v122应付款管理系统用户手册

金蝶K/3 成长版V12.2应付款管理系统用户手册版权声明本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。金蝶软件（中国）有限公司2010年08月- - 203 -前 言感谢您使用金蝶K3 成长版V12.2应付款管理系统用户手册。本手册包含的内容可以帮助您进行有效的应付款管理系统使用，主要包括以下内容：l 系统总述l 操作建议l 详细的操作流程l 系统的功能和特点l 系统设置在手册的前言部分还向您提供了获得其他帮助信息的途径及编写约定。读者对象本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶K/3产品基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培训信息）。如果您希望了解更加深入的系统知识，如系统接口等，请先了解金蝶K/3系统架构、MS SQL SERVER知识和阅读金蝶K/3系统技术文档。相关信息来源您还可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务和帮助。1. 在线信息如果您需要及时了解金蝶K/3产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录金蝶网站（/）。2. 售前咨询服务 根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。 3. 产品培训 金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。 4. 实施咨询服务 金蝶公司吸收十多万客户的经验，结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准软件实施方法-金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！ 5. 现场支持服务 我们的资深专业人员面对面地和您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决。 6. CRM服务 借助客户关系管理系统（金蝶EAS-CRM）我们建立了客户综合信息管理库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的服务。7. CSP服务支持 金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的CSP服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托，在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。 8. 呼叫中心 通过客户呼叫中心服务（Call Center），提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。 9. 个性化服务 针对企业个性化的需求，我们提供量身定制服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。 10. 便利服务 金蝶不仅是解决方案的提供者，也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。 11. 合作联盟服务 我们和其他IT领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此，您不仅能得到金蝶的服务资源，也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。12. 版本升级服务 版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件“以旧换新”。金蝶K/3产品设计思想金蝶K/3以企业基础管理为核心设计思想，对覆盖产品（服务）价值链的业务的流程进行全面的计划、组织、协调，及对业务的有效处理和有效控制的管理。针对战略企业管理的特点，强调对企业基础数据、基本业务流程、内部控制、知识管理、员工行为规范等管理，通过丰富的工具与方法有机整合并提供贯穿战略企业管理全过程所需的决策信息，实时监控战略执行过程中的问题，帮助企业创造持续增长的核心竞争力。基础管理是企业持续的管理实践的基石。基础管理的好坏决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业持续发展是否有坚实的基础。强调过程管理是基础管理的特性，是因为它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最详尽的资料，使企业的业务决策和战略决策建立在“理性”的基础上。关于金蝶金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发和销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业管理需求的企业管理软件、通过互联网提供服务的电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的“快速配置，快速实施，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，能够帮助顾客从容面对不确定商业环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，确保组织快速、持续和健康成长。金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件；第一个纯JAVA中间件软件；第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统金蝶K/3的缔造者，同时金蝶K/3还是中国中小型企业ERP市场中占有率最高的企业管理软件。2004年 10月，金蝶正式对外发布了新一代产品金蝶EAS 4.0 (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统金蝶BOS之上，面向中大型企业，采用最新的ERP管理思想和一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。编写约定l 通用格式约定格式意义宋体正文。下划线输入信息。斜体提示信息。l 图形界面格式约定格式意义“”窗口名称。普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。窗体中的选项。连续选择菜单及其子菜单或树状结构。l 键盘操作约定格式意义键1 键盘上的键名。键1+键2在键盘上同时按下两个键。l 鼠标操作约定格式意义单击按下鼠标左键点击某一对象。双击连续两次鼠标左键打开某一对象。右击选中某一对象按下鼠标右键。拖放按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。l 特别标志格式意义温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意：提供一些应用关键的描述。举例：列举实例以便用户加深理解。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作。定义：定义内容中出现的财务或计算机术语。流程图图例说明本手册中的主要业务流程均采用EPC（Event-driven-Process Chain）图进行描述。EPC全称Event-driven-Process Chain，即事件驱动的流程链方法，通过连接事件和任务，用户可以明确地建立复杂的业务流程的模型，并开展分析。EPC方法不仅使用易于理解的符号和语言帮助用户、咨询顾问描述业务信息系统，而且还集成了组织结构、功能、数据和信息流等重要特性。EPC模型可以显示出任务链和责任链发生中断，将如何影响到公司优化其流程的能力。通过将组织与各个任务进行匹配，用户可以非常方便地看到一个流程中涉及到哪些部门或岗位。EPC图中涉及到的元素说明如下表：名称图标定义示例事件事件描述了状态的发生，它反过来又充当了一个触发器。收到原始凭证功能功能描述了初始状态向最终状态的转换。录入凭证组织单元组织单元描述了企业的大体结构。财务部会计信息、物料、资源对象信息、物料或者资源对象描述了现实世界中的对象（比如业务对象、实体）。科目流程路径流程路径显示了流程之间的前后连接关系（可以辅助导航）。凭证处理流程逻辑操作符逻辑操作符描述了事件和功能或流程之间的逻辑关系“XOR”：表示从多个流程中，必须并且只能选择其一；“V”：表示“或”的关系；“”：表示“且”的关系。控制流控制流描述了事件和功能或流程之间的先后和逻辑依赖关系。信息流、物流信息流/物流定义了某个功能是否被读取、变更或者写入。资源、组织单元分配资源/组织单元分配描述了哪个单元（员工）或资源来处理某个功能或者流程。意见反馈感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户手册的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755) K/3产品部反馈给我们, 我们将期待您给予我们好的建议和意见。金蝶K/3应付款管理系统用户手册 第1章 系统概述 目 录第1章 系统概述11.1 关于本系统11.2 本系统在K/3ERP中的位置31.3 与其他系统的接口4第2章 业务模式及应用72.1 发票付款72.2 其他应付单付款102.3 未付款退货132.4 已付款未核销退货152.5 已付款已核销退款退货182.6 期末调汇19第3章 系统初始化233.1 系统初始化233.2 核算参数设置353.3 系统设置393.4 单据套打47第4章 单据处理494.1 采购发票494.2 其他应付单624.3 应付票据724.4 付款单、预付单844.5 应付退款单102第5章 结算1095.1 核销管理1095.2 凭证处理1235.3 凭证浏览129第6章 分析1316.1 账龄分析1316.2 付款分析1376.3 付款预测138第7章 与现金系统集成1417.1 付款申请单1417.2 付款申请单与现金系统集成1457.3 付款单与现金系统集成145第8章 期末处理1498.1 期末对账检查1498.2 期末对账查询1508.3 期末调汇1548.4 期末处理159第9章 查询与报表1619.1 应付款汇总表1619.2 应付款明细表1679.3 往来对账单1719.4 月结单1789.5 到期债务列表1849.6 应付计息表1889.7 调汇记录表1919.8 应付款趋势分析表1939.9 万能报表1969.10 查询分析工具196附录A 术语表197附录B 参考书目199附录C 意见反馈表201第1章 系统概述1.1 关于本系统应付款管理系统，通过发票、其他应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，付款分析情况等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能，如到期债务列表的列示，帮助您及时支付到期账款，以保证良好的信誉。该系统既可独立运行，又可与采购系统、总账系统、现金管理等其他系统结合运用，提供完整的业务处理和财务管理信息。应付款管理系统主要功能有： 有效的单据管理 有效的票据管理 灵活的结算功能 灵活的凭证处理 强大的报表功能 支持外币核算和期末调汇 易用的系统对账 与现金系统的集成1.1.1 有效的单据管理系统提供发票、其他应付单、付款申请单、付款单、退款单等单据的维护功能，以准确记录、跟踪企业实际发生的各项往来业务。1.1.2 有效的票据管理系统提供应付票据的跟踪管理，以利于企业随时对应付票据的付款、退票等操作进行监控管理。1.1.3 灵活的结算功能对于企业债务的结算，系统提供了包括付款结算、预付款冲应付款等七种结算方式，并提供按单据、存货数量和关联关系核销等多种核销处理方式，以满足企业的不同业务需要。1.1.4 灵活的凭证处理系统提供了模板式和非模板式的两类基本的凭证处理方式，并可进一步选择不同的凭证模式、汇总方式，以适应企业的不同管理需求。1.1.5 强大的报表功能系统及时、准确地提供给供应商往来账款余额资料，包括应付款明细表、汇总表、往来对账、到期债务列表、月结单等，并提供各种分析报表，包括账龄分析表、付款分析、付款预测，帮助企业合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。1.1.6 支持外币核算和期末调汇系统可支持多种外币业务的处理，并且可以在期末对外币核算的业务计算汇兑损益，同时系统自动进行汇兑损益的凭证处理以及生成调汇记录表；通过调汇记录表可方便查询到各种币别的历史汇率变动情况和各期的汇兑损益情况。1.1.7 易用的系统对账系统分别提供初始化对账、期末对账两种业务处理类别，并提供按总额、按会计科目核对的两种对账方法，便于企业根据自身管理要求和管理水平灵活选择，帮助企业提高工作效率。1.1.8 与现金系统的有效集成通过付款申请单、付款单的系统内部传递，实现系统资源的共享，帮助企业加强内控，提高劳动效率和管理效能。1.2 本系统在K/3ERP中的位置详细内容见图1-1： 图1-11.3 与其他系统的接口1.3.1 与采购管理系统的接口采购系统录入的采购发票传入应付款管理系统进行应付账款的核算。采购系统录入的费用发票传入应付款管理系统作为其他应付单核算。1.3.2 与销售管理系统的接口销售系统录入的销售发票与应付款管理系统进行应付款冲应收款的核算。销售系统录入的应付类型费用发票传入应付款管理系统作为其他应付单核算。1.3.3 与应收款管理系统的接口应收款管理系统录入的销售发票与其他应收单与应付款管理系统进行应付款冲应收款的核算。应收款管理系统录入的预收单、收款单与应付款管理系统进行预付冲预收、付款冲收款的核算。1.3.4 与总账系统的接口应付款管理系统生成的往来款凭证传递到总账系统。1.3.5 与现金管理系统的接口现金管理系统与应付款管理系统的应付票据进行互相传递，应付款管理系统的“付款申请单”可以传递到现金系统、现金系统的付款单可以传递到应付款管理系统进行核算。现金系统传递过来的付款单支持在应付款管理系统进行选单操作。应付系统的单据可参与现金管理系统资金预测的取数。1.3.6 与移动商务系统的接口在应付系统的单据界面和序时簿界面提供发送短信、消息、邮件的功能。发送短信、邮件的时候，可发送短信或邮件的单据均设置了默认发送内容，也可以自行定义“可选字段”框中存在的字段设置为发送内容。在预警平台提供应付款余额、当日到期债务、应付到期债务的预警设置及信息发布。具体操作请参见金蝶K3 成长版v12.2移动ERP用户。金蝶K/3应付款管理系统用户手册 第2章 业务模式及应用 第2章 业务模式及应用根据企业的不同要求，划分为不同的业务模式，如发票付款、其他应付单付款、未付款退货、已付款未核销退款退货、已付款已核销退款退货、期末调汇。2.1 发票付款2.1.1 业务流程详细内容见图2-1：图2-12.1.2 业务流程说明相关内容见表2-1：目标完成发票录入到付款的全过程。业务背景1、 企业存在采购入库业务时，需要根据发票确认应付账款，申请付款，最终付款记账；2、 本流程对发票维护、付款申请、付款记账提供了操作工具。适用范围适用企业采购入库，发票付款业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应付款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护普通发票或增值税发票。财务部应付会计2经审核发票录入无误后，在K/3应付款管理-凭证处理，确认应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应付会计3根据业务需要，在K/3应付款管理的付款申请单录入或维护付款申请单。财务部应付会计4经审核付款申请单后，付款申请单信息传递至结算中心付款并自动生成付款单或由现金系统出纳付款后手工录入付款单或付款后用付款申请单下推付款单。财务部结算中心会计/出纳5现金系统的付款单审核后，付款信息传递至应付款管理系统并转换成应付款管理系统的付款单或由应付会计手工录入付款单。财务部应付会计6应付款管理系统的付款单审核后，在K/3应付款管理的凭证处理中生成凭证，并在应付款管理的结算中核销付款单与发票。财务部应付会计表2-12.2 其他应付单付款2.2.1 业务流程详细内容见图2-2：图2-22.2.2 业务流程说明相关内容见表2-2：目标完成其他应付单录入到付款的全过程。业务背景1. 企业存在暂收应付业务时，需要根据其他应付单确认其他应付款，申请付款，最终付款记账；2. 本流程对其他应付单维护、付款申请、付款记账提供了操作工具。适用范围适用企业暂收应付及其付款业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应付款管理的其他应付单中，根据实际业务需要，录入或维护其他应付单。财务部应付会计2经审核其他应付单录入无误后，在K/3应付款管理-凭证处理，确认其他应付款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应付会计3根据业务需要，在K/3应付款管理的付款申请单录入或维护付款申请单。财务部应付会计4经审核付款申请单后，付款申请单信息传递至结算中心付款并自动生成付款单或由现金系统出纳付款后手工录入付款单。财务部结算中心会计/出纳5现金系统的付款单审核后，付款信息传递至应付款管理系统并转换成应付款管理系统的付款单或由应付会计手工录入付款单。财务部应付会计6应付款管理系统的付款单审核后，在K/3应付款管理的凭证处理中生成凭证，并在应付款管理的结算中核销付款单与其他应付单。财务部应付会计表2-22.3 未付款退货2.3.1 业务流程详细内容见图2-3：图2-32.3.2 业务流程说明相关内容见表2-3：目标完成未付款退货的全过程。业务背景1、 企业的采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务，需要根据红字发票冲回应付账款；2、 流程对红字发票维护、应付账款冲回提供了操作工具。适用范围适用企业采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应付款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护红字的普通或增值税发票。财务部应付会计2经审核发票录入无误后，在K/3应付款管理-凭证处理，冲回应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应付会计3根据业务需要，在K/3应付款管理的结算中将红、蓝字发票核销。财务部应付会计表2-32.4 已付款未核销退货2.4.1 业务流程详细内容见图2-4：图2-42.4.2 业务流程说明相关内容见表2-4：目标完成已付款未核销退款退货的全过程。业务背景1、 企业的采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回应付账款，另一方面需要退回已付款；2、 本流程对红字发票冲回应付账款，退回已付款及其红、蓝字发票与付款单、退款单的核销提供了操作工具。适用范围适用企业采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应付款管理的退款中，根据实际业务需要，录入或维护退款单。财务部应付会计2在K/3应付款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护红字发票。财务部应付会计3经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3应付款管理-凭证处理，冲回付款和应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。财务部应付会计4在K/3应付款管理的结算中将退款单与付款单核销，同时核销红、蓝字发票；或者在应付款管理的结算中将红字发票与退款单核销，同时将蓝字发票与付款单核销。财务部应付会计表2-42.5 已付款已核销退款退货2.5.1 业务流程详细内容见图2-5：图2-52.5.2 业务流程说明相关内容见表2-5：目标完成已付款已核销退款退货的全过程。业务背景1、 企业的采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回应付账款，另一方面需要退回已付款；2、 本流程对红字发票冲回应付账款，退回已付款及其红字发票与退款单的核销提供了操作工具。适用范围适用企业采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3应付款管理的退款中，根据实际业务需要，录入或维护退款单。财务部应付会计2在K/3应付款管理的发票处理中，根据实际业务需要，录入或维护红字发票。财务部应付会计3经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3应付款管理-凭证处理，冲回付款和应付账款并生成凭证。并可查询存货核算系统生成并审核的凭证。财务部应付会计4在K/3应付款管理的结算中将红字发票与退款单核销，同时将蓝字发票与付款单核销。财务部应付会计表2-52.6 期末调汇2.6.1 业务流程详细内容见图2-6：图2-62.6.2 业务流程说明相关内容见表2-6：目标完成采购发票、其他应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇的全过程。业务背景1、 企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理；2、 流程对采购发票、其他应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇提供了操作工具。适用范围适用企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理业务。序号处理说明责任部门责任人1在K/3系统设置的应付款管理中，根据实际业务需要，选择“启用对账与调汇”选项。财务部应付会计2在K/3基础资料的公共资料的科目中，根据实际业务需要，将科目确定为“受控科目”与“调汇科目”。财务部总账会计3在K/3系统设置的应付款管理的系统参数的科目设置页签中，根据实际业务需要，录入或维护“受控科目”。财务部应付会计4发票、其他应付单、预付单的录入或维护需选择受控科目。财务部应付会计5在K/3应付款管理的凭证处理中，将发票、其他应付单、预付单等相关单据生成凭证。财务部应付会计6在K/3总账的凭证处理中将应付款管理系统生成的凭证过账。财务部总账会计7在K/3应付款管理的期末处理中，运行期末总额对账或期末科目对账子功能。财务部应付会计8在K/3应付款管理的期末处理中，运行期末对账检查子功能。财务部应付会计9在K/3应付款管理的期末处理中，运行期末调汇子功能。财务部应付会计表2-6金蝶K/3应付款管理系统用户手册 第3章 系统初始化 第3章 系统初始化系统设置主要是对应付款管理系统的运行参数进行设置，对一些基础资料等进行维护，以保证日常的业务处理。系统设置主要有以下几个功能点： 系统参数 基础资料 类型维护 凭证模板维护3.1 系统初始化3.1.1 初始数据录入初始化录入主要是对应付款管理系统的初始数据录入进行说明。介绍初始录入中应注意的问题及如何与总账系统进行数据的引入引出。初始化录入主要有以下几个功能点： 准备工作 数据录入 引入引出 启用系统4 准备工作主要介绍进行初始化录入之前需要准备的资料及注意事项。 选择正确的启用期间 准备应付款期初数据资料 准备预付款期初数据资料 准备应付票据期初数据资料(1) 选择正确的启用期间由于采购系统、应付款管理系统启用后，采购系统的发票才会自动传递到应付款管理系统，故用户必须正确处理好采购系统与应付款管理系统的启用期间问题，否则可能会造成数据错误。目前采购系统只在应付款管理系统结束初始化之后才提供采购发票的单向传递，而且是强制传递，即只要应付款管理系统结束初始化后，采购系统新增的采购发票都会自动传递到应付款管理系统。而应付款管理系统新增的采购发票不能传递到采购系统。在应付款管理系统结束初始化之前，两系统之间不进行采购发票的传递。针对以上规则，必须注意以下几点：1. 如果采购系统先启用，应付款管理系统后启用。例如：采购系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，应付款管理系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统不能录入第4期的采购发票。因为在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统的采购发票是不能传递到应付款管理系统，这样应付款管理系统结束初始化之后，必须补录采购系统已经录入的第4期的采购发票，造成重复操作，而且这部分发票不能直接在应付款管理系统生成凭证，必须通过关联的形式关联采购系统已经生成的相应凭证字号，否则会造成总账系统数据重复。一般建议应付款管理系统结束初始化后才在采购系统录入采购发票数据，减少重复劳动工作，保证数据一致。对于1-3期的采购发票，如果存在未完全付款的情况，则可以通过在应付款管理系统手工录入初始化发票实现后续付款结算处理。2. 如果采购系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，而应付款管理系统也准备从第1期开始启用，则用户必须注意：在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统录入的采购发票必须在应付款管理系统结束初始化之后进行补入。因为只有采购系统与应付款管理系统都结束初始化之后，采购系统的采购发票才可以传递到应付款管理系统。3. 如果应付款管理系统先启用，采购系统后启用。例如：应付款管理系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，采购系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：应付款管理系统不能录入第4期的采购发票。因为在采购系统结束初始化之后，采购系统的采购发票会自动传递到应付款管理系统，如果应付款管理系统已经录入第4期的采购发票，则势必造成发票重复录入，从而导致应付款管理系统数据错误。同时由于以上原因，控制采购系统只能从第4期开始启用。应付款管理系统初始化时需要准备的资料主要有：供应商资料、存货资料、部门资料、职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等，不建议用来统计职员的个人借款。(2) 准备应付款期初数据资料主要指涉及货款核算的应付账款科目的期初余额、本年借方累计发生额，本年贷方累计发生额。建议其他应付款等个人借款在总账系统进行核算。(3) 准备预付款期初数据资料主要指涉及货款核算的预付账款科目的期初借方余额、本年借方累计发生额。如果预付账款的期初余额为贷方余额，建议用户进行调账处理，把预付账款调入应付账款科目中。(4) 准备应付票据期初数据资料主要指还没有进行付款结算的应付票据，不包括已经付款的应付票据。资料准备齐全后，就可以开始进行初始化的数据录入。初始化的数据可以通过手工录入，也可以通过从总账引入。下面分别进行介绍。4 数据录入主要介绍初始化的几种单据录入及注意事项。 应付账款录入 应付票据录入(1) 应付账款选择系统设置初始化应付款管理初始化数据-应付账款，进入“过滤条件”界面。过滤框中默认核算项目类别为供应商，默认币别为本位币，如果您录入单据初始余额后，表中没有新增相应记录，则应查看是否因为您输入的是非供应商类别或是否为外币单据。单击【确定】后，进入“初始化数据-应付账款”界面。初始化数据-应付账款显示的是初始化数据的汇总表，按核算项目显示汇总数据，单击【明细】，您可以查看每一笔单据的发生额、余额等资料，否则您只能查看每一往来单位本年应付汇总数、本年实付汇总数等。初始化时您必须录入往来单位的期初余额资料，本年累计发生额等。为减少初始化录入时的工作量，初始化时的付款单据（预付除外）不单独录入，发票、应付单录入中的本年付款额则反映了付款单据的本年累计借方发生额。为快速完成初始化，您可以把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入，如与A供应商进行交易，共收到A供应商两张发票，一张单据日期为1999/12/01，单据号码为00001，金额为1000元，应付日期为1999/12/02，1999/12/02付出现金500元，另一张发票单据日期为1999/12/20，单据号码为00002，金额为5000元，应付日期为1999/12/30，您2000年1月份启用应付款管理系统，您可以把这两笔记录汇总成一张单据录入，发生额为两张单据合计数，6000元，本年没有付款，故本年付款额为0，付款计划中应填未核销余额，即应付日期1999/12/02，付款金额为500元，应付日期1999/12/30，付款金额为5000元。这样减少了单据录入时的工作量，但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理，不利于对初始化的单据进行管理。如果单据资料不是很多，你也可以按明细单据逐笔录入，缺点是工作量大，但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。您还可以根据需要部分单据汇总录入，部分单据按明细录入，如把已经核销的单据汇总成一笔录入，把未核销的记录按单据逐笔录入。初始化的单据分为：初始采购增值税发票、初始采购普通发票、初始其他应付单、初始预付单、初始应付票据、五种类型。初始化结束后，要查看此五种单据，必须在初始化界面进行查看，往来对账单也提供初始化单据的查看。4 a) 初始采购增值税发票n 选择系统设置初始化应付款管理初始采购增值税发票-新增，系统调出发票新增界面，具体字段说明见表3-1：数据项说 明必填项（是/否）部门录入相应的部门。可以直接录入部门代码，也可单击【资料】或F7查询获取，同时支持F8和F9的模糊查询；如果供应商属性指定了分管部门，在录入供应商名称后系统可以自动带出供应商属性中的部门，如该部门已禁用则不携带。当部门为空时，录入业务员能自动在此带出基础资料中设置好的职员所属部门（携带后可修改）；当单据的核算项目为部门时，此字段自动取核算项目内容，不可修改；如果部门为空，在关联单据时可以将被关联单据上的部门回填否业务员录入相应的业务员。可以直接录入职员代码，也可单击【资料】或F7查询获取，同时支持F8和F9的模糊查询；如果供应商属性指定了分管职员，在录入供应商名称后系统可以自动带出供应商属性中的业务员，如该职员已禁用则不携带。当部门为空时，录入业务员能携带基础资料中设置的职员所属部门到部门字段；当单据的核算项目为职员时，此字段自动取核算项目内容，不可修改，同时无论部门是否为空，都自动携带职员对应的部门到部门字段；如果业务员为空，在关联单据时可以将被关联单据上的业务员回填否币别业务发生时的原币。新增时系统默认携带本位币，录入核算项目后，则回填核算项目属性中的结算币别。是汇率系统自动根据币别显示出其默认汇率，能根据实际情况对汇率进行修改。是发生额指单据的发生额，即应付金额。可以按供应商汇总输入所有采购发票的汇总数，也可以按单据进行明细录入。如果是本年发生额，则选择本年，否则不选。如果同一个单位的往来款既有去年数又有今年发生额，则汇总录入时去年与今年的数据应分开录入。一般反映的是应付账款科目的贷方发生额。是本年付款额指当前会计年度的付款金额，以前会计年度付款的金额不包括在内。包括实际付款额（如现金，银行存款）及应付票据金额，如2000年销货给A公司10000元，1999年付现金2000元，2000年付现金1000元，付银行承兑汇票500元，则发生额应为10000元，本年付款额为1500元（1000+500），应付款余额为6500元（10000-2000-1000-500）。一般反映的是应付账款科目的本年累计借方发生额。否应付款余额扣除付款额后的实际应付数，即付款计划的付款金额合计。一般反映的是应付账款科目的期初余额。是单据日期指单据的开票日期，对于初始化汇总的发票可以自由设定但日期必须在启用日期前，系统默认取账套启用期间的上月的月末日期。系统可以根据此日期计算账龄分析表（单据日期）、应付计息表。是财务日期指单据的录入日期，系统默认与单据日期一致，允许修改，但是必须控制大于等于单据日期并且小于账套日期。系统可以据此计算账龄分析表（记账日期）。系统根据财务日期确定单据的会计期间。是单据号码具有双重含义，它既可是具体某张发票的发票号，也可是用户自行设置的一张汇总单据的单据号。根据用户定义的编码规则自动填充，用户也可以修改。如果编码规则选上允许修改则可修改，否则灰显；如果编码规则没有选上“使用编码规则”，则新增时发票号码为空，允许手工录入；在系统中发票号是唯一的。控制最大是255位；是年利率（%）应付款到期时应计利息的利率，以百分比表示，应付计息表将根据应付款余额、账龄及相应的计息利率进行计算。是往来科目如果不需要将初始化数据传入总账，则此处不用录入，建议填入。否则必须录入对应的往来会计科目，如应付款，必须是最明细科目，如果该科目下挂核算项目，则不用录入相应核算项目代码，系统会根据该发票的核算项目名称、部门、职员等自动填充。如果核算项目属性中指定了应付科目代码，则填入核算项目后，自动带出应付账款科目代码中指定的科目，如果勾选了“启动调汇与对账”，则往来科目只能选择受控科目。通过该科目系统把相应的应付款初始资料传递至总账系统，避免了总账系统初始化往来资料的重复录入。否金额（本位币）采购普通发票中对“金额”、“税额”、“不含税金额”等列提供本位币金额信息的显示，分别列示在该列的后面，以不同颜色区分；采购增值税发票中对“金额”、“税额”、“价税合计”等列提供本位币金额信息的显示，分别列示在该列的后面，以不同颜色区分；如果选上“允许修改本位币金额”的选项，则本位币金额均可以修改（单据币别为本位币时除外），但是不重算汇率。否则本位币金额一律由系统自动计算和填列，用户不得修改和操作；是方向指往来科目的借贷方向，系统自动默认为会计科目属性中的余额方向。否表3-1选择“录入产品明细”选项后，可以录入存货的详细资料。如果您想按存货来进行往来款的核销，则此处必须录入存货资料，否则，按产品明细输出往来对账单时，单据余额可能不正确。如果不选择按存货进行往来款的管理，则不需要录入产品明细资料。初始化时，当选择“本年”选项后,系统控制 发生额=本年付款额+应付款余额；如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年付款额+应付款余额。温馨提醒： 请填好应付款余额的明细框，它提供了余额的分段录入，在统计账龄时，系统将按录入的应付日期来统计应付款金额的账龄，使您的账龄计算得更精确。 别忘了发生额后面的复选框，它将影响您对本年发生额统计的正确性。 初始数据录入时，您可以根据需要将多张发票汇总输入，也可按每一张发票进行明细录入，汇总录入时，相同付款时间的金额可汇总反映在付款明细中，这样可以减少初始数据录入的工作量，但以后将不能按照单据进行初始化业务的跟踪管理。4 b) 初始采购普通发票初始化采购普通发票的录入类似于采购增值税发票，不同之处在于采购普通发票中的单价为含税单价，而采购增值税发票中的单价为不含税单价。4 c)初始其他应付单初始化应付单的录入也类似于采购增值税发票，区别处在于：应付单的核算项目类别可以选择供应商、客户、部门、职员等多种核算项目类别。如果选择供应商或客户，则下面的部门、业务员表示该业务经手的部门与职员，如果类别选择为部门，则表示部门应付款，下面的部门不可选。如果选择职员，则表示职员应付款，下面的业务员不可选。其次，应付单不包括存货的信息资料，如要录入存货的信息，则可以采用发票的形式。如果核算项目属性中指定了其他应付账款科目代码，则填入核算项目后，自动带出其他应付账款科目代码中指定的科目，如果勾选了“启动调汇与对账”，则往来科目只能选择受控科目。初始化时，当选择“本年”选项后,系统控制 发生额=本年付款额+应付款余额；如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年付款额+应付款余额。允许付款计划中的应付日期在单据日期之前。4 d) 初始预付单初始化预付单的内容类似于前述几类单据。下面重点说明一下不同之处：发生额：指预付单金额。可以按往来单位汇总输入所有预付款单的汇总数，也可以按单据进行明细录入。如果是本年发生额，则选择本年，否则不选。一般反映的是预付账款科目的借方发生额。余额：反映未核销的预付款余额。一般反映的是预付账款科目的期初余额数。本年发票额：反映已经收到采购发票的预付金额。一般反映的是预付账款科目的贷方发生额。初始化时，当选择“本年”选项后,系统控制 发生额=本年发票额+余额；如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年发票额+余额。如果核算项目属性中指定了预付账款科目代码，则填入核算项目后，自动带出预付账款科目代码中指定的科目，如果勾选了“启动调汇与对账”，则往来科目只能选择受控科目。如果初始化时预付账款科目有贷方发生额，并且需要查看对应核销情况，建议您通过采购发票、应付单进行处理；否则可以通过本年发票额处理。应付账款录入完毕，您可以开始录入应付票据。(1) 初始应付票据应付款管理系统把应付票据作为一种特殊的付款进行处理，考虑到应付票据与应付账款核销后还可能进行退票处理。如果应付票据与应付账款直接核销，势必造成单据无法修改，而不能进行以上操作。故在本系统中，应付票据并不直接冲销应付账款，而是在开出应付票据后，进行审核处理时，系统自动产生一张付款单（或预付单），通过该张付款单（或预付单）与应付账款核销。票据真正付款时直接冲减应付票据，不再冲销应付账款。此种处理方式也与凭证处理相对应，有助于总账系统与应付款管理系统进行核对。初始化时，应付账款的金额应是与应付票据核销后的余额。即应付账款不包括应付票据的金额。应付票据录入的是已开出票据并已核销了应付账款的没进行付款处理的票据。已开出票据但没有核销应付账款的应付票据应在初始化结束后录入。选择系统设置初始化应付款管理初始应付票据查询，进入“票据序时簿”界面。在此界面你可以进行新增、修改、删除、打印、预览、引出应付票据的操作。此外初始应付票据可以在期中应付票据序时簿显示。选择系统设置初始化应付款管理初始应付票据新增，系统调出票据新增界面，具体字段描述见表3-2 。数据项说 明必填项（是/否）票据类型单击票据类型后的箭头，选取票据的类型，票据类型在类型维护中进行设置，票据新增界面中，系统默认类型为银行承兑汇票。是票据编号指票据的号码，系统根据您设置的单据编码规则自动编号，可以手工修改，但票据编号在系统必须是唯一。如果在系统设置中选择，系统根据该号码与现金管理系统的票据进行一一对应。初始化时，应付款管理系统的票据与现金管理系统的票据分别录入，初始化结束后，可以互相传递，同步更新。是币别单击币别对话框后的向下箭头，即可进行币别的选取。是汇率系统根据相应币别带出默认的汇率，可以根据实际情况进行修改。是票面金额录入应付票据的票据金额。是票面利率录入应付票据的票据利率。否到期面值、到期利率应付票据到期时的票据面值、票据利率。否签发日期、到期日期、付款期限录入票据签发日期、到期日期后，系统能自动计算出付款期限，付款期限以天表示。是财务日期是开出票据的日期，要求大于等于签发日期小于等于到期日期。据此确认票据的入账期间。是承兑人一般是针对银行承兑汇票，录入承兑银行名称。否收款人录入实际收款单位的名称。是核算项目类别可以选择客户、供应商或自定义核算项目类别。票据操作生成的单据、票据生成凭证的核算项目内容均取自该字段。此处显示的自定义核算项目类别为参数设置中新增的核算项目类别。是出票地、付款地、付款人录入相应的地点名称及单位。否可撤销应付票据的标记在可撤销字样的前面的白色方框中单击，即作上了可撤消标记。否制单人由系统根据当前操作员自动生成。初始化的票据保存后自动为审核状态。否表3-2结束初始化后，您可以在应付票据序时簿中查看初始化录入的应付票据，此类应付票据的期间显示为初始化，初始化的应付票据自动为审核状态，您不能进行反审操作，如要修改初始化的应付票据内容，必须进行反初始化操作。您可以对初始化的应付票据进行付款的操作。如果您启用了现金管理系统，则必须注意，初始化的应付票据不能互相传递。初始数据录入完毕，如果您确信数据录入正确，可以回到初始单据序时簿界面，单击【转余额】，可以把相应的期初往来数据资料传递至总账系统，但如果总账系统已经结束了初始化，则不允许转入。在此需要注意，转余额时，要求所有的初始化单据录入往来科目内容及其方向，否则会造成数据不一致。温馨提醒： 在“金蝶K/3工具客户端工具包BOS平台BOS数据交换平台供应链数据”中，初始化单据支持引入引出功能，支持引入的文件类型为“电子表格（.xls）”和“文本（.txt）”。只支持初始化发票、初始化其他应付单、初始化预付单的引入引出。3.1.2 初始化数据引入引出主要介绍初始化时如何与