中小企业行政办公室管理制度

中小企业行政办公室管理制度一、中小企业行政事务管理制度第一部分 总则第一条 为加强中小企业行政事务管理，理顺中小企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。第二条 本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、文件收发管理、印鉴管理、办公用品管理、报刊信件及邮件管理、保密制度等。第二部分 部门内部事物处理流程第三条 坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。员工经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，员工与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。第四条 同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。第五条 员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。第六条 员工上班时间不得将无关人员带入办公室，会客应安排在会客室。第七条 不得在工作期间从事与工作内容无关的内容，如：浏览与工作无关的网页或BBS网站；网上聊天、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。第八条 为保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。第三部分 文件收发管理第九条 中小企业的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。第十条 中小企业各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发。第十一条 经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查。第十二条 属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送。第十三条 文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。第十四条 外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后1小时内报送。第四部分 印鉴管理第十五条 中小企业印鉴由行政人事部负责管理。第十六条 印章的刻制、改刻于废止，有行政人事部提出并承办。其中：中小企业行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、中小企业主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其他印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。第十七条 废止印章由行政人事部保存3年，处理时须征得原使用者的意见后再行处理。中小企业印章受到散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，行政部根据情况及公司规定的手续办理。第十八条 印鉴的登记和管理分工。（1） 印章在行政人事部进行登记。（2）行政人事部应将每个印章登入印章登记台账内，并将此帐永久保存。（3）行政印章及中小企业主要负责人印章由同级行政负责人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。（4）合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。（5）中小企业印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。（6）中小企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。（7）中小企业一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向负责人汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。（8）由盖章出现的意外情况由批准人负责。第五部分 办公用品管理第十九条 中小企业办公用品的购置、保管、分配等管理工作由物资部负责。第二十条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主管审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。第二十一条 各部门所领办公用品（含耗材）计入各部门费用。第二十二条 办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。第二十三条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。第二十四条 办公用品的领用时间为 ，本人直接到物资部办理，其他时间不予办理（新员工除外）。第二十五条 中小企业新员工的办公用品，物资部根据部门主管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。第二十六条 物资部要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。第六部分 报刊、信件、邮件管理第二十七条 企业公/私报刊、外来信件、外发信件，由行政部负责。第二十八条 报刊管理人员每半年按照企业的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。第二十九条 任何人不得随意将报刊挪作他用，各部门在1-3个月内，将旧报刊交回行政人事部由勤务员统一保管，存档备查。第三十条 企业员工统一使用企业给予的E-MALL地址，命名原则如下：“姓”的全拼（下划线“ ”） 加姓名的第一个拼音的组合构成用户名，最后企业的域名。第三十一条 物资部负责为各部门邮发信件、邮件。（1）私人信件、邮件，一律实行自费，交物资部或自己送往邮局。（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。（3）控制各类挂号信，凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，总经理登记后方可邮发。第七部分 保密制度第三十二条 保密范围企业秘密包括下列事项：（1）企业未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经营决策。（2）企业所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技术诀窍、资料。（3）企业内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。（4）企业财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表。（5）企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。（6）企业员工人事档案、薪资收入及资料。（7）企业重大决策中的其他保密事项以及企业确定应当保密的其他事项。第三十三条 密级确定。企业秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：（1）绝密级是企业经营发展中，直接影响企业权益和利益的重要决策文件资料及新科技智力成果。（2）机密级是企业的规划、财务报表、统计报表、统计资料，重要记录、公司经营情况。（3）秘密级是企业人事档案、合同、协议、员工薪资收入、公司技术资源、尚未进入市场或企业尚未公开的各类信息。（4）企业秘密的文件、资料、磁盘、光碟，应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。第三十四条 保密措施（1）企业的保密管理工作采用“分管负责制”，行政人事部协调有关部门做好保管工作。（2）企业保密的文件、资料和其他物品应放在可靠的保险装置中保存，专人保管。如需要制作、收发、使用、复印、保存和销毁秘密文件，应经保管部门负责人同意，总经理批准，委托专人执行。（3）所有技术资源应分门别类建档、建卡，行政部专人负责管理，个人或部门因工作需要借用时，应开出借条，经总经理或质检部批准后，方可借出，并及时入账。（4）在对外交往与合作中需提供公司保密事项的，应事先经董事长或总经理批准。（5）被聘从事技术产品研制、开发以及重要岗位的员工和咨询顾问，企业人事部应与他们签定保密协议。（6）不准在私人交往和通信中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不能通过其他方式传递企业秘密。（7）公司员工发现企业秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告行政人事部，行政人事部接到报告，应立即作出处理。第三十五条 责任与处罚（1）违反企业保密规定，为造成后果的，给予警告，并扣罚100-500元。（2）违反企业保密规定或过失泄露公司秘密，造成不良后果的给予记过，并降职、降级。（3）为他人窃取、刺探、收卖或违章提供企业秘密的，予以辞退。企业还将追究其法律责任。二、中小企业提案管理制度第一部分 总则第一条 为了推动企业科学技术的发展，鼓励全体员工提出合理化建议和参与技术革新、技术开发活动，加强科技成果的管理、推广和应用，不断提高科技水平，根据上级单位有关规定，结合本企业的实际，制定本管理办法。第二条 本办法所称合理化建议，主要是指有关改进和完善生产和经营管理等方面的办法和措施；所称技术革新、技术开发主要是指对科学技术、业务的开发和对生产设备、工具、工艺技术等方面所作的改造和挖潜。第三条 本办法由总工程师办公室（以下简称总工室）组织实施。第二部分 项目的范围与来源第四条 项目的范围。（1） 适用于市场的新产品、新技术、新工艺、新材料、新设计。（2） 对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造。（3） 开拓新的生产业务。（4） 计算机技术在通信生产和管理中的应用。（5） 发展规划的理论和方法、企业经营管理、人员培训等软科学的研究。（6） 生产中急需解决的技术难题。第五条 项目的来源（1） 由上级单位下达的项目。（2） 由本企业有关部门下达的项目。（3） 各部门根据生产和管理需要提出的项目。第三部分 项目的申报、立项和经费来源第六条 合理化建议由建议人填写提案申报卡，交总工室。第七条 技术革新、技术开发项目由各部填写项目申请书报总工室。若要申请经费，需填报项目经费申请表及可行性报告。第八条 由总工室组织相关部门对所报项目进行评审筛选、汇总后报总工程师审批。第九条 批准立项后，由总工室向相关部门下达项目计划，项目承担部门按计划实施。第十条 需申请立项的项目，由总工室上报上级主管部门。第十一条 为了避免项目的低水平重复开发，任何项目必须经部门同意后才能上报，经企业立项后才能实施。第十二条 技术革新、技术开发经费列入企业管理开支。财务部每年按自有收入的1%左右安排，由总工室掌握使用。第四部分 成果的评审、鉴定第十三条 成果申报项目完成后，承担部门应填写成果鉴定申请书，并备齐下列技术资料报总工室。（1） 研究报告。（2） 测试和实验报告。（3） 技术设计方案、数据、图表、照片。（4） 质理标准。（5） 国内外技术水平对比分析报告。（6） 技术经济分析和效益分析报告。（7） 标准化审查报告。第十四条 成果的评审、鉴定。（1）总工室在接到成果鉴定申请书后一个月内进行审查、提出意见报总工程师审阅、并答复申报部门是否同意评审鉴定。（2）在市局立项的项目成果，报市局科技处组织评审鉴定。其余项目成果由公司科技项目评审委员会负责评审鉴定。第五部分 成果的奖励第十五条 成果评审鉴定后，选择优秀项目向上级主管部门申报申请专利奖。第十六条 对获专利的项目将按专利管理有关规定进行奖励。第十七条 未申报市专利或申报而未获的项目，由企业科技项目评审委员会评定奖励。第十八条 企业科技项目评审委员会每年组织对成果集中评奖一次，原则上按项目经济效益的大小给予以奖励，也可根据项目创造性大小、水平高低、难易程度和生产发展贡献大小给予客观、公正的评奖。评奖标准按有关规定执行。第六部分 附则第十九条 任何单位及个人无正当理由，不得阻止有关人员进行项目申报和奖励申请。第二十条 对弄虚作假、骗取荣誉者，企业科技项目评审委员会有权撤销其荣誉称号，追回奖金，情节严重者，追究其行政或刑事责任。第二十一条 本办法自颁布之日起开始执行。三、中小企业文书管理制度第一部分 目的第一条 为使企业的公文处理建立科学、合理、规范的程序，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。第二部分 组织管理第二条 企业各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司（工厂）所在地的总收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。第三条 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校队、监印、档案管理等事宜。第三部分 公文的种类第四条 企业的通用公文种类有：（1） 请示。向上级部门请求请示、批准的事项。（2） 报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。（3） 决定。对企业重要事项或重大活动作出安排。（4） 决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。（5） 批复。上级答复下级的请示事项。（6） 通告。在企业范围内公布应当遵守或周知的事项。（7） 通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。（8） 通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。（9） 函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。(10) 会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第五条 企业的专用公文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。第六条 文书的类别。( 1 )绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。( 2 )秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员泄露的文书。( 3 )机密。指不宜向企业以外人员泄露内容的文书。第四部分 文书制作要领第七条 公文内容。（1）发文号：由企业的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。（2）收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，对“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。（3）标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的题目。（4）正文：公文的主体部分。（5）发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。（6）公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。（7）公文印章：加印在发文日期中间。（8）密级：保密文件注明密级。（9）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。第八条 用纸格式（1）国内公文用纸用16K型（26cm18.4cm）,涉外公文用A4型（29.7cm21.0cm）。（2）图文区：国内用16K型（23.3cm14.9cm）,国际标准用A4型（27cm17.5cm）。第九条 印装格式。（1） 公文均采用横书横排。（2） 单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。（3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。第十条 版面格式：首页采用文头。第十一条 公文行文原则（1） 上级行文原则： 逐级行文，即下一级行文给直接上级。 多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。 越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。（2） 下行文的原则： 逐级行文。 多级同时行文。 直贯到底行文。（3） 平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。第十二条 文书的署名。（1）企业内文书，如果是一般往来书文，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容部重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。（2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署下属机构主管的职务与姓名。第十三条 文书的盖章（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门盖章。（2）如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。第十四条 文书制作注意事项（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。（3）必须明确起草文件的责任者，并署上请示审批提案者姓名。（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件。修改者必须署名。（5）可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。（6）减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。（7）行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。（8）不轻易越级行文。第五部分 文书制作流程第十五条 对外行文炒作流程。（1） 拟稿。 由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。 对外发文一般以企业名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在企业后加下属企业全称。 发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。（2） 核稿。 拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。 审核由问题时于有关当事人沟通，统一意见后进行修改。（3）签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。（4）编号。由行政部统一编排发文字号。（5）缮印、校队。急件应先行处理。保密件应由专人打印。 打印后的校样、废纸等应妥善处理。 校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。 打印、校对责任人签名。（6）在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。（7）填写登记簿。（8）封发。 发文工作由行政部门负责。 查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。第十六条 对内行文处理程序。（1） 对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。（2） 特殊情况下各级部门对企业行文可不必经缮印程序。（3） 对内行文由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。第六部分 文书的发送一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条规定限制。第十七条 文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。第十八条 企业内部文书原则上不上封缄。第十九条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。第七部分 文书的处理第二十条 普通文书的处理原则。（1）由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第二十一条 机密文书的处理原则。（1）机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。（2）指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发问者姓名，并由发文者封缄。（3）到达的指名或亲启文书，原则由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第八部分 文书的阅览原则第二十二条 某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。第二十三条 由必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。第九部分 收文操作流程第二十四条 签收。一切外来信件、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明企业或行政部门收启，统一由行政部拆封处理。第二十五条 写明个部门或个人收启的分送各位，如系公文，应主动送行政部登记处理。第二十六条 分发。（1）行政部根据公文性质、要求，确定具体的阅批对象，填写公文阅批单。（2）分发去向。重要来文，由行政主管提出初步意见（拟办），再由企业领导批示（批办）。一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办。复文与不复文。参阅性文件，直接组织传阅。范围不明的文件，送领导审阅。第二十七条 催办。分队内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。第二十八条 结办文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。第十部分 文书的整理与保存第二十九条 全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理和编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。第三十条 企业个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离企业的员工应将文件和记录本清理移交。第三十一条 分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。第十一部分 文书的保存年限第三十二条 永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关企业历史的文书；决算书和其他重要的文书。第三十三条 需保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。第三十四条 需保存5年的文书指不需要保存10年的次重要文件。第三十五条 需保存1年的文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。第十二部分 注意事项第三十六条 重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第三十七条 保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后进行销毁。机要文件一律以焚烧的方式销毁。任何人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报企业领导批准销毁。第三十八条 销毁密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。第三十九条 如果职务或部门划分发生变更或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由以及变更与调整后的结果。第四十条 必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第十三部分 附则第四十一条 本办法适用于中小企业的公文管理。第四十二条 本办法由行政部门解释、补充，由企业总经理批准颁行。四、中小企业出差管理制度员工出差管理规定第一条 为加强出差的管理，特制定本规定。第二条 员工出差依下列程序办理。（1）出差前应填写“出差申请表”。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序实核。（2）出差人凭核准的“出差申请表”向财务部暂支相当数额的旅差费，返回后1周内填具“出差旅费报告单”，并结清暂支款，未于1周内报销者，财务应于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。第三条 出差的审核决定权限如下。（1）国内出差：6日内由部门经理核准，4日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员一律由总经理核准。（2）国外出差，一律由总经理核准。第四条 出差不得报支加班费，但假日出差酌情予以计薪。第五条 出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要电话联系，请示标准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。第六条 出差差旅费分为交通费、住宿费、膳食费、通信费、交际费等，其标准另定。第七条 出差费用的报销。（1）交通费、住宿费按标准报销，超标自付，欠标不补。（2）膳食费按标准领取。（3）通信费以相关凭证报销。（4）交际费由领导核定，凭据报销。五、中小企业印章管理制度第一部分 总则第一条 印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到企业正常的经营管理活动的开展，甚至影响到企业的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第二部分 印章的雕刻第二条 印章雕刻的申请、审核和批准：由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经总经理批准方可雕刻。第三条 印章雕刻：经过批准后的雕刻申请，统一由采购部办理。第三部分 印章的领取和保管第四条 企业各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第五条 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第六条 企业建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录。第七条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有企业印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第四部分 印章的使用第八条 企业人员需使用印章时须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经企业有关人员审核。第九条 经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。通过审批后的销售订单递至财务盖章，无特殊情况一般规定5分钟内给予落实。第十条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第十一条 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十二条 企业总经理对企业所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第十三条 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。第十四条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十五条 用印后该印章使用单位为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理后交财务部归档。第十六条 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写“印章借用申请单”，注明事项，经企业总经理批准后方可携带使用。第十七条 公章的使用决定权归企业总经理，其他各印章的使用决定权由企业总经理根据实际工作需要进行授权。第五部分 印章的作废和销毁第十八条 印章的作废包括：不适用作废、磨损作废、遗失作废等。第十九条 经确认作废的印章由使用部门提出销毁申请，填写印章销毁申请，企业总经理批准后方能销毁。第六部分 责任第二十条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失、必须及时报告。第二十一条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第二十二条 违反本办法的规定，给企业造成损失的，由企业对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第七部分 附则第二十三条 本办法解释权归企业总经理。六、中小企业会议管理制度第一部分 总则为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。第二部分 会议分类及组织第一条 企业会议归纳为四类。（1）企业级会议：主要包括企业领导会、企业员工大会、企业技术人员会以及各种代表大会。应分别报请企业董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。（2）专业会议：系企业的工程、技术、业务综合会（如施工进程分析会、工程质量分析会、设计准备会、工程技术协调会、安全工作会等），由分管企业领导批准，主管业务部门负责组织。（3）部门工作会：各部门召开的工作会（如部门办工会、业务会、部门员工会等）由各部门领导决定召开并负责组织。（4）班组（小组）会：由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。第二条 上级或外单位在企业召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或企业级业务会（如洽谈会、座谈会等）一律由综合办受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。第三部分 会议安排第三条 例会的安排为避免会议过多或重复，企业正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：（1）总经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定企业行政工作重大问题。（2）企业业务会：总结评价当月施工行政工作情况，安排布置下月工作任务。（3）业务主管以上干部大会（或员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。（4）施工、运营活动分析会：汇报、分析企业计划执行情况和施工、运营成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高企业效益。（5）质量分析会：汇报、总结、上月施工质量情况，讨论分析施工质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。（6）安全工作会（含设计准备会）：汇报、总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。（7）设计工作会（含设计准备会）：汇报、总结当月设计进程、科研、技术和日常设计工作完成情况，布置下月设计工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。（8）工作技术协调会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。（9）部门业务会：检查、总结、布置工作。（10）部门办公会：检查、总结、布置工作。（11）班组会：检查、总结、布置工作。（12）部门班前会：对头一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。第四条 其他会议的安排。凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经部门或分管厂领导批准后，分别报综合办公室（以下简称综合办）汇总，并由综合办统一安排，方可召开。第五条 综合办应将企业例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并装订印发到企业领导和各部门及有关服务人员。第六条 凡综合办已列入计划的会议，强需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前报请综合办调整会议计划。未经综合办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。第七条 对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，综合办有权拒绝安排。第八条 对于人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。第九条 各部门会期必须服从企事业统一安排，各部门小会不应安排在企业例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第四部分 会议的准备第十条 所有会议主持人和召集单位、与会人员都应分别做好有关准备工作。七、中小企业办公设备管理制度电话、传真管理规定为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制定本制度。第一部分 需求申报第一条 各部门电话与传真的需求申报由该部门主管负责。第二条 电话与传真的需求申报由部门主管填写“办公用品需求申请表”，根据表格规定的内容填写。第三条 部门主管负责将填写完毕的“办公用品需求申请表”呈报上一级领导，上一级领导从实际需求的角度考虑并在“办公用品需求申请表”进行批示。第四条 部门主管负责将上一级领导指示的表格送交行政人事主管。第五条 行政人事主管对表格的内容进行初审后呈报总经理进行指示。第六条 总经理同意采购由行政人事主管指派行政专员负责询价、采购。第二部分 使用管理第七条 各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。第八条 上班时间禁止利用企业电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。第九条 各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态，钥匙由部门主管或其他指定人员保管。部门主管出差要及时移交他人保管，但直接负责由部门主管承担。第十条 员工因业务需打长途电话，需在“长途电话记录”上签字，经部门主管或部门主管指定的人员签字同意。第十一条 员工因需打长途电话应向部门主管或其指定人员说明，并在“长途电话记录”上签字，经部门主管或部门主管指定人员签字同意。费用由员工本人承担，由行政人事部在其当月工资内扣除。第十二条 员工所发传真应使用企业统一的封面与格式，内容应经部门主管审核无误后再传真，部门主管不在可以由上级领导审核。企业员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。第十三条 各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交行政人事部。第十四条 行事人事部负责将各部门的“长途电话记录”送交行政人事部。第三部分 维修与报停第十五条 电话或传真出现故障部门主管或其指定人员应马上通知人事部，由行政人事部安排专业人同进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门主管承担责任。第十六条 各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门主管或其指定人员提前3天通知行政人事部，由行政人事部指定行政专员处理。第十七条 本制度由行政人事部负责解释，总经理批准即日颁行。企业钥匙管理规定第一条 为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本管理规定。第二条 企业钥匙由行政部或办公室统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。第三条 企业大门钥匙分配四把，各部门大门钥匙分配二把。第四条 如因公需使用钥匙，得身保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。第五条 部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。第六条 钥匙人应遵守下列规定，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。（1） 离职时应将钥匙缴交行政部或办公室负责人。（2） 钥匙遗失时，应立即向管理部门报备。（3） 非经管理部门同意不得复制。（4） 不能任意借予外人使用。第七条 办公场所的桌子、抽屉等的钥匙应由行政部或办公室，部门由部门负责人统一保管一套，以备急需。第八条 本规定自颁布之日起实施。计算机房使用和管理规定第一条 上机人员自觉服从值班人员的管理和安排，不准使用计算机从事与本职工作无关的事项，更不能使用计算机玩电子游戏。第二条 上机结束应把个人携带的资料和其他物品带出机房，将工作站退网。第三条 不得私自修改系统配置、拷贝系统使用的软件。第四条 不得使用未经病毒检查的软盘。第五条 上级人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备。第六条 外界人员未经值班人员或有关领导许可，不得擅入机房动用机器设备。第七条 保持室内清洁，不允许在机房内吸烟、吃东西、喝饮料、扔杂物。第八条 凡违反上述规定，造成事故者，视情节予以通报批评或经济处罚。八、中小企业资料室管理制度第一条 目的。资料室的资料管理，按本规定执行。第二条 意义。本规定的目的在于通过有效管理资料室的资料，提高研究效率、促进技术开发、改善业务工作以及增进对业务工作的理解。第三条 阅读的责任。职工在利用资料室资料时，必须遵守规定，在本规定范围内承担相应的责任。第四条 资料的分类。（1） 图书资料（即单行本、辞典）。（2） 定期刊物（报纸、杂志等）。（3） 文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）。（4） 视听影像资料（照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）。第五条 企业内资料管理。企业内资料原则上按文书管理条例进行管理，文书管理条例规定外的事项，按本规定执行。第六条 资料的主管。资料室的资料一律由总务部统管。第七条 资料室。在总务科设资料室，并由资料室主任具体负责对资料的管理运作。第八条 主任的工作移交。资料室主任在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。第九条 购买资料。购买资料原则上按下列程序与要领进行：第一步，在希望购买资料时，首先填写购买申请书，经主管审批后，提交资料室负责人；由资料室负责人决定、发出订购单。第二步，资料室负责人在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。第十条 资料编号。资料室在购进资料后，对新进资料贴上标签、进行编号。第十一条 通知。 资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者。第十二条 保管期。 编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管1个月。第十三条 中止购买。在资料购买的申请期中，希望中止购买时，必须立即报经所在部门主管，立即通知资料室负责人。第十四条 把握购买开支。资料室的资料员必须经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况，作出统计；并且对计划购买的资料、金额与数量作出调查，在月末和年末向资料室负责人报告，以便使资料室负责人把握开支状况。第十五条 购买费的分配。资料室负责人在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例；如有超支第十六条 资料的借出。（1） 职工如果业务工作上需要，可以申请借走资料，但必须填写“资料借出卡”；按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。（2） 资料保管员必须在“借出资料登记簿”上作好登记，并且经常检查借还情况。第十七条 退还。职工借阅完毕后，及时把所借出资料还给资料室，同时把“资料借出卡”退还借阅者本人。第十八条 阅读。（1） 凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须登记，在“资料阅览表”上填写清楚阅读者所在部和科，以及所阅览资料名称。（2） 上班时间阅读，必须经部领导同意。第十九条 借出期限。（1） 一般资料借出期限为1周。期限一满，立即归还给资料室。（2） 业务上常备资料，借出期限为3个月以内。如果必要，还可经按第十六条规定，办理手续，予经续借。（3） 需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。第二十条 禁止转借。资料室借入的资料，禁止转借。第二十一条 借阅时间。资料借阅时间为上午 点至下午 点。九、中小企业档案管理制度第一部分 管理部门第一条 管理部门。（1） 文书结束后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存复印本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以复印本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印本。（2） 各企业档卷分类目录及编号原则，由企业总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二部分 整理与分类第二条 文件点收。文件结案移送归档时，依如下原则点收：（1） 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归人。（2） 文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。（3） 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门。（4） 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。（5） 有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第三条 文件整理点收后，应依下列方式整理。（1） 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。（2） 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。（3） 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第四条 档案分类。（1） 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。（2） 档案分类应力求却和实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时的于第三级之后另增第四级细类。如