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文档简介

建设工程文件的形成与归档管理,主讲人 孙 昌 群,讲课内容安排:,一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求,讲课内容安排:,一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求,一、工程项目与相关术语,经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位,它由一个或者若干个具有内在联系的工程所组成。,(一)工程项目定义,(二)基本特征,建设工程项目的基本特征:,1)合法性,2)统一规划与设计,3)独立性,4)程序性,5)复合性,(三)工程项目组成(建筑工程),工程项目,(四)相关概念,单位(子单位)工程:,具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程是建设工程项目的组成部分。,分部(子分部)工程:,单位工程中可以独立组织施工的工程。当分部工程量较大且较复杂时,可将其中相同部分的工程或能形成独立专业体系的工程划分成若干子分部工程。,分项工程:,根据主要工种、材料、施工工艺、设备类别等的不同可将分部工程进一步划分为分项工程。分项工程可由一个或若干个检验批组成。所谓检验批是指按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的,由一定数量样本组成的检验体。检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。,(五)建筑工程分部(子分部)工程、分项 表 工程划分,续表1,续表2,续表3,续表4,续表5,续表6,续表7,续表8,续表9,续表10,续表-11 室外单位(子单位)工程和分部工程划分,(六)建设工程项目分类,按建设工程项目专业用途分类:,(七)工程项目建设活动的参与主体,这些主体包括:,1)政府行政主管部门,2)建设单位,3)勘察单位,4)设计咨询单位,5)施工单位,6)工程监理单位,7)工程质量监督机构,8)工程质量检测机构,(八)建设工程质量与验收,建设工程质量:,反映建设工程满足相关标准规定或合同约定的要求,包括其在安全、使用功能及其在耐久性能、环境保护等方面所有明显和隐含能力的特性综合。健全的质量管理体系、施工质量检验制度和综合施工质量水平考评考核制度是建设工程质量的保证。,建设工程质量验收:,建设工程质量验收按照施工及验收规范划分为检验批验收、工序交接检验、分项分部工程中间验收、工程竣工验收。,建设工程质量验收,检验批验收,分项分部工程中间验收,工程竣工验收,建设程序是指建设工程项目在分析论证、决策立项、勘察设计、招标投标以及施工建造、竣工验收、交付使用所经历的整个过程中,各项工作必须遵循的先后次序,是建设工程项目科学决策和顺利进行的重要保证。按照建设工程项目的内在联系和发展过程,建设程序分为若干个阶段,这些阶段具有严格的先后次序,不能违反它的发展规律,任意颠倒。,建设程序的概念:,(九)工程建设程序,建设程序的划分:,建设程序,讲课内容安排:,一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求,二、工程文件与归档范围,一)工程文件概念,工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录。包括五个大类:工程准备阶段文件(包括扫描电子文件)、监理文件(包括扫描电子文件)、施工文件、竣工图(包括蓝图和CAD电子文件)、竣工验收文件(包括扫描电子文件)。,二)工程文件组成,工程文件组成,工程准备阶段文件,监理文件,施工文件,竣工图,竣工验收文件,工程文件的归档,是指文件形成单位完成其工作任务后,将其中有保存价值的文件整理立卷(按前述五个类别),按规定移交给城建档案管理机构或本单位档案管理部门集中管理的过程。建设工程文件的归档是工程文件转化为工程档案的标志和关口,只有经过归档手续进入档案管理机构保存的工程文件始称工程档案。,三)工程文件的归档,深圳市建筑工程文件归档工作分工 归档内容索引(1),归档内容索引(2),归档内容索引(3),四)工程文件的归档范围,归档范围,即“立卷范围”,指按规定需要立卷、归档的建设工程文件的种类和成份。凡与建设工程项目活动有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件材料均属于归档范围。其中,各单位归档的文件材料应以反映本单位在工程项目建设过程中主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点,以本单位制发的文件材料为主体。 工程文件的具体归档范围应符合深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)及有关规定的要求。,为进一步规范深圳市建筑工程文件归档与流向管理工作,统一建筑工程档案的验收标准,建立完整、准确的建筑工程档案,2005年4月1日,深圳市档案局颁布的深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)在建设工程文件归档整理规范的基础上,将建设工程文件划分为A类文件和B类、C类文件,规定: “A类文件”原件统一由市或区城建档案馆(室)保存; “B类文件”原件由建设单位或其委托的有保存建设工程档案资格的档案中介机构按规定的年限保存; C类文件由文件形成单位归档保存。,(一)深圳市关于建筑工程文件归档的规定,深圳经济特区城市建设档案管理规定第九条规定: 深圳市城建档案馆接收管理以下档案:市政、公用工程档案,包括:道路、隧道、桥梁、铁道、港口、码头、机场、防洪、涵洞、电讯、消防、供电、供水、排水、供气、供热以及地下地上各种管线工程(含部队、公安、海关、边检等所有的直埋通讯线路)和文教、卫生、广播、电视、体育、环保、环卫、城市雕塑等市政公用设施档案。市政、公用工程同时需要报送系统的照片、录像档案。,(二)深圳市关于市政工程文件归档的规定,(三)工程文件归档的一般要求,1.归档的工程文件应当真实、可靠、完整、可用, 能够反映工程建设活动的全过程。 2.归档的建设工程文件必须经过分类整理,并组成 符合要求的案卷。 3.建设工程档案一般不少于两套,一套由建设单位 保管,一套(原件)移交本行政区域的城建档案 管理机构保存(或按照有关管理规定)。 4.文件材料的质量符合国标GB/T50328-2001及其他 有关规定的要求。 5.重视积累。工程文件积累工作贯穿于建设活动和 每一项建设程序的始终,是一项经常性的工作。,(四)工程文件的归档时间,工程文件归档应与工程同步进行,具体而言:,1.根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进 行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。,2.勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单 位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程 档案向建设单位移交。,3.建设单位应当按照有关法律、法规、规章、规范的 要求,按期向城建档案馆(室)移交建设工程档 案。,讲课内容安排:,一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求,三、工程文件的立卷,一)基本原则 1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保 持卷内文件的有机联系,便于档案的保管 和利用。 2.一个建设工程由多个单位工程组成时,工 程文件应按单位工程组卷。,二)立卷的具体方法,1.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、 施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;2.工程准备阶段文件应按照项目进行组卷;3.监理文件应项目进行组卷,项目较大时,可按照单位工程进行 组卷;4.施工文件应按照单位工程组卷,项目较小时,可按照项目组 卷;5.竣工图应按照单位工程并结合专业进行组卷;6.竣工验收文件应按照项目组卷,项目较大时,可按照单位工程 进行组卷;7.案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。,三)卷内文件的排列,1.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请 示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件 不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、 定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。 2.图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。 3.既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前, 图纸排后。,四)卷内目录的编制,1.卷内目录式样宜符合标准格式的要求。 2.责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多 个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等” 代替。 3.文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。 4.文件题名:填写文件标题的全称。 5.日期:填写文件形成的日期(或起止日期)。 6.卷内目录排列在卷内文件首页之前。,讲课内容安排:,一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求,四、归档工程文件的质量要求,一)纸质文件归档的质量要求,1.归档的文件材料应为原件; 2.归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、 设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程; 3.归档文件材料的内容必须真实、可靠、完整、可用; 4.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、 蓝黑墨水;不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯 蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。,一)纸质文件归档的质量要求(续),5.归档的文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字、 盖章手续完备;6.归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210mm),图纸采用国家标准图幅;7.归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性 强的无酸纸张;图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。 计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件;8.所有竣工图应加盖竣工图章。,二)电子文件归档的质量要求,1.电子文件能通过指定的设备和软件完整、清晰再现; 2.电子文件内容真实、完整、准确,与修改完善的竣工图纸内容和版 本一致,电子图签栏的人员姓名应输入齐全,各种管线测量点和技 术要素数据必须注记完整,与竣工图纸及技术要素表的各种技术要 素数据完全一致电子印章和电子签名齐全; 3.电子文件归档时应包括相应的背景信息和元数据,以及保证电子文 件完整再现的其它非通用软件工具,对无固定的引用块文件应固定 在所在图的位置; 4.同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,电子文件应在内容、 相关说明及描述上与其保持一致;,二)电子文件归档的质量要求(续),5.应编制相应的电子文件归档目录,电子文件归档目录可采用Word或 Excel或文本编辑器编制; 6.文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式;竣工图

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