流通企业mis的实施

流通企业MIS的实施 商业自动化大潮中的暗流 近年来，大多数采用计算机信息管理系统的商业企业已基本不自行开发软件，多采用成熟的商品化软件，或由具有一定开发经验的软件开发商开发设计，或在原软件平台上进行改进修改。但是，供需双方常常感觉他们像两张皮贴不到一起，合作开始欢天喜地，结果却不欢而散，严重者使整个系统难以运转，造成大量资金的浪费，软件开发商拿不到相应的开发费用，挫伤了积极性，损害了商业企业和软件开发商双方的利益，这是商业自动化大潮中的一股暗流。 我国市场经济的发展与成熟以及信息技术的进步，使流通业正在进行着一场前所未有的变革。商业企业逐渐从劳动密集型向技术密集型转变，单纯的靠对商品的占有和个人经验很难把握市场，由此而引发了商业企业经营管理思想的变革。现代化商业大市场、大流通、大商业的前提是高度发达的社会信息化，而商业企业自身内部的信息管理又是社会信息化的前提，商品流转中的基础数据的组织与应用显得成为重要，好似是高楼大厦的地基，也是商业MIS系统在操作层和经营层最广泛的应用，商品的进、销、退、换、盘、损、残、调、借、赠等商品流转过程的管理以及相应的款项流通的管理、票据的管理是计算机系统代替手工作定方式的主要作用之一。强化库存管理，优化业务流程，提高透明度。加快商品资金周转，为流通领域信息管理全面网络化打下基础，这是商业企业家们梦寐以求的事情。 但是，很多商业企业经营者们看到他们的同行付出了大量的人财物的代价，但未达到预期效果，甚至全面下马。一个个不成功的案例使他们举棋不定，裹足不前。 暗流产生的原因 那么，产生问题的原因何在呢?由于商业企业经营者与计算机软件开发者都处在认识对方领域的盲区，例如，软件开发商常常缺乏商业经营与管理经验，所接触的客户数量有限也阻碍了开发商解决用户真正迫切需要解决的问题。商业企业缺少实现MIS应必备的计算机专业知识，缺少与之相匹配的基础管理规范和标准。所以，在MIS所实现的目标及方式方面、软件功能需求描述与实现方面、系统适用性与扩展性方面、控制维护程度方面、项目资金投入方面以及双方互相理解与信任方面存在着错位，我们认为，盲区越大，错位越大，建立企业MIS成功的几率就越小。 实施导航 摆脱暗流 作为一个专业的计算机软件公司，科情新技术开发有限公司多年来帮助千余家商业企业实现了计算机管理，在实践中深深感到，经过长期的实践和深入研究，软件开发企业是有可能在事物发展过程中起主导作用和积极作用的，减少自己的盲区，并帮助商业企业减少盲区，通过优化软件设计思路，优化工作方式，用我们在实践中总结、积累的丰富的实施经验和理论体系阶梯递进、量体裁衣、点点对接的导航原理，指导、帮助用户以最小的代价顺利实现手工管理向计算机信息管理的革命性的过渡。 1明确管理目标 流通企业实施信息管理的过程是企业生产力发生重大变化的过程，以计算机和通信技术为代表的现代信息技术是信息化生产的重要组成部分。在这个过程中，信息资源的开发、管理和利用需要多方面的工作相配合，其中软件商的配合与其在实施组织工作中发挥的作用往往是非常关键的。 实施工作的目标制定必须以企业的管理目标为基准，只有计算机信息系统与企业管理者的管理目标在最大程度上达成一致，实现合理对接，信息系统才能真正成为企业管理者最有力的管理工具。 (1) 充分了解用户的管理目标 虽然希望利用高科技实现信息管理的企业非常多，但是不同行业、不同业态、不同经营方式的流通企业间的管理目标、管理思想、管理模式存在着较大的差异，消除信息系统的管理盲区从我们做起。 作为优秀的软件商和富有经验的实施队伍，实施中第一步的工作重点之一就是充分了解企业当前的管理目标。其中除了企业的总体管理目标外，还要进一步了解各个执行部门的任务分解目标，因为计算机管理系统的实际使用者是任务的具体执行者，帮助他们降低工作难度、提高工作效率、协调各部门间的工作、准确做出局部决策是MIS担负的工作中非常重要的一部分。 (2) 充分了解企业的管理现状 处于社会经济活动中的流通企业，其信息活动是有组织进行的，主导信息活动的是人而不是机器，人的素质和管理水平对信息活动的效率和有效性起着决定性作用。为了实施工作的准确进行，我们要主动为企业管理量一量“尺寸”。 因此，工作重点之二就是从多个角度了解企业当前的管理水平，其中包括管理组织结构、人员素质、经营状况、工作流程、商品流通环节的账目数据等，并通过分析研究，找到管理流程不畅的症结所在。 (3) 逐步实现切合实际的信息管理 在引进MIS的流通企业中，部分企业领导受先进国家技术至上主义的影响或崇拜日本、欧美的先进流通企业的管理手段和管理思想，不顾自身企业实际的资金投入、组织管理和人员因素，盲目设定过高的计算机信息管理目标，盲目投入大量资金，过于乐观地估计实施过程中将要付出的各个方面的代价，因而当实施不成功时，造成较大的挫折和损失，甚至造成管理者和企业员工对计算机信息管理的恐惧感和不信任感。因此，工作重点之三就是与企业领导充分沟通，利用我们丰富的实施经验，帮助企业管理者分析、理清企业当前具备的技术、组织管理和高素质人员三大资源的与计算机信息管理目标间的差距，根据企业能够承受的实际投入和对变革的实际承受能力，协助企业管理者制定切实可行的计算机信息管理目标和实施步骤，从基础规模做起，在顺利达到基础目标的同时逐步加强技术、组织管理和高素质人员三大资源的规模，为下一步更加深入的信息化革命做好充分的准备。 当然，让一些企业的领导相信他的企业目前的水平并不适合他梦想中的模式，还需要做大量艰苦的工作，同时还要帮助企业设计、裁剪适合它实际 “尺寸”的“样式”。 此外，对于急于求成企业管理者，经过对企业可供利用的三大资源和失败企业的教训的分析，帮助他们本着尽力而为、量力而行的原则，从商品的库、销售、进货数量管理入手。进而逐步深入实施物、款、信息各个环节的规范管理，在循序渐进的阶梯上巩固成果，成就信心，稳步迈进。 2. 变革管理模式 （1）转换人的管理角色 部分流通企业长期在传统管理模式下运营，工作流程中需要大量的人从事简单的重复性手工劳动。实现计算机信息管理后，多数类似岗位的繁重工作将由计算机轻松完成，在大量解放手工劳动者的情况下，许多员工害怕被取代、下岗和对以后工作感到茫然，造成了实施过程中组织结构调整、工作流程调整中的矛盾。实施工作需要个人素质较高。业务熟练的职工积极、高效地参与到计算机信息管理中去。 因此，实施第二步的工作重点之一就是与企业领导统一认识，提前做好员工的思想工作，使广大职工认识到技术进步的幅度越大，组织变革就越深刻，对人的素质要求就越高，这是现代社会生产力发展的客观规律。企业使用MIS能够使人们有更多的精力从事创造性、决策性的活动，处理计算机系统不能智能化处理的更高层次的信息。高素质的员工是信息管理化流通企业管理中最积极的因素，被MIS解放出来的员工必须加强竞争意识，提高个人素质和技术水平，才能够适应企业发展的脚步。思想工作、组织工作做好了就会使计算机信息系统的运作与手工作业真正顺利、准确、快速地实现对接。 (2) 工作流程的革命 对于一个经营中的流通企业，物流、款流、信息流的工作规范或习惯是企业管理秩序的重要体现。 实施计算机信息管理意味着计算机大量介入或替代工作流程中的手工操作环节。原流程中的一些岗位和工作环节是在手工操作或人工信息传递的低效环境中不得不设立的，由于计算机及网络技术的巨大优势使其变得没有存在的必要。其他岗位和工作环节由于技术管理、工作并行处理的需要以及手工操作向计算机操作转换过程中的双轨工作制的需要，必须增加工作人员。这也是计算机信息系统与手工操作各项工作中逐点对接过程所需要的。 因此，工作重点之二就是协助企业管理者建立使MIS有效发挥作用的新秩序，变革各个工作环节的工作流程，必要时还需要调整组织结构。 (3) 完善管理制度 对于围绕MIS建立的新的工作秩序应该包括与之相适应的岗位管理制度。这也是计算机管理秩序与手工管理秩序对接成功的基本保证。因此，工作重点之三就是协助企业各级管理者制定关键岗位行之有效的管理责任制度，确保新建的MIS与新建的工作流程的良好结合，保障新的工作秩序的高效运作。 (4) 培养技术队伍 在采用MIS的流通企业中，必须具备以MIS维护为工作中心的技术力量，这是实施工作顺利进行的基础，也是保证商品流通经营过程中信息系统不间断工作的必要保障，同时也是高科技信息管理知识在企业内部得以应用、普及、发扬光大的技术核心力量。这支队伍持续、高效地工作就是企业递进阶梯上的扶手。 因此，工作重点之四就是在实施硬件、网络、软件安装调试的同时，为企业培养熟练操作和具有一般系统维护知识的技术力量，其中包括各个岗位的熟练操作员、系统硬件网络简单故障维护人员，以及熟悉本企业实际业务、具有相应文化知识的信息数据管理分析人员等。 3促进管理升华 (1) 高层管理人员的解放 企业效益的好坏是衡量企业经营管理最根本的标准，所谓效益可以分为经济效益和管理效益，二者是相辅相成不可偏废的。 现代商业的迅猛发展，对手工管理模式提出了严峻的挑战。商品品种日益丰富，流行周期越来越短，企业活动节奏加快，经营业务中各方面的信息量不断加大，企业的管理者赖以决策的信息数据依靠手工统计越来越困难。 只有使用现代化的MIS才能够真正将企业的高层管理人员从具体业务的旋涡中解放出来，站在宏观的角度，将现代化大工业、大生产的组织原则引入企业管理，在企业的高速发展中以管理求得平衡，以强化管理为经营服务，从而求得更高速的发展。 因此，第三步的工作重点之一是协助企业高级管理者了解MIS，体会现代化科技手段带来的高效率，从而放心地将繁重的信息数据管理交给计算机完成，转而进入更高级的信息分析和使用的角色中。 (2) 多级考核透明化 对于一个流通企业来说，经营信息的传递至关重要，在手工三级账管理中，常常由于信息传递迟误而使账-账、账-实难以相符，造成大量的重复劳动和经营信息失真，对各部门和责任人的考核也形同虚设或偏差严重。 只有依赖计算机信息系统的现代化管理手段才能及时将信息加工、传递、汇总和入账，使透明化的多级人员考核成为可能，使信息管理过程与每一个员工的具体工作实现对接。 因此，工作重点之二就是协助企业的中级管理者了解计算机信息系统运作过程及相应的工作流程和相关管理制度，推动中级管理者积极使用MIS 进行管理范围内的信息分析和业务考核。 (3) 大幅度提高人员素质 计算机信息管理已经成为现代化流通企业提高经营与管理水平的必由之路，其实施使企业逐渐从劳动密集型向技术密集型转换，转换过程带来的深刻的变革使个人具有的工作经验不再是工作成功的第一位因素。 新的工作秩序、工作流程与制度以及知识结构成为激励企业员工积极学习、努力工作的巨大动力。人员素质的大幅度提高促进了企业管理水平的提升和加速发展，同时保证了企业阶梯迈进步伐的坚实有力。 4建设坚实的管理基础 流通企业MIS的实施过程是企业管理需求、管理参与者与MIS间的磨合过程，是企业建立科学管理体系基础的过程，基础工作不扎实会直接影响日后企业管