企业管理七绝招

管 理 七 绝 招 本书主要讲述经理人有别于其他人的七条核心管理内容：包括选择的技巧，纪律与评价，主持会议，谈判，撰写报告，做演讲，基本的财务技巧。读者对象：初中级职业经理人，各类企事业单位和公司的普通职员，高等院校相关专业的毕业生。第一绝招:选择的技巧选择的技巧每个经理迟早都必须任用员工，挑选工作不仅仅是面试应聘者。作为一名经理，如果你与精通业务并与团队关系融洽的人一块儿工作，你的工作就容易得多。而且，与许多人不同的是，你处在令人羡慕的位子上，可以挑选许多人与你一块儿工作。他们的业绩将影响到你，所以，你想确保你能挑选尽可能优秀的人来填补每一个空缺岗位。 本章将告诉你如何恰如其分地做到那些。它要运用如下技巧： 制定职务说明书和人员描述； 广告招聘空缺； 准备面试； 实施面试； 做最终的选择。 制定职务说明书和人员描述 你在广告招聘什么岗位？哪类人可以适合这个工作？对于任何成功的选择, 这两个问题都是工作的起点。然而，奇怪的是，许多经理都完全无视这些问题。当他们有空缺岗位时，他们首先要做的是登招聘广告。但是如果你不知道这两个问题的答案，你怎么知道你在招聘什么岗位，或者你的招聘广告是针对谁的呢？ 当你广告招聘一个新岗位时，上述两个问题的答案应该是明白无误的。但是，如果现有的一个岗位成为空缺的话，情况又如何？当然，你知道岗位是什么，你希望这个岗位能够被与刚离职者类似的人来填补或者如果离职者不称职，你就想要与他们不同的人。 然而，事情并不是这么简单。有时岗位会正如你想象的那样，但是，它通常却不是那样。你需要仔细考虑职务说明书，因为现在是你改变它的最好时机。当某人正在从事那项工作的时候，显然，你可以改动一个职务说明书，但是，他们通常不会满意这种改动；否则，他们会觉得受骗上当，接受了一份他们期望的工作，结果却发现这份工作已经变成他们完全不想要的一份工作。（当岗位出现空缺的时候，）这就是改变职务说明书而不会造成任何问题或混乱的一个绝好时机。 审查你的需求 你为什么要改变一个职务说明书？如果你考虑一下，答案是清楚的。所有工作都应该随时间而调整。在20年前，不存在形式上与你现在所从事的工作完全相同的岗位（回到那时，也许你不需要知道怎样去打开一台电脑）。而这项工作在以后的20年里也不会一成不变。为了适应其他不断出现和消失的工作，考虑新的职责和新的系统，适合你的技能以及你团队的技能，它几乎总在调整。但是，除非在那个岗位成为空缺的时候职务说明书很少会被改写，以便考虑到这些变化。 当你要仔细检查一个职务说明书的时候，有时你会发现你完全不需要进新人。团队中的其他人可以承担这些任务，你不用补充人员就可以将工作全部搞定。另一方面，你也许发现这项工作已经增加了很多内容，你现在确实需要两个人来从事这项工作。或者你也许仍然需要进人，但是，只不过需要一个非全日制人员或许还有别的事情需要做，而他们可以利用剩余时间去承担那些工作。 我要给你举个例子：假设你雇佣某人到营销团队创办一份消费者通讯。这是一份责任大和需要经验的工作。它同时也很费时间，需要在尺寸、颜色、内容方面斟酌选择，要组织人来提供信息、要找到印刷商等等。通讯一经创办并开始运转，你决定你确实也需要一份内部通讯。所以，这次你的通讯编辑为创办一份内部通讯重复了前面的工作程序。这份通讯一旦创办并平稳运行，编辑就被晋升到一个新近设立的公关经理的岗位。 现在你需要一名新的编辑来负责你的通讯。但是这项工作现在已经有所不同。它不需要与先前同样程度的经验，因为新人所要做的只是保持现有的两个通讯平稳运转。他们不必具有白手起家地创办一份新刊物的能力。同时这项工作所花费的时间也会少些，所以，你也许不需要他们从事全日制工作。或者，你可能想雇佣他们从事全日制工作，但是将给他们一些额外的任务来占用剩余的时间。新的公关经理可能需要兼职的助理，所以，如果公关经理助理的职务说明书同时包括负责两份通讯任务的话，这也许是一个好主意。 考虑到变化中的需求，你现在已经非常明智地重新设计了职务说明书。如果你只是死守现有的职务说明书，你的新编辑就会觉得无用武之地，可能会产生厌烦情绪，而当有人有时间和技术能提供帮助的时候，你的新公关经理却可能身边缺少助手。 同样，你也重新设计了人员描述。你想要聘用某个与上次担任这项工作的人员有所不同的人。你的上一位编辑是一位有抱负的人，他已经被提升到公关经理的岗位。于是，这次你寻找的人，他的经验可以比前任少，但是，他要乐于从事一种更加常规的工作，使通讯出版维持原状而不是像前任编辑那样要承担重大的规划。 所以,每当一个岗位成为空缺的时候，重要的是要利用这个机会来审查职务说明书和人员描述。不要想当然地认为，你想聘用与原来差不多的人。 职务说明书 所以，我们确定，在你广告招聘空缺职位之前，你需要拟定一个职务说明书。但是，一份合适的职务说明书确切地说是什么样的呢？你打算描述这项工作所需承担的职责可能需要几页纸。这样一份文件将帮助你很好地确定你需要成功的求职者担任什么角色，而且职务说明书也能向所有求职者解释这项工作。职务说明书应该在面试前寄达所有的被面试者，这样他们就可以知道他们申请的是什么工作。这意味着职务说明书应该包括无论你还是应聘者都需要的所有信息。 传统的职务说明书通常只是列出所有需要完成的任务，例如为每月发行的通讯准备稿子，或接听公关经理的电话。但是它并没有告诉你那项工作真正是什么内容。这些工作任务是达到目的的手段，而目的即工作的目标则更为重要。所以，要描述工作的目标和职责。一份好的职务说明书应该包括： 工作目标。例如，目标可以是确保机构、客户和员工之间有益的、经常性的沟通。 主要职责。这些是达成工作目标的主要手段。例如，每月准时发行一份有效的客户通讯(你必须决定怎样去衡量它的效率），准时发行内部通讯季刊，协助公关经理完成他们的目标。 主要任务。这些是必须完成的最重要的任务。根据他们的各项职责来恰当地列出任务。所以，在“每月准时发行一份有效的顾客通讯”的职责下，你会列出这样一些任务：将采用的材料收集在一起，编辑材料，安排照片和插图，与设计师和印刷商联系等等。 工作条件。如果这些开始时就清楚的话，你可以避免与被任命的新人可能发生的许多可怕的误解。工作时间是什么？希望他们有时工作得晚些吗？这项工作包含驾驶任务吗？这类问题是你现阶段应该回答的，不要留到以后。 社会环境。成功求职者将与团队一起工作还是独自工作？有一个开放的办公室还是差不多所有门都关闭的一条走廊？这项工作是否需要与外界客户、供应商、在其他地方的同事有许多接触吗？这些情况对许多人都非常重要。他们想了解这些情况，以便判断这项工作是否对他们合适。如果你任用一位合群的、爱交际的人，他主要从与别人交往中获取灵感和动力，而你随后将他安排到一个办公室让他独自工作、与外界很少接触，这样就会行不通。他们不会卖力工作，他们会闷闷不乐，从而会降低他们的生产率，而你也会和他们一样懊悔，后悔给他们提供了这份工作。 职业发展。人们也需要了解这方面情况。如果他们由于误会而接受这项工作，你将会和他们一样难受。你将提供什么培训？该机构对职业发展和晋升的态度是什么？你是否鼓励人们拓展他们的技能，当他们这样做的时候，你是否给予奖励？你喜欢内部晋升吗？ 你应该可以看到，这与传统的任务列表（接电话、打开邮件、冲咖啡）很不相同，但是，对你和应聘者要有用得多。现在你已经描述了那项工作，你就有更好的条件来判断哪类人可以适合那项工作。 人员描述 这种人员描述是供你自己使用的，不是供应聘者传阅的。你试图做的是要描述你正在寻找的人员的类型，以便你制作一份人员描述，用以衡量每个应聘者，看看他们是否符合要求。这可以使你避免任用缺乏某种关键技能或品质的人，它也能使你保持客观。 比如，如果你是非常合群的人，你可能不会特别喜欢身边净是些甘愿独处的人。如果你发现自己在给这种类型的人面试，你可能会打消要任用他们的想法。但是如果这项工作大部分时间需要独自工作，你任用有些喜欢孤独的人会好一些。如果你有一份人员描述是这样规定的，那么，对于沉默寡言的应聘者，即使你对他们没有特别的好感，你更有可能会客观地对待他们。 你需要从三个方面描述你理想中的应聘者： 他们的技能与经验。这些是你所寻求的实际能力。你想知道这个人会打字、以前编辑出版过的稿件，知道如何有效地与别人打交道，可以根据截稿时间安排工作，说法语等等。 他们的资格。这些是他们在某个具体专业领域成就的证明。当然，它可以包括学业资格，但是，也可以包括职业资格证书如RSA打字资格证书，City & Guilds证书等等。 他们的个人品质。什么类型的人可以适合这项工作？外向的人还是文静的人？雄心勃勃的人还是乐于在一段时间待在同一岗位的人？你需要守口如瓶的人？或者善于迅速采取决策的人？你也要考虑什么类型人能够很好地融入团队。如果你在这个团队中已经有太多天生的领导者，你可能需要某个甘居人下的人。如果团队中其他人非常乐于以一种灵活的风格工作，在需要的时候会互相补台，会调整工作时间以适应工作的需要，如果你任用一个墨守成规的人加入他们之中，这就未必行得通。 按照上述各点，列出你的要求。将它们按两个标题分别列出：必不可少的要求与称心如意的要求。当你开始评估应聘者的时候，这将会有帮助。有些要求你是无法将就的不具备某一技能或品质将被淘汰出局。比如，你不能雇佣一个不会打字的秘书。这种要求应该列为必不可少的要求。然而，其他要求也可以列入人员描述中作为称心如意的要求，但是，即使没有列入这些要求，你也能够设法对付当你要挑选最优秀的人士的时候，你可以在这些方面表现出一些灵活性。例如，你也许希望你的通讯编辑具有英语A级水平，但是，如果他们的书面语言技能显然足够好的话，虽然没有达到那个要求，你仍可以考虑他。 心理测试 有许多这种类型的测试，它们的目的是要判断和区分一个应聘者各个方面的性格与资质。有些测试给你提供有关应聘者的整体情况，有些测试则检查特定的问题，如这个人在讨论或辩论中与其他人意见不一致的时候如何回答问题。 这些测试中有一些是由应聘者通过答题纸来完成，然后你再给打分。而有些测试则需要将应聘者送去参加两天课程，在课程结束之时由授课的专家向你提供一份评估意见。 心理测试可能有用，但是只能作为筛选过程中许多项内容中的一个。不要过分地依赖心理测试。它不能代替其他筛选程序，而是一种补充。它有助于得出更加全面的印象。在任何情形下，虽然大多数人并不这么做，但是任何有智慧、有见识的应聘者都能按照他们认为会给自己带来最有利结果的方式给出答案或调整其行为。许多求职者厌恶心理测试。所以，如果你确实要使用它，最好是向应聘者解释，这种测试不是要决定他们是否能获得工作，它只是你要考虑的许多因素中的一个，好让他们放心。 不要为了引人注目、为了给应聘者留下深刻印象或你要省去实施其他的筛选步骤，而使用心理测试。不要逐项查看一组测试题，然后挑出那些看似有趣的试题。如果你使用这些测试当然，有些时候它们会非常有用的它应该是因为你在人员描述中已经确定一项要求，你需要对之进行测试。 也许你有一个工作很得力的团队，只是它不能产生许多新思想。在这种情况下，你的人员描述可以规定，你需要一个有想法的人来填补出现的空缺岗位。仅仅通过面试，可能难以鉴定这种品质。所以，你可能决定寻找一种测试，以便给你提供有关这方面的另一种意见。 或者你可能要寻找某个人也许与大客户或者与工会从事一项需要许多重要的和棘手的谈判的工作。在这种情形下，你可以使用测试来弄清应聘者的外交与谈判技能。 许多经理都觉得有用的一个告诫是，进行测试，但直到完成面试之后，才看测试结果。这样做能更好地防止测试结果过多地影响他们对应聘者的看法。 让整个团队参与选择 如果这个新人必须作为团队的一员来工作，你要让团队的所有成员都觉得参与了筛选过程。如果他们觉得他们出了力，他们将更有可能接受应聘成功者并与他们良好工作。在任何情况下，团队的投入应该是真正宝贵的。 在你制定职务说明书和人员描述这个阶段，要与整个团队开一个会议。如果空缺是由团队中的某人离去造成的，若有可能，让他们也参与这种讨论。询问团队，让他们发表他们认为重要的、有关新人的技能、资格、个人品质方面的意见。请他们想一想他们不喜欢哪些品质（请不要再来一位杰出的组织者）。给团队成员一个机会与你私下交谈，因为他们可能想提出一个调整建议，或解释一项条件，而不想让团队其他人知道。 你应该在筛选过程中继续调动团队参与。要确保他们能够见到所有初选入围的应聘者。如果这个团队只有几个人，就让他们参加面试评审小组，或者邀请所有的应聘者参加团队的午餐会。不管你怎么做，都要让团队参与进来。否则，他们没有理由要与新人合作。 练就你的绝招：你必须知道，你广告招聘的是什么岗位，最合适填补这个位子的是什么类型的人。要审查职务说明书如果需要修改，就重写它。把人员描述与职务说明书进行对照。如果这个人将作为团队的一员，则要让这个团队参与筛选过程。虽然这几点也许是显而易见的，但是它们对于筛选的成功至关重要。 团队成员应该被邀请参加最后决策、并有发言权。他们的观点是重要的，他们是那些必须与新人一道工作的人。你不必选择他们的第一人选，但是你应该能够向他们说明你的选择。选择团队激烈反对的人也是非常不明智的。 广告招聘空缺岗位 现在你已经准确地确定什么是空缺岗位，谁可以胜任这个位子，这就是广告招聘的时候了。首先，内部招聘是一个好主意。内部任用与外部招聘比有许多好处： 它成本较低； 成功的应聘者已经熟悉该机构的业务和工作风格； 看到他们工作的机构支持内部晋升，这能振奋大家的精神选择的技巧(2)通过便函、通告栏、与有合适应聘者的其他部门经理交谈等方式进行岗位招聘。 如果你决定在内部招聘同时进行外部招聘，或决定外部招聘而不进行内部招聘，想一想应聘者可能会在哪里寻找招聘广告。如果你在招聘一名接待员，只有当地人有机会申请。所以，你应该找当地媒体来做广告。但是，如果你想寻找一名专门领域的研究生，或一名高级的资深经理人，你可能发现，人们将从全国各地前来应聘，为了获得这份工作他们随时准备迁移过来，所以，要在全国性报刊上招聘。你可以考虑在下面任何一种媒介中做招聘广告： 就业中心和职业介绍所； 学校、学院、理工学院和大学； 地方、行业或全国性报刊； 地方电台； 职业和工会组织出版物； 写信给以前面试中被你拒绝的人。 在何处做招聘广告值得好好思考，因为如果他们从来就没有看到你的招聘广告，你不能指望能吸引到最优秀的应聘者。当你在寻找一名技术精湛的技术员或经理的时候，如果你试图要节省在全国性报刊上刊登广告的费用而在地方报刊上做广告，你就会有可能收不到合适的求职申请。你浪费许多时间以及最初的广告费用，而你不得不又要从头再来。所以，好好想一想潜在的应聘者会在哪里寻找招聘广告。要记住，有些出版物会在一个星期的某个日子专门招聘某些类型的岗位。 招聘广告 当应聘者看到你的广告的时候，他们开始对你的组织有了印象。所以，要保证它是一个好的印象。一项新的任用是双向的：你审查应聘者，他们也同样审查你。想象一下，你找到了理想的应聘者，并提供给他们工作，有他作为你机构的一员你会感到自豪到头来，他们却拒绝了这份工作，因为他们并不真正喜欢为你工作。所以，从一开始就要给大家一个尽可能好的印象： 提供所有重要的细节职务头衔、目标和主要职责。你可以适当选择间距，使文字不要过分拥挤。 不要笼统，要具体。如果可能，给出一个工资范围，不要只说有诱人的工资。同样地，不要笼统说有良好的工作条件：如果你要提及的话，请说明工作时间、休假权利或你认为会提出的任何情况。 简单描述一下你的机构及其业务情况。 给读者一个清晰的行动路线。索要申请表的电话号码，或通信地址，或你想让他们做的任何事情。 给出申请的截止日期。 要保证你的广告措辞谨慎，以避免暗示有性别、种族、婚姻状况及其他方面的偏好。表明一种偏好不仅是外行的，而且还是违法的。 使用职业介绍所 招聘一个空缺还有另一种方法，那就是让别人替你做。你可以到就业介绍所去找人来填补体力工作或办公室工作的空缺，或者如果你需要找人来完成更严峻的任务，你就去找一位专业的猎头。 一个优秀的招聘代理会来拜访你，以便更好地了解你的机构和工作环境。他们将希望获得包括职务说明书和人员描述等内容的一个全面介绍。然后，他们回去给你开出一份求职者的初选名单。 申请表 你需要给每位求职者寄去申请表，同时附上一份友好的信函，感谢他们有兴趣来应聘该项工作。你应该同时寄去职务说明书，以便求职者知道他们申请的是什么工作。 申请表有两种作用：使你能够选出参加面试的初步名单，在面试的时候帮助你顺利进行面试。所以，需要仔细填写申请表。当然，你将向所有求职者询问诸如姓名、地址及以前的工作经历等详细情况。但是，你应该保证，你也会询问你需要了解的任何情况，以便确定初选名单。 研究一下你的人员描述。如果必不可少的条件是他们必须有在公司通讯或杂志方面的工作经验，你最好包含一个这方面的问题，以便专门询问他们有关的情况。一旦收到所有的申请，你将有必要列出一份初步名单（除非求职者不够多，你可以让他们全部参加面试）。 确定初选名单的最好方法是要绝对客观。制定你拒绝一份申请的标准，然后，从头至尾阅读申请表并根据这个标准来挑选他们。除此以外，还应该保证，落选的求职者不会有根据声称受到了歧视。 采用的首要标准就是要仔细阅读申请表，回绝那些不完全符合人员描述中那些必不可少的要求的任何求职者（如果你不这样做，就会使人员描述成为儿戏）。你会明白，保证申请表能够问及所有有关的问题为什么是重要的否则，你就不能做好这件事。 如果你仍有太多的求职者，要决定你所能应用的其他什么标准，并运用这些新标准来审查余下的申请。例如，你可能决定要回绝从事公关工作至少不够两年的求职者。你可以按这样的原则去做，直到你达到一个合适的求职人数。 要灵活一点对待你要面试的应聘者的数目。显然，为一个办公室职员的岗位，你没有时间去面试三百个求职者，但是，许多经理头脑里有个固有的观念，即面试六位应聘者是恰到好处的这正好占用一天的时间他们就一直在刷掉应聘者，直到初选名单剩六个人。但是，如果你采用吹毛求疵的标准达到这一点，最后你可能实际上会将某个最佳人选排除在外。 在我举的上一个例子中，决定去掉那些缺乏至少两年公关工作经验的应聘者是合理的。如果申请的质量都足够高，在你审查“必不可少的”条件之后，你可以开始使用你的“称心如意的”标准。但是不要采用空洞的或无关的标准。比如，将所有必不可少的和称心如意的要求作为标准，然后决定你不会去面试某个不具备至少一个硕士学历的人，这样做是愚蠢的。这实际上完全不会改善你初选名单的质量，而只是名单的长度。所以，如果前七位、前八位或前十位、前十二位求职者看上去都非常优秀，要想个办法让他们都能参加面试。不然的话，到头来你可能拒绝了最好的应聘者，自己却不得而知。 通知求职者 一旦你选出了初选名单，要与每个求职者联系。给入选的应聘者打电话，请他们来面试不要浪费时间去写信，否则，他们也许会失去兴趣或接受别的工作。即使为了一个初级岗位，面试也需要进行大约45分钟。对于一个高级岗位，你可能想安排半天时间，虽然你准备举行第二次面试，第一次面试可能只花了大约一小时。在面试间歇，你还需留出时间作些记录。 给所有未成功的应聘者写信。要记住，你在这个工作中拒绝的人可能会对下一个工作很合适，所以，你想给他们留个好印象。你希望他们读你的信，而且心里想“真惭愧，我会喜欢为这个公司工作的”，而不是要“骂娘”。所以，要感谢他们有兴趣来应聘，并向他们保证你会保存他们的详细材料以便将来有更合适的岗位出现。 练就你的绝招：广告招聘可能很费钱，所以，要仔细检查你的所有选择方案。能否通过内部招聘填补空缺？如果不行，要查看各种你能接触到的媒体。通过招聘空缺，你也同时在给你的公司做广告要打造一个好印象。确保你的申请表所提的是你希望得到答复的问题。要与所有的求职者联系，甚至是那些落选的人谁知道，他们也许是你下一个空缺岗位的完美人选。 准备面试 直到在面试开始前的5分钟，你还在收拾你的所有零碎纸张职务说明书、申请表等等，这是不可取的。你必须认真地进行计划和准备。你需要向每位应聘者展示职业形象，让他们觉得你为申请表和面试已经不辞辛劳。如果你想让他们接受那份你可能提供给他们的工作，或者你想让他们即使没有得到那份工作，但仍能说你机构的好话，那么他们对你的看法是重要的。 你也需要进行准备，因为如果你不准备，你从面试中不会获得你需要了解的所有东西。在面试完他们之后你将发现，你忘记了问某个关键的问题，或者你几乎整天想着那个问题，但是你从没有向你见到的头三位应聘者发问。 实用的做法 在实用的做法方面你也需要做准备。如果你太晚才意识到，接待处没有人知道应聘者要来，你办公室二把手被借用而你不知道他上哪儿了，然后，你的电话在面试中响个不停，这样你就给应聘者留下了可怕的印象，你也会分心而不能集中心思在面试上面。所以，要考虑这些实用的做法： 欢迎应聘者。通知接待处谁要来、何时来，安排人迎接他们，决定他们在何处等并准备好地方（确保那个地方是舒适的，放一些年度报告和客户通讯在那里），保证应聘者如果需要可以去休息室，并给他们提供咖啡或茶。 防止打扰。转移你的电话，保证不会有人闯入办公室。安排人在附近以阻止同事前来打扰你，或在门上贴一张通告。 安排房间。不要隔着桌子面试应聘者。理想的是，你们双方（及其他评审人员）都应该在舒适的椅子上就坐，以便你们可以放松和易于交流。在这种氛围中人们会更加愿意敞开心扉。如果你的办公室不合适，你是否能另找一间合适的？至少，将椅子从桌子那里挪开。 选择的技巧(3)一旦你整理出这些实用的做法，你就可以准备面试了。这种面试应该遵循包含4个过程的计划：介绍、提问、提供信息、小结。介 绍 以简单介绍自己、你的部门和你的机构作为开场白。描述一下那份工作以及寄给应聘者的职务说明书。然而，在这个阶段，不要提供太多的信息，特别是不要泄露你的人员描述上的信息。理由是，如果你给应聘者提供太多信息，对你后面的问题，他们就会调整他们的答复，而拣你想听的来说。 提 问 你应该准备你要向所有应聘者提出的问题清单，以便他们都有机会在平等基础上互相竞争。从他们个人答复的情况看，如果需要的话，你还可以问一些补充的问题，或要求作一些说明。你将根据申请表来提问题，你还应该同时结合职务说明书和人员描述，一起得出问题清单。这些问题应该属于下面两类问题中的一类： 有关工作的问题。这些是确定应聘者在工作方面是否达到要求的问题。你想验证他们在这项工作主要方面的知识和经验。应该向所有应聘者提出清单上的这部分问题。 有关本人的问题。这些问题可能因应聘者的不同而不同，将由申请表的提示而来。你可能对这个人是否合适这份工作方面没有把握，你应该准备问题来问每位应聘者，以便弄清这些疑问。你可能想问他们有关资格、离开从前岗位的理由、工作风格等方面的问题。通常的做法是，要准备一些问题，好让他们谈谈他们过去的经历，他们目前的处境，他们的观点和态度以及他们未来的抱负。提供信息 这阶段面试的内容是，你要告诉应聘者他们需要知道的有关机构、工作及就业条件方面的各种情况。要保证你会准备这方面信息，因为在面试之前你可能必须做这方面的决定。有多长的假期权利？建议的工资或工资幅度是什么？将给予成功的应聘者什么培训？小 结 你将通过请应聘者提问来结束面试，所以，你最好要准备答案。要准备一份你的就业条款和条件，保证你能耳熟能详。你也可能被问到下一步会怎样，所以，想一想这个问题。你将如何与应聘者联系？什么时候？是否会有第二次面试？ 你应该自己或安排团队中的其他人带每位应聘者看看，如果他们获得这份工作的话，将在哪里办公。这会使他们对工作场所有一个感性的认识，并可以发现任何潜在的问题，比如它正好靠窗、通向一个花坛，天气暖和的时候，这个窗总是开着，他们会得花粉热。 练就你的绝招：你需要对面试进行准备。想从每位应聘者那里得到最好的东西就要求我们遵从一些实用的做法谁来“迎接和问候”应聘者？面试的房间如何布置？要准备问题清单来向所有应聘者提问，要准备回答有关公司、岗位、工作条件方面的提问。 进行面试 如果你已经做了恰当的准备，你应该发现面试是非常简单的。记住你在尽己所能让人们对机构留下一个好印象，所以，要友好、举止文雅并保证面试准时开始。 介绍背景情况 要站起来向应聘者致意，并请他们就坐，然后，介绍一下你拟定的面试程序：“我将简短地作自我介绍，并介绍部门、机构情况，然后，我要问你们一些有关你自己、你的技能和经历方面的问题。这之后，我将给你们讲讲有关岗位和就业条件，然后，你们有什么问题可以向我提问。” 在面试的最初几分钟里以及差不多在面试的整个过程中你的主要工作是使应聘者不拘束。要微笑，放松地对待他们，以便他们也能放松地对你，他们讲话时不要打断他们。他们越放松，他们提供给你的信息就越多。如果你确实对面试紧张有些经理也会紧张那么，这也将有助于你放松。 特别是如果你感到应聘者非常紧张好的想法是要从申请表上找一些你能够聊上一两分钟的话题（姑且不说别的，它至少表明你已经看过申请表）。“你是在爱丁堡上的大学？我的家也来自那里你认为那个城市怎样？”这使你能很快地将话题引入到面试本身上来，也使人觉得你更有人情味，有助于使应聘者不拘束。当你的同事正将应聘者的外套拿走，正在取咖啡，而应聘者正在入坐，在这种混乱中开始就重要的问题进行提问是不公平的，采取前面的做法也有助于你度过面试开始时的那几分钟。 倾 听 在面试中，要用眼睛交流，要表现出兴趣。不要总是低着头，记着笔记。现在记些简单的笔记就可以，在面试结束以后，你可以对笔记再作添补。限定自己只记录过一会儿还想再提及的事情，或者只记录你可能忘记或弄错的任何重要或确凿的事情。 你在试图勾画一幅应聘者完整的、全面的画面，所以，要让他们自由地谈话。问一些开放型问题即应聘者不能仅仅回答是或不是这样的问题。例如，如果你想知道应聘者是否善于根据截稿时间来安排工作，不要问：“你是否善于根据截稿时间来安排工作？” 要问他们一个更加开放的问题：“你是否经常根据截稿时间来安排工作？你是如何妥善处理的？” 在面试开始的几分钟之后，直到你请他们向你提问的时候，应该十有八九是应聘者在说话。一旦你问完了你的问题，要向他们介绍工作情况的时候，你才能对这种情形做出调整。 探究疑惑之处 如果你对有些情况不能肯定，只有给应聘者提供机会向你做解释，对他们才是公平的。如果你关心近几年他们的职务没有很大的进步他们仍然拿同样的工资、担负同样的职责问一问这个问题。如果他们好像在回避这个题目，要控制局面，向他们问一些封闭型问题即他们可以只答是或不是这样的问题。“所以，你在目前的岗位已经3年了？你仍在做自进入公司以来一直做的工作？” 如果应聘者是通情达理的，他们会希望你问这些问题，所以，不要对刨根问底的提问觉得不自在。你就问：“在那段时间你是否曾要求晋升？”你没有必要鲁莽，你只是礼貌地询问你想了解的情况。用同样的语调继续问这方面问题直至你得到你需要的信息。如果答案是否定的，问他们为什么没有要求提升等等继续提问直到你满意为止。 在你问完所有可问的问题之后，如果你仍然担心，你需要把这种担心说出来。这样对应聘者才公平。也许有一个很好的解释，所以，你必须给他们机会让他们把它说出来。当然，只是仍要礼貌地这样说：“我能告诉你我在担心什么吗？你现在已经当了7年的公关助理，甚至当你换了雇主的时候，你的任务好像都没有增加。我当然想知道，如果你获得这份工作，当有必要增加任务的时候，那么，你是否能够胜任增加的职责。” 当你要探究疑惑之处的时候，不要忘记在这里你处于双向的交易当中。假设你给他们提供这份工作，你必须鼓励他们有接受这份工作的想法。应聘者自己也可能会有疑惑，他们可能在想，职业前景看起来并不好，或者管理的风格是自己人和外人区分得非常清楚。如果你认为应聘者可能有疑虑，鼓励他们表达出来，否则，你不可能使他们放心。 面试之后 当面试结束时，将情况明白地告诉应聘者。保证他们不会有悬而未决的问题要问，然后，这样说：“非常感谢你们的光临。”重复一遍下一个程序，以便提醒应聘者：“我们大约在下周会与你们联系”，要保证你会告诉他们怎么离开：“大卫会替你们找衣服、带你们出去”，或者“你们可以把你们开支的报销单据给安德里亚”。既然你已完成对他们的面试，安排人在外面带路比让应聘者在走廊独自闲逛会显得更加友好。 在面试当中，我前面已经提到过，你将做些记录，但是你会太注意倾听应聘者而不能做完整的笔记。现在是整理它的时候了。如果你面试了几个应聘者，这时会很容易忘记谁是怎么说的，所以，要记下你以后可能要复查的每件事情。 准备一张记录纸、标上标题以便在下面做记录。你将需要诸如经验、技能、技术知识等等这样的标题。在每项内容下面你也可以按10分制或20分制来给每个应聘者打分，以便你可以在那轮面试结束时客观地将每位应聘者的分数相加，看看谁总体上得分最高。如果一些因素比另一些因素重要，要对一些因素如资格、态度等以10分制来打分,对一些更重要的因素如经验、技术知识等以20分制来打分。 练就你的绝招：面试可能是伤脑筋的事要使应聘者不拘谨。了解人需要技巧问一些开放型问题，倾听他们的答复。如果你有任何疑问，请他们作解释继续深入直至你满意为止。做简要的记录将答复的要点保留下来，以便在面试之后你可以充实它。 做最终的选择 如果你做了精心准备，仔细地进行了面试，你应该发现做出最终的选择不应该这么难。重要的是，不要拿应聘者来相互比较，而是要拿应聘者与你开始时设定的标准人员描述去比较。哪个应聘者与标准最相符？ 你已经给自己设定了一套岗位衡量目标，所以你应该能够做出一个合理的决定。这并不一定意味着，你要选择那个正好符合所有资格而你却不能容忍他个性的人。如果要作为一项要求的话，人员描述应该规定，这个人应该能够与团队中的其他人相处融洽。所以，某个友善、乐观的人比某个非常合格但不合群的人可能得分要高。 证明信 证明信对支持你的决定是非常有用的，你应该根据证明信采取后续行动。不要忘记，如果应聘者估计某人不会为他们美言，他们未必会将这个人作为他们的证明人，所以，你应该考虑到这一点。要想一想谁被他们选作了证明人如果有什么人明显地不在名单上，你应该问一问为什么。许多应聘者不将他们目前的雇主作为证明人，因为他们不想让其知道他们正在寻找一份新的工作。但是，如果他们也不将他们上一位雇主作为证明人，这会使你或者应该使你想知道为什么他们不这样做。 如果情况是这样，最好是在面试时直截了当地问应聘者：“我发现你的证明人既不包括你现在的雇主，也不包括前一位雇主。你能告诉我这是为什么吗？”或许会有一个圆满的解释，但是，如果你不问，你就不会知道。或者没有一个圆满的解释，在这种情况下，你提出问题也是有益的。 当你要听取证明人意见的时候，请打电话而不要写信。人们在电话里说话会随便一些，出于法律上原因，他们通常不会愿意将某些保留意见写下来，而在电话里他们并不介意给一些这方面的暗示。你可能会发现，许多负面的意见都是以暗示或建议形式出现的，而在电话里表达这些意见比写下来要容易得多。如果你认为有些事被有意回避了（证明人不说的事可能会很说明问题），你可以进一步提问，但是不要试图逼迫证明人说任何诋毁他人的话诽谤罪的法律适用于电话提供的证明。 除非证明人告诉你有关应聘者一些真正可怕的事情，比如，他们因盗窃而被解雇（未必他们会这样），你不应该太看重一个人所说的有关应聘者的那些话。另一方面，如果你完全不去注意它，听取证明人的意见从开始就会毫无意义。所以，你需要找到一个合适的度。 总之，你应该留心的是任何能够进一步证实你已经有的对应聘者的担心。除了觉得他们确实不是通力合作者之外，如果你认为他们恰好适合这份工作，而证明人暗示这一点也是他们体会的话，你应该竖起耳朵。要问问他们是否看到过应聘者与团队一块儿工作，如果有这样的情形，再问问团队是否感到满意。 与多个证明人谈话总是值得的，因为两三个人都重复着同样的保留意见明显地开始显得更加有说服力。然而，不要忘记你自己对有关岗位的要求。如果两个证明人说应聘者确实不是一个通力合作者，而你又不需要他们是这种类型的人的时候，你可能更有理由感到宽慰而不是担心。 审查资格 很少有经理会审查一个应聘者的资格。但是，有时候这样做是重要的，现在就是这样做的时候。你不会总需要这样做，但是，在两种情况下你应该去审查资格。 1 如果你哪怕有一点怀疑他们列出的资格中有假。 2 如果资格对他们从事工作的能力至关重要，比如会计师资格。在这种情况下，即便你确信应聘者是在讲真话，你也应该审查一下。 与学校、学院、大学或培训提供者联系，请他们为你确认应聘者的资格。如果应聘者是会对他们资格做假的那类人，即便这个资格对完成工作并非必不可少，那么，资格审查可以消除你对他们适合与否的疑虑。所以，如果你认为有可能他们并没有真正从哈佛获得工商管理硕士学位，在你提供给他们工作之前，要好好审查一下。 提供工作 你一旦做出决定，要以电话或书信方式告诉他们已经入选，但是要等到应聘者接受工作之后，才能回绝你后面的两个或三个选择。一旦应聘者确认接受工作，要写信给每一位落选的应聘者。要保证你会小心斟酌拒绝信中的措辞，以便使收信人对你的机构留下一种温暖的感觉。 如果没有合适的人怎么办？ 经理们需要吸取的最沉痛的教训之一是，给不适合的人提供工作是毫无意义的。如果没有合适的应聘者，就不要任用任何人。再看看你是怎样做招聘广告的，然后，再仔细检查一下招聘过程，或者在别的地方进行招聘，以便吸引不同类型的求职者。 你也应该考虑你的要求是否过分。如果你想要一名公关助理，你在寻找有几年经验、在职业上有抱负有高志向的求职者，你未必能找到一人。这些人经过几年的工作可能到现在都至少是公关经理了。他们不想当助理，你也未必能找到符合你的人员描述条件的人，除非你调整你的人员描述使它更加现实。所以，要做好准备来检查你的条件，以确保你不是在寻找一个并不存在的人。 许多经理觉得他们必须任用某人，因为下期通讯必须有人组织，他们等不及将整个招聘过程全部重来一次。但是，要想一想如果你任用不合适的人，只要他待在这个岗位上，这项工作就不能有效地得到完成，你可能会有一个闷闷不乐的职员。所有这一切对你影响极坏，无论如何你迟早会不得不再重复一次招聘程序很少有人会长期待在他不适合的岗位上。 这对你任用的人也是不公平的。你在给他们提供工作，而你知道他们可能对这份工作并不满意，不能因工作出色而得到在一个更加适合的岗位中可能获得的提升。你可能会使他们的职业以及你部门的效率陷入困境。 应该有一个更好的办法。以短期合同雇佣某人；推迟对当前编辑的提拔；或者在调任公关经理之后请他们保留编辑工作12个月；停止出版一期通讯；让团队中其他人来承担这份工作，使用公关代理来出版下一期或下两期通讯你将思考一些办法。 练就你的绝招：你空缺岗位的应聘者中有符合人员描述条件的吗？你能与这个人共事吗？通过听取证明人的意见和审查资格来帮助你做出决定。如果你感到满意，要让应聘者知道。如果你不满意，不要将工作给予不符合条件的人这样不解决问题。重新考虑比后悔要好。小 结衡量经理们的主要标准之一是团队的效率。如果你有一个快乐的团队，在那里每个人都擅长他们的工作，你的员工流动就少，因为新招聘的员工能与你共事很长时间，你的经理同事会羡慕你，而你的资深经理和领导会钦佩和尊重你。达到所有这些的关键是学习专业的和有效的选择技巧。 1制定职务说明书 审查现有的职务说明书，看看它是否仍然合适； 确定工作的目标； 列出主要的职责和任务； 概述工作条件和社会环境； 说明职业发展的机会。 2写出人员描述，描述理想应聘者具备的条件 技能和经验； 资格； 个人品质。 3广告招聘空缺岗位 考虑在哪里做广告； 提供尽可能多的重要信息； 给求职者一个对机构尽可能好的印象。 4准备面试 准备实用的做法欢迎应聘者，防止打扰，安排场所； 准备介绍； 准备你要提的问题有关工作和人员方面； 准备你要提供给应聘者的有关岗位和机构的信息； 对下一步做出决定通知函、第二次面试或其他。 5客观地进行面试 介绍背景； 倾听，要表现出你在倾听； 探究任何有疑惑的地方； 如果你仍然担心，要说出来； 做简单记录，过后再充实它。 6做最终的选择 对照岗位的要求来衡量每个应聘者; 初选时听取证明人的意见; 审查你有疑问的资格或者对工作必不可少的资格; 如果没有人适合这个工作，重新做广告并重新开始决不要任用不适合的人。第二绝招:纪律与评价纪律与评价(1经理能够一对一地处理与员工的关系是至关重要的，即使这意味着要涉及棘手或不愉快的主题。如果你要驾驭团队，并且获得团队的尊敬，你必须能够有效地进行两种类型的谈话（除了我们已经谈到的求职面试之外）：纪律谈话与评价谈话。 很少有经理喜欢对员工进行纪律谈话，但是如果你知道你在做什么并确信你在以尽可能好的方式处理谈话，那么，谈话就会容易得多。 何时因某人业绩差而进行纪律谈话； 如何准备一次纪律谈话； 如何进行谈话； 采取进一步行动。 练就你的绝招：一次评价谈话是一个增强积极性和提高业绩，以及发现和解决问题的大好机会。但是，除非你知道如何去评价员工，否则这种谈话就不会取得这些效果。 充分准备谈话，鼓励被评价者说话，发现和处理任何有问题的领域，商定一个行动计划。 谈话准则 不管你在进行哪种谈话，你应该遵循某些普遍的准则。这些准则会带给你的雇员一些无言的信号，从而加强你们的关系，创造出一种有助于谈话的氛围。谈话要在一种正式的场合你不应该在午餐时间到楼下小酒馆里进行，或者在员工的工作台旁边即兴地进行但是谈话也应该是放松的，要不然，被谈话人就会放不开，也不会像你需要的那样去说。所以，你的准备工作都是为了营造一种既轻松又严肃的氛围。 预先早通知 和你一样，你的员工也需要准备谈话。评价谈话应该早做计划，并在被谈话者同意的时间进行。如果你能避免，就不要改动计划他们不是在那里任凭你摆布的，等着你调整日程表，将其他事情都安排停当。变动一次评价谈话会给人一个信号，说明这种谈话不如你为之变更的事情那样重要。如果你要你的员工觉得自身不可或缺的，就要让他们知道，他们的评价谈话是重要的。 对于纪律谈话，需要注意的就少些，只是告诉雇员你想与他们谈话，或许确定在第二天一个双方认为合适的时间进行。如果你知道要等到下星期从马德里回来后才能见他们的话，就不要让他们焦虑太久，要等到回来后你想进行谈话的时候才告诉他们。如果问题很严重，他们会知道谈话是什么内容。但是，如果他们问，只能告诉他们一般的解释，比如“我想我们应该谈一谈最近给客户发货的延误数量方面的事情”。 安排谈话场所 在布置会议室的时候，重要的是要避免桌子这一传统的障碍物，即你们中的一人坐在桌子的一边。特别是如果你的椅子又大又舒服，而另一个椅子则又小又硬，这会造成心理障碍和有形障碍。为了吓唬员工、保证他们不开口，或者如果在纪律谈话中，员工是爱寻衅的，要激怒他们跨过桌子来揍你，这样做才是一个绝好的安排。这种场地布置并不能帮助你解决问题，也不能营造轻松的谈话气氛。 所以，你应该怎样就坐？理想的安排是，在差不多直角的位置准备两把舒适的椅子。这样就避免了你们相对就坐而造成面对面的、正视的感觉。在你们之间放一张咖啡桌，用来放纸巾和咖啡杯，不要用办公桌，因为咖啡桌较低，不会构成一个障碍。 在一个理想的环境里，每一个经理都会有一个办公室或者能够使用办公室这样就能够进行这种座位安排。当然，有些办公室会恰好没有舒适的椅子。如果你有可能对这种情况做补救，就要这样去做。如果你确实不能，你是否能够去借椅子？或者说，如果没借成，是否能够借用另外一间办公室或房间？通常它同你的办公室一样，但是，有一句告诫的话：如果你在自己的领地，这有助于加强你的权威和你对谈话的控制。对于大多数谈话，这不应该是什么问题，但是，如果你正在与一个可能爱挑衅的员工进行一个严肃的纪律谈话，你可能会更加乐意待在自己的场地上。 如果你的办公室没地方放舒适的椅子，你又不能去别的地方，至少保证你和被谈话人坐成直角的位置转动他们的椅子对准桌子的一头要确保两把椅子有类似的风格和舒适度。 介绍背景情况 你想证明这次谈话是重要的，你想表明你已经为这个人留出了时间，你对他们是认真的