企业销售业务内部控制制度设计

第六章 企业销售业务内部控制制度设计 2014/3/30 2 掌握销售业务内部控制制度设计的基本要求 熟练掌握销售业务内部控制制度设计的具体方法 教学要点 返 回 第一节 销售业务内部控制 制度设计 2014/3/30 4 一、销售业务的内容 1.接受订单 顾客提出订货的要求可以通过销售人员或其他如传真、信函及向现有的和潜在的顾客发送订货单等方式接受订货，取得顾客订货单。收到顾客的各种形式的订单后，应由销售部门专人负责登记，并审核订单的内容，确定能够如期供货后，编制销货通知单，作为信用、仓库、运输、开票和收款等有关部门履行职责的依据。 2.批准赊销 赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。信用部门收到销货通知单后，应区分新老顾客进行信用调查。信用部门无论是否批准赊销，都要求在销售单上签署意见，然后再将签署意见后的销售单送回到销售单管理部门。 2014/3/30 5 销售业务的内容 3.发出商品 商品仓库在收到经过批准的销售单后发出商品 ,并编制连续编号的发货凭证 ,一般为一式多联的出库单 ,作为商品出库的依据 ,用于仓库和财务部门的存货记录 ,并可据此开具销货发票 . 4.开具销售发票 销售部门或财务部门根据顾客订货单、销售通知单、出库单 ,经核对无误后开具统一格式的销售发票 ,列明实际发货的数量、品种、规格、单价、金额和增值税额。销售发票预先连续编号，有专人管理，尤其是增值税专用发票。销售发票一式多联，分别转给顾客、仓库、销售、财务等部门，并保存好存根联备查。 2014/3/30 6 销售业务的内容 5.记录销售业务 财务部门根据销售发票的记账联进行登记，区分赊销和现销，编制转帐凭证或现金、银行存款凭证，据以登记销售账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账。根据出库单等随时或定期结转主营业务成本，冲销库存。 6.处理货款的收入业务 赊销业务的货款收回要记录应收款的减少和现金、银行存款的增加 .此外 ,财务部门应定期编制和寄送应收款对账单 ,与顾客核对账面记录 ,如有差异 ,要及时查明原因并调整 . 2014/3/30 7 7.处理销售退回与折让业务 顾客如果对商品不满意，销售企业一般同意退货，或给予顾客一定的销售折让；有时企业为了促销和尽快回收货款也会给顾客一定的现金折扣。对于这类业务，需经过授权部门的办理。财务部门视顾客是否已支付货款入账的实际情况，根据货款通知单正确地记录销售退回和折让、折扣明细帐及相应的应收账款明细账或银行存款的贷方。 销售业务的内容 2014/3/30 8 二、销售业务内部控制的基本要求 1、 销售合同 、 发票和发货单 ， 必须经审核批准方能生效 。 2、 发票和发货单应顺序编号 ， 如有缺号须经批准方可注销 。 3、 要按规定价格销售 ， 未经授权不得改变售价 。 4、 收款时必须对品名 、 数量 、 单价 、 金额进行审核 ，有销售合同的必须与合同核对 。 2014/3/30 9 二 、 销售业务内部控制的基本要求 5.废残料的出售必须按一般销售同样处理。在对废残料进行销售时，同样要严格按照一般销售的程序，审查购销合同、发票及发货单等重要凭证，登记其他业务收入明细账、现金或银行存款日记账等相关账户。 6.销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续。企业的销售过程中经常会发生销售退回，对于销售退回的退款环节的内部控制也应该有严密的制度体系。 2014/3/30 10 7.开单、发货、收款必须分工负责。在销售业务中，开单、发货、收款被看作是不相容职务。如果对上述三个职务不进行分离，使得企业销售中的各个重要环节缺乏必要的监督，从而削弱企业的内部控制。 8、应收账款明细账应与总账核对相符。企业为了促销、减少存货等目的，常常会采取赊销的方式。当确认收入时，记入应收账款明细账中。 二、销售业务内部控制的基本要求 2014/3/30 11 三 、 销售业务内部控制的具体设计 1.现销业务的内部控制设计 （ 1） 客户购货时 ， 由销售部门填制一式多联的 “ 销货单 ” ， 注明购货单位 、 货物名称 、 规格 、 数量 、 单价 、 金额等 ， 经负责人审核签章后 ，留一联作为存根 ， 进行业务核算 ， 其余交客户办理货款结算和提货 。 （ 2） 客户持 “ 销货单 ” 向财务部门交款 。 财务部门对 “ 销货单 ” 认真审核后 ， 办理收取货款的手续 ， 并加盖财务专用章和有关人员的签章 ，留一张编制记账凭证 ， 其余退给客户 。 (3)客户持 “ 销货单 ” 中的提货联向仓库提货 。 仓库保管人员对 “ 销货单 ” 复核 ， 确认已办妥交款手续后 ， 予以发货 ， 并将提货联留下登记仓库台账 。 2014/3/30 12 现销业务的内部控制设计流程图 销售部门 销货单 (一式五联） 购货单位 门卫 财 务 部 门 仓 库 G核对 F门卫 放行 G核对 D提货 E发货 B交款 - C收款后退回 2014/3/30 13 1、严格订货单制度，强化销售合同的作用 凡是赊销的业务，最好采用订货方式，订单确定后列入销售计划，最为日后发货的依据，防止无计划的发出货物。 2、建立赊销业务批准制度，赊销业务应经过财务负责人的批准。 未经批准，销售部门不得指令仓库发货，以防止因不了解客户信用度而可能造成损失。 3、及时登记销售明细账和应收账款明细账 在发出货物后，会计部门应对销售部门开具的“销货单”及相关的合同、订单等进行