XX集团总部财务审批及报销制度.doc

精选资料 XX集团总部财务审批及报销制度第一章 总则第一条 为规范集团总部费用开支和报销、个人借款和预付款的管理和控制，明确各款项财务结算审批流程及管理责任，制订本制度。第二条 本制度主要适用于XX集团总部。第二章 费用报销管理办法第三条 费用类别和开支标准本制度所指的费用专指集团总部各部门五项费用和专项费用，其中五项费用包括业务应酬费、差旅费、办公费、邮政电话费和汽车使用费。（一）业务应酬费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等，不包括须经集团行政管理部汇总平衡后报集团董事局主席审批的重要节日（中秋节、春节等）专项业务费用。对外赠送礼品如为XX集团产品，应优先在集团内部单位采购，并以转帐方式结算。除集团统一组织活动外，禁止职能部门之间互相请客、送礼。业务应酬费开支标准具体规定参见附件一。（二）差旅费指各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及出国人员出差定额补助等。按出差地点分为国内出差和境外出差。1、国内出差（1）普通职员原则上乘坐飞机须经部门负责人事先批准，否则按乘机费用总额的60%报销。经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。（2）差旅费用实行规定标准报销制。长途交通费（包括往返机场与出差地或公司总部的汽车费）实报实销；住宿费在标准内凭住宿发票报销，超支自理；伙食费和市内交通实行定额补助办法，按实际出差天数计算核发补助，不用贴票报销。国内差旅费开支标准具体规定参见附件二。（3）经部门负责人批准，员工参加国内各种会议，如会议提供食宿费用的，员工凭会议通知及收费票据报销有关费用，不再报销食宿费用。（4）集团派出接受培训人员的费用报销及补助标准根据举办单位通知和培训合约确定。（5）员工出差期间发生的业务应酬费应另行张贴费用报销单，并与差旅费同时报销，过期不予报销。（6）新招聘的外地专业人员（非应届毕业生）报到时的单程路费（火车软卧按60%、飞机票按30%，集团人力资源部批准的特聘人员除外）及行李托运费予以报销，从用人部门年度费用预算内列支，其他费用不予报销。应届毕业生报到时的费用报销按人力资源管理办法执行。（7）对长期驻外人员实行按月定额补助的办法，补助在每月工资中发放，具体补助标准参见附件二。享受长期驻外补助人员名单由所在部门提出，集团人力资源部确认。长期驻外人员除享受定额补贴外，另按X集字2005011号外派常驻人员管理暂行办法享受相关福利待遇。长期驻外人员是指行政关系隶属于集团总部，由集团总部派驻外省工作（有相对固定的工作场所），家属不在工作地，并在工作地有固定住所的人员。2、境外出差员工境外出差差旅费标准按出差地分为四类。出国人员差旅费开支标准具体参见附件三，但以下三种情况除外：（1）受境外客商邀请出国，已由邀请方承担（支付）费用的，不适用上述标准。（2）属于由国家、省、市外事外贸部门组团赴国外参观和贸易洽谈，按代表团统一规定的费用标准执行，不适用于上述标准。（3）公司派往境外学习和培训并统一安排住宿的人员，统一每天给予200港币的出差定额补助。（4）受组织单位邀请，公司派往境外参加属于旅游性质的观光考察人员，不享受出差定额补助。（三）办公费包括各部门日常办公所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。不包括在会计核算上归属“固定资产”、“待摊费用”范围的办公设备、办公家具、办公场地装修等费用。1、办公用品的采购由集团后勤服务室统一组织招标，每年确定供应商，定期公布采购价格，由各部门指定专人购买和管理，按月与供应商结算。2、办公文具开支标准。办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，按每年度人均180元标准预算，各部门在年度预算总额内控制开支。（四）邮政电话费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费。不包括互联网上网费、服务器维护费和数据线路租金。（五）汽车使用费汽车使用费是专指部门日常业务需要，租用汽车、搭乘的士所支付的费用，开支标准参照集团相关汽车租用管理制度执行。各部门高层人员的私车费用定额补助不列入汽车使用费核算，按福利管理制度中有关规定列入福利费开支，每年两次（6月和12月），统一由集团人力资源部提出开支申请。（六）专项费用专项费用是指各部门承办业务需要而开支的、具有专门用途的费用。专项费用按年度预算项目和标准实行单项控制，并采用开支前事先申报制度，未纳入年度预算范围内的专项费用，开支前必须按照预算外专项费用进行专项申请。禁止部门挪用专项费用预算额度报销部门五项费用。第四条 费用审批报销程序（一） 出差事前申请制度经理级（含）以下人员出差，当日不能往返地区出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，审批人为部门负责人，集团管委会成员海外出差需集团董事局主席批准。出差审批人对出差人的出差必要性进行审核，并根据出差人具体出差地点、出差时间和差旅费开支标准审核出差费用预算，集团财务管理部审核出差预算标准是否符合规定的差旅费开支标准。出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应于回公司后三天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，集团财务管理部不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四。（二）费用审批、报销流程1、预算内标准内费用审批、报销流程报销人申请职能经理审核部门负责人审批财务管理部稽核报销2、预算内超标准的费用审批、报销流程报销人申请职能经理审核部门负责人审核财务管理部审批报销3、预算内的专项费用开支前必须先办理申报手续，专项费用开支预算申报（请）表格式参照附件五，视开支金额具体规定如下：（1）单项5万元（含）以内专项费用开支预算部门申请部门负责人审批财务管理部备案（注：开支前如不办理备案手续，财务不予办理报销）（2）单项5万元以上30万元（含）以下专项费用开支预算部门申请财务管理部审批（财务管理部专项费用由集团董事局主席或其授权人审批）（3）单项30万元以上专项费用开支预算部门申请财务管理部审核集团董事局主席审批4、超预算和预算外专项费用支出必须先办理预算申请并获批准后才能开支和报销，申请表格式参见附件五。预算申请流程为：（1）单项20万元(含)以内部门申请财务管理部审批（财务管理部费用由集团董事局主席或其授权人审批）（2）20万元以上部门申请财务管理部审核集团董事局主席审批5、上述第3、4点费用预算经批准后开支报销流程按第1、2点执行。第五条 报账时间的规定报销人应于费用支出或出差返回后及时报账，最长期限不得超过七个工作日。预付款核销按有关协议、合同规定执行。每迟报一天按报账金额的1%扣罚，超过2个月的单据报销财务应不予受理。第六条 单据报账责任界定（一）报账人的责任和注意事项1、报账人对所报帐项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。2、按要求粘贴和填写报帐票证，单据必须齐全，否则财务管理部有责任拒绝办理并退回。（二）职能经理的责任1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在开支标准和预算之内。2、对报账的内容真实性、完整性，各项附件合法性、完整性负责。3、职能经理的报账由部门负责人审核，部门负责人相应承担上述1、2点责任。（三）部门负责人的责任部门负责人对报账项目的真实性、必要性负责，并对部门费用支出是否控制在预算范围负责。（四）财务管理部审核人员的责任1、负责审查单据的合法性、填报准确性、及时性，核对报账内容和开支标准是否符合集团有关规定。2、审查报账项目审批手续的完整性。第七条 取得票据与张贴要求 （一）票据1、费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指取得的业务单位发票、收据、结算单及合同、协议等原始凭证；自制凭证是指费用报销单、差旅费报销单、出差审批表、专项费用开支预算申报（请）表等凭证。2、费用报销的票据是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据。票据必须真实、合法、完整。（1）费用支出必须取得真实的原始凭证，即费用支出必须与经济业务发生相符，严禁伪造、变造凭证；（2）费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据，费用支出收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款；（3）费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，有收款(开票)单位盖章，大小写金额必须一致；（4）经办人不得授权或示意开票方（收款方）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取回扣。（二）票据张贴要求1、报账人报销差旅费时，填写“差旅费报销单”，报销其他四项费用和专项费用时，填写“费用支出报销单”，支付款项给外单位时，填写“付款申请单”。2、报销单和票据必须按要求填写和粘贴。填写报销单字迹要工整、内容要分项和完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额等）、计算要正确，经办人要在票据背面签名；票据必须分类粘贴，不得混贴；粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右、向下厚度均匀；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回旋针。3、发票报账核销预付款或个人借款的，应在相应报销单的右上角注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。如报账人与借款人不一致，应特别注明“核销借款”字样，并由被核销借款人确认。第八条 对违纪报账人员和审批责任人处罚规定（一）报账人营私舞弊、弄虚作假，违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人处以违规报销金额50%-100%的罚款。（二）职能经理在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，职能经理承担直接管理责任，对职能经理予以违规报销金额5%-20%的罚款。（三）部门负责人对报销人和职能经理因违规造成的损失承担相应管理责任，处以违规报销金额5%-15%的罚款。（四）出纳、会计等财务管理部审核人员审核不严，致使公司造成损失的，审核人员承担相应稽核和会计监督责任，对审核人员处以损失金额5%-10%的罚款。第九条 部门费用控制的原则和考核各部门费用实际支出额按集团财务管理部核算数进行统计，各部门应指定专人负责本部门费用预算及执行统计，并定期与集团财务管理部对帐，纠正统计偏差。各部门费用支出应严格控制在年度预算范围内，其中五项费用中差旅费、办公费、邮政电话费和汽车使用费四项费用预算可相互调剂，实行总额控制，如实际支出总额超过预算，按超支额的30%依次扣减部门绩效奖励、管理工资；业务应酬费和专项费用实行单项控制，原则上不准超支。第三章 特定事项开支审批流程第十条 对外股权投资支出（附对外投资审批报告）战略发展部申请财务管理部审批支出第十一条 月度工资薪金、社会保险费、福利费范畴支出（附工资薪金、社会保险费、福利费审批报告）人力资源部经办人申请人力资源部总监审批财务管理部稽核支出第十二条 绩效奖励（附绩效奖励审批报告）人力资源部申请人力资源部总监审核财务管理部会审集团董事局主席审批支出第十三条 租金、水电费、电话费开支出租方或物业管理公司制单财务管理部审批划帐（开支）第十四条 装修、基建类款项支付（需附项目审批报告、合同、发票，进度款另需附工程进度确认表、尾款另附竣工验收报告）工程部经办人申请工程部部长审核财务管理部审批支出第十五条 办公设备、办公电脑类采购款支付（需附采购合同、验收单、领用单、发票）经办人申请部门负责人审核财务管理部审批支出第十六条 软件开发等IT项目和各类管理咨询项目款项支付（需附项目审批报告、合同、发票，进度款另附项目进度确认表或项目阶段成果验收表，尾款另附项目总验收报告）经办人申请部门（项目）负责人审核财务管理部审批支出第十七条 还贷及利息支出经办人申请财务管理部审批支出第四章 个人借款管理办法第十八条 个人借款条件员工办理个人借款时，填写“借款申请单”。除出差、业务备用、应届毕业生入厂生活费、以及集团相关制度中规定的员工福利性借款可申请个人借款外，其余情况原则上不允许个人借款。第十九条 个人借款限额及审批程序一、个人国内出差（不含长期驻外）借款金额应控制在审定的出差费用预算总额以内，出差人凭经批准的“出差审批表”办理借款手续。视借款金额大小审批程序规定如下：（一）2万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请职能经理审核部门负责人审批财务管理部稽核借款（二）2万元以上出差借款审批程序：借款人申请职能经理审核部门负责人审核财务管理部审批借款二、个人国外出差：目的地为港、澳地区出差借款最高限额为3万元港币，其它地区出差借款最高限额为5万元港币，（如公司已代为支付部分差旅费时酌情减少，集团管委会成员海外出差借款需凭集团董事局主席批准的海外出差审批表办理）。借款时凭列明出差费用预算的“出差审批表”办理。借款审批程序如下：借款人申请职能经理审核部门负责人审核财务管理部审批借款三、个人确因承办业务需要，可借用业务备用金，审批程序如下：（一）2万元（含）以下备用金借款审批程序：借款人申请职能经理审核部门负责人审批财务管理部稽核借款（二）2万元以上备用金借款审批程序:借款人申请职能经理审核部门负责人审核财务管理部审批借款四、日常业务接待和出差较多的部门可申请采用部门备用金制度，部门申请备用金限额最高不超过5万元（具体金额根据各部门业务范围确定，特殊情况须专题报告），允许部门内部调剂分配使用，部门备用金设专人管理，由经理级以上人员办理借款手续，借款经理对其安全性负责并承担偿还责任，部门负责人负连带偿还责任。申请部门备用金审批程序如下：职能经理申请部门负责人审核财务管理部审批借款对已经采用备用金制度的部门，不能同时办理该部门员工个人业务备用金借款。五、长期驻外人员，允许借用业务备用金最高限额为1万元，审批程序为：借款人申请职能经理审核部门负责人审批财务管理部稽核借款六、应届毕业生生活费借款限额为1000元，规定在转正后三个月内归还，借款时审批程序如下：借款人申请部门负责人审核人力资源部审批财务管理部稽核借款七、员工福利性借款标准和还款要求按照集团福利管理制度执行，审批程序如下：借款人申请部门负责人审核人力资源部审批财务管理部会审借款第二十条还款时间要求（一）出差借款还款时间要求出差人必须于出差回来后7个工作日内填单报销冲帐，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。由于情况变化，出差被取消，所借款项必须立即归还。（二）业务备用金借款还款时间要求业务完成后，经办人必须在7个工作日内填单报销，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。因情况变化，原来业务取消，所借备用金必须立即归还。（三）采用部门备用金制度运作的部门，仍然按本条一、二两点时间要求报帐，以便财务管理部核销补充部门备用金，并要求在年度结束前全部清还，并根据下一年度部门业务需要申请下一年度部门备用金。（四）长期驻外人员业务备用金，限每月报帐核销费用一次，每季度对账清理，在年度结束前要求全部清还，并根据下一年业务需要申请下一年度备用金。第二十一条不（迟）还款责任（一）借款人不按时间要求报销冲帐和归还借款，从次月起财务管理部将书面通知人力资源部从其工资中逐月扣回，并每月按尚欠借款余额从应还款日开始（按集团内部贷款利率）计收利息。（二）如由于借款人自动离职等原因形成坏帐，审批借款的职能经理和部门负责人负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内清偿。第五章 预付款管理办法第二十二条预付款审批程序因承办某些专项业务，需要预先全部（后取得结算发票）或部分支付款项而形成预付款。属于专项费用开支的预付款，要求必须办理专项费用开支事前申报手续，并附送相关合约、协议（合约、协议必须按分权手册办理审批手续）。经办人申请款项支付时，填写“付款申请单”。付款审批程序如下：经办人申请职能经理复核部门负责人审核财务管理部审批付款对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”原则管理，经办人应及时取得发票并到财务管理部办理核销手续，财务管理部每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务管理部催促仍无效果的，财务管理部则将该笔预付款转为个人借款，并按前款第二十一条规定处理。第二十三条 产生坏帐时责任处罚当预付款产生坏帐时，项目负责人（或付款经办人）负直接责任，规定按坏帐损失金额5-20%比例扣罚直接责任人，对审批付款的部门负责人处坏帐损失金额5-10%罚款。第七章 附 则第二十四条 本制度所规定的业务应酬费及差旅费开支标准为集团最高标准，日用家电集团、制冷家电集团、电机事业本部、房地产事业本部以及集团直接管理的其他单位必须参照以上标准并结合实际经营管理情况，制订本单位费用报销管理办法，并报集团财务管理部备案。第二十五条 本制度由集团财务管理部负责制订、修订并解释。第二十六条 本制度自下发之日起执行，原X集字2004041号集团总部财务审批及报销制度同时废止。附件一：业务应酬费开支标准一览表附件二：国内差旅费开支标准一览表附件三：出国人员差旅费开支标准一览表附件四：出差审批表附件五：专项费用开支预算申报（请）表 二OO五年四月六日附件一： 业务应酬费开支标准一览表 单位：元/人陪同人员类别业务应酬标准备 注普通职员50陪餐人数原则上不超就餐人数的50%，且最多不超过四人中层80高层其他高层150部门负责人、董事、副总裁预算内实报实销集团董事局主席实报实销说明：本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性接待应从俭。附件二： 国内差旅费开支标准 （单位：元/人、天）出差人员类别出差地点住宿费用标准伙食费定额补助市内交通定额补助每报销一单业务应酬费扣减补助标准长途交通凭票报销普通员工一类地区200203020可乘坐汽车、火车硬座或硬卧二类地区16020