公文格式与写作(公文写作讲义).ppt

公文格式与写作,一、公文的源流,“公文”一词，最早见于西晋陈寿所著的三国志，其中魏书.赵俨传说：“公文下郡，绵绢悉以还民，上下欢喜，郡内遂安”。 其后，南朝宋范晔所著后汉书.刘陶传说：“州郡忌讳，不欲闻之；但更相告语，莫肯公文”。 我国最早的书面记录是甲骨文，如“大王令众曰协田，其受年”，可以说是我国最早的公文，类似现行公文中的“命令” 。 我国现存最早的一部历史文献总集：尚书，是一部以公文为主的最早辑录和汇编公文的选集，书中所载：“皆典、漠、训、诰、誓、命之文”。,秦汉时期，我国的公文体制和写作已臻完整，出现了许多情辞并茂的公文名篇。如秦朝的谏逐客书，就是当时作为客卿的李斯给秦王的“意见报告”。李斯在“报告”中开陈利害，反复论证，力陈秦王“不论是非，不论曲直，非秦者去，为客者逐”的不明智举措，不利于秦国的发展和强大，最终说服秦王收回成命，并恢复李斯的职务。秦始皇统一中国后，改“命”为“制”，改“令”为“诏”，改“上书”为“奏”。秦代的“书同文”，不仅仅是文字的统一，其中也包括了文体格式和名称的统一。,汉代以后，公文有了进一步的发展，其名目也趋繁复，如制、诏、诰、敕、册、策、疏、表、旨、谕、令、檄等等。大体发展脉络是：魏晋南北朝时期，文学开始从文章中独立出来。唐宋时期，公文走向成熟。元明清时期，公文进入稳定发展阶段。公文的发展，与各个时期国家发展的实际需要相适应。,在浩如烟海的古代公文中，名篇迭出。如贾谊治安策、过秦论、晁错的贤良对策、言边事疏，诸葛亮的出师表，魏征的十渐不克终疏，李密的陈情表都是公文佳作。此外，曹操、范仲淹、李纲等公文写作素负盛名，唐宋八大家以及清朝的林则徐、张居正、海瑞、左宗棠、康有为等也留下了斐然可观的公文名作。,辛亥革命以后，公文发生了革命性的变革。南京临时政府制定的公文程序规定，政府机关的公文类型主要有令、布告、状、咨、公函、呈、批等，废除了历代封建王朝使用的制、诰、诏、旨等帝用公文名称，但公文用的仍旧是文言文。1934年，国民政府曾颁布过公文程式，又对公文种类和用法作了若干规定，文体上夹用白话，出现了半文半白的间杂体。,新中国成立后，中央政府逐步建立了自已的公文系统，并不断加以完善。1951年，政务院颁布了公文处理暂行办法，明确了公文工作的基本原则和指导方针，统一了公文种类，规定了公文体式，确定了公文处理程序。此后，1957年、1981年、1987年、1993年和2000年一再就国家行政机关公文处理办法颁发文件，不断调整和完善，以规范公文的写作，使我国公文更健康地向前发展。,二、公文的含义,我们现在讲的公文的处理办法和公文写作，主要参考的是公司2008年印发的公文处理办法和南方电网公司下发的总部公文处理办法，这两个办法都是根据国务院国家行政机关公文处理办法制定的。办法明确规定：公司公文是管理过程中形成的具有约束效力和规范体式(或格式)的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布制度、规定和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。,三、公文的种类,1、命令(令)：适用于公布重要的制度、规定，宣布施行重大措施。最典型的例子就是南方电网公司的1号令、2号令。2、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。3、通知：适用于发布制度、规定；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。这种文体应用得最普遍。4、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。,公司常用的公文种类主要有10种：命令(令) 、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,5、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复询问。6、请示：适用于向上级请求指示、批准。7、批复：适用于答复所属单位的请示事项。8、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。9、函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。 10、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,上行文：请示、报告平行文：函下行文：命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要剩下1个文种“意见”可以是上行文(比如报给上级单位就某个问题的意见)，也可以是平行文（比如答复经贸委的询问意见），还可以是下行文（比如下发“工作的指导性意见”）。把公文划分为3类10种并非完全和绝对，但为了准确、规范使用，这10种文体也足够用了。,公文一般可以按性质（法规性、行政性、党内公文）、按来源（收文、发文、内部公文）、按处理时限要求、按机密程度来分类，为了方便理解和使用，今天主要是按照公文的行文关系，也是我们日常工作中需要注意也容易记住的来划分，公文可以分为三类：,四、公文格式,我们现在使用的公司公文格式一直是按照国家行政机关公文格式的规定执行。 标准公文的样式，公文由眉首、主体、版记三部分组成。 完整的公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印制单位和印制日期等16个部分组成。,发文字号包括单位代字、年份、序号，这个大家都已经很清楚，发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；如果是请示件，发文字号在左侧，签发人在右侧；“函件”的发文字号标注在横线下方右侧。,1、发文字号,例1,例2,例3,例4,注意：行政公文不能用党委文件下发（同样党委文件也不能用行政文件下发党群部门的专责要注意，如：党委下发的文件主送单位必须写“直属各单位党委”而非“直属各单位”）。,例1,例2,例3,例4,2、签发人：,按照南网的公文处理办法，上报的公文都应在右侧注明签发人（目前省公司本部是请示才必须有签发人）。,例1,例2,3、标题：,应完整、准确、简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；除书名号及顿号外，一般不用标点符号。但在实际工作中，有的部门连这一点基本的要求都做不到，比如直接上报的公文的标题就是“工作总结”、“实施方案”，这些总结和方案单独作为资料或附件可以，但要上报，就必须按照公文的处理办法，以“关于上报的请示（或报告）”的方式行文才对。,例1,例2,例3,例4,问题：使用的文种不对,最明显、最典型的例子就是该用“请示”的公文用“报告”，该用“报告”的公文又用“请示”。 文种不对的另一个表现就是有的公文还在标题里发明创造了新的文种，什么新文种呢？比如“请示报告”、“分析报告”、“说明”、“方案”、“申请”、“介绍”等，这些都是不规范的写法，公文的文种目前只能使用前面所说的10类文种。,例1,例2,例3,例4,问题：标题的写法不对,前面已经讲过：公文的标题一是应准确简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；二是标题中除制度、规定名称加书名号外，一般不用标点符号，比如:工作报告的标题“解放思想 求真务实 开创新局面”；三是在标题中要在前面加上介词“关于”。,问题：主送单位不规范,主送单位：指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。,例1,例2,例3,4、主送单位,指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。,问题：主送单位不规范,前面讲过：主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。类似“南网公司”、“省府”、“中试所”、“各供电局”等都是不规范的写法。,5、正文：,开头。正文的开头一般是事情的起因说起，比如，有的公文正文开头是上级指示；有的根据本单位发生的事情或其它机关的事情、存在的突出问题；有的是引述对方机关的来文；有的根据从下级机关了解到的情况等。有人称这一部分为引据部分。通过这一部分，要让收文单位和读者知道我们为什么要发文。,正文是公文的主要部分，是公文的主体。正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。,下面，我们把几种常见的情况介绍一下，供参考。,如果你执笔起草的公文的正文是向上级机关写的报告，目的是反映情况，请求指示，在主体中你要扼要地叙述事情的经过、亟待解决的问题、解决的初步意见。如果你所写的公文的正文是向上级有所请示，或者提出具体意见，要上级机关作出答复的，在主体中要陈述充分理由，供上级机关作指示、决定时作为答复的依据。如果是上级对下级所作指示，在主体中就应讲明意义，提出解决问题的具体措施和要求。如果是平级机关或者是不相隶属的机关之间商洽工作，就要根据事实，提出本单位的看法和意见，供对方参考。,主体。如果是平级机关或者是不相隶属的机关之间商洽工作，就要根据事实，提出本单位的看法和意见，供对方参考。,上行文 不要上级机关作出答复的工作报告或情况报告，结尾用语可以写：“特此报告。” 要求上级机关批复、批准的，可以写：“以上请示，妥否，请批复。”或“当否，请批复。”或“以上请示，请批复。” 要求转发的，可以写：“以上请示，如无不当，请批转。下行文 要下级机关贯彻执行的，其结尾用语可以写：“特此通知，希认真贯彻执行。” 要求待执行后把情况上报的，可以写：“以上各点，希遵照办理，并将情况及时上报。”或者写：“希即研究执行，如有意见随时向我们反映。”平行文， 其结尾用语可以写：“特此函复”或“专此函达”或“此致敬礼！”,结尾。由于公文的具体内容和上下级行文的关系不同，结尾的用语也有区别：,问题：正文内容不准确、不规范，语气不对,人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。英文“kV”书写必须准确（“前小后大”），电力系统说线路长度说“千米”而非“公里”，写“千瓦”不写“兆瓦”。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 对上级和对下级的行文，语气一定要注意不同。对上不可目中无人，对下不可盛气凌人。,例1,例2,例3,例7,例5,例4,例6,例9,例8,在我们日常的公文写作中还有很多问题，这些问题其实都是低级错误，平时注意一下就可以避免，但马虎一下却容易造成大错，直接影响公司本部的威信和形象。时间关系不一一叙述，希望大家不断总结、不断规范、不断提高我们的公文处理和公文写作的水平。,6、附件 ：,公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和全称，不能写“如表、如图”字样，也不用书名号、末尾不用标点符号。,例1,例2,7、发文机关和时间：,使用OAK后，公司发文在正文的落款处不需要署发文机关名称，只写成文时间，而且成文日期以领导人签发的日期为准，用汉字将年、月、日写全，“零”写成符号“”,成文时间右空4字。,8、抄送单位 ：,指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，要求和主送单位一样，应当使用全称或者规范化简称、统称。过去有“抄报”单位，叫做“平送上报”，现在统一用“抄送”。,9、印章：,用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期，或叫“骑年压月”。,上面简单介绍公文格式中需要注意的问题，在接下来的公文写作中我还将进一步说明。,例1,例2,五、行文规则,1、公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以向政府行文；可以与政府的部委办局行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。2、公司各部门，就具体业务工作，可对公司所属单位行文。公司部门之间一般不互相行文。3、同级单位、合作伙伴可以联合行文。上级单位和下级单位不得联合行文。4、各专业会议通知、经验介绍等，应以部门名义行文。公司领导讲话，应发内部情况通报或内参信息。党委会议、办公会议等应发专题会议纪要。5、一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。6、部门之间对有关问题未经协调一致，不得各自行文。,一个基本的规则就是根据各自的隶属关系和职权范围确定：,1、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。日期应写具体的年月日。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时先用中文全称，并注明英文缩写。2、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。3、公司发文凡涉及其他部门业务的应会签。公司发文由有关部门负责人会签；部门发文由部门内有关分部主管会签。为加速文件运转，一般情况下，会签部门应在3个工作日内会签完毕。4、收文必须在“限办日期”内办理完毕。一般文件，在一个月内办完；紧急或有时限要求的文件，按规定时限办理。,公文办理过程应注意的事项：,5、核稿的重点是：,（1）是否需要行文，行文方式是否妥当；（2）有关部门、单位是否已协商、会签；（3）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；（4）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合行文规则和拟制公文的有关规定。,6、审（核）稿、会签、签发公文，应当明确签署意见，一般不用“阅”、“已阅”代替。7、收文办理中，承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应及时予以说明。对承办收文，除传阅件外，应当明确签署办理意见和结果，不得以“阅”、“已阅”代替。,六、公文写作,写作前的准备：,明确行文目的和要求，确立公文主题（比如申请资金），选定公文文种（请示），组织材料，确定具体表达方式。,草拟文稿：,安排好结构，处理好正文以及段落间的衔接与转换（发现有的公文是一页一段话或“一逗到底”，看得让人喘不过气），处理好开头和结尾，同时还要注意行文语气，这点很重要。,结合文种不对的问题，下面重点讲讲容易混淆的两类文种“请示”与“报告”的使用，让大家了解他们的相同与不同之处：,1、请示需要上级单位批复，在上级未批复前，呈请单位不能或难以正常开展工作；报告则是向上级单位汇报工作、反映情况、上报材料，报告不需要批复。这是两者最主要的区别。换句话说，请示是事前行文，报告则是事中、事后都可以。2、行文的内容和结构不同。请示必须一文一事，比如你请示项目费用问题就不要同时请示人员、机构问题；报告既可一文一事，也可涉及更多事项，如报告项目开展情况，就可以连人员、机构、经费等等问题一并报告。另外，请示的结构比较固定，报告则因文而异，这点下面我还会说。3、主送单位不同。请示的单位只能一个，而且必须是上级主管单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。我们电力行业比较特殊，还有可行性研究报告、初步设计审查意见等业务性较强的公文，对这些公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。至于报告则可以多头报告，也可以抄送下级单位。,报告是指下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、回复询问、报送材料、提出建议或意见时使用的公文。,请示是指下级单位向上级单位就某项工作或问题请求指示和批准时使用的公文；,请示与报告的相同之处，都是上行公文，不同之处是：,下面接着讲请示和报告的写法：,请示的写法其实很简单，正文由三部分组成：,1、请示的原因和背景； 2、请示的事项（这是请示的落脚点，必须写得简洁明确，不能模棱两可）； 3、结束语。语气要谦恭，如：“特此请示，请审批”，“以上请示当否，请批复”、“妥否，请批复”等用语。这就是前面说的公文具有约束效力和规范体式(或格式)。,报告有很多类，比如有综合报告（如阶段性工作情况报告）、专题报告（如某一问题的专项报告）和例行报告（如年度、季度报告），由于出发点不同、情况不同，写法也不一样，这里不一一叙述。,需要指出和注意的，一是报告中不得夹带请示事项，二是报告的结束语不能有批复的字眼，比如写“特此报告，请批复”就是画蛇添足，多余而且不对，因为报告是不需要批复的，最后可用“请审阅