05对时间的分析

第5讲 对时间的分析【本讲重点】分析时间的重要性时间分析方法【忠告】4我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。4我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。4让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。4时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。分析时间的重要性多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。无计划或计划不周由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。工作无主次工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。不对下属授权职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。沟通不善前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：1.时间用于处理沟通不善带来的恶果例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。2.无效沟通花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。不良习惯有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。【事例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？4电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。4会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。4上司不定期召见使时间具有很大的随意性。4喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。4对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。4事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。4工作没有目标和程序，就没有主动性。4没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。4不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。4乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。【忠告】浪费时间的根本原因还在于自己！【自检】分析一下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？看看你对时间是如何控制的？_时间分析方法时间价值的计算你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？1.计算方法（1）成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。表5-1 成本价值计算年薪（元）每天的价值（元）每小时的价值（元）每分钟的价值（元）1500062.08.860.1525000103.314.760.2535000144.620.70.3445000186.026.60.4455000227.332.50.5465000268.638.40.6475000309.944.30.7485000351.250.20.84413.259.00.98（2）收入价值法。即销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比。表5-2 收入价值计算销售额（万元）每天的价值（万元）每小时的价值（万元）每分钟的价值（万元）100004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.492.时间价值计算法的启示（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。（2）钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。（3）浪费时间等于浪费金钱用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。（4）时间需要规划规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。时间支配能力分析请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。请问答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？（2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？（4）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？（5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？（7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？（8）你除非万不得已才召开会议吗？（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？（10）你收到函件后是否阅后立即处理？（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？（13）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？（16）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。工作紧急性分析1.目的分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。2.工具运用工作紧急性分析表。表5-3 工作紧急性分析表姓名： 日期：年 月 日紧急性工作事项非常紧急(马上要做)紧急(短时间内要做)不很紧急(可从长计议)不紧急(无时间要求)频次时间在紧急性的四格中选择“”即可3.程序（1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。（2）统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。（3）统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。4.工作紧急性分析法的启示(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。工作重要性分析1.目标分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。2.方法运用工作重要性分析表。表5-4 工作重要性分析表姓名： 日期： 年 月 日重要性工作事项非常重要(绝对要做)重要(应该做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)频次时间在重要性的四格中选择“”即可（1）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。（2）统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。（3）统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。3.工作重要性分析法的启示（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。会议分析1.目的分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。2.方法运用会议分析表。（1）分析会前准备情况表5-5 会议分析表姓名： 日期： 年 月 日日期会议名目会议倡议计划用时实际用时原因分析会议必要性评估必须的目的明确的目的不明确的可不开的4有无会议计划、目标、议程，时间安排？4时间和地点是否恰当？4参加人是否适当和必须？（2）分析会议过程4是否准时开会？为什么？4是否跑题？4是否按计划进行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按时结束？（3）会后分析：4会议纪要有没有？发给与会者没有？4会议决议的执行情况。4会议必要性评估。以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。3.会议分析法的启示（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。（4）严格会议纪律。（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。干扰因素分析1.目的分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。2.方法运用干扰因素分析表。表5-6 干扰因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干扰因素干扰者排序后果对策缺乏自律文件杂陈拖延不会说不职责混淆突然约见当下想干的事太多经常“救火”条