环保记录控制程序

环保记录控制程序制订日期修订日期实施日期批准总经理审核制定工程部生产管理部PE部QA部开发技术部IQC检查部TQM部管理小组环保记录控制程序更改记录发行日期版次更改内容2003/08/232006/04/172007/05/142009/04/102017/12/912356初版发行根据公司组织架构图1）取消QM推进部，新设制品保证部和部材保证部（原制品保证课变更为制品保证部，原部材保证课变更为部材保证部）。2）追加品质技术推进室和特化物对应推进室。1公司组织结构图变更，取消报关物流部，报关课与物流课纳入生产管理部。2根据公司组织结构图，品质技术推进室变更为制造企画室。1根据公司组织图，对文中的部门进行了修订。文中的部门长变更为部长、责任者变更为管理职；2根据实际的业务内容，对2新产品生产、出货前实施项目进行了修订。P4环保记录控制程序目录项目、标题页次更改记录2目录31总则411适用范围412起草、更改、作废413目的414权责415定义42作业内容53相关文件84相关表单85流程图9总页数9页环保记录控制程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2006/05/30/系统文件新制定5A/0/批准审核编制10目的为确保公司有害物质管理体系运作时所产生的所有记录得到有效控制,并便于查阅、追溯、特制订本程序。20适用范围本程序适用于公司有害物质管理体系活动所产生所有记录。30定义31环保记录阐明所取得的环境管理结果或提供所完成活动的证据文件。40职责41文控中心411负责各类空白表格（记录）的审批、统一编号、制/修订控制。42各相关部门421负责根据实际工作需要进行表格（记录）编制。50运作程序51表格制订控制511文件发行并运行后，各相关部门在正式制订表格前，需填写表格制/修订申请表向文控中心提出申请，文控中心收到申请后进行审批，审批通过后进行统一编号及制订工作，各部门不得自行制订表格。512表格的格式规定A）表格编制时，全部使用统一的字体；B）表格的顶端为公司名称；C）紧接表格的顶端为表格的名称，表格名称的字号一定要大于公司名称的字号；D）若表格对外使用，应在表格顶端左上角标出公司的标志。513表格的编号规定A/0表示记录的流水号及版本/版次表示出自文件及出自文件流水号表示公司名称取英文简写CC记录代号F例如编号为CCFHSPP001001A/0。514表格的修订/更改5141各部门根据实际的需要皆可填写表格制/修订申请单更改相应的表格，必须考虑到表格的实际用途和可操作性，更改表格时，还必须权衡实际需要和现在表格的数量。5142表格的修订/更改依511的规定进行。515表格的核准与生效5151表格制/修订完成后，文控中心经理/主管应对表格进行审核内容如下A）表格名称与表格栏目/内容的适宜性；B）此份表格的必要性，有无其它类似表格可代替；C）清晰性、易读性；D）表格编号和版本/版次。5152表格审核完毕，文控中心应确定表格正式生效日期后，表格正本由文控中心保存，文控中心复印并分发各相关部门。到该表格的正式生产日期各使用部门才正式启用。5153如更改表格，同时宣布原旧版表格作废。516表格订购的控制由于部分表格的使用量特别大而必须考虑外部订制购买，在订制前应交由文控中心审核其版本是否为最新版本，由使用部门或制订部门填写申购单，由采购下单负责购买。517作废表格处理当更新表格或宣布作废时，各部门应立即停止使用作废表格，各使用部门自行处理销毁，文控中心销毁，不再保存。52记录控制521记录的要求记录原则上应使用统一固定的表格形式不适于记录内容和信息时，则可考虑使用其它适用的格式，但须按511进行进行制订方可正式使用。522记录的填写、审核和分发5221记录填写时必须清楚、清晰、不得涂改，必要时涂改一定要有涂改人签名。5222凡记录一定要有记录人的署名和日期，必要时经相关授权人员审核。5223记录分发按有关文件规定进行，无文件规定的记录分发，由记录审核人和责任部门经理/主管负责确定后分后副本至相关部门。53记录保管531记录应保存在适宜的环境中，以免损毁/遗失，各类记录片保存时应予以分类摆放，并标示出记录名称、检索方式、保存期限。532凡损毁/遗失的记录，除非有可靠的途径/方法，否则不允许修复/补失。533所有记录的正本应保管在制作部门，重要的记录应视其体情况，可移交文控中心保管。54记录保存期限541各部门应根据记录的使用情况制作环保记录一览表并适时随者记录的修改或加来修改环保记录一览表。542各种记录原则上至少保存两年，重要的记录保存35年。重要记录是指方案、计划类记录和品质环保异常处理记录等。543到了保存期限的记录，由保存部门根据实际情况决定销毁或继续保存。55记录的检索和查阅551相关人员可查询各部门的环保记录一览表检索记录及相关信息，可查阅自己需要的资料和信息，如借阅人员要确保记录及其信息受损毁和遗失，更不能更改记录。56过期记录处理凡超过保存期限的记录，相关负责人应定期或不定期进行评审，视其内容的重要性分别处理A）若很重要而短期内有可能使用，则可在地点继续保存；B）若重要但短期内不大可能应用，则转移地点保存或原地点保存；C）没有实际应用价值的记录，则可就地销毁。57外来记录的管理凡是以公司名义，与公司质量环境体系、设计/开发、生产流程、产品有重要关系的来源于公司外部机构/单位的记录及资料，由负责部门进行接收、