2013某集团公司行政管理制度汇编

集团行政管理制度文件编码YG【2013】HR01正文页数共24页版次号A0第0次修订附件数表格张流程部门签字日期编写行政管理中心年月日制度审查各事业部、管理中心、各职能部门审核总裁办公室年月日批准总经理/总裁年月日生效日期年月日文件修订跟踪栏NO版次修订原因修订内容修订日期修订人1A12A23A3原件存行政管理中心主送总裁办公室抄送各事业部、各管理中心、各职能部门、分子公司、办事处呈报总经理/总裁我们的承诺1、我已阅读集团行政管理制度，并了解本管理制度2、我严格遵守本管理制度，并按照本制度的规定履行本职工作签收文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR001正文页数第1页共24页版次号A0（第一版）附件数表格张集团行政管理制度目录1总则（2）2员工行为守则（2）3、办公室管理制度（）4、公文管理规定（）5、会议管理制度（）6、出差及报销管理制度（）7、车辆及驾驶员管理规定（）8、名片管理制度（）9、印章管理制度（）10、计算机及网络管理制度（）11、办公用品管理制度（）12、固定资产管理规定（）13、档案管理制度（）14、安全管理规定（）15、保密制度（）16、附则（）文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第2页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张1总则11制定目的为加强集团行政事务管理，理顺公司内部关系，使行政管理标准化、制度化，维护正常的工作、办公秩序，提高行政效率，降低公司行政费用成本，特制定本行政管理制度。12适用范围本制度适用于集团各事业部、中心、各公司及分公司正式员工和试用期员工，用于规范与指导集团行政管理工作，是集团行政管理中心的基础管理文件。13权责部门131行政管理中心是公司行政后勤管理工作的职能部门，负责本制度制定、修改、解释工作，并对各事业部、中心、各公司及分公司行政事务业务进行指导、监督、管理。132各事业部、中心、各公司及分公司有义务提高本部门员工工作能力，发掘员工潜力，同时配合行政管理中心传达、宣传行政政策，贯彻执行行政管理制度，收集反馈信息。2员工行为守则21自觉遵守公司的各项规章制度，忠实勤勉地履行工作职责。对工作或业务有建设性的意见可以口头或书面形式进行提议。22爱岗敬业，尽职尽责，工作保质保量，提高工作效率，不拖拉，不积压，尽忠职守。23员工应按时上、下班，不得迟到、早退。每日亲自打卡，不得委托他人或替他人打卡。24工作间不得非工作性窜岗，脱岗、嬉闹、闲谈、从事与工作内容无关的事情。25同事之间要团结友爱，和睦相处，工作互相促进，生活互相关心，团结协作，树立团队合作精神，严禁拉帮结派。26服从安排、听从指挥、尊重上司，爱护下属、谦虚好学，不断丰富和提升自我。27员工每日负责的各项工作应遵守日事日毕，日清日结的原则。如临时发生的紧要事项，虽非在工作时间亦应抓紧时间办理，不得借故推诿。28员工对待客户或参观来宾应保持谦和礼貌、诚恳友善的态度。对客户委托办理的事项应力求周到处理，不得草率敷衍或任意搁置不办。29工作期间着装整齐整洁、仪容仪表干净整洁，举止文雅、行为得体。210禁止在工作场所吸烟，污染公共空间，危害自己和他人健康。3办公室管理规定31目的为规范办公室工作秩序，营造良好办公环境，提高工作效率，节约公司资源，创造良好的企业文化氛围。32仪容仪表规范321办公室员工仪容仪表总体要求是干净整洁、得体大方。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第3页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张322员工不赤膊，不穿背心、不穿奇装异服、不穿拖鞋上班。男生不可头发蓬乱或烫怪发，不留长胡须；女生可轻妆淡抹，穿戴修饰不得太前卫、另类。33语言规范331工作中，提倡员工使用普通话，用语应规范、礼貌，语气温和，音量适中，严谨大声喧哗。332同事间工作交流应相互尊重，任何时候不得使用不文明语言和不当肢体动作。333接听外部电话时，态度要和善、友好，不带任何让人感到不愉快的情绪，不推诿，不搪塞，以最大的诚意为客户服务。334交往语言您好、早上好、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。335电话语言“您好，这里是意高/联诚公司，请问有什么可以帮助您的吗“请稍等，他/她暂时离开座位、需要我转告他/她吗“请问怎么称呼，请留下您的联系方式”、再见。336接待语言您好、请稍等，我通报一下，让您久等了，请坐、对不起、打扰一下、好的。337接到需要了解或落实的事情时“对不起，您所说的事情我还不太清楚，请您留下联系方式，落实好后，我与您联系，好吗”；338需要其它部门落实或解决时“您所说的事情由部门负责，我把您的想法（要求）转给部门，由他们为您落实和解决，之后我再与您联系，您看好吗”；339接到反映问题的电话时“您所反映的情况很好，非常感谢您对我们公司的关心，请您放心，我们一定认真加以落实，妥善处理好，并将结果反馈给您，您看好吗”；3310接到投诉电话时“对不起，由于我们工作做得不到位，给您增添了许多麻烦，我们会马上责成有关部门进行调查处理，同时加强管理，提高服务质量，请您放心，我们会妥善处理好这件事情的”。34行为规范341办公室员工应注意自己的行为规范和道德修养，员工的行为将在很大程度上反映企业的形象和管理水平，因此，全体员工平时应注意仪表和养成良好的行为规范。342尊重领导、讲究礼节，积极主动完成自己的本职工作，服从上司的工作安排。团结互助，同事间应友好相处，不搞办公室政治，虚心接受他人的意见、批评。343按时上下班，做到不迟到、不早退、不缺勤、不旷工，坚守工作岗位，不擅离岗位。344上班期间不得无故串岗闲聊、不得在阳台、工作区等区域大声喧哗、嬉闹。确保办公环境的安静有序。在会议室开会时应关掉手机或将手机调为振动状态。345及时做好个人工作区域内的卫生保洁工作，保持办公物品整齐，地面、桌面清洁、干净，养成随手整理的习惯。346不得在办公区域内抽烟（除客人来访等特殊情况外），不准随地吐痰，不准乱扔纸屑杂物，讲究卫生，维护办公环境清洁。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第4页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张347节约公司资源，纸张利用，不得浪费水、电、纸张及其它办公资源。不得将办公物资、文具等公物带回家私用。348下班时应随手收拾好桌面上的东西，特别是重要的文件要及时收好，养成随手收拾桌面的好习惯。35电话网络信息管理351禁止利用公司电话打私人电话聊天，非工作需要及未经同意，员工个人不能在公司内拨打国际、国内长途电话或168等资讯收费电话；同事之间工作事宜尽量使用集群短号。352严禁公司员工在工作时间内使用QQ网上聊天、听音乐、玩电脑游戏、看视频等与工作无关的事（如因工作需要，需要用到QQ等聊天工具对外或跟客户、供应商进行信息沟通除外），严禁浏览不健康的网站。353办公室员工在工作中接触到的作业技术、营业资料、客户资料等均属保密范围，不得对任何第三人泄露，自觉遵守并保守公司秘密。36办公室钥匙使用规定361门与锁是预防盗窃的一道屏障，管理好钥匙，防止钥匙丢失，保护好公司财物。362办公室大门钥匙由指定的办公人员配备钥匙；员工个人文件柜、抽屉等钥匙由个人负责保管。363钥匙持有人负责所配置钥匙的使用和保管，并对所配置钥匙的安全负责。不得随意转借他人使用。365持有钥匙的人员应承担以下责任在公司正常上下班时间内按时开关门，持有人不得随意在非正常工作时间里擅自开门；钥匙遗失时，应立即向行政人事部报告并说明情况。366持有钥匙的人员，在离职时或工作异动前，必须将领用钥匙缴回行政人事部。37水电安全使用规定371办公室人员下班时安全检查项目电脑电源、电脑显示器、电源插座，打印机、复印机、空调等电源设备的关闭，最后下班人员务必认真检查确认以上电源设备是否关闭。注意节约用电和安全用电，做到人走灯灭、电器设备断电源。372员工须注意在用电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时（如因故外出）应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑，不能使电脑开着过夜。373员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，关闭办公场所电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。374在会议室洽谈业务后或会议结束后，离开时应将会议室内的照明、空调和其他电源设施关闭。375节约用水，反对浪费，用完水后应及时将水龙头关闭。38复印机打印机使用规定381复印文件资料时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第5页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张382复印完毕务应使复印机进入待机状态。未经相关部门领导批准，不得索取、打印、复印其他部门的资料。383除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印个人私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。39空调使用规定391空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开时或办公房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人而空调照常开机。392下班后，各空调区域最后一个离开的员工，应自觉关闭各自办公区域的空调。393夏天气温超过30摄氏度以上，可以开放空调，温度规定一般开在26度。394落实空调使用管理责任制。单间办公室以及会议室的空调以谁使用谁负责为原则，公共办公区域则由行政人事部负责管理。310办公室5S管理规定3101办公室5S管理是指整理（清除闲置物品）、整顿（定置管理）、清扫（检查和清扫灰尘/油污/垃圾）、清洁（维持工作场所良好）、素养（自律，提高个人修养）以下实物照片为办公室5S管理样板办公桌台面物品放置实物照片（仅供参考）3102办公桌台面无灰尘、水渍、杂物，办公桌台面的文件资料，办公用品应放置整齐，文件柜上的文件摆放有序，整齐美观。3103重要纸张文件，保密资料（包括发票、客户信息、人事档案等）应入办公柜；其它纸质文件应整齐放置在文件架、文件夹中、不得散放在桌面上。3104办公桌台面应保持整洁、整齐。注意办公区域卫生及个人卫生。办公桌台下要干净，无纸屑、果皮等杂物，每日上下班时须整理、整顿好自己的文件资料、办公用具。3105员工环境卫生规范有责任和义务保持个人办公区域的清洁卫生；不得往工作地面或窗外丢弃废纸、果皮和随地吐痰。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第6页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张4公文管理规定41目的规范集团公文管理，为使公司公文处理工作规范化、制度化，实行公文管理统一标准，提高公文处理质量和工作效率，并且有效地保护和利用档案。42公司公文种类主要有421请示各事业部、中心、各公司及分公司需要向董事长申请批准的文件，用“请示”；422报告各事业部、中心、各公司及分公司需要向董事长汇报工作，反映情况，用“报告”；423通知公司总部向各事业部、中心、各公司及分公司传达工作指示、对重要事项或者重大行动做出安排，要求办理或者需要知道的事项，用“通知”；424通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。426函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用“函”。427会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求各事业部、中心、各公司及分公司共同遵守执行的，用“会议纪要”。43公文行文格式要求431在正式公文中，除文件编号，各种表格和百分比、专用术语用阿拉伯数字书写外，其他一律用汉字书写。具体要求见附件公文行文格式模板。432集团总部文件由总裁办公室统一办理收发事宜，以集团总部名义发文，行文编号为“意总【】字（年份）号；以事业部、中心名义发文，行为编号为“意总【】字（年份）号。如财务管理中心发文意总财【通】字（2013）08号，表示财务管理中心2013年发的第8次公文。44公文处理程序441凡呈报董事长审批的文件、以集团公司名义来往的及需要备案的文件由总裁办公室管理。各事业部、中心、各公司及分公司内部来往文件，由各事业部、中心、各公司及分公司自己管理。各事业部、中心、各公司及分公司应指定人员负责来往公文的核稿及收发、登记、督办、入档事宜；442公文签发以集团总部名义下发的行政类文件由董事长或授权人批签；若各事业部、中心、分公司公文内容涉及其他部门，其他部门为该项公文的会办部门，报总裁办公室统一办理收发事宜。若公文内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，由各事业部、中心、各公司及分公司以所属名义签发的内部文件由分管（副）总经理批签。443公文收、发完毕后，应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。5会议管理制度51目的为了提高工作实效，重视时间效应的管理，使经营活动过程中的各种会议，通过合理的组织能够高效率，高质量的进行，保障会议能产生预期的、较好的作用，形成规范化、制度化。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第7页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张52公司会议分类集团层面会议、月度/季度经营分析例会、专题会、部门月/周例会四类。521集团层面会议包括集团年度或半年度会议、集团月度例会工作例会，集团层面会议是集团内部各事业部、中心、各公司及分公司进行工作总结和下阶段工作安排的例会；会议参加人员为集团董事长、分管（副）总经理、职能部门经理及各下属公司负责人；会议由总裁办组织、通知、记录。522月度/季度经营分析例会是针对集团各事业部、中心、各公司及分公司的业务工作进行总结、分析、计划的会议；对经营目标完成情况、需改善的环节、及相关原因分析；会议参加人员为经理级以上人员参加。会议时间为每月底或者毎季度最后月份月底（具体时间根据董事长时间安排）；会议由总裁办组织、通知、记录。523专题会议是针对针对专项问题或某一事项召开，以讨论、协调、解决问题为目的的专门会议；指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。会议由事项主导职能部门、各下属公司组织，会议通知发送相关各职能部门、各下属企业，并抄送总裁办备案。524部门月/周例会各事业部、中心、各公司及分公司对本部门上月/上周工作总结、评价和下月/下周工作安排的例会；由各事业部、中心、各公司及分公司自行拟定时间，但要求每月至少组织12次部门会议。53会议纪律实行会议签到制，提前5分钟到达会场进行签到；不得无故缺席，如出差在外或有其他事情需请假的，需提前知会会议主持人；会议期间应将手机调至震动或关机状态；会场严禁大声喧哗与来回走动。54会议发言讨论参会人员在会议上发言或作报告，应提前做好准备，会议发言要严格控制时间，力求使会议开得紧凑、高效。会议本着团结、合作、沟通、共赢的原则，提倡说真话、办实事，以解决实际问题和提高工作效率为出发点和关键点。55会议总结每次会议完毕，应有专人对会议所有资料进行收集、整理并归档。重要或大型会议，会后应进行认真总结，分析得失，不断提高会议质量和会议的组织水平。6出差及报销管理制度6目的为了更规范、统一的管理公司的差旅报销，保证员工在完成业务工作的同时，节约公司的资源和费用。62出差及报销管理规定621差旅的类型6211公司在番禺天安设定的办公地点简称为公司总部6212出差定义1指公司总部的后勤人员和办公点设定在公司总部的销售人员，因工作需要离开工作常驻地到外地临时办公或开展业务。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第8页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张2销售外差长期外驻到分公司/办事处的人员，除其因工作原因往返公司总部或到外地临时办公、开展业务的属于出差公司因项目或业务需要派驻人员（时间连续超过30天以上的）到各项目公司、分公司、办事处开展业务工作的，不属出差范围。622出差审核程序6221公司总部非销售人员经理级以下员工出差必须事先由各事业部、中心、各公司及分公司部门经理/分管（副）总经理批准，经理级以上员工出差，须由各事业部、中心、各公司及分公司分管（副）总经理总裁批准。出差人应至少提前两天填写出差申请表，将出差的目的、时间、地点、交通工具等递交给部门经理/分管（副）总经理/总裁审批同意后方可出差，并将出差审批表报行政中心备案。因业务急需直接由总裁指派出差的，出差人员也应补办相关的手续。6222销售业务人员销售业务人员（指各事业部、中心、各公司及分公司的销售业务代表、销售工程师、销售主管、销售经理、销售总监等）出差至少提前两天填写出差申请表，由各事业部、中心、各公司及分公司的分管（副）总经理审批，同意后方可出差，并将出差审批表报行政中心备案。623备用金借支及报销的规定1备用金借支对象限于公司总部人员，包括有后勤人员行政人事/财务/储运/技术服务部、销售业务人员。2出差或采购物品等原因需要现金结算的可借支备用金，借支人应按规定填制借款申请单，清楚注明借支原因后报分管分管副总经理审批。申请人凭已获批准的借款申请单，到财务办理借款手续，主管会计认真的检查借款人所填的各事项，对未按规定填制的，要求借款人重新填写经主管会计审核后，出纳员核对借款人员的借款记录，对有欠款未归还且无正常理由的，不予办理再借款业务。对符合借款要求的，出纳员可以现金支付或直接把借款划入借款人指定银行卡的方式支付借款，借取期从即日开始计算。3员工出差返回公司总部或采购物品完毕，须在规定7个工作日内办理报销手续。624公司差旅费用标准6241交通工具及交通费用标准职位飞机/高铁火车票D出租车市区内公交车市外长途车董事长、总裁头等舱实报实报实报实报各事业部（副）总经理、分公司总经理、总裁助理、职能部门总监经济舱软卧实报实报实报各事业部、各中心下属部门经理、分公司/办事处经理、副经理、按需申请硬卧实报实报实报销售经理、工程师、业务员、销售助理及其他经理级以下非销售人员按需申请硬卧按需申请实报实报文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第9页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张1）关于飞机与高铁（1）无论何职位，出差距离在500公里以内，一般不允许坐飞机。（2）超过500公里，以上表中规定可乘座飞机的人员可以乘坐飞机，并尽力选择优惠折扣机票。（3）在规定以外的人员如因特殊紧急原因乘坐飞机的，必须由分管副总经理事前批准；否则只报销相当的火车硬卧费用，超额部分由报销者自行承担。（4）若乘坐飞机的费用相等或小于同程的硬卧火车票费用，为了提高工作效率，可以乘坐飞机而不受以上标准限制。2）关于出租车以上表中按需申请的公司后勤人员，销售人员，原则上乘坐当地的公共交通工具，实报实销；遇特殊情况确须乘坐出租车的，须报项目分管副总经理或以上领导审批；经理级以上人员应以最优经济效益为原则选择合适的交通工具，实报实销，对不按规定的将不予报销。3）其他说明（1）在差旅的途中，出现中转回家或非工作原因逗留其他地方所产生的所有费用公司不予报销。试用期间的员工按同等级别人员的待遇进行报销。（2）长期驻外人员休假交通费用的报销标准按照以上表中级别的标准执行。6342住宿费用标准职位特级城市和一级城市二级城市及其他城市董事长、总裁实报各事业部（副）总经理、分公司总经理、总裁助理、职能部门总监500元以内/间/天300元以内/间/天各事业部、各中心下属部门经理、分公司/办事处经理、副经理、220元以内/间/天150元以内/间/天销售经理、工程师、业务员、销售助理及其他经理级以下非销售人员180元以内/间/天120元以内/间/天1）两人或两人以上人员一同出差到同一个地方时，本着节约费用的原则，要求同性必须共同入住标准房，并按公司住宿费用标准报销；2人入住一间双人房时可按300元/间双人间标准或按同住人员的最高标准报销，3人住一间三人房时可按400元/间/天报销或按同住人员的最高标准报销。2）试用期人员按上述同等级别人员的标准报销。3）业务人员在办事处或在固定租赁房所在区域市场出差期间当日返回的，一律不得报销文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第10页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张3）住宿费用；特殊情况需要在外住宿的，必须提前向分管副总经理申报，未提前申报的不得报销。4）因项目或工程需要，出差时间超过15天，人数超过5人的可以按照以下标准选择租赁短期住所租房标准1原与公司签定租房合同的，暂按原合同实行。2新租房的按以上标准实行。6244城市级别附表城市级别具体城市特级城市北京、上海、广州、深圳一级城市省会城市、苏州、常州、无锡、南通、厦门、宁波、温州、天津、青岛、大连、重庆、珠海、顺德、中山、东莞、佛山、惠州、三亚二级城市地级城市其他城市除以上的其他城市6245电话费用报销标准正常情况下，公司为员工都开通群号，以节约公司内部人沟通时的电话费用成本，按不同的级别，电话费用报销分为部门职位标准超出董事长、总裁实报项目中心总经理、总裁助理、职能部门总监300元/月公司及个人各承担50部门经理/主管150元/月自行承担部门经理级以下人员100元/月自行承担试用期人员100元/月自行承担后勤部门若报销者每月实际上电话费用未达到以上报销标准的，均按发票的实际金额实报实销。各事业部（副）总经理、分公司总经理、400元/月公司及个人各承担50区域/分公司/办事处经理、副经理250元/月公司及个人各承担50业务主管、业务员、销售助员200元/月公司及个人各承担50试用期人员按照同等职位标准的50自行承担营销部人员若报销者每月实际上电话费用未达到以上报销标准的，均按发票的实际金额实报实销。注特殊外派国外出差及特殊情况可另行处理，电话费用报销的发票抬头必须为公司名称。类别费用（元/月）住宿人数特级城市2500元/月以内一级城市2000元/月以内二级城市1200元/月以内其他城市800元/月以内5人以上文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第11页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张6246出差补助出差补助主要用于员工出差期间的餐费、超加班费1）标准项目特级城市和一级城市二级城市及其他城市所有出差人员60元/天早/午/晚50元/天早/午/晚广东省内出差省内当天来回无补助，有业务招待需要由上级批示有住宿要求的，经上级批准按住宿标准执行2）特殊情况说明（1）销售人员出差回总部，由公司、部门统一组织的（公司承担费用的）在外或在内会议、活动，不再享受以上补助。（2）有业务招待费用报销的按以上标准扣减当日补助。6247招待费用标准等级对应岗位标准金额备注总经理级董事长、总裁实报副总经理级各事业部总经理、分公司总经理1500元/月业务部门部门经理级事业部下属部门经理、项目经理800元/月非业务部门副总经理级行政管理中心、财务管理中心、总裁办公室、技术管理中心第一负责人1000元/月超支需申请1各分公司、直营办经理需要发生业务招待费时，必须先电话请示所属区域的项目分管副总经理,同意后方可执行。2发生招待费当天，须扣除当天餐费补贴。3接待对象仅限于客户和与公司有业务关联单位。4因特殊事件，超过以上招待标准，须总裁批准后方可报销。625办理报销手续规定6251报销单种类、用途旅差费报销单员工出差报账的票证，用于登记汇总员工出差发生的车、船、飞机票及住宿费及补助；费用报销单员工报销费用使用的票证，用于员工报销除旅差费之外的因工作需要产生业务费用票据，。6252差旅费用核销的相关要求文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第12页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张1）单据填写要求（1）报销单的粘贴用于报销的票据，有序整齐用胶水粘贴在差旅报销单内，不得用订书机装订；（2）报销人员必须将每日发生的费用清楚的填写在差旅报销单上，同时用铅笔写在票据背后对应清楚注明用作备案。（3）报销单的填写分类明确、字迹工整、计算准确、内容真实完整；（4）填写报销单时应使用黑色钢笔或签字笔，不得使用其他书写工具；（5）单据内容的填写大小写必须正确，签字应清晰可辨认。2）票据报销要求（1）除公司财务管理中心允许收据报销的费用外，其余一切费用需凭正式发票报销，收据一律不得报销。（2）用于报销的原始发票，必须准确开具费用所属单位或合同签订主体的全称，并盖有收款单位发票专用章。（3）报销车票必须在车票背后注明产生车票费用原因、起止地点及时间，否则不予以报销。（4）住宿发票必须填写入住人员姓名、日期及产生住宿费用的原因，发票盖章要清晰，否则不予报销；如连续在同一家宾馆住宿二天以上开具的发票是同等金额的票据必须要连号,否则不给予报销。（5）电话费用报销按照电话费用报销标准执行。（6）业务招待费用需提供正规发票进行报销，同一次接待客户的接待费用,开具的发票是同等金额的票据必须要连号,否则不给予报销。因特殊业务活动产生的公关费用，需先请示该项业务分管领导同意并补充费用产生报告，方可给予报销3）其他要求（1）报销事前有申请的费用时必须附上批文复印件。（2）报销人必须张贴好报销的票据，并在付款凭证的收款人栏上签上姓名。（3）报销办事处租金费用时须注明办事处名称、续租合同并在发票（收据）后面注明房东的姓名及联系电话。4）费用报销期限规定（1）员工出差返回后，必须于7个工作日内提交报销。（2）本制度中的所有费用核销有效期限为由费用发生当月起计，1个月内报销有效，超期不报视同自动放弃处理。5）费用报销流程文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第13页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张费用报销流程表级别报销申请人部门经理或主管财务管理中心分副总经理级（含分公司总经理）董事长、总裁副总经理级（含分公司总经理）审核批准部门经理或主管级审核审核批准经理或主管级以下员工填写报销单审核审核批准626违规处罚6261以下行为属于违规1虚开、多开、涂改报销发票的。2报销发票时间逻辑错误的。3因乘坐的公交车无票，使用其它车票来代替，但在报销票据上没有备注清楚而且并没有说明的。4大量使用手撕发票，如经核实客运站有车辆前往，并可以出售电脑票的，使用手撕发票情况视为违规。5相隔一段时间入住，但是住宿发票连号的（如有特殊情况须提前经分管副总经理审批，否则不接受任何事后解释），不予报销。6262违规行为的处罚1对违反以上14项，按弄虚作假处理，该发票不予报销，情节严重者予以辞退处理。2对违反以上5项的，该发票不予报销。7车辆及驾驶员管理规定71目的为使公司车辆得到合理有效的使用，最大限度的节约资源，更有效的控制车辆使用，确保车辆以安全、良好的状态为公司的经营活动服务。72车辆管理721公司车辆由行政管理中心监管，储运部统一安排、调配；722公司目前共有八台车车辆，公司将车辆授权指定的使用人使用管理，车辆的使用情况入下表车牌号码型号车辆使用人备注粤A1900E奥迪AUDIA8L30FSI郑东平粤A230P7丰田GTM7200GB轿车1998杨佩莲粤A065W5北京现代BH7164AX轿车1599L林翔绅粤A479L1明锐SVW7206BPD轿车19840L宋向阳粤AL682C江淮HFC6500AIC8F车型客车23510L曾达文粤A3C451别克SGM7160SLXAT轿车15980L运输及技术使用粤A3D255高尔夫FV7164轿车15950L仓库粤AAU018东南DN7160轿车15840L仓库723行政管理中心负责公司车辆的保险费、车船税等相关资料整理及费用缴纳工作。公司车辆附带行驶证正副本、车辆钥匙、保险卡、加油卡等资料证件由车辆责任人司机保管，车辆登记、保险、购置税等资料由行政管理中心保管。各车辆使用人负责办理所用车辆的年审事宜，行政管理中心根据需要提供车辆年审资料。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第14页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张724公司车辆只限于工作用途，严禁公车私用。因特殊情况需私用公车的，则需经总批准方可出车，但所发生的过桥费、停车费等附加费用由员工自己负担。73车辆的使用流程731用车申请总部各部门使用车辆应提前1天向行政管理中心提出用车申请，按要求填写好用车通知单经批准后储运部方可派车。申请流程为用车申请人部门负责人行政管理中心储运部经理提出用车申请审核用车事由审批与协调车辆车辆调度说明粤A1900E车辆由总裁办公室统一调度使用732派车安排储运部经理凭行政管理中心核准用车申请表，根据实际情况，安排调度车辆收车后，车辆须停放在公司规定地点74车辆维护保养车辆授权指定使用人及驾驶员出车时做好车辆检查，对车辆的机油、冷却水和车辆的完好性进行检查；公司指定专门车辆修理厂负责车辆的定期保养检查、维修，费用由行政管理中心统一结算。74车辆费用管理75驾驶员管理规定751驾驶员应严格遵守道路交通法规和本管理规定，严禁酒后驾车，严禁超速、超载行驶等任何违法违规行为。752驾驶员应严格按车辆使用审批单的规定用途使用车辆，不得私自改变使用用途，不得将车辆交予他人驾驶或练习驾驶，严禁将车辆交给无证人员驾驶。753驾驶员必须严格遵守国家道路交通法规及有关交通安全管理的规章规则，文明开车，不准危险驾车。如因违反交通法规而发生罚款、交通事故的，由车辆驾驶员承担全部责任。754车辆如在公务中遇不可抗拒的发生交通事故，适用快速处理的，应采用快速处理方式解决。除向附近交警机关报案外，并须即刻与公司领导汇报，并即通知保险公司。755每一车辆年审年度，行政管理中心通过网络检查各车辆遵守交通法规情况，发现车辆使用人（或驾驶人）有违章处罚情况的而没处理的，应督促车辆使用人（或驾驶人）尽快处理违章。出现交通法规规定被吊销驾驶证、禁驾车辆的，公司将收回车辆，并由车辆使用人承担一切处罚费用。8名片管理制度81目的为使公司名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造。83名片管理831名片印制要求8311名片按集团统一要求的版式、规格、字体、颜色印制。8312名片上按规定只许印制公司规定的内容，包括集团公司全称、部门、工作职务、办公地址、电话、传真、邮编、网址、电子邮件地址等。有需要加印其它文字内容需报上级领导审批。832名片印制审批8321公司行政人事部为名片印制审核责任部门，负责名片的审核及印制，确保名片印制符合统一版本、格式要求。8322印制名片，需按规定申请，由上级领导批准，报行政人事部印制。833名片使用8331要注意名片的整洁和完整，不使用污损或过时的名片。8332在对外交往中掌握名片递送礼仪和交换规则，按商务社交礼节使用名片，维护公司形象。文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第15页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张8333严禁持名片办理个人私事或擅自扩大使用范围，损害公司形象。834名片申请流程8341本公司员工申请印制名片，应从公司行政人事部前台处领取、填写名片申请表将其交给直属部门领导签字审批。8342名片申请人在填写申请单时要核对信息正确与否，如申请单信息错误导致名片信息错误的，责任均由申请人承担。8343审批通过后将名片申请表交由行政人事部确认并统一进行制作8344名片印好后由行政人事部负责通知本人领取，并履行签字手续835名片规定8351任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司名片的设计样式、排版等，公司名片只用于与业务相关的场合严禁滥用8352员工辞职应将剩余的个人名片应交还行政人事部由行政人事部统一处理8353名片电子版文件未经同意不能随意发给他人。9印章管理制度91目的为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝不法行为的发生，加强公司印章的管理，护公司的利益。92集团公司印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表序号印章名称使用范围保管部门使用审批人备注1意高、联诚公司公章公司对外所有正式文件对内通知等正式行文财务管理中心总经理或授权人2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务管理中心财务总监。3合同专用章公司各类合同项目事业部分管（副）总经理4法定代表人印章（支票）支票财务管理中心财务总监5行政人事部印章公司行政行为证明公司离职人事证明、员工聘用、解聘等；对口单位函件往来行政管理中心总经理助理暂时没有6项目专用印章项目工程建设中与相关单位的非正式函件往来项目单位项目分管（副）总经理文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第16页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张93印章的使用931以公司名义签订、签署的各类法律文书（包括合同、协议书、意向书、委托书等）及在公司经营管理上有重大影响的业务往来公文、信函、授权委托书、证件证书及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本，以公司名义上报、下发的正式、非正式文件、函件包括文件、请示、报告、总结、通知、申请等，经办人由上级审核确认后才可盖章，并在印章专管员处登记。932各部门日常办公事务用印各部门负责人或分管（副）总经理提出申请用印，盖章人和批准人对用印产生的一切后果负责。933各部门印章在其合理的范围内使用，不能超范围使用，各部门负责人对印章的使用负责。财务专用章须经财务总监审核后用印所有与销售业务有关的合同、协议须经项目分管副总经理审批后加盖合同专用章，特殊情况下需要公章代替的，须经分管副总以上领导批准。934公司公章原则上一律不得在公司以外使用，确因工作需要将印章带出使用的，应事先通知财务管理中心，经分管副总以上领导批准后方可使用。935公司资质文件用印、对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司印章的文本等，须在合缝处加盖印章。为避免复印的文件被再次篡改，在文件上加注“复印无效”字样。936原则上不允许在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、邀请函上加盖公司印章。须经主管副总经理签字同意后方可办理，可持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其用途，未使用者必须交回。94印章的管理941公司公章、财务印章及法人章由公司财务管理中心财务总监负责保管；公司合同专用章由项目部指定人负责保管；各部门章由部门负责人负责保管，并做好印章使用登记工作。942印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。943印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。944专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。945印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。946印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第17页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。947印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任。948印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续。949禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经公司领导批准并填写公章外出使用申请单方可带出；9410印章管理员必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告，并依法公告作废。任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用，盖章后出现的意外情况由批准人负责。10计算机及网络管理制度101目的为加强公司计算机及网络使用管理，规范网络资源的使用，使信息系统正常、安全的运行，确保电脑及网络正常运作，提高工作效率。102计算机管理规定1021行政管理中心是公司计算机及网络的具体管理部门，未经信息网管员许可不得更改系统配置，不得私自拆卸或装接各种硬件设施。2各职能部门如有计算机或其他设备的使用新需求，应向行政管理中心提出申请，填写办公用品申请单，由行政管理中心统一申购。1023公司信息网管员应对所有计算机设备的类型、品牌、型号相关附件、使用者，进行编号登记、造册备案和维护保养，设备使用者应配合管理人员的工作，并签名登记使用。1024电脑由使用者负责保管，遵行“谁使用、谁负责”的原则进行管理，使用者对计算机（包括笔记本）的损坏、丢失负责,丢失或损坏必须照价赔偿。1025如遇到自己不能解决的问题或出现计算机故障时，不得强行处理。应由公司网管员协助解决，以防止故障的扩大。103网络使用管理1031行政管理中心信息网管员有权对公司网络运行情况进行监管和控制，有权对公司网络上的IT根据规定进行检查和备案，任何引入与发出的邮件，都有可能被备份审查。1032公司网络结构由行政管理中心信息网管员统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，如需安装集线器等必须事先与信息网管员取得联系。1033任何部门和个人应高度重视保护公司的技术秘密和商业秘密，对于需要上网的各类保密IT必须保证有严密的授权控制。104电子信息管理文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第18页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张1041公司各部门员工应固定在某台电脑上办公、建立文档；未经许可，不得随意动用他人电脑。1042各部门电脑软件系统应由公司网络管理专业人员进行维护、保养；未经许可，不得随意更改软件系统设置。1043任何需要保存的信息、文档，不得保存于系统桌面或电脑C盘；重要信息，除电脑硬盘存储外，还应进行移动存储备份，以防电脑损坏时资料的丢失。105电脑安全使用及保养1051电脑操作规程电脑开机时应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序；电脑关机遵循相反的顺序。每次的开、关时间间隔至少一分钟以上，严禁进行连续的多次开关机操作。下班时务必将电源插座的开关关上；节假日应该将电源插座拔下，彻底断绝电源，防止火灾隐患。1052公司电脑须安装杀毒软件，定期对病毒库进行升级、对系统进行杀毒。在电脑外接移动存储设施、或是从网络下载资料后，打开移动存储设施或是下载的资料前应先进行杀毒，防止外接硬设及网络病毒对系统带来的损害及信息安全隐患。106公司电子邮件管理公司开通INTEMET企业邮箱服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子IT网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容。11办公用品管理制度111目的为规范公司办公用品的管理，提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。112行政人事部负责各类办公用品的购买、保管、发放和盘点工作。办公用品主要是指下列表所示的三类办公用品。类别办公用品种类A类低值易耗品铅笔、橡皮、圆珠笔、签字笔、笔芯、胶水、胶带、大头针、曲别针、皮筋、复写纸、帐页、账本、刻录盘、纸杯等B类限额使用消耗品类复印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等C类非消耗品类剪刀、直尺、名片夹、文件夹、文件夹架、订书机、计算器、打孔机、装订机等113办公用品的购买1131办公用品由行政人事部统一采购，行政人事部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。1132办公用品需在每月的25号前，行政人事部管理员根据办公用品库存情况，结合日常需求量文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第19页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张以及汇总部门需够用办公用品，确定最终申购量，由文具管理员填写办公用品申购表经领导审批后统一购买。114用品分发领用1141办公用品不得重复领取，行政人事部统一建立办公用品领用登记表，部门/个人领用物品均须领用登记，部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。重复领用物品须以旧换新。1142新入职人员领用办公用品，由行政人事部根据标准统一发放，领用人签字确认。115办公用品保管1151办公用品保管员应妥善保管办公用品，每月盘点，核对帐物，做到帐物相符。所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立办公用进出领用电子文档。1152每月月末，行政人事部前台文员对办公用品入库明细、库存明细、出库明细进行核实盘点，出具办公用品库存月末盘点表。116离职人员在办理离职手续时，应将所用的办公用品如数归还行政人事部，有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。12固定资产管理规定121目的为切实加强公司固定资产管理，满足工作需要，合理节约开支，提高使用效益，确保公司财产的安全完整。122固定资产是指通用设备单价在500元以上，专用设备价在800元以上，使用年限在一年以上非生产性的设备工具、仪器设备。包括电子设备（电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机、空调、投影仪等）、运输设备（公司车辆）、管理用具（摄像头、保险柜等）以及办公家具（办公台，办公椅、会议桌等）。123固定资产管理1231行政管理中心为公司固定资产管理部门；行政专员作为公司的资产管理员，负责固定资产具体管理事务。1232行政专员负责固定资产的分类编号、购置、验收、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项1233行政专员对每项固定资产的使用落实到部门，并订立相关的使用、交接，丢失、损坏赔偿规定。1234固定资产稽查、核算部门1财务管理中心为公司固定资产的稽查、核算部门；财务管理中心主管会计具体负责，财务总监负责监督管理；2财务管理中心主管会计设置固定资产总账及明细分类账；对增减变动情况及时进行账面处理；文件名称集团行政管理制度文件编号YG【2013】HR01正文页数第20页共26页版次号A0（第一版）附件数表格张3财务管理中心、行政管理中心、使用部门三方共同每一年进行一次大盘点，固定资产盘点前，固定资产会计应与行政专员对账，保证会计记录和固定资产台账一致。124固定资产采购由固定资产需求部门填写固定资产申请（采购）单，注明资产名称、规格型号、数量、用途、需要日期等，经领导批准，由行政管理中心执行采购计划。125固定资产验收及保管程序1251固定资产购入后行政管理中心人员协同使用部门人员、财务管理中心进行验收，并填写固定资产验收单，固定资产验收合格后，行政管理中心编列固定资产编号，制作标签对设备进行编号标识一物一标识，并建立固定资产台账；1252各职能部门明确固定资产使用人，在使用人离职时应及时办理移交手续，固定资产交行政管理中心保管。如有移交不清或资产遗失的，由使用人负责赔偿。126固定资产维修程序固定资产需送修时，需送修部门填写固定资产维修申请单，由行政管理中心确认人为或非人为损坏。人为损坏的，应由责任人承担全部维修费用，无法维修的由责任人承担损失赔偿。127固定资产报废当固定资产因使用年限自然损坏无法修理或经修理后不合经济原则，以及闲置，废弃不再有使用价值的，使用部门应向总裁办行政部报告，经确认后，填写固定资产报废