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行政管理论文如何实现有效的授权摘要随着现代企业规模的日益扩大,企业各个层次的管理者面临着要处理的事情越来越繁杂,原来一个人经营一个企业或者一个部门的局面将不再适应企业的运作需要,这时候就必须考虑适当授权。然而,许多企业中的管理者很好地把握授权尺度,或者认为下属能力不足以胜任,或者担心下属的能力得到发挥后将超越自己。如果管理者能充分运用授权的艺术,完全可以避免这些问题的发生。关键词授权、管理、权力授权是指管理者将自己的部分职权授予下属行使,使下属在一定的职责范围内全权进行工作,同时管理者对下属的工作结果承担最终责任。与分权不同,授权是各个层次的管理者都必须掌握的一门职能,一个成功的管理者,会通过适当的授权,让下属充分发挥积极性和创造性,分担自己的工作,达到完成任务的目的。为了解决许多企业管理者不愿意授权给下属的现状,我们进一步探讨如何才能避免授权引发的一系列问题而又做到有效授权一、授权的内容和特点管理者在授权之前,一定要清楚授权的内容,这样有利于把握授权的根本方向,有准备地将权力授予下属。授权一般包括了两个方面的内容一是分派任务,即管理者将部分任务分派给下属,让下属独立完成一是授予权力,即将权力授予下属,使之有权处理具体的某项任务,授予的权力随着任务的完成而消失。许多管理者在对授权的理解上存在着严重的误区认为授权等于将这部分职权放弃,其实,授权只是一种暂时性的行为,它随着项目的完成而消失,在此过程中,管理者还可以随时收回授予出去的权力,重新安排授出。所以,授权者授权不是权力的放弃或转让,只是为了使下属能在替自己分担的工作中更好地掌握进程,暂时将部分权力让渡而已。充分了解授权的特点有助于管理者对授权行为的进一步放开,也有助于管理者在授权时更好地掌握授权尺度。授权的特点有以下几个方面1.授收自如。所有的授予出去的权力都可以随时收回,授予者不会永久性地丧失自己的权力。授收自如保证了企业运作的灵活性,在实行矩阵式组织结构的企业中,经常要授予临时项目小组负责人一定的权力,使其能够全权负责该项目,协调项目进程中出现的问题。2.授权具有范围。授权是直接上级将权力临时授予直接下属的一种行为,它暗含了授权的范围及不可逾越性。被授权者的临时权力仅限于直接上级授予的范围,超出了该范围做出的决策将是不合法的。权力的授予也不可以架空中间领导层直接授予,越级授权在正式的公司制度中是不允许的,这样的做法只会导致工作混乱,越级授权经常导致被授予者的权力比中间领导层大,被授予者无意中获得了与中间领导层对抗的权力,同时也扼杀了中间领导层的劳动积极性,他们可能会认为自己已经不再受组织重视,产生争权夺利的后果。3.责任自负。权力授予不等于管理者将该项目最终后果的责任也转嫁出去,管理者应当对项目完成结果负一定的责任,这一特点也导致了上级经常对被授权者产生不信任,事事过问,甚至宁愿自己辛苦点完成也不愿将权力授予下属。在中小企业的营销中或者保险公司中经常出现这样的困境,营销主管或者保险团队的领导经常抱怨说自己一个人的业绩比下属几个人的业绩加起来还多,其实,导致这样的结局可能因为这些领导者害怕业绩上不去,没有适当的授权的结果。4.灵活性。管理者必须灵活处理工作中遇到的各种问题(Piotwisky,Roke.1963)。权力授予对管理者来说也一样,其大小、范围、期限也必须根据实际项目做不同的规定,同时也需要根据各个人的能力,倾向做不同的分配。在项目较大,人手相对不足的情况下,可以授予下属更大的权力,使其负责的范围加大。在外界条件相同的情况下,对个人管理能力突出的下属可以适当授予更大的权力。当管理者真正了解授权的内容和特点时,他们便可以从本质上把握授权的尺度。二、授权过程中的注意事项为了使授权行为达到良好的效果,在授权的过程中,应该尽量避免出现不该发生的行为的发生。授权的过程中我们应当注意以下几个方面的问题1.琐碎小事让下级负责。管理者授予下属的权力一定要是实权,且必须具有重要性。授权是为了完成某项重要的工作,并非什么小事都让下级代办。所以在工作中必须防止上下级之间由于关系过好,上级的私事小事经常让下属负责,这样导致了下级变成秘书,在下级滋生了大事没我,小事归我的怀疑心理,对工作失去积极性。2.授予权限不当。度能授权是管理者必须掌握的一个重要技巧,权力的授予必须有一个度的范围,权力超过了这个度,会导致量变到质变,造成工作中的瞎指挥现象,进程杂乱无章,失去控制,对原本自己不熟悉的事情也指手画脚,乱出主意,导致专业人员的困惑。权力如果没有达到这个度,那又等于没有被授予,上级因为没有适当授权,导致自己忙内忙外,工作太多,而下属则被排斥在工作之外,看别人在工作而自己在旁观,导致积极性受挫。3.权力随意收回。在授予下属权力之前,一定要深思熟虑,合理安排,切忌由于考虑不周,随意收回权力。权力的授予,是上级对下级的一种信任,应当充分相信下属的能力,放手让他全权处理该任务中的各项问题。平时如果不注意培养下属的工作能力,一旦有突发任务,让下属贸然顶上,发现其经验能力不足后马上将其撤下,结果是对上级本身能力的一种否定,也对下属自信心的打击,这是授权中必须非常谨慎处理的问题之一。4.权限界定不清。许多领导因为事务缠身,对授权过程不重视,授权的全过程就是一句话这件事交给你处理了。其实,这是一种不负责任的授权方式,说了等于没有说,当下属遇到稍大的事情,超越了平时的权力范围,便会不知所措,又不敢再问上级,经常到事情结束后,结果跟上级想要的结果大相径庭,又被上级责备遇事不问,以致如此结局。其实,这样的事情在现实中经常发生,原因不是下属的能力有问题,而是上级在授权的时候没有将权力的边界界定清楚。一个工作任务和目标都不明确的授权,也就失去了存在的意义。5.害怕承担责任与竞争。失败是走向成功必须付出的学费,畏惧失败的人将永远无法体会成功的喜悦。许多管理者在授权的时候经常考虑到如果下属出错后,自己要承担责任而不愿意授权,或者害怕下属在出色完成任务后功高盖主反夺其位。认为下属承担的责任越大,所做工作越多,取得的成就就越可能超越自己,而且在企业中的声望、影响力就会扩大,造成对自己的威胁,因而往往不愿意将权力授予下属。6.自我满足心理膨胀。在特定时刻,人的需求没有被满足时,其行为动机和行为便会带有此种需求未得到满足的特征(A.H.Maslow,1943)。当上级渴望满足其努力工作欲望时,他便不会很好的进行授权。权力的授予是一门综合性很强的艺术,授权过程中涉及各方面的内容也比较多,管理者把握了授权的本质要点,便可以按照自己的意愿,从容安排授权。当然,要成功运用好授权的技巧,除了了解授权的内容特点及注意事项,还必须有良好的监督反馈机制。三、建立有效的授权管理方法要有效地使授权行为得到成功运作,管理者必须建立一套完整的管理办法,对授权行为可能发生的问题做出充分的预备,这样才能处惊不变。建立有效的管理办法可以分为事前跟事后。常言道养兵千日,用兵一时。养兵并非随便地养,兵必须在平时中经常得到锻炼,到用时方能显出威力。授权的事前准备也是同样的道理,上级必须在平时将一些小项目大胆交给下属独立完成,时时刻刻注意严格培养他们独挡一面的能力,使之有资格、有经验来承担未来可能面临的突发性任务。当然权力与责任必须采用渐进的方式,随着工作经验的增加,慢慢适当的增加其任务的责任和权利,不可以一下子将下属摆在狂潮前沿,造成严重损失。事前培训准备是授权的基础,通过事前的培训可以大大减轻事后的监督力度,但是纵然有完备的事前培训准备,事后监督也是必须的。事后监督可以使管理者掌握项目的进度,根据项目的要求及时发现问题,防止重大事故的发生,事后的监督机制应该包括以下几个要点1.建立授权检查方法。管理者应该掌握在建项目的时间进度,在项目进程中,根据时间进度表及时听取被授权者的报告,帮助解决具体问题。这种方法可以通过项目统计报告或抽样检查等量化的方式进行,也可以由管理者亲临项目现场考察。2.建立合理的奖惩制度。有效激励是现代管理理论的重要组成部分。作业条件不是生产效率的决定因素,而是员工的情绪。(G.E.Mayo,1929)合理的奖惩制度对任务负责人来说是一种肯定也是一种鞭策。有效的激励可以提高员工的情绪,以更高的效率投入工作,保证任务的完成。3.建立快速的反馈机制。反馈控制的对象可以是任务的最终结果,也可以是任务的关键点结果。在监督时应该将两者结合起来,不但及时对里程碑式的中间过程结果进行反馈,在任务完成后还必须对整个任务做宏观上的反馈控制。这样通过对里程碑式的结果的反馈控制,可以尽早发现问题,进行改正,防止错误进一步扩大。4.界定被授权者应有的权限。被授权者应该有一定的权限,他的资金支配额度、发布命令及命令的对象、负责报告任务的进度及报告突发情况等,防止越权指挥行为的发生。5.事故防范措施。月有阴晴圆缺,人有悲欢离合。进行任何事情都有不可预测的阻碍发生,未雨绸缪同样是事后监督的一个重要手段。四、总结授权是管理学的一个重要范畴,是每个管理者都必须掌握的一门技巧,只有通过授权分析,了解授权的内容特点,克服心理障碍,才能将授权这门艺术发挥地恰如其分。有效的授权监督同样有赖于事前事后的准备。我们希望更多的管理者能够运用授权职能,开展工作。参考文献1彼得圣吉第五项修炼学习型组织的艺术与实务M.上海三联书店,19952芮明杰管理学现代的观点M.上海人民出版社,20033唐浩夫授权的艺术J.中国人力资源开发,2002(11)4陈建红项目管理领域领导力研究现状J.管理世界,2004(02)5亨利艾伯斯现代管理原理M.商务印书馆,1993
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zhaozilong上传于2013-12-17

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