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文档简介

档案管理规章制度汇 编中交一航局第五工程有限公司档案室二一二年九月编制说明根据公司综合管理体系建立和中交一航局档案工作的总体要求,由档案室工作人员对档案管理的有关标准进行了全面修订,并编辑成档案管理规章制度汇编。本次修订的目的,旨在进一步加强企业档案管理的基础工作,使档案收集、整理、归档、保管、检索、编研、著录、统计和利用等一系列全过程管理与服务,均在规范中进行。同时档案管理规章制度汇编,便于工程技术人员、专业管理人员的实际操作。 五公司档案室2012年9月 档案管理规章制度汇编 目 录 3第一章 中交一航局第五工程有限公司工程竣工资料整理管理标准1第二章 中交一航局第五工程有限公司科技文件材料的更改制度14第三章 关于向中交第一航务工程局移交科技竣工档案的规定15第四章 中交一航局第五工程有限公司文书档案立卷归档管理办法19第五章 中交一航局第五工程有限公司电子文件归档与管理办法40第六章 中交一航局第五工程有限公司会计档案管理制度44第七章中交一航局第五工程有限公司干部人事档案收集制度53第八章中交一航局第五工程有限公司声像档案管理办法57第九章中交第一航务工程局有限公司荣誉档案管理办法62第十章中交一航局第五工程有限公司印章档案管理办法(试行)65第十一章中交一航局第五工程有限公司档案库房管理制度83第十二章中交一航局第五工程有限公司档案借阅利用制度84第十三章中交一航局第五工程有限公司档案保密制度89第十四章中交一航局第五工程有限公司档案统计制度90第十五章中交一航局第五工程有限公司档案鉴定与销毁制度9194第一章 中交一航局第五工程有限公司工程竣工资料整理管理标准第一条 主题内容与适用范围本标准规定了单位工程竣工资料的内容及分类、形成与积累、整理编制及归档移交的程序和管理要求。本标准适用于公司承建和参建的水工、土建、路桥及安装工程的竣工资料管理。第二条 管理职责(一)项目部(施工处)技术负责人组织主办技术人员负责竣工资料的收集、整理和编制工作。有关人员提供相应的资料。(二)公司工程管理部门归口管理竣工资料整理编制的管理工作,档案部门协助配合指导与审核。第三条 竣工资料分类及内容(一)竣工资料基本内容共分10类,并按如下顺序排列。1工程竣工综合资料(1)工程竣工说明(包括工程简介、施工概况、工程质量情况、对工程使用和维修建议、遗留问题及处理意见等);(2)开工报告;(3)竣工报告;(4)工程交工验收证书(包括中间交工验收证书);(5)工程竣工数量清单;(6)工程结算清单或文件;(7)工程施工合同、协议;(8)有关工程工期、造价及项目重大增减的文件、纪要。2工程技术综合资料(1)图纸会审记录;(2)设计变更通知单(包括传真复印件);(3)工程更改洽商单;(4)工程业务联系单;(5)施工基线、水准点验收记录;(6)施工过程报验单及验收记录;(7)主要施工记录(打桩、安装综合记录、断面测量记录或断面图、现场预应力综合记录等);(8)沉降、位移观测成果等。3.工程质量检验评定资料(1)单位工程质量评定表(包括核定报告);(2)单位工程观感质量评分表(标准无规定时可略);(3)分部工程质量评定表(包括主要分部工程的核验资料);(4)分项工程质量检验评定表(包括附件)。4.工程质量保证资料(1)工程质量保证资料核查表;(2)相应标准规定的测量、试验、检测报告和记录。5.竣工图6.声像资料(1)工程录像;(2)工程照片(包括胶片及照片)。7.工程施工总结(1)典型施工总结;(2)施工技术总结。8.施工技术管理综合资料(1)现场调查报告;(2)施工组织设计;(3)主要分项工程技术交底通知单;(4)主要施工原始记录(打桩、安装、焊接等原始记录);(5)砼、砂浆和特种材料配合比及主要施工记录、资料;(6)质量事故、问题、报告、调查分析及处理资料;(7)企业内部有关技术质量和管理的报告、批复和会议纪要;(8)其他。9.招投标文件资料(1)招标文件(含澄清文件);(2)投标文件;(3)中标通知书;(4)施工合同、协议;(5)施工执照及驻地红线;(6)公证书;(7)工程预算文件;(8)工程决算文件;(9)分包工程有关文件;(10)其他。10.施工日志和大事记(二) 对于业主单位和当地有特殊要求的,其资料内容,可与其协商提前确定。第四条 竣工资料的形成与积累(一)竣工资料及各种原始记录应伴随施工过程和管理环节随时产生并及时收集整理。(二)为便于齐全、完整、及时地形成和收集各种记录和资料,工程施工前,公司工程管理、档案部门应与项目部(施工处)负责人、技术负责人按本标准3.1的规定和业主单位及当地特殊要求,明确资料项目,提出资料名称及份数清单,落实负责及协办部门及人员。(三)大、中型工程项目部宜设资料员,负责督促记录和资料形成并及时收集、整理和保管。第五条 竣工资料编写要求(一)文字材料1.纸张A4纸(297210mm);2文字:应打印;3需要编制、审核、批准人签字、加盖公章的,按要求签字并加盖公章。(二)施工记录、试验报告1.一律用专用表格,需打印的一律用A4纸;2.用碳素蓝黑墨水笔填写或打印;3.字迹清楚。如需修改,可用笔划道,加盖修改章,不得涂抹和使用改正液;4.按规定手续,加盖公章。(三)材料、设备出厂质量证明 1.各种材料、设备的出厂质量证明必须有一份原件,原件一般应留存;2.复印件、抄件字迹必须清楚,并有复印抄件单位公章,经办人签字;3.使用后应注明流向(使用工程部位)。(四)竣工图1.必须使用新蓝图编制竣工图。2.完全按图施工,没有变动的,可在原施工图上加盖“竣工图”标志章,填写有关栏目,在“变更情况”一栏填写“无变更”字样,作为竣工图。3.有一般性变动能在原施工图上修改变更的,可不重新绘制竣工图。应用碳素笔在施工图上修改、注记变更依据,并按上、下、左、右的顺序标注加圈的阿拉伯数字顺序号。修改注记后的施工图应加盖“竣工图”标志章,在“变更情况”一栏填写该张图纸“变更X处”字样,作为竣工图。(1)以图纸会审记录、设计变更通知书、技术核定单、隐蔽工程验收记录等形式出现的变更,用碳素墨水笔将原施工图变更部位用细直实线杠掉,绘制上真实反映实物的图形和尺寸,并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。例如:见设计变更第X号。(2)变更部位出正式变更蓝图时,用碳素墨水笔将原施工图变更部位打叉划掉,并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。例如:见设计变更第X号。(3)采用修改施工图作为竣工图时,修改、说明和注记应在适当空白处,不得与原施工图内容重叠,不能破坏原施工图的内容。4.凡结构形式、工艺、平面布置、项目以及有其他重大改变不宜在原施工图上修改、补充时,应按改变后的实际情况重新绘制竣工图,并加盖“竣工图”标志章,在“变更情况”一栏填写“重新绘制”字样,作为竣工图。第六条 工程竣工资料编制及组卷(一)工程竣工资料分为向业主单位提交和企业自存两种。1.向业主单位提交的工程竣工资料内容为本标准3.1.13.1.5规定内容。如有特殊要求,可根据协商意见增加提供3.1.6、3.1.7和3.1.10的部分资料。2.向公司档案部门归档的竣工资料为本标准3.1.13.1.10规定的全部资料。3.对于向局报送的工程项目档案,按中港一航局字2001267号文执行。(二)竣工资料组卷应按本标准的3.1规定的10类资料及顺序,分别单独组卷。对于页数较多(叠制后厚度大于30mm)的可分册组卷。(三)组卷编制要求1.卷页(1)均以有文字内容的页面,从1页号编起,连续编页号;(2)页号编写位置:单面书面的文件材料在右下角编写页号,双面书面的文件材料正面在右下角,背面在左下角,以打号机显示;(3)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。2.案卷封面(1)案卷的封皮:施工企业归档立卷时,应采用双封面,第一张为部颁标准中规定的封面(即科技档案封面),第二张为“竣工资料”向业主单位移交的竣工资料采用单封面,即“竣工资料”封面。(2)案卷标题:应简明、准确反映案卷的内容,一般应有工程项目的全称、单位工程项目名称和卷内文件的归档内容;(3)档案封面:责任者:填写案卷内文件材料的主要形成单位;编制日期:填写案卷内文件材料的起止时间;移交单位:填写工程建设项目的业主单位;案卷封面所有数字一律用阿拉伯数字,年、月、日应用“顿点”隔开。3.卷内目次卷内目次必须逐项填写清楚:(1)顺序号:以一份(种)文件为单位,用阿拉伯数字从1开始依次标注;(2)文件材料题名:亦称标题,填写文件标题的全称;(3)文件编号:填写文件的文号或图号;(4)责任者:填写文件材料的直接形成单位和主要责任者;(5)日期:填写编制文件材料的年、月、日;(6)页次:填写每份文件材料首页上标注的页号,最后一份文件填写首末两页页号,如XXXX;(7)卷内目录一律用阿拉伯数字。4.卷内备考表(1)每卷以卷为单位填写备考表;(2)卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数或页数,以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题;(3)填写立卷人姓名、检查人姓名和立卷时间;(4)卷内备考表排列在案卷内文件、材料的尾页之后。(四)案卷装订要求1.案卷内不同尺寸的文字材料应统一折叠,图表卷或文字图表混合卷为297mm210 mm(A4),竣工图纸折叠应采用“手风琴”式,标题栏应外露。2.装订时必须去掉金属物。3.文字材料卷应采用线绳三孔(孔距80 mm)装订的方法,装订线不得压字,装订应整齐、美观、牢固,每卷厚度不得超过20 mm。4.文字材料与图表合订一卷时应装订组卷。第七条 竣工资料的份数及交接手续(一)工程项目在签订合同时,应对竣工资料编制的责任、套数、经费等做出明确的规定。(二)移交档案资料时,必须办理移交手续,并在交接签证单上签字盖章。第八条 附表(一)科技档案竣工资料(内封面)(二)科技档案竣工资料(外封面)(三)科技档案竣工图纸(内封面)(四)竣工资料审查意见表(五)科技档案卷内目录(六)科学技术档案归档接受签证单中交一航局第五工程有限公司竣 工 资 料( )工程名称 建设单位 施工单位 主管 审核 编制单位 主管 编制 日期 年 月档 号 档案馆号 科 技 档 案缩 微 号 中交一航局第五工程有限公司案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密 级 保管期限 密 级 竣 工 图 纸工程名称 分部名称 编 制 者 技术负责人 审 核 人 企业负责人 编制单位 编制日期 年 月 日竣工资料审查意见表审查部门:被审查部门:工程名称:审核意见:审核人签字:科技档案卷内目录顺序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注科学技术档案归档接受签证单 归档案卷目录共 页案卷单位保管内容卷册袋盒合 计文字材料图 纸照片、声像合 计归档单位: 负责人: 经手人:接收单位: 负责人: 接收人:接收日期: 年 月 日科 学 技 术 档 案 归 档 目 录项目名称或代号: 共 页 第 页序 号案 卷 题 名页 数编制单位编制时间保管期限密 级备 注 第九条 工程竣工图章样式及要求 (一) 工程竣工图章结构: 80竣 工 图1550施工单位7编制人审核人7技术负责人编制日期7监理单位7总 监现场监理7 20 20 20 50 (二) 竣工图章相关规定: 1、竣工图章的内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 2、竣工图章尺寸:50mm80 mm。 3、竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。4、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。第二章 中交一航局第五工程有限公司科技文件材料的更改制度第一条 底图的更改(一)划改 (杠改) 将要改动的图形或尺寸用细实线划掉。在改动的图形、尺寸右上方填注新的图形或尺寸,并注上更改标记。注明更改次数及处数。(二) 刮改 (擦改)用刮、擦方法将需要更改的部分去掉,并填更改后的尺寸、图形、文字,并注上更改标记。(三) 划改与刮改并用对文字、尺寸采用划改,图形采用刮改。(四)更换底图如果更改次数、处数过多,则需更换底图,以最后一次更改为准,绘制的新图代号与原图一样。(五) 作废底图若局部的更改影响互换,原底图作废,重新绘底图,注上重绘新图,换新代号,内容重新编制。第二条 蓝图档案的更改(一) 底图是划改的,改正后的底图晒出新的蓝图放在原蓝图下面并附上蓝图更改单,原图不作废,作为正本保存。(二) 凡是有底图更改单的,一律要晒出一份归档,原档案不作废。第三条 更改程序底图的更改一般应由原设计人员提出,填写“图纸修改补充报告单”,经部门负责人同意,报请总工程师批准后方可更改。第三章 关于向中交第一航务工程局移交科技竣工档案的规定 为进一步规范向局报送工程竣工档案的管理,保证工程竣工档案的完整、准确、系统,特制订本规定。 第一条 向局报送工程竣工档案的管理标准 按照局工程竣工资料整理管理标准(一航局工字201184号)规定的标准要求,结合国家、地方、中交股份及局管理规定进行收集、整理和移交。 第二条 向局报送竣工档案的范围(一)由局直管项目部负责管理的工程项目;(二)由局名义中标、签订施工合同,由局所属各单位负责管理的工程项目;(三)由公司名义中标、签订施工合同,被列为局A类工程管理的工程项目; (四)由公司名义中标、签订施工合同,采用新技术、新工艺、新方法,技术难度较大的工程项目。 第三条 向局报送工程竣工档案的内容(一)由局直管项目部负责管理的工程项目:境外工程项目应报送一航局境外工程项目文件材料立卷归档管理办法(中交一航局办字2010761号)规定的内容;铁路工程应报送铁路建设项目文件收集归档办法(中交一航局总经办字20091162号)规定的内容;其他工程项目应报送工程竣工资料整理管理标准规定的全部资料;(二)由局名义中标、签订施工合同,由公司所属各单位负责管理的工程项目,应报送工程竣工资料整理管理标准规定中3.1、3.2及3.63.10等资料;(三)由公司名义中标、签订施工合同,被列为公司A类工程管理的工程项目,应报送工程竣工资料整理管理标准规定中3.1、3.6及施工组织设计和施工总结等资料;(四)由公司名义中标、签订施工合同,采用新技术、新工艺、新方法,技术难度较大的工程项目,应报送工程竣工资料整理管理标准规定中3.6、3.7及施工组织设计和施工总结等资料。 第四条 工程竣工档案的移交(一)移交手续1、局直管项目部管理的工程竣工档案,应由局直管项目部审核同意后统一报送,经局工程部审核同意签字后,向局档案管理部门移交;2、局所属各单位上报的工程竣工档案,应由所属公司工程部门审核后,经局工程部门审核同意签字后,向局档案管理部门移交;3、档案交接验收时,必须办理交接手续,包括科技档案移交单和声像档案移交单两个部分,交接签证单一式两份,经施工项目部、所属各单位工程部门、局工程部门和档案管理部门签字审核并加盖公章后,进行交接。(二)移交内容1、本规定第三条所规定的案卷(原件);2、工程简介(纸质):需编写人签字并加盖施工项目公章;3、光盘:内容包括移交单(统一为Excel格式)、卷内目录(统一为Excel格式,且每一册为一个Excel表格,每册重命名用册号和案卷标题标记)、综合卷PDF扫描件、建设单位要求扫描的PDF扫描件、施工组织设计、施工总结、施工方案、工程简介、照片、录像等。(三)移交时间向局报送的工程竣工档案,应在工程交工验收后三个月内报送。第五条 附表(一)科技档案竣工资料(二)科技档案竣工图纸档 号保管期限 密级 编制日期编制单位 主管 审核施工单位 主管 审核建设单位档案馆号缩 微 号中交第一航务工程局有限公司竣工资料项目名称案卷标题保管期限 密级 编制日期编制单位 主管 审核施工单位 主管 审核建设单位案卷题名中交第一航务工程局有限公司竣 工 图缩 微 号档案馆号档 号 第四章 中交一航局第五工程有限公司文书档案立卷归档管理办法 一、 总则 第一条 根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准归档文件整理规则(DA/T22-2000)、中交一航局发布的中交第一航务工程局有限公司文书档案立卷归档管理办法、秦皇岛市档案局发布的企业文书档案整理,为进一步加强公司文书档案的立卷归档方法,提高工作效率,特制定中交一航局第五工程有限公司文书档案立卷归档管理办法(以下简称办法)。第二条 本办法所称的文书档案是指公司在党群管理、行政管理、生产管理和经营管理活动中形成的具有保存利用价值的各种纸质的历史记录。第三条 本办法所称的立卷是指将归档文件以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的全过程。第四条 本办法所称的归档是指经理办公室、党委工作部等部门分别以年度为单位,在其职能活动中形成的并已办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件等材料,按本办法规定的条例整理组卷后,向档案部门移交集中的过程。第五条 对于其它专门文书档案可以采用灵活交叉的原则进行立卷归档。第六条 本办法适用于公司本部。二、立卷归档的原则第七条 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。第八条 归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文为一件;一次专业会议材料为一件。第九条 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。第十条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。三、立卷归档的方法第十一条 分类。归档文件采用“年度保管期限部门”的方法进行分类。第十二条 装订。装订时,正件在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;会议文件按议程的先后顺序;专题简报按时间先后;统计报表按年、季、月时间顺序。装订应将“件”按一定方式对齐(即左、上边),使用缝纫机或钢夹(塑料夹)在文件的左上角或左侧轧边第十三条 排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按文件形成的时间顺序排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。第十四条 编号。归档文件应依照分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章或相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、部门、部门件号、档号等项目(见图 1)。全宗号:档案馆给立档单位编制的代号(公司暂设为空)。年度:文件形成年度,应用四位阿拉伯数字标注公元纪年,如 2012年。保管期限:公司文书档案的保管期限分为:永久、定期两种,定期为30 年,10 年、5年三种。保管期限划分原则应做到准确、恰当、合理。凡是记述和反映本企业主要职能活动和历史面貌,具有长远参考价值的,列为永久。反映本企业一般性职能活动在比较长的时间内,有查考价值的,列为30年。在短期内有查考利用价值的档案,列为10年。不归档的文件材料,列为2-5年。部门:指单位内部机构各部门(处、室)的名称或规范化简称。如:“总经理办公室”或简称为“总经办”;“安全监督部”或简称为“安监部”,但在归档立卷中应尽量使用全称。部门件号:部门(部、处)文件排列顺序号。件号应在同一年度内,同一部门的同一保管期限的归档文件,编号后形成三个流水号,即:永久的从“1”开始编一个流水件号;30年的从“1”开始编一个流水件号;10年的也从“1”开始编一个流水件号。档号:本年度机关各部门在同一保管期限内文件排列的大流水顺序号。盒号:同一年度内,同一保管期限形成一个流水盒号。第十五条 编目。归档文件应根据分类方案和部门件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录中要对每一件中的每个文件都要进行登记编目,但档号和部门件号只能是一个号。如:报送一航局的人事任免请示文件和一航局的批复文件作为一件时,归档时要对请示和批复二个文件都进行登记编目,但档号和部门件号只是一个号。归档文件目录表中设有档号、部门件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图 2)。1、档号:本年度机关各部门在同一保管期限内文件排列的大流水顺序号。2、部门件号:本年度机关各部门不同保管期限的文件排列大流水顺序号。3、责任者:指文件的发文机关或署名者。如果是联合发文,只填写上级直属发文机关即可。4、文号:文件的发文号。如:中交一航五公司党字201036号。5、题名:指文件的标题。如:关于同意销毁超过保管期限会计档案的批复。如果有的归档文件没有标题或标题不规范的,立卷人员可按文件主题提炼标题,并在标题外加“”号。6、日期:指文件的形成时间。一是要以文件盖章的日期为准;二是必须要用八位阿拉伯数字标注年月日,如 。7、页数:指每一件归档文件的页数。如果文件中有图表页应按实际页数计算。8、备注:注释文件需要说明的情况。如某件文件到期销毁或移出等。归档文件目录用纸幅面尺寸一律采用国际标准 A4 型(长宽为 297mm210mm)。归档文件目录除盒内放置外,还应按不同保管期限将归档文件目录分类装订成册备查。成册的归档文件目录要编制封面,封面设置全宗名称(公司暂设为空)、年度、保管期限、部门等项目(见图 3)。第十六条 装盒。归档文件要按永久、30年、短10年三种不同保管期限并选用合适厚度的档案盒分别依次排列装盒,并填写档案盒封面、盒脊等必备项目。档案盒1、档案盒封面应标明规范的全宗名称。如: “中交一航局第五工程有限公司”等。2、档案盒的外形规格尺寸为 310mm220mm(长宽);盒脊厚度规格为 20mm、30mm、40mm、50 mm 等不同规格。3、档案盒盒脊设置全宗号(公司暂设为空)、年度、保管期限、部门、部门件号、档号、盒号等项目(见图 4)。4、档案盒采用无酸纸制作。5、档案盒字体颜色为红色。备考表备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图 5)。1、盒内文件情况说明:应填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、整理人:由负责归档文件的整理人员签名。3、检查人:由负责检查归档文件整理质量的人员签名。4、日期:填写归档文件整理检查合格后的日期。四、附则第十七条 本办法由总经理办公室负责解释。第十八条 本办法自发布之日起施行。归档章、归档文件目录、档案盒脊及备考表图示单位mm3 171020(全宗号)(年度)(部门件号)(部门)(保管期限)(档号)图1 归档章式样(全宗号)(年度)(保管期限)(部门)(部门件号)(档号)(盒号)图 2 档案盒脊式样归 档 文 件 目 录部门 : 年度 : 保管期限 : 盒号 : 档号部门件号责任者文号题名日期页数备注 图 3 归档文件目录式样归 档 文 件 目 录全宗名称 年 度 保管期限 部 门 图4 归档文件目录封面式样备 考 表 盒内文件情况说明 整理人: 检查人: 年 月 日图 5 备考表式样文件材料归档范围和保管期限表归 档文件保管期限一、党群工作(一)党务工作1、党员代表大会、党委(党支部)会议及其他有关会议会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久2、党员代表大会、党委(党支部)会议及其他有关会议发言、简报、小组会议记录10年3、党务综合性工作计划、总结、重要专项活动工作报告,重要的调研材料、党务工作大事记永久4、上级机关关于党务工作的针对本企业重大问题的指示、批示文件永久5、上级机关关于党务工作的对企业一般性、普发性的文件10年6、上级机关对下属单位关于党务工作请示的批复30年7、各项规章制度、管理办法与条例等30年8、党和国家领导人视察本单位工作时的指示、讲话、题词、题字及录音、录像、照片等永久9、党务综合性工作计划、总结、重要专项活动工作报告,重要的调研材料、党务工作大事记30年10、党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久11、本单位领导干部的职务任免的请示、批复、聘任文件上级对本单位领导人本单位对直属单位领导人任免永久其他的30年12、入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册党组织关系介绍信及存根永久-30年13、党委组织工作的规章制度、机构设置、调整、人员编制、统计年报、计划总结、组织发展计划、永久-30年14、单位编辑的报刊、出版物样本与定稿重要的30年一般的10年归 档 文 件保管期限15、企业文化建设方面的文件(包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录;赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件)重要的30年一般的10年(二)纪检与监察工作1、纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久2、违纪案件调查处理材料中的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料重大案件永久一般案件30年3、本单位反映党员、领导干部问题的群众来信、来访的记录、处理意见及上报材料。重要的永久长期一般的10年4、纪检与监察工作统计报表30年5、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久(三)工会工作1、工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年2、职工代表大会及有关会议文件的会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久3、民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件30年4、工会会费与财务管理材料30年5、工会工作统计报表重要的永久一般的30年6、本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材料、先进集体、先进个人 (光荣册)永久30年(四)共青团工作1、团代会、团委(常委、扩大)会会议文件中会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久2、团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年3、团费收据与团组织关系介绍信存根及统计报表30年归档 文 件保管期限三、行政工作(一)行政管理1、 上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执行的法律、指示、条例、规定、重要通知、通报等文件2、重要的永久30年、一般的10年2、企业发展规划、经营战略决策、企业改革筹备期间的可行性研究报告、申请报告、上级对本单位和本单位对下级关于批准机构成立、注册、合并、撤销、更改名称、启用印信、印章、印模、办公迁址等文件。永久3、本单位颁发的(包括转发的及与其他单位联合颁发的)决议、决定、条例、规定、办法等文件重要主签的永久重要会签的30年一般10年4、上级机关、同级机关和无隶属关系机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件10年5、本单位的请示、报告与上级机关的批复、下级单位的请示与本单位批复重要的永久30年一般的10年6、国家领导人、上级机关领导及有关业务机关等视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词及声像资料重要的永久一般的30年10年7、本单位行政、经营领导班子会议的纪录、纪要和讨论的文件永久30年8、大事记、机构沿革等永久9、本单位召开的各种工作会议、专业会议、技术会议、研讨会议、主要视频会议的文件、纪要及声像资料重要的永久一般的30年10年10、本单位领导人公务活动形成的重要信件、电话记录及从外单位带回与本单位有关的未经文书处理部门登记的文件材料重要的永久一般的30年10年11、本单位的历史沿革、大事记、年鉴汇编和反映本单位重要工作活动的情况简报永久30年12、本单位与同级单位非隶属单位工作往来形成的文件重要的30年一般的10年13、行政工作会议文件的通知、纪要文件10年归档文件保管期限14、分公司刻制印章的批复10年(二)生产经营管理文件1、有关经营管理、资质管理、定额管理、市场开发、预结算管理的有关的文件、规定和业绩资料永久-30年2、本单位向工商管理部门注册登记、申请营业执照及各种证书、产权等有关文件永久3、本单位经营方针、目标管理及工作总结、工作报告等方面文件材料重要的30年一般的10年4、本单位升为国家一级、二级、省市级先进企业等活动中形成的文件材料永久-30年5、实行股份制、中外合资和国内联营的单位在经营活动中所形成的文件材料(包括会议文件)及招标投标材料和本单位投标材料永久30年6、公司经营工作会议纪要及生产经营情况的通报10年7、标后预算编制与管理专题研讨会议纪要10年8、 关于表彰公司2009年度优秀标书的决定10年9、有关工程计划管理、施工技术管理、分包管理、物资管理及文明工地创建工作的制度、规范。永久-30年10、施工工程项目管理前期策划资料永久-30年11、铁路项目信用评价资料重要的30年一般的10年12、季度生产会议纪要10年13、公司优秀文明工地创建计划和表彰的决定10年14、表彰优秀施工组织设计、优秀施工日志10年15、施工技术及质量管理工作会会议纪要10年归档文件保管期限16、交通战备等管理工作文件10年(三)人力资源管理1、公司人力资源规划管理与开发、劳动工资、劳动合同、社会保险和职工教育培训的各种规章制度永久-30年2、有关本单位定编、岗位定员,职工名册,工作职责和劳动人事调配等材料(包括职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根)永久-10年3、本单位干部的聘任、职工考核材料、培训、专业技术职务评定、离休、退休、退职、辞职、调动、抚恤及死亡人员档案等文件材料永久-10年4、企业年金缴费等有关问题的文件30年-10年5、有关本单位定编、岗位定员和劳动人事调配等材料(包括职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根)永久-30年6、本单位内部职能部门的制度、办法30年-10年7、公司和各子(分)公司负责人经营业绩考核及薪酬结果的文件 30年-10年8、年度工资总额计划(预算)的报告及清算结果的文件30年-10年9、调整住房公积金缴存额的文件10年10、年度工效挂钩单位工挂基数的文件10年11、本单位所管辖的干部的奖励和处分的决定及有关文件材料重要的永久一般的30年12、对本单位犯错误的职工行政处分、决定、通知、通报等文件重要的永久一般的30年13、本单位调资方案、测算材料、调资升级名册、总结永久-30年归档文件保管期限14、各种津贴的实施方案30年15、本单位干部、职工教育和技术培训的文件材料等10年16、分公司应届毕业生招聘计划的请示和批复10年17、表彰职工教育培训工作先进单位、先进集体、先进工作者、优秀学员和优秀培训项目的决定10年(四)财务管理1、上级机关及本单位制定的财务管理的规定、制度永久30年-10年2、本单位财务工作计划、预算、编制说明、总结永久-30年3、固定资产的调拨、报废、封存的有关文件材料30年-10年4、本单位编制上报和本单位汇总的各种年度决算、总账、明细账、银行账、工资单、凭证、其它等执行财政部财会档案保管期限表5、银行贷款、担保的请示、批复30年-10年6、对超过保管期的会计档案销毁的批复10年7、应收账款催收与现金流量管理周报10年8、专项治理和财务自查整改工作的文件10年(五) 企业发展管理文件1、企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久2、绩效考核和信息化建设资料30年-10年3、分支机构管理、项目管理、全面风险管理、社会信用评估、行业协会事务管理和报奖评优工作管理办法30年-10年4、年度生产经营综合计划和年度公司综合检查情况的通报30年-10年5、年度管理费用预算和预算执行情况分析报告10年6、公司负责人年度薪酬兑现结果30年-10年7、中交一航局第五工程有限公司企业管理工作会议纪要10年8、年度绩效考核指标目标值文件10年归档文件保管期限9、季度生产经营情况通报10年10、本单位贯彻管理手册、程序文件及 “三标一体”(质量、职业健康安全管理、环境管理体系认证证书)等文件10年11、优秀工程项目管理成果发布的文件10年12、成立分公司的通知10年13、信息化建设工作会议纪要10年14、年度管理体系内部审核计划10年15、本企业公司章程永久16、公司与中介公司、关联单位所产生的合同、协议等法律文件永久17、本单位在筹备上市期间上报的依据性文件、证明文件、改制文件等永久18、公司录制新闻发布会、揭牌等活动中形成的报告、文件及媒体相关报道、录音、录像永久(六) 投资管理基本建设项目管理存档资料1、上报一航局及一航局下达的年度基建项目投资计划重要永久一般的30年-10年2、年度基建投资计划内的拟建项目立项申请报告及其审核、批复资料30年-10年3、立项项目的可行性研究报告重要永久一般的30年-10年4、建设项目的初步设计、工程概算、施工合同复印件、开工报告、审计报告、竣工验收报告及结算等相关资料重要永久一般的30年5、竣工项目的土地使用权证书、房屋所有权证书及其它产权证书资料永久6、其他与基本建设相关的重要资料重要永久一般的30年归档文件保管期

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