料单位主数据由分公司财务处维护。3.4 综合计划、管理组负责物资计划、维护货源清单、销售业务等操作，采购部负责物资采购、入库冻结、维护采购信息纪录等操作，仓库保管员负责入库过帐、开出库单等操作。财务处负责开具系统发票及寄售结算等工作。4.业务流程和要求4.1 采购信息记录维护流程和要求根据采购部每年颁布的价格体系，由采购员负责在价格生效之前将其维护到系统中，更新旧的采购信息记录，以保证适时采用有效的采购价格。在维护时必须正确录入供应商、物料、采购组织、价格有效期间、不含税净价。4.2 货源清单维护流程和要求货源清单由计划员负责维护到系统中，要求按物料逐个录入明细资料，主要包括：物料、供应商、有效时间段，并及时打印货源清单，报相关领导在线外审批。货源清单在规定的时间段内有效，过有效期需重新维护货源清单。4.3 需求到请购流程和要求4.3.1 大修工单和维修工单通过系统自动生成预留，由综合计划员执行综合平衡生成采购计划。4.3.2 项目需求由客制程序通过系统自动创建计划和预留，由综合计划员执行综合平衡生成采购计划。4.3.3 分公司各需求单位提报的需求计划，由专业计划员手工创建预留，并执行综合平衡生成采购计划。4.3.4 各专业计划员对系统自动生成的采购计划，查看综合平衡结果，根据供需状况，修改采购计划。4.3.5 综合计划、管理组在接到需求单位提报的需求计划更改通知，由综合计划员决定是否接受。同意修改的，由计划员和采购员，进行相应的计划和合同修改、调整和确认。不同意修改的通知并返回需求单位。4.3.6 采购计划经审批（线上和线下）后，下达采购员执行。4.4 需求计划核销流程和要求对于需要进行核销的工程项目，计划员运行项目计划核销表程序，按项目、需求计划单号定期进行需求计划核销。对于需要核销的大修项目，计划员运行年度大修计划平衡表，按项目、需求计划单号定期进行需求计划核销。4.5 请购到付款流程和要求采购员根据订单办理入库后，打印入库单，并随附供应商发票、其它费用单据及经主管领导审批的汇款申请单，交采购部结算员到财务处办理付款手续。4.6 框架协议采购流程和要求对价格随行就市的长期合同及按时间进度交货的分批交货合同，可维护框架采购合同。4.7 代储代销采购流程和要求4.7.1 根据计划员下达的采购计划，属代储代销范围内的物资，采购员生成无金额的代储代销采购订单，由合同管理员审批后作为代储代销收货的依据。4.7.2 代储代销物资出库前需要做一步库存转移，由供应商寄售库存类型转为非限制使用库存类型。4.8 询比价、招投标采购流程和要求根据计划员下达的采购计划，采购员可以在线上生成询价单，收到询价单位的报价后，维护报价，并生成采购部采购合同；采购员也可以在线下完成询比价、招投标，依据其结果在系统中维护采购订单。4.9 委外加工采购流程和要求发生委外加工业务时，计划员可以根据需求创建I为L（分包）的委外加工采购计划，并须维护组件：待加工的原物料、所需的总需求数量、工厂、发货仓储地点等。采购员可以参照委外加工采购计划创建委外加工采购订单。保管员根据委外加工采购订单发料给供应商，经供应商加工后，最后由保管员和采购员进行收货流程。4.10 代储代销结算流程及要求每月财务关帐后，由财务处根据代储代销消耗情况，按供应商开列结算清单，交采购员，由采购员通知供应商按照结算清单开具发票。4.11 收货流程和要求4.11.1 供应商送货到仓库后，保管员根据供应商所附订单原件或复印件，及时通知采购员办理入库冻结（103）。4.11.2 供应商送货到现场的，由采购员办理入库冻结，将现场收货证明及订单原件或复印件，交保管员据实办理入库。4.11.3 保管员根据入库冻结生成的凭证号，告知质检员，进行质检。质检合格后，保管员进行入库过帐，并打印出入库单。4.12 分公司内部领用发料流程和要求分公司内部领用发料按照分公司财务制订的内部领用程序执行。4.13 移库流程-库位移转流程和要求仓储管理部门提出移库需求，经采购部管理部门同意后，进行库位移转业务处理：在系统上实现物资库位之间的移转，并实际进行物资搬运。如果有物资新的库位，还需维护物料主数据的仓位（四号定位）。4.14 退库流程和要求4.14.1 退单并退料的，由采购部计划员找出原发货单据确定退库品种及数量，领料单位将实物运送到仓库，保管员进行退库操作并开退库单。4.14.2 退单不退料的，由采购部保管员对开出的领料单进行冲销，并打印出冲销单据及正确的领料单交领料单位，并按正确的提货单进行出库过帐。4.15 供货商的退货流程和要求根据退货的物资品种及数量，采购员从系统中找出对应的入库单据，并通知供应商及保管员，保管员退还实物，在系统中注明退货原因后进行退货过帐。4.16 库存物资报废流程和要求计划员填报报废清单，在线下完成所有审批流程后，由计划员在系统中做报废除帐。4.17 维护价格主数据流程和要求（寄售）4.17.1 根据相关部门发布的信息价，由采购部指定人员维护到系统中。4.17.2 其它价格条件由采购部管理部门商定的取费比例及条件，指定专人维护到系统中。4.18 关联交易对外销售合同处理流程和要求4.18.1 核算单位为存续部分的物资需求，由计划员维护销售订单，售达方为上述各单位。4.18.2 纯外部客户，在确认有此客户主数据后，计划员开立销售订单。4.19 关联交易和对外销售退货流程和需求-销售合同4.19.1 退单并退料的，在财务未开发票的情况下，由采购部计划员开立退货销售订单及退货提货单，提货单交领料单位，领料单位将实物运送到仓库，保管员办理退货出库单。4.19.2 退单并退料的，在财务已开发票的情况下，每年进行集中办理退货，由退料单位出具税务局的退货证明，采购部计划员开立退货的销售订单及提货单交领料单位，领料单位将实物运送到仓库，保管员办理退货出库单。4.19.3 退单不退料的，由采购部计划员对开出的提货单进行冲销，并打印出提货单冲销单据及正确的提货单交领料单位，保管员接收上述两种单据，并按正确的提货单进行出库过帐。4.20 关联交易和对外销售发货流程和要求对纯外部客户的销售，由计划员根据销售订单开具提货单，外部客户凭提货单到财务处付款，财务处在其上加盖“货款收讫章”，外部客户持单到仓库，保管员根据盖有“货款收讫章”的提货单进行发货，并开立出库单。4.21 开立发票流程和要求财务处人员根据发货单在SAP系统中开立系统发票，并据此在金税系统开具增值税专用发票及普通发票。4.22 错误发票处理流程和要求错误系统发票重新开票。4.23 项目信息维护流程要求接收到分公司的年度综合计划和追加计划后，由采购部综合计划员按规定