武进区社区档案管理暂行办法

武进区社区档案管理暂行办法总则第一条为了规范和加强社区档案管理，推动我区社区基础建设，保证社区在组织、文化、卫生、环境、治安等各项具体工作中形成的各种文件材料完整与安全，维护社区组织的历史真实面貌，有效地为社区建设、巩固基层政权和加强社会主义民主政治建设服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国城市居民委员会组织法及国家有关法律法规，结合本区实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称社区档案是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治等各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。第三条本办法适用于本行政区域内城区街道所辖社区和建制镇所辖社区。管理体制和原则第四条区档案行政管理部门和民政部门及镇人民政府、街道办事处负责所辖区域内的社区档案工作的监督和指导。第五条社区档案实行集中统一管理。社区组织在档案工作中必须贯彻执行国家有关档案工作法律法规，严防档案损毁丢失，任何单位和个人不得将档案据为己有或拒绝归档，严禁出卖、涂改、伪造档案，违者将依法追究有关人员责任。第六条社区档案工作应当做到“四有”有人管，有制度，有装具，有档案。1、社区应当明确有兼职档案员负责本社区文件材料的收集、整理、保管及提供利用。2、社区档案工作应建立必要的制度，明确文件材料归档范围、归档办法及档案管理要求。3、社区应当配置专柜存放档案资料，做到安全、保密、避免丢失，有防火、防盗、防虫、防霉等措施。有条件的社区可设置专门的档案用房。社区档案工作所需经费在社区办公经费中列支。4、社区应将如下文件材料归档保存社区党政群团组织建设方面的文件材料；社区居民自治方面的文件材料；军、警、机关、企事业单位共驻共建方面的文件材料；社区服务、社区文化、卫生、环境、治安、基建等活动方面的文件材料；财务、财产管理方面的文件材料；反映社区活动的照片、声像材料；荣誉证书、奖牌奖杯奖状、纪念品等实物。档案的整理、利用第七条社区档案的整理本着“简化整理、深化检索”的原则进行，保持文件材料之间的有机联系。社区档案的具体整理方法由区档案局联合区民政局确定。第八条社区工作形成的文件材料按不同门类、载体分为文书类、声像类、科技类、会计类、实物类、电子类及资料等七个大类。1、文书类文件材料一般按年度归档整理，本年度档案在次年的六月底前归档；会计类文件材料由财务人员整理完毕一年后向档案室移交；基建类文件材料在项目竣工验收后整理归档；设备类文件材料在设备开箱验收后及时整理归档；声像类和实物类材料随时整理归档；电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档。2、归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。第九条纸质文件材料与特殊载体材料分别编目存放。第十条社区档案人员应充分利用计算机进行档案资料管理，建立必要的档案目录数据库，以方便档案的利用。第十一条社区档案工作应当立足为社区建设服务，开展档案咨询、举办档案展览等形式多样的活动，为社区三个文明建设服务。第十二条鼓励社区居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。附则第十三条本办法由区档案局、区民政局负责解释。第十四条本办法自颁发之日起实施。附录武进区社区文件材料归档范围和保管期限参考表类别归档范围保管期限文书党务工作社区党建社区党组织成立材料、网络、名单、换届选举报告、批复党建工作总结、计划、专题报告、典型调查材料、目标责任书、工作会议材料党员统计表、名册、民主生活会记录党员教育培训、民主评议等活动材料、管理制度发展党员计划、积极分子考核材料先进党支部、党员表彰材料；对违纪党员处理材料永久定期永久定期定期定期自社区自治管理社区工作的政策法规性文件向有关部门反映社区居民意见、建议及反馈意见社区建设重大事项的决议、本社区重大活动、重要事件形成的文件材料社区机构成立、更名及居委会换届选举材料社区居委会工作计划、总结及其审议材料、专题报告、典型调查、经验材料、大事记、工作记录、会议记录等社区各种组织、网络人员名册、统计表；社区制定的规章制度、岗位责任制社区标识、概况、平面示意图、自治章程、各种制度、岗位职责、办事程序各级党政机关领导、人大代表、政协委员视察社区工作的讲话、题词等报刊、电台关于本社区的报道材料社区居委会工作台帐定期定期永久永久永久永久永久永久定期定期社区服务双拥工作情况材料社区养老保险、优怃、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、审批表、汇总表、统计报表开展社会救助、福利服务、下岗再就业优惠证发放花名册、利民便民服务活动记录、登记表、网点设施建设材料、社区服务台帐社区老年人服务材料（老年证办理、慰问活动）、老年人台帐志愿者队伍名单、台帐及活动记录、失地、失业情况调查表定期定期定期定期定期定期治工社区卫生社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫工作的文件材料；卫生工作计划、总结、报告、统计表计划生育工作计划、总结、台帐、基本情况统计表、上级关于计划生育工作的文件、计划生育领导小组名单、对计划生育的处理结果、决定健康教育工作领导小组名单、小组活动记录、台帐卫生站服务制度、社区医护人员资格证书老人健康档案、登记表及统计表爱卫工作领导小组名单、爱卫、健康教育记录簿、台帐定期定期定期定期定期定期社区文教社区宣传教育工作的计划、总结、报告、宣教文体工作台帐思想政治宣传教育活动记录科普宣传教育方案、记录等创建五好文明家庭、文明楼栋记录社区开展老年人、未成年人、青少年教育培训活动、妇女保护工作形成的材料文化室制度、图书资料室制度及图书资料名册、文化兴趣小组名册、居民公约及文化活动记录学习型社区台帐、文明社区台帐定期定期定期定期定期定期定期社区环境社区环境工作计划、总结、报告及统计报表环境管理工作概况、卫生责任区平面图环卫组织职责、管理制度保洁员工作范围、合同书除“四害”工作记录、总结社区环境整治（净化、绿化、美化）、“三废”治理工作形成的材料环境卫生、市场管理、创卫达标、检查评比活动材料对社区内物业管理监督、绿地养护和市容监督、社区违建监督和评议材料定期定期定期定期定期定期定期定期作社区治安社区治安综合治理工作计划、总结、专题报告、统计表、典型经验材料社区居民户籍、人口普查登记表以及流动人口情况登记表、名册、统计表综合治理网络、警务责任区等治安防范体系材料；社区民警简介、民警职责开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解会议记录、调解笔录本社区政府定性的非法组织及其成员情况登记表、对刑满释放、解除劳教人员的安置帮教工作材料、登记表社区治安情况、火灾及消防情况、境外人员居住情况登记表外来人员、私（公）房出租户情况表上级关于综合治理、治安、调解工作的文件材料对社区青年入伍出据的政审材料定期永久永久定期定期定期定期定期定期类群团工作社区关于武装、民兵组织、预备役人员登记名册、民兵代表会议材料社区团组织统计年报表、名册、介绍信、发展团员及奖惩材料、会议记录、工作计划、总结等、共青团大会、表彰会议材料社区妇女工作计划、总结、报告、统计表、会议材料、妇代会材料、妇代会工作手册社区托幼工作材料社区其它群团如计生协会、老年人协会、妇女协会、青少年协会、残疾人协会等的计划、总结、机构人员名册、民政、残联、人武工作台帐及各类活动记录侨情登记材料定期定期定期定期定期定期照片上级党政机关领导、人大代表、政协委员来本社区指导、视察工作形成的照片本社区召开重要会议及文化、体育、庆典活动形成的照片本社区主要领导和著名人物的照片本社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片本社区概貌、变迁及所属基础设施的照片永久永久永久永久永久声像类录音录像上级党政机关领导、人大代表、政协委员来本社区指导、视察工作形成的录音、录像反映本社区历史概貌及重要活动的录音、录像永久永久科技类社区办公及活动场所建筑物的申请、批复、变更、相关的协议、证书、图纸等社区办公设备及文化娱乐设施设备的随机产品使用（操作）说明书、线路图、维修单等永久设备报废后保留5年报表年度报表月、季度报表永久5年帐簿现金出纳帐、银行存款帐日记帐、总帐、明细帐固定资产明细账（卡片）25年15年固定资产报废后保管5年凭证各种原始凭证、记帐凭证涉及外事或基建的凭证15年永久会计类其他会计档案保管、销毁清册移交清册永久15年实物类各种奖状、锦旗、奖牌、奖品、证书对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）其它具有保存价值的各种实物、字画、手迹、牌匾等已宣布停止使用的印章永久永久永久永久电子类刻有归档电子文件的光盘及其相关的计算机软硬件环境、软件说明表达电子文件内容的基本格式和有关原数据永久图书资料与社区职能活动相关的参考性图书、资料材料定期说明根据社区档案工作的特点，其文件材料的保管期限暂定为永久和定期两种。其中定为定期保管的，可根据需要，保管1530年。武进区社区档案管理制度一、分管领导及档案管理人员职责（一）认真贯彻落实档案法、档案法实施办法和江苏省档案管理条例以及上级有关档案工作的规定、要求，把档案工作列入本社区工作计划，建立健全各项档案管理制度。（二）定期召开档案工作会议，研究布置档案工作，切实解决实际问题，不断提高档案管理水平。（三）集中统一管理本社区形成的各种门类、载体的档案。努力学习档案专业知识，做好档案的收集、整理、保管、统计、利用等各项工作。（四）立足为社区建设服务，通过开展咨询、展览等形式的活动，提高全社区档案意识，为社区三个文明建设服务。二、立卷归档制度（一）社区档案实行集中统一管理的原则，任何个人不得据为己有或拒绝归档。（二）归档的文件材料应齐全完整，字迹必须清楚、端正、耐久，严禁使用复写纸、铅笔、圆珠笔、彩色笔或纯蓝、红墨水。声像材料应照片、底片相符，图像清晰；电子文件应与打印出的纸质文件一并归档。（三）凡属归档范围的文件材料，要按照要求收集、整理。文书类文件材料一般按年度在次年的六月底前完成归档整理工作；会计类文件材料由财务人员整理完毕后归档；基建类文件材料在项目竣工验收后三个月内整理归档；设备类文件材料在设备开箱验收后及时整理归档；声像类和实物类材料随时整理归档；电子文件一般在办理完毕三个月内整理归档。（四）归档文件材料的整理要求1、文书类文件材料整理办法按照江苏省实施办法要求按件整理。2、会计文件材料中的会计凭证按月份或季度组卷；会计帐簿、会计报表按年度组卷。3、基建文件材料按项目分别整理。4、设备文件材料整理实行一机一档，按设备购置时间顺序排列。5、声像档案中的照片按形成时间顺序排列；录音录像档案分别以“盘”为保管单位，按形成时间顺序排列。6、实物档案以“件”为单位按形成的时间顺序整理归档。7、电子档案按年度整理归档，以“盘”为单位管理。三、档案保管制度（一）要配备专门橱柜存放档案，室内严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品，保持清洁卫生，及时更换防霉、驱虫药物，定期检查电器设备及消防器材等设施，保证安全实用。（二）档案要按不同载体、不同年度存放，做到排列有序。（三）对档案的收进、利用、移