xx集团费用报销管理制度.docx

精选资料一、制订本管理制度的目的:为加强费用管理，健全制度约束，保障公司费用使用合理、合法，并规范会计核算，避免无章可依的随意行为发生，从而有效促进公司经营目标的完成，特制定如下费用管理制度：二、本费用管理制度的适用范围及主要管理对象： 本费用管理制度的适用范围为公司组织架构内各经营单位；主要管理对象为：营业费用及管理费用。三、费用管理的基本原则： 1、预算控制使用的原则：即营业费用由各经营单位制订具体的使用方案和控制标准，财务部门在预算范围内监督、审核并按合理、合法的原则支出；管理费用由各后勤部门申报月度开支计划，财务部门在年度预算控制范围内并按有效、规范、合理的原则监督、审核支出。 2、实报实销原则：即各部门或各区域在核报费用时要与事实相符并提供相关原始单据予以佐证。 3、合法、合规性性原则：报销的费用票据要符合国家各项税收法律法规要求，相关比例要符合政策及公司要求。 4、费用部门归属原则：费用按使用部门和使用区域进行归集。四、费用的主要内容、费用科目解释及要求：费用的主要内容包括：工资、奖金、房屋租赁费、水电费、办公费、文件邮递费、日常维修费、聘请中介费、招聘费、咨询费、社会保险费、住房公积金、员工福利费、劳动保障费、培训费、仓储费、通讯费、市内交通费、差旅费（交通费、住宿费、餐费）、运输费、装卸费、业务招待费、业务宣传费、产品资料印刷费、广告费、会议费、场地租赁费、会务费、异常反应处理费、车辆油耗费、车辆（油耗费、维修费、路桥费）等。 （一）、费用科目解释：A、管理费用：1、工资费用：是指公司员工的工资支出。2、租赁费用：是指公司租赁办公场地、会场所发生的费用。3、水电/管理费：是指公司各部门发生的水电及物业管理费。4、办公费：订报刊杂志的费用；印名片、劳动合同、报纸等；购买日常办公用文具用品及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等； 年检/审计费，购买税务发票，凭证、报销单据、财务报表，财务账本和封皮，以及复印费；办公摆设品；绿化等。5、邮递费：各部门邮寄快递资料、文件及其他用品费用。6、会议费：管理部门会议性支出（如：聚餐、场地、住宿、会场用品）。7、日常维修费：日常办公设施维修费用（不含车辆维修费）。8、聘请中介机构费：会计师事务所进行查账、验资、资产评估、清账等发生的费用、招聘公司或其他中介费用。9、招聘费：包括招聘人员产生的招聘代理、职业介绍机构收费、员工推荐人才奖励、大学招聘等相关费用。10、社会保险费：公司和个人依据一定比例交纳的社会保险。11、住房公积金：公司和个人依据一定比例交纳的住房公积金。12、咨询费：公司聘请律师顾问费、会计税务咨询费及其他咨询费用。13、员工福利费：员工工作餐，节日聚餐、旅游、各种补助、公司备用医疗用品，公司组织职工体检费，工伤医疗费，注射疫苗费，职工慰问金，体育用品等。14、劳动保障费：包括向员工发放的劳动保护用品。15、培训费：聘请讲师的讲课费，购买培训材料的费用，培训期间公司员工发生的餐费，购食品费用，培训期间的场地使用费及其他杂费。16、仓储费：仓库物管费、租金及水电费，仓库日用品（包括包装用品）。17、通讯费：公司办公用座机、手机、网络费用。18、市内交通费：员工在所在城市内搭乘交通工具产生的费用。19、差旅费：出差期间因公产生的交通费、住宿费和杂费等各项费用。包括车、船、火车、飞机票费、住宿费、伙食费及其他方面的支出。20、运输装卸费：航运、托运、货运货物及装卸货物等费用。21、业务招待费：员工接待客户的接待用餐、商务宴请等费用。22、业务宣传费：学术推广会议场地费，购买、制作各种品牌提示物，及购买日用品、用品、商品、礼品等。23、产品资料印刷费：印刷各种产品宣传资料：海报、接种通知单、易拉宝等费用。24、广告费：医学杂志平面、电视、VI系统等广告费用。25、招标费：招标过程产生的标书款、复印费用等。26、车辆费：车辆的油费、养路费、过路过桥费、停车费、保险费等。27、其他费用：以上费用未列示的日常支出费用。B、营业费用1、奖金：公司员工奖金或提成。2、通讯费：公司员工业务用座机、手机、网络等使用费用。3、市内交通费：员工在所在城市内搭乘交通工具产生的费用。4、差旅费：出差期间因公产生的交通费、住宿费和杂费等各项费用。包括车、船、火车、飞机票费、住宿费、伙食费及其他方面的支出。5、业务招待费：员工业务接待用餐、商务宴请等费用。6、业务宣传费：学术推广会议场地费，购买、制作各种品牌提示物，及购买日用品、用品、商品、礼品等使用费用。7、产品资料印刷费：印刷各种产品宣传资料：海报、接种通知单、易拉宝等费用。8、广告费：宣传、推广产品投放在医学杂志、电视、VI系统等所产生的媒体性支出费用。9、车辆费：员工业务用车所发生的油费、养路费、过路过桥费、停车费、保险费等。10、其他费用：以上费用未列示的日常支出费用。11、异常反应处理：由业务部门承担的异常反应处理费。12、会务费：产品宣传推广活动所产生的场地、用餐、住宿、会议组织及相关商务活动所产生的一系列费用。 (二)、费用报销原则及其他规定：公司费用报销的总体原则是：据实报销，禁止任何形式的虚报、假报行为发生，禁止一切人员将公司费用用于非法经营（如：商业贿赂、收授回扣等），公司一经发现有上述行为，公司将严肃查处，除收回虚报、假报的费用外，并给予相关责任人行政处分，情责严重者给予开除处理并移送司法机关处理，具体要求如下：第一条、 业务部门在报销业务招待费、住宿费、交通费时根据行程管理的原则进行处理，在核报以下费用时应提供如下原始单据：1、业务招待费用：发票、消费清单（水单）、银行消费或现金支付记录；2、住宿费用：住宿发票、消费水单、银行消费或现金支付记录；3、交通费用凭票实报实销，并结合365行程管理。第二条、 业务部门在报销商场用品费时应提供如下单据：商场发票、银行刷卡或现金消费记录（如：消费小票）、购买用品清单。第三条、 业务部门报销业务费用时应按预算管理的要求进行实报实销，推广及财务部门应按各区域预算费用总体控制支出，每月提交有效票据报销时应按税法要求执行：1、住宿费、交通费、月度油补费、会议费、会务费、产品资料印刷费、运输费、运杂费、车辆使用费、办公费（金额大的须提供明细清单）、咨询费等凭发票据实报销 2、业务招待费按目标完成额的0.5%凭发票报销；3、广告费及业务宣传费、会务费、会议费按区域目标额的15%凭票报销。第四条、 业务部门报销会议、会务活动费用时需提供以下报销附件：1、会议、会务活动签到表 2、合法有效正规发票 3、费用预算申请表或控制表。第五条、 业务部门报销印刷资料费时应提供如下单据：1、印刷单位开具的发票2、印刷产品清单 3、付款证明材料（如汇款、转账清单、刷卡记录或相关证明人）第六条、 后勤管理部门在发生管理费用时应本着货比价三家、厉行节约的原则进行开支。在报销业务招待费用时应提供如下单据：消费发票、刷卡消费记录（无法提供的由相关人员佐证）、酒水清单；在报销住宿费用时应提供如下单据：住宿发票、刷卡消费记录、入住水单；在报销其他费用时应提供如下单据：发票、刷卡消费记录、有需要提供清单的要提供相应清单、需要证明的要有证明人签字。第七条、 各部门在报销时应按取得发票或其他单据，分别填写费用报销单。不得将发票和其他单据填列在同一份费用报销单上。第八条、 核报费用时请按发票内容所对应的费用科目解释名称填列，并按财务要求填明事项用途。第九条、 报销单据均须报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实、清晰不得涂改，并合理、合法，符合公司财务制度规定。第十条、 为确保公司收入与成本、费用相配比，根据权责发生制原则，按规定应核销的费用原则上应当在回款期次月核销完毕，除公司领导特批外，凡发票日期与核销日期相隔60天以上的费用公司原则上不再报销。第十一条、 为确保公司费用、奖金的及时发放，业务部门提交的费用报销单据、信息部门提交的推广数据不得迟于15号转入财务部门。五、审批管理：一、审批流程：1、业务部门：经手人区域经理内勤复核（365行程复核）大区经理（备注：有配置的需要）费用会计复核大区负责人审核财务负责人复核企业负责人或总经理审批2、后勤部门：经手人部门负责人（备注：有分管领导的）审核费用会计复核财务负责人复核企业负责人或总经理审批六、报销票据的粘贴要求：1、发票粘贴应均匀、平整，不能出现“两头小、中间大；2、书写应工整规范，金额大小写要一致，大写金额前面应加限位符号；3、填报内容应结合发票内容与费用科目解释填制；七、特别注意事项：1、违反上述费用使用原则和报销要求的，公司财务部门有权拒绝报销；2、对于第三方合作客户不能按公司要