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文档简介

精选资料【零星后勤物资采购管理制度】制度概况制度编号版本编号生效日期2015-01-01密级程度 普通 秘密 机密 绝密目 的为指导日常后勤物资采购,完善采购流程、规范采购行为,确保后勤物资采购满足申请需求,特制定本制度。适用范围集团总部、各省公司、各分拨中心。版本优化原因与内容新制订主送抄送主送抄送部门/区域岗位部门/区域岗位总部各中心/负责人总部各中心/全体人员各省公司、各分拨中心负责人各省公司、各分拨中心全体人员相关制度或流程拟制部门人力行政中心-行政部拟制人邓亦云目 录一、制度正文1 第一章 总则1 1.0 目的12.0 范围13.0 定义13.1 采购13.2 供应商13.3 零星后勤物资14.0 职责14.1 使用部门14.2 采购专员1第二章 具体内容11.0 采购申请12.0 采购审核23.0 采购办理24.0 入库办理25.0 物品领用26.0 盘点3第三章 授权事项21.0 零星后勤物资采购事项授权32.0采购费用报销授权4第四章 附则4二、例外4三、解释4四、引用4五、附录5零星后勤物资采购管理制度一、制度正文第一章 总则1.0 目的 为指导日常后勤物资采购工作,完善采购流程、规范采购行为,确保后勤物资采购满足申请需求,特制定本制度。2.0 范围 适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。3.0 定义3.1 采购:指通过市场或其他渠道,以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源,以满足自身需求的活动。广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、安装、调试以及售后服务等多个环节。3.2 供应商:指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、 个人或以其他形式存在的机构。3.3 零星后勤物资:在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资,包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。4.0 职责:4.1 使用部门:负责填写后勤物资采购申请单,按规定办理领用手续。4.2 采购专员:负责供应商甄选、寻价、比价,按采购申请实施采购行为、办理入库及财务报销手续等。第二章 具体内容1.0 采购申请1.1 使用部门有后勤物资需求时,首先在SOA系统中提交“物料领用流程”,经批准后到物料仓库领取。一般情况下,省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统统一配发。1.2 对于无法通过仓库直接领用的后勤物资,由使用部门填写后勤物资采购申请单(须注明用途、数量、要求到货日期等),经部门领导批准后,递交给行政部(综合管理部)申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的,应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。1.3 对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资,应分别通过SOA系统提交“资产申请流程”、“备品备件申购流程”办理,而不能按后勤物资采购申请流程办理。1.4 原则上,公司不得未经申请而擅自采购,严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请,但在事后必须及时补充提交采购申请单。2.0采购审核2.1 总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核;省公司、分拨中心的“后 勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行(关于人力行政费用申请与报销对分子公司授权的通知)。2.2 审核关键点主要为:正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等,对审核有异议的,应及时与申请人沟通、说明,并达成一致意见。3.0 采购办理3.1 采购人员应具备良好的职业操守,秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。3.2 在实施采购时,应本着5R(适质、适量、适价、适时、适地)的原则,确保采购的物资质量可靠、物美价廉。3.3 对于采购频率较高、用量较大的后勤物资,应采取选择固定供应商作为合格供应商的方式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货方式、供货周期、售后服务等多个方面。3.4 合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定,并定期对其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时,应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。3.5 对于已确定合格供应商资格的,可以签订采购合同。对于供应商的报价,应定期进行再评估。3.6 对单个金额500元、或批量金额3000元的后勤采购事项,应以比价表的形式进行会签,最终按会签结果执行(在同等条件下,以最具优势的价格采购)。4.0 入库办理4.1 所有经采购的后勤物资,必须由采购人员办理入库手续,入库经手人必须按照采购申请单、发票、实物进行核对、验收,在确保一致时才能办理入库,并如实登记“后勤物资采购入库/领用台帐”。4.2 入库经手人在办理物品入库验收时,如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量问题时有权拒收,同时及时告知采购人进行调换或退货。4.3 办理入库时,必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。5.0 物品领用5.1 所有物资必须办理领用后手续才能使用,严禁“未入库、先领用”的现象。5.2 在办理领用时,领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合,确认无误后,领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。5.3 对于“以旧换新”的物品,在领用时必须“交旧领新”,否则相关人员有权拒发。6.0 盘点6.1 所有的物资,应按月进行盘点,具体参照“后勤物资盘点表”。6.2 对于盘点中出现的盘盈、盘亏,应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额1000元时,必须上报中心负责人。6.3 对于重大盘亏事件,应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。第三章 授权事项1.0 零星后勤物资采购事项授权申请事项采购要求流程审批节点1.伙食类(含食材/调味品/燃气)1.各省每月10日前提交伙食费计划总额,按11元/人/天*用餐人数*天数计算,计划由省总审批,报总部备案;2.超标/例外情况提交总部审批;3.采取备用金形式(按11元/人/天*用餐人数*3天) 。分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案省/分拨:分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总超标准/例外情况:省总-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁2.福利及员工奖品类(含部门活动经费类物品采购)1.制度标准内由省总批;2.超标准提交总部批准 (最高需副总裁或以上领导批准)。3.员工奖品类别:文娱颁奖、体育竞技奖、培训(评优)达标、其他;4.奖品单笔2000元由省总批准,全年不超出四次,超额或超次数向总部申请。福利及活动经费类:分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-(超标准)总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁(省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案)员工奖品类:分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-(超标准)总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁3.后勤基建维修类(含工具、配件)1.单笔1500元由省总批准;2.1500单笔5000元由人力行政中心负责人批准;3.总价超出5000元的按流程提交至“工程项目部”或管理工程中心“办理;4.总部巡查核实同类维修多次发生的真实性。分拨/省:分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(1500) -总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人(15005000)(省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案)4.消防类配置标准(器材、面积、数量)报总部分子公司综合管理部批准备案。(消防配备标准:25平米1组灭火器2个,4KG干粉)分拨/省:分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-(备案)总部分子公司综合管理部5.后勤物资(含外协维修配件/操作/办公/物业/文体/宿舍配置等)1.单笔1000元由省总批准;2.1000单笔5000元由人力行政中心负责人批准;3.总价超出5000元的按采购资产中心管控模式办理;4.总部巡查核实分子公司后勤物资“收发存“真实性及大数据管控。分拨/省:分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(1000) -总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人(10005000)(省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案)2.0采购费用报销授权员工食堂菜金1、费用报销单;2、伙食费采购明细单; 3、涉及油、米等大金额需要开具发票说明:(1)报销需在申请的月度总额内。(2)超出总额,由经办部门补申请,总部签批后做附件。分拨/省:综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-省总总部:人力行政中心经办人-提交部门(三级)负责人-提交部门(二级)负责人-人力行政中心负责人节假日福利1、费用报销单;2、标准文件;3、合同/协议;5、普通发票;6、如涉及福利采购,还需提供相关清单明细;7.员工福利品领用签收单说明:(1)事项申请需有申请额度,报销额度需在申请范围内。(2)超标准,由经办部门补申请,总部签批后做附件。分拨/省:申请部门经办人-提交部门负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-(单次50000)省总-(单次50000)总部对应职能部门负责人(一级部门)-高级副总裁总部:申请部门经办人-提交部门负责人(三级部门)-提交部门负责人(二级部门)-(单次20000)提交部门负责人(一级部门)-(单次2000)人力行政中心负责人-(20000单次50000)财务副总裁-(单次50000)高级副总裁奖励员工的奖品1、费用报销单;2、需求部门申请单;3、增值税专用发票(此处应按照实际业务性质,区分发票性质);4、采购清单;5、需求部门签收单。说明:(1)报销需在申请范围内,超出申请范围,需补申请(2)超标准,由经办部门补申请,总部签批后做附件。分拨/省:申请部门经办人-提交部门负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-(单次2000)省总-(2000单次5000)总部对应职能部门负责人(一级部门)-财务副总裁-(单次5000)高级副总裁总部:申请部门经办人-提交部门负责人(三级部门)-提交部门负责人(二级部门)-(单次2000)提交部门负责人(一级部门)-(2000单次5000)财务副总裁-(单次5000)高级副总裁后勤负责办理的维修(5000元)1、费用报销单;2、需求部门申请单;3、增值税专用发票;4、维修清单;5、需求部门验收单说明:(1)报销需在申请范围内。(2)申请范围外,由经办部门补申请。(3)超5000元,按“工程”模式管理分拨/省:综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分拨中心负责人)-省总总部:人力行政中心经办人-提交部门(三级)负责人-提交部门(二级)负责人-人力行政中心负责人后勤物资采购(5000元)1.除伙食费小额的厨房用品2.零散劳保用品3.纯净水4.鲜花、水果1、费用报销单;2、需求部门申请单;3、增值税专用发票;4、采购清单;5、需求部门签收单;6、合同(租赁费支付需附)说明:(1)报销需在申请范围内。(2)超标准,由经办部门补申请,总部签批后做附件。(3)超出5000元,按采购中

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