秘书学概论课件底稿

秘书学概论课件底稿主讲杨素华课程简介秘书学是一门富有中国特色的综合性应用学科，一方面它的政治性很强，另一方面它的实践性也很强。它既不同于纯粹的理论学科，也不同于纯粹的技能学科。它主要是围绕我国的秘书职业、秘书部门、秘书工作，讲述有关的性质特点、功能作用、指导原则、任务内容和工作方法、工作规律等基本知识与原理。教学目的秘书学概论是综合性大学文秘专业和汉语言文学专业的一门专业课，任务是培养学生从事文秘工作的基本技能，为学生今后从事秘书职业奠定良好的基础。课程内容本课程由秘书基本理论、秘书工作方法、练习和辅助性资料等几个部分组成。课堂讲授的内容主要有秘书、秘书工作、秘书部门设置情况秘书人员的职业素养秘书心理秘书与领导人的关系秘书与会议秘书与事务课程讲授特点本课程教学坚持理论联系实际的原则，时刻关注秘书工作的新动态和新发展，紧密联系秘书工作实际，不空谈理论。课时安排本课程学习期限半年，总学时为60学时。学期结束时考试。第一章绪论内容简介在本章中，将简要地把我国秘书学的产生情况与原因，学科的性质特点，学科的结构组成和研究、学习秘书学的基本方法，作一概述，以便了解秘书学究竟是一门什么样的科学，应当怎样去学习它。学习目的与要求通过绪论的学习，明确什么是秘书学，了解我国秘书学的产生，秘书学科的性质、研究现状、理论框架，以及学习秘书学的方法。第一节秘书学的研究对象及性质一、研究对象关于秘书学的研究对象，主要有以下几种不同的说法一种认为是秘书工作及其规律（杨光汉秘书学与秘书工作），一种认为是秘书活动（吕发成等秘书学基本原理），一种认为秘书学的研究对象还包括秘书学教学理论和相关学科（候玉珍秘书实务）。秘书学的研究对象秘书学是专门研究秘书工作和秘书人员的一门科学。二、秘书学的性质秘书学是一门具有边缘性、综合性的应用学科。第二节我国当代秘书学的诞生、研究现状及理论框架一、我国当代秘书学的诞生（一）我国当代秘书学诞生的时间（二）我国当代秘书学形成较晚的原因（三）当代秘书学诞生的时代背景我国当代秘书学之所以在上个世纪八十年代产生，主要有这样几个原因1、改革开放，推动了当代秘书学的诞生。十一届三中全会确立了改革开放的基本国策，批判了左的思潮，出现了政治上比较宽松的环境，学术上贯彻了“百花齐放，百家争鸣”的方针，这些都是若干新兴学科得以滋润生长的基本条件，对于秘书学来说，尤为如此。因为，研究秘书与秘书工作，是与研究领导与领导工作分不开的，人们研究秘书工作，必然要涉及秘书所为之服务的领导工作，这就容易成为一个政治性很强的研究领域，在新中国建立以后的以阶级斗争为纲的年代里，秘书学是不可能出现的。2、社会需要召唤着当代秘书学的诞生。（四）我国当代秘书学诞生的标志1、秘书学学科专业论著的问世与学科学术带头人的出现2、秘书学会与学术活动的出现3、秘书杂志的出现（五）我国当代秘书学诞生的意义1、推动了我国上层建筑的建设2、推动了新时期秘书工作的飞跃3、推动了秘书人才的培养二、秘书学的研究现状1、研究秘书学教学理论2、研究秘书工作理论3、秘书学相关学科研究三、秘书学的理论框架1、基础秘书学2、应用秘书学3、秘书人才学第三节讲述秘书学的方法一、采用的教学方法案例教学法二、采用案例教学法的原因1、增加感性认识2、进行技能训练第四节学习秘书学的方法一、要进入角色二、要手脑并用第五节学习秘书学的用途第六节教材问题第七节参考书目一、辞典类秘书辞典档案出版社出版。主编翁世荣、王千弓二、杂志类秘书之友兰州大学主办。秘书上海大学文学院主办。秘书工作中共中央办公厅秘书局主办。三、著作类中国现代秘书工作基础高等教育出版社出版徐瑞新、李欣编著现代工商企业秘书展望出版社出版肖鸿祥、高晓峰编著现代秘书心理学青岛出版社出版赵中利、史玉峤编著涉外秘书学湖北科技出版社出版主编杨剑宇秘书学概论主编常崇宜秘书实务主编董继超北京线装出版社出版本章小结绪论部分头绪内容较多，从七个方面介绍了秘书学的若干问题。既明确了秘书学的研究对象、性质，秘书学诞生的时间、时代背景，又介绍了秘书学的讲授方法、学习方法以及对教材的把握，需要阅读的书目等问题。重点难点一、秘书学的研究对象二、秘书学的性质三、当代秘书学诞生的时间、标志和意义四、秘书学的理论框架思考题一、问答题1、我国当代秘书学在什么时间诞生2、秘书学的性质是什么二、简述题1、请你描述一下，你所见到的秘书是什么样子，他们都干些什么2、你理想中的秘书是什么样子3、如果有机会，你是否愿意当秘书，为什么4、秘书学的研究对象是什么为什么5、我国秘书学诞生的标志是什么6、秘书学诞生的意义是什么7、秘书学的理论框架有哪几个部分组成8、简述学习秘书学的方法第二章秘书历史沿革及其启示内容简介在这一章中，将简略介绍秘书的起源与演变，重点着重在通过历史上秘书人物、事迹，去探讨秘书历史上的经验教训，以供今天的秘书借鉴。学习目标与要求为了给今天的秘书工作提供有益的借鉴，要求认识和了解历史上秘书及秘书工作的起源、发展和演变的规律，正确对待秘书历史上的经验和教训；理解和把握我国未来秘书工作的发展趋势。课程内容第一节秘书的起源最早的秘书人员巫、史先秦时期良史型的秘书南史、董狐，他们是良史型秘书的典范。当时我国还没有进入高度中央集权的封建社会，这是良史型秘书得以产生的客观背景。第二节封建社会的秘书一、秦汉时期秦代的秘书工作机构丞相府、御史府秦代有名的秘书李斯、赵高汉代的秘书职官尚书汉代有名的秘书司马迁、司马相如“君相之争”与“膨胀回位”现象是指因为丞相位居“一人之下，万人之上”，权倾朝野，难免权大功高震主，成为皇权的最大威胁。汉武帝时，“君相之争”愈演愈烈，于是汉代帝王采取了一系列削减相权的办法，其中一个就是加强中枢秘书的权力，以取代丞相的部分权力。尚书一旦权力增大，又逐渐威胁着王权，皇帝就不断设立新的秘书机构及官职名称来取代他们，这被叫做“膨胀回位”现象。历史上的“君相之争”与“膨胀回位”，其意义都是告诫后来的秘书，不要出现权力膨胀越位的问题。这是封建社会秘书体制中的重要经验教训。二、魏晋时期秘书职官秘书令、中书令、中书监秘书工作机构中书省、门下省古代“秘书”一词的涵义1、宫禁中秘藏之书2、谶纬图录3、官职名称4、官署名称三、隋唐宋时期隋朝的秘书工作机构内史省唐朝的秘书职官中书舍人、翰林学士唐宋时期的秘书陆贽、四、辽、西夏、金元时期翻译秘书译史、通司五、明清时期秘书工作机构内阁（皇帝的秘书处）秘书职官殿阁大学士清代的秘书工作机构军机处（皇帝的机要办公厅）清代的秘书军机章京（小军机）六、封建社会秘书官制中的两个明显特征秘书官员的尊贵性、不稳定性。第三节封建社会的私人秘书一、清朝私人秘书（师爷）的特点专业性强，别人无法替代；私人秘书与领导人的关系有别于一般在编的秘书与领导人的关系，他们说话可以少一些顾忌，去留可以自己把握，“合则留，不合则去”。二、古今秘书职业比较古今秘书职业的共同点1、古今秘书部门都是设置在国家政治权力的中枢，古今秘书官员都处于中央和地方首脑、领导人的身边。2、古今秘书官员的使命和秘书部门的职责，都是直接辅助上司全面管理事务，都必须竭尽全力地直接为上司进行多方面的综合服务。3、古今秘书官员的使命和秘书部门的职责，不但要管事，还要谋政，就是说，他们必须替上司竭忠尽智地想办法，出主意，当智囊，献良策，以全面实现上司的政治意图和经济意图。第四节秘书历史上的经验教训一、秘书工作的政治性很强。二、秘书工作要求知识广博。三、秘书工作的规范性很强。四、秘书的职业道德要求很高。第五节我国秘书工作发展趋势一、服务对象的多元化二、秘书职业的社会化三、劳动成果商品化四、秘书队伍女性化五、工作手段现代化本章小结秘书的历史源远流长。自从人类社会有了公共事务的管理与社会组织分工，有了领导管理工作，也就有了秘书工作诞生的基本前提；人类社会出现了领导和领导集团，也就有了秘书产生的基本条件。随着时代的发展，秘书工作也在发展变化。秘书始终是领导人的近身直接助手，因而，秘书历史也是人类社会的文明史、政治史和领导史的重要组成构成部分。总结秘书与秘书工作历史的经验教训，有利于做好今天的秘书工作。重点难点一、历代主要秘书职务名称及其职能二、我国历代秘书的演变脉络三、我国秘书史上的经验教训思考题一、简答题1、我国古代“秘书”一词的涵义是什么2、我国古代出现的良史型秘书的特点是什么代表人物是谁3、历史上的“君相之争“与“膨胀回位”现象的意义是什么4、清朝的私人秘书有哪些特点二、简述题1、简述秦汉时期的“君相之争”与“膨胀回位”。2、唐宋时期“翰林型”秘书的出现，特点及产生的原因。3、简述对我国秘书史上的经验教训的理解4、简述我国秘书工作的发展趋势。5、简述古今秘书的共同点6、简述封建社会秘书官制中的两个明显特征7、请你从秘书史的角度谈谈，巫、史地位的由高到底说明了什么问题。第三章秘书职业内容简介本章着重介绍秘书这种职业的有关基本概念，秘书职业的分类、职业资格要求以及涉外秘书的特点等内容。学习目标与要求本章主要讲述秘书。通过本章的学习，要求了解秘书的概念，了解中外关于秘书定义的差别；掌握秘书分类的方法；理解秘书职业特点和对不同层级秘书资格要求的异同。课程内容第一节秘书的定义一、国外秘书的定义（一）西方发达国家关于秘书的定义1、国际职业秘书组织（欧美等发达国家为主的国际性秘书组织），给秘书下的定义“具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围作出正确决定的经理助手。”2、这一定义大致包含两点意思（1）比较强调秘书的主动性与决定问题的判断能力。（2）比较强调秘书的近似行政助理的作用。3、西方秘书定义与我国相比，西方秘书定义有三个不同点（1）这里指的主要是高中级秘书，他们是西方秘书的主体，而不是指一般的文员及事务性工作者；（2）西方国家的秘书主要是私人秘书，秘书的职权在相当程度上决定于领导对秘书的信任和权力赋予程度等；（3）由于西方国家社会组织领导层的副职很少，自然对高级秘书的要求就接近了行政助理的角色。（二）日本关于秘书的定义日本学者认为秘书是“帮助（领导）与处理各种事务的工作人员”。（三）国外关于秘书定义的共性1、秘书是一种社会职业。2、秘书是为领导服务的人员。二、我国对秘书定义的探讨我国自上个世纪八十年代以来，秘书界对秘书的概念作了大量的探讨，有代表性的定义主要有这样几种翁世荣在其主编的现代秘书学中，把秘书定义为“秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员。”（现代秘书学，上海人民出版社1989年9月第一版）楼宇生在其编著的通用秘书学中，为秘书下的定义是“秘书是身处领导机构或附着个人，掌管文书、辅助决策并处理日常事务的服务人员。”（通用秘书学，同济大学出版社1991年2月第一版）秘书定义众说纷纭的主要原因1、下定义的角度不统一，侧重点不同2、秘书学理论本身还不成熟近年来，关于秘书定义的探讨一直没有停止。国家劳动部在其新颁发的秘书职业技能标准一书中将“秘书”定义为“专门从事办公室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。”秘书的定义秘书是适应领导工作需要而产生，以为领导服务为主要目的，介于领导和群众之间的一种社会角色。第二节秘书的分类一、一般秘书的分类法（一）按工作岗位分文字秘书、事务秘书、机要秘书、新闻秘书、保卫秘书、技术秘书等。（二）按行业分类党政秘书、企业秘书、文教秘书、法律秘书、军事秘书、社团秘书。（三）按职级分类秘书长（办公厅、室主任）副秘书长（办公厅、室副主任）秘书员二、两大部类分类法公务秘书与非公务秘书三、按“型”分类法办事型、秀才型、技术型四、国外秘书的分类法行政级、执行级、文书级、助理文书级第三节涉外秘书一、涉外秘书的定义涉外秘书指在我国“三资”企业和外事、外贸、海关、商检、宾馆、税务、保险、银行等涉外单位供职的秘书。二、涉外秘书的特点1、涉外秘书绝大多数为女性，反映出国外秘书是女性职业这一特点。2、涉外秘书是一种相对独立的职业，任职者大多受过专门训练。3、流动性大，由于涉外秘书是一种独立的职业，任职者往往合则留。不合则走，跳槽现象普遍。4、涉外秘书都通晓英语或数门外语。5、涉外秘书必须具有商务、外贸知识。6、涉外秘书应了解中外文化的差异。7、涉外秘书处于一个开放型竞争型的环境，接触面广，要求善于搞公共关系。8、会操作办公自动化设备。9、涉外秘书的职级不象我国传统上的党政秘书那样划分明显，分为秘书长、副秘书长、办公厅（室）主任、秘书员等等。涉外秘书的职级有的相当于部门经理级，有的略高于一般白领员工，工资待遇明显高于我们国家的党政秘书。三、我国涉外秘书的产生、发展1、社会需求大量涉外秘书的原因2、青年人期望成为涉外秘书的原因四高高收入、高层次、高技能、高效率第四节秘书职业的特点一、人数众多，遍布全国二、位居中枢，近身助手三、全面综合，服务领导第五节秘书资格秘书资格，也就是对从事秘书工作的人的基本要求。一、对初级秘书的资格要求二、对秘书资格的共性要求本章小结秘书学的研究起点是秘书。秘书是从事秘书工作的主体，是秘书群体的组成元素。我国秘书的人数众多，位置重要，职业特征显著。本章讲述的秘书的定义、秘书的分类、秘书的职业特点无一不是围绕秘书这一主体进行。重点难点一、关于秘书定义的中西比较二、秘书分类及其比较三、秘书职业的特点四、公务秘书与非公务秘书的比较思考题一、问答题1、秘书按型分类一般分哪几种类型2、两大部类分类法的内容是什么二、简述题1、西方发达国家给秘书所下的定义是什么有什么含义2、国外秘书定义的共性是什么3、有关秘书的定义为什么会众说纷纭4、秘书资格的共性要求是什么5、试从秘书职业的特点说明其重要性。6、西方秘书定义与其他秘书定义的不同点是什么7、简述社会需要大量的涉外秘书的原因8、简述秘书与领导的区别第四章秘书工作内容简介秘书工作的内容丰富，既有大量政务性服务的内容，又有许多事务性服务的内容，而且，在非公务秘书特别是私人秘书领域，其任务内容还会常随上司的需求而延伸扩展。本章内容主要围绕秘书工作，对其内容、性质作一介绍，并且结合实际，列举有关秘书工作的案例，引导学生用秘书工作理论，对案例进行分析。学习目标与要求了解我国秘书工作的内容、性质以及秘书各项工作的含义、意义与基本要求。能用秘书工作的有关理论分析、解释实际工作中遇到的问题。课程内容第一节秘书工作的内容一、什么叫秘书工作秘书工作就是协助各级领导机构和领导干部为实施领导而进行的日常执行和交办工作以及其它秘书性质的工作。二、秘书工作的具体内容（一）办文1、办收文办收文的程序签收拟办批办承办催查注办立卷归档2、办发文办发文的程序交拟拟稿审核签发缮印盖印封发立卷归档（二）办会（三）办事结论秘书工作的内容既繁杂，又具体。但概括起来可以归纳为“政务”和“事务”两大类。全部的秘书工作可以用一句话来概括“参与政务，掌管事务”。三、秘书工作的三种类型（一）日常程序化的工作所谓程序化是指工作规范。秘书的日常程序化工作是指日复一日，年复一年，经常运转进行，并且有章可循，有法可依的工作。日常程序化的工作包括办文、办会、调查研究、信访工作、信息处理工作、印信凭证的管理工作、业务报刊的编发工作等等。日常程序化的工作既包括每天都要重复的工作，也包括经常性的重复率比较高的工作。（二）领导人临时交办的工作（非程序化的工作）这类工作和第一类日常程序化的工作相比，没有多少规律可循，几乎是无法预先估计到的，所以叫非程序化的工作。（三）出主意、当参谋出主意、当参谋也就是在办文、办会、办事的过程中提出一些具体的意见或者建议。这方面的工作弹性比较大，全靠秘书在工作中发挥自觉性、主动性，也是最能体现一个秘书能力的地方。一个秘书，要想引起领导的重视，得到领导的赏识，必须在出主意、当参谋上下功夫。第二节秘书工作的重大转变及应重点发挥的作用一、秘书工作的重大转变（四个转变）（一）从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策。（二）从收发传递信息，转变为综合处理信息。（三）从单凭老经验办事，转变为实行科学管理。（四）从被动服务，转变为力争主动服务。二、秘书工作应重点发挥的作用（一）信息调研作用（二）督促检查作用（三）综合协调作用（四）保证日常工作正常运转的作用第三节秘书工作的特点一、被动性与主动性的对立统一秘书工作的被动性表现在两个方面（一）秘书要随时按照领导的指示和意图办事，决不能自行其是；（二）秘书每天要面对与处理一些事先不可能估计到的事件。秘书人员应在被动中求取主动在日常工作中寻找主动出击的方向，研究某一时期出现的带有普遍性的问题，思考成批地解决某一类型问题的方案，提供给领导决策，扭转消极应付的局面。秘书在补偿服务的工作中充分发挥主观能动性和自己的聪明才智，进行富有成效的创造性的工作。二、思想性与事务性的对立统一在实际工作中，秘书工作中的思想性和事务性是分不开的，互相渗透的。一方面秘书工作在整体上具有极强的思想性，但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也或多或少地带有事务性的特点。三、机要性与群众性的对立统一领导部门是产生和储存核心秘密的地方，秘书部门是各项秘密的总汇集处，秘书工作处处具有机要保密性。秘书部门是汇集信息的渠道，是联系各方面的桥梁，因此，秘书工作又具有很鲜明的群众性。四、经常性与突击性的对立统一秘书部门既有大量常规性的工作，又有一些临时的突击性的工作。这些工作之间有着内在的联系。如果对各项问题的背景材料了如指掌，对办事的各种渠道早已沟通，一呼百应，那么，一旦遇到突发事件就能应付自如，否则，就会手足无措，延误时机，贻害工作。五、综合性与专业性的对立统一秘书工作的综合性和专业性之间是互相渗透、相辅相成的。秘书人员的专业知识越丰富、越全面，总揽全局的综合能力也就越强。秘书人员的综合能力越强，对全局了解得越透彻，也就越利于他对专业知识的掌握，二者是互相促进的。本章小结秘书工作的内容很多，既繁杂，又具体。既有日常工作，又有领导临时指派的工作，同时又要强调秘书在工作中发挥参谋作用。正因为有诸如此类的要求，所以更要强调秘书处理工作的能力，而提高能力的第一步首先是熟悉秘书工作，了解秘书工作的程序、办事的一些渠道。因此在本章中，我们用了三节的内容来介绍秘书工作中的相关问题。这些内容都是需要学生了解掌握的。重点难点一、“四个转变的内容及其精神实质二、主动性和被动性的对立统一三、秘书“参与政务”与“掌管事务”应掌握的原则四、关于秘书工作案例分析的方法思考题一、简述题1、什么叫秘书工作2、秘书工作的具体内容有哪些3、如何处理好“参与政务”与“掌管事务”之间的关系4、简述秘书工作的三种类型5、简述秘书工作的特点6、简述四个转变的内容7、秘书工作应重点发挥哪几种作用二、论述题1、秘书工作是一种被动性和服从性都很强的工作，但要想成为一名出色的秘书，又必须发挥自己的主动性和创造性。请举例说明如何在被动性、服从性的大前提下，恰当地发挥秘书人员的主动性和创造性。2、秘书工作的特点之一是细、繁、忙、杂、单调，时间一长容易产生厌倦心理。你对此有无心理准备你认为，如何才能保持持久的工作热情三、案例分析一位在某机关办公室工作十几年的老秘书，有一次参加机关处理某一问题的会议。他明明知道会议讨论的情况和所作的决定与事实有出入，但考虑到自己是作记录的，不必多嘴。会后，处理文件发到有关单位，因与事实不符，群众反应很大。领导知道此事后，对这位老秘书进行了严肃的批评。问这位老秘书做得对不对，为什么老秘书应怎样做才能不挨批评该单位还有一位年轻的秘书，常常在给领导办公会作记录时发言、插话，后被调离了秘书部门。问这位年轻的秘书做得对不对，为什么年轻秘书应怎样做才能不被调离第五章秘书机构的设置内容简介我国的绝大多数秘书处于秘书部门之中。所以我们研究秘书学，必须研究我国的秘书部门，熟悉它的名称、设置、性质、职能及运转机制。本章将对这些问题一一进行介绍。学习目标与要求了解我国各级各类秘书部门的名称和机构设置；理解秘书部门的性质与功能及运转机制。课程内容第一节秘书部门的本质属性和隶属关系一、秘书部门的含义（一）秘书部门的定义所谓秘书部门就是指辅助领导部门决策，并帮助他们协调各职能部门进行有效工作的综合服务部门。（二）广义、狭义的秘书部门1、狭义的秘书部门狭义的秘书部门，也是典型的秘书部门，是指各级党政领导机关与企事业单位的领导机关如学校的校部等机构中的办公厅（室）、秘书处、科、股。它们由秘书长或办公厅（室）主任领导，承担着各种基本的秘书工作，为本级领导服务、为各部门服务、为人民群众服务，对领导发挥着参谋助手作用，保证着领导机关的正常运转。主要包括（1）高级领导机关的秘书部门；（2）中级领导机关的秘书部门；（3）县级领导机关；（4）基层的秘书部门。2、广义的秘书部门广义的秘书部门主要是指那些名称不叫办公厅（室）或秘书处科，然而做的是秘书性质的工作部门。主要包括（1）从事调查研究，为领导决策服务的政策研究室或其他名称的研究室；（2）从事机关行政与后勤事务管理的如机关事务局、交际处等；（3）从事某种专门工种的秘书工作，组织机构，如信访局、保密局等；（4）其他，如有的基层企事业的公关部门、统计部门等。二、秘书部门的本质属性本质属性辅助性三、秘书部门的隶属关系隶属关系秘书机构直接接受所在机关的领导，直接对所在的领导机关负责。第二节秘书部门的设置一、秘书部门设置的总的原则便于工作，领导使用起来方便。二、秘书部门的设置的情况（一）常设的秘书工作机构文电处理部门机要保密部门信息部门信访部门催查办部门档案部门接待部门秘书部门本身的辅助性机构（二）临时性的秘书工作机构第三节秘书部门的基本职能一、秘书部门职能的含义这里所讲的秘书部门的职能是指领导机构根据工作需要而明确赋予秘书部门的职责权限。不同行业、不同层次秘书部门的职能可能有不同的侧重。二、秘书部门基本职能的内容（一）后勤保障职能后勤保障职能，是秘书部门传统的职能。在秘书部门中，后勤保障是花费人力、精力、钱财最大的工作。（二）办理文书的职能办理文书是秘书部门传统的职能，是机关单位的一项经常性与基础性的工作。（三）信息管理的职能1、秘书信息（1）秘书信息的概念秘书信息的概念是指秘书在为领导服务中所应当掌握的信息。对于党政领导机关的秘书部门来说，它是以政务信息为主的社会信息；对于业务机关的秘书来说，它是以与业务有关的信息为主的信息。（2）秘书信息工作是智谋性助手工作在秘书信息工作中存在着收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发增值（再利用）等环节。其中反映了智谋性助手作用的，主要是信息加工工作，包括信息的筛选、统一口径（如各种社会标准及数量标准，如先进后进，度量衡等）、分类、综合分析，然后才能编写成文，提供给读者。（四）督促检查的职能1、秘书部门开展督促检查工作的意义督促检查工作是实施领导过程中的必不可少的环节，其目的是贯彻落实国家的法律与党的路线、方针政策，达到政令畅通，令行禁止。这是领导赋予秘书部门的一项重要职能。2、秘书部门开展督促检查工作的重点秘书部门开展督促检查工作，是代表领导或受领导之托进行的，应着重于围绕政令及中心工作的全局，抓大事，抓重点难点热点，举一反三扩大效果。（五）综合协调的职能1、协调的概念协调本来是现代社会生活中的一种普遍现象。协调的本义是指，通过协商与调解，减化矛盾，协同动作，以利于共同目标的实现。2、秘书协调的含义秘书协调是指秘书协助领导，在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标。3、秘书在协调中的位置秘书协调是辅助领导协调，在重大问题上应严格按领导所定目标要求进行，加强请示报告；在重要的政策问题协调中，一般应请领导出面，秘书主要做信息综合、沟通联络、事务准备和文字工作，必要时及时“参谋提醒”；在秘书职责范围内的事务协调中，则应积极主动。大胆负责。4、秘书协调的重点秘书协调的重点，是带全面性、政策性和没有其他部门专管的事情。至于那些有专门机构负责的问题，秘书应当协助领导调动有关部门的积极性，提出方案，适当配合。5、秘书协调的方法协调要讲究方法，不同的问题、对象、时间场合有不同的协调方法，不可能一个模式。大体来说，一般协调的带程序性的方法是（1）综合信息，调查研究；（2）确立目标，制定方案；（3）坚持原则，适当照顾；（4）协商调解，达成共识；（5）形成文字，分头贯彻；（6）督促检查，追综反馈。（六）“不管部”的职能1、秘书部门“不管部”的职能秘书部门“不管部”的职能，就是根据三服务的宗旨（为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众服务），为领导工作拾遗补缺，消灭领导领域的工作空白点。秘书部门工作的全面性、综合性和超脱性，使得它成为处理“不管”事务的最佳部门。2、“不管部”事务是“有限无穷”的含义有限是指它不能超越本级领导的职责范围，不应代替其他职能部门的职权范围；无穷是指具体的事务可大可小，可能很多，秘书应将它视为份内之事，不应看成额外的负担。第四节秘书部门的运转机制一、秘书部门工作运转的特点（一）围核性即秘书部门的一切工作，都是主要地为本级领导服务，围绕领导工作的运转而运转的。（二）交叉性即秘书部门是一个既不专管其他行政业务与技术，又与许多其他职能部门工作互有交叉的部门。（三）全面性领导工作的全面性，决定了为之服务的秘书部门工作的全面性，秘书工作的综合性和超脱性也由此而来。二、秘书部门运转机制的优化（一）优化结构，发挥整体功能（二）优化目标，明确工作重点（三）优化环境，力争主动服务（四）优化制度，严格规范操作本章小结本章用了四节的内容，主要介绍了四个大的方面的问题，即秘书部门的本质属性和隶属关系、秘书部门的设置、秘书部门的基本职能、秘书部门的运转机制。其中，每节中又包含了若干个问题，内容比较多，秘书部门这一章之所以会介绍的如此细致，是因为我国的秘书与国外秘书情况的区别之一，是我国的秘书绝大多数是在秘书部门中工作，所以我们研究我国的秘书学，必须研究我国的秘书部门。重点难点一、秘书部门的含义二、秘书部门的基本职能三、秘书部门的信息与督查工作四、秘书部门良性运转的“四个优化“思考题一、简答题1、秘书部门设置的总的原则是什么2、什么叫广义的秘书部门3、为什么说“不管部”事务是“有限无穷”的二、简述题1、什么是狭义的秘书部门2、狭义的秘书部门主要指哪些部门3、哪些部门是广义的秘书部门4、简述秘书部门的本质属性和隶属关系。5、简述秘书部门基本职能的内容。6简述秘书信息的概念。7、秘书协调的含义是什么8、秘书协调的方法是什么三、案例分析县政府的秘书接到了一个市委宣传部打来的电话，内容是布置一个宣传活动。打电话的人说，县宣传部这会占线，一直没有拔通，希望秘书接电话后转告县委宣传部一下。秘书放下电话，就去县委宣传部转达市委宣传部的意见。可宣传部的人说既然电话打到了你们办公室，这件事就由你们出面办好了，我们这里这一段时间实在太忙，抽不出空来。秘书没有交待掉任务，又回来找办公室主任商量，可主任说你压根就不应该接这个电话秘书心里就纳闷我为什么不该接这个电话问你能给这位秘书解释一下吗他为什么不能接这个电话第六章秘书人员的思想修养内容简介从第五章开始，转入介绍秘书自身应具备哪些素质，具有什么样的“才”和“能”的人适合当秘书。也就是秘书人员的职业素养。秘书人员的职业素养是指秘书个人在政治思想、道德品质、作风、知识才能、待人处事及心理、生理健康等方面经过长期锻炼和培养所达到的一定水平。秘书人员的职业素养包括两大部分如何“做人”的问题，具有什么样“才”和“能”的人适合当秘书。这些内容我们准备把它分为两章来介绍。本章主要介绍秘书的思想修养的内容，包括秘书的政治素质、职业道德修养、作风修养。学习目标与要求通过本章的学习，了解秘书加强思想修养的重大意义，理解秘书的政治素质、作风修养和职业道德修养的基本含义，把握它们各自所包含的主要内容；掌握提高政治素质、作风修养和职业道德水平的方法与途径，从而更积极有效地发挥秘书部门与秘书人员对领导工作的参谋与助手作用。第一节政治素质一、政治素质的含义秘书的政治素质，是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治鉴别力和政治敏锐性的总和。说得简单一些，秘书的政治素质是指秘书在政治观念、理论素养方面所应达到的水平。政治素质是秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的首要标准。二、秘书政治素质的内容（一）较高的政策水平（二）较强的法治观念（三）高度的工作责任感第二节秘书人员的职业道德修养一、秘书职业道德的含义道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。职业道德是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。它是人们在职业活动中应当遵循的基本道德。二、秘书最基本的职业道德规范（一）忠诚可靠1、忠诚秘书人员的立身之本。（1）秘书对自己供职的单位要忠诚（2）秘书对自己的领导要忠诚（3）秘书对其岗位职责要忠诚2、可靠让领导有安全感。（1）知密不泄密（2）尊重领导人的个人隐私（3）不利用领导人的弱点，为自己谋私利。（二）甘居幕后、任劳任怨甘居幕后是秘书与领导处好关系的必要条件。甘居幕后不等于没有事业心，秘书的事业心主要体现在献身精神和工作效率上。秘书招怨的主要原因内部职责不明、领导人的政治需要、人际关系紧张。第三节秘书人员的作风修养一、秘书作风修养的含义作风是一个人在工作或生活中一贯表现的态度、行为。二、秘书人员作风修养的内容1、敏捷、迅速，沉着、冷静2、严谨、细致，勤快、主动本章小结该章用了三节的内容介绍了秘书的政治素质、秘书的职业道德修养、秘书的作风修养。秘书工作要求，秘书要提高自己的政治素质，遵循秘书的职业道德规范，具备秘书职业所需的作风修养，但这说起来似乎简单，要真正达到要求，却不是一朝一夕能够解决的问题，尤如“冰冻三日非一日之寒”，需要长期努力，持之一恒。重点难点一、理解秘书政策水平的意义和作用二、秘书职业道德规范的主要内容三、秘书的作风修养思考题一、简答题1、秘书政治素质的含义是什么2、秘书职业道德修养的含义是什么3、秘书招怨的原因是什么二、简述题1、简述秘书职业道德规范的主要内容。2、简述秘书作风修养的主要内容。3、秘书的忠诚体现在哪几个方面4、秘书的可靠体现在哪几个方面三、论述题1、秘书提高政策水平的意义、作用是什么2、请你结合实际，谈谈秘书如何培养良好的职业道德修养。3、有人曾提出这样的问题“一个秘书工作干得很出色的人，一定不是一个正义感强的人那秘书本人的品性又如何呢”问你是否同意他的观点，为什么4、有一位秘书问“秘书在工作中长期不能表露出自己的是非观，因无法排解而导致心灵上的扭曲，这与秘书在人格上与领导是平等的观点是否有矛盾”问你认为矛盾吗第七章秘书人员的知识与能力内容简介秘书的知识与能力，是秘书素质的重要组成部分。秘书素质总的来说是由三大部分组成一是秘书的思想政治素质，包括职业道德状况，也就是人们通常所说的“德”，这部分内容在前面的章节中已经介绍。另一部分即知识与技能水平，也就是人们通常所说的“才”。二者是辨证的关系，缺一不可。当然，还有第三个部分，就是经验，主要是秘书工作的经验，也包括其他工作领域的经验。本章主要介绍秘书的知识与能力、企业秘书的素质等内容。学习目标与要求秘书的知识与技能是秘书素质的又一重要组成部分。通过本章的学习，要求了解秘书知识结构与智能结构、能力结构，了解秘书应掌握的基本技能及其途径。课程内容第一节秘书的知识结构一、知识结构的含义知识结构是指一个人知识层次的构成情况。也可以理解为一个人掌握知识的门类和深广度。秘书应当成为知识渊博的通才，这是由秘书直接为领导服务，领导与秘书工作都具有全面性决定的。二、秘书知识结构的基本内容（一）基础知识科学文化基础知识政治理论基础知识法律基础知识（二）相关知识管理知识软科学知识心理学知识社交知识其他知识（三）专业知识秘书工作的专业知识行业知识结论秘书的知识结构明显地分为三个层次基础知识、相关知识、专业知识。这三个层次组成一个类似宝塔型的结构。这个结构一层比一层要求更高。对基础知识的要求是厚、实，对相关知识的要求是宽、泛，对专业知识的要求是精、深，内行。基础知识、相关知识、专业知识构成了秘书完美的知识结构体系。第二节秘书人员的能力素养一、能力素养的含义能力通常是指人完成某种活动的本领。二、秘书人员能力素养的内容（一）基础能力基础能力指的是由秘书的智力、基础知识、经验、阅历等转化而来的能力。它是业务能力的基石，故称之为基础能力。秘书的基础能力包括四个方面良好的观察力创造性思维能力丰富的想象力持久的记忆能力（二）业务能力业务能力指的是由秘书的专业知识、行业知识、相关知识转化而来的能力。它是胜任秘书工作必不可少的能力。秘书应具备的业务能力1、表达能力所谓表达能力，就是通过言语、文字等形式沟通信息，相互交往，合作共事的本领。秘书的表达能力主要包括（1）口头语言表达能力秘书在交际中应注意的问题口齿要清晰掌握好讲话的速度节奏及语流的抑扬顿挫要善于选择合适的句型选择合适的语言表达方式直言陈述与委婉表达善于选择话题善于提问巧妙回答（2）秘书的听知能力听的目的有三个捕捉信息，快速而准确地处理信息，对讲话者作出反应。专心倾听的好处专心致志地听对方讲话，对方会心存感激，有知遇之恩；专心倾听可以减轻讲话者心理上的压力和紧张感，从而创造一个好的谈话环境。秘书可以采取两种方式，来保证听的效果专心倾听，不要中途打岔小声附和，重点复述（3）书面语言的表达能力书面语言的表达能力主要是指公文撰写的能力。秘书的书面语言的表达能力与一般意义上书面语言表达能力的区别秘书撰写活动有着明确的实用目的秘书撰写活动有着具体的读者对象秘书撰写活动中必然表现确定的思想内容秘书撰写活动中必然要遵循固定的文体格式规范秘书撰写活动要求简约、规范的语言和朴实庄重的文风书面语言的表达能力是秘书的基本功和看家本领。一位优秀的秘书应该是“三手”兼备。“三手”公文写作的快手公文写作的能手公文写作的高手公文写作方面的自我训练拟秘书新手的第一招练秘书新手的自修课（替身练、鉴赏练、超前练）积秘书新手的基本功（积上情、积左右情、积下情、积观点）思秘书新手走向成功的“加速器”2、应变创新能力应变创新能力是衡量一个秘书适应情况变迁和进行改革创新的能力指标。它包括应变能力和创新能力。（1）应变能力所谓应变能力就是指秘书能在繁琐、仓促、多变的情况下，迅速、灵活地采取相应措施来对付、处理各种复杂的问题。秘书的应变能力包括对突发事件的沉着善断能力对难堪场面委婉圆场的能力（2）创新能力3、管理能力（1）协助领导制定工作计划，为领导科学安排工作日程的能力。（2）按照领导人的意图完成某项工作任务，组织有关职能部门协同作战的能力。（3）受领导人委托或代表领导出面协调矛盾的能力。4、调研能力秘书的调研的特殊性在于围绕领导工作的需要展开调研工作。秘书的调研有两种主动调研，被动调研。秘书在调研中应具备的能力制定调研计划的能力，收集材料的能力，对调研材料进行分析、综合的能力。5、掌握现代化办公设备的能力包括中英文电脑处理能力各类现代通迅设备的运用能力各类声像设备的运用能力三、如何评价和衡量秘书的能力看工作效率看工作质量看服务态度看创造性第三节企业秘书的素质一、外资企业对秘书素质的要求外资企业对秘书素质上的要求表现在以下几个方面性别、年龄、学历、能力、技能、知识、其他。二、乡镇企业需要什么样的秘书（一）要有虔诚的工作态度（二）要有新型的知识结构（三）要具有商品经济意识（四）要具有全面的写作能力（五）要具有较强的社交能力三、国内企业招聘秘书的条件1、沿海地区广东企业招聘秘书的条件2、内地企业招聘秘书的条件本章小结秘书的知识与能力，是秘书素质中的重要组成部分。秘书的知识与能力，又是一个比较复杂的、立体的问题，因此，介绍秘书的知识与能力的问题，不是简单地列出秘书需要具备哪些门类的知识，掌握什么样的技能就行了。因为秘书的类型众多且复杂，首先，公务秘书与非公务秘书的素质要求是有不同的。其次，不同的行业、层次、工种的秘书的知识与技能要求，也显然有着相当的差异。再则，秘书环境与个人的情况的差异，也造成对秘书知识与技能的要求不同。本章介绍的知识与能力的内容侧重在带有共性的问题上，另外考虑到社会对企业秘书的需求，本章的第三节企业秘书的素质，专门介绍企业秘书所应具备的素质。重点难点一、秘书素质的内涵二、秘书知识结构的内容三、秘书的表达能力四、秘书的应变能力五、企业秘书的素质思考题一、简答题1、什么是秘书的基础知识2、秘书的专业知识包括哪些方面3、什么是秘书的行业知识4、专心倾听的好处是什么二、简述题1、秘书素质的组成部分有哪些内容2、为什么说秘书的知识与能力是一个“立体”的问题3、秘书人员如何提高听知能力三、情景题1、有的秘书在接受领导指示时，由于害怕领导不耐烦，对自己没有听懂的问题也不敢问第二遍。问正确的方法应该是什么2、领导的部下与领导吵架，秘书正好在场，应该怎么办如果碰上上级领导批评自己领导的场合，秘书怎么办3、当王秘书进入总经理办公室时，总经理与副总经理正在激烈地争论，王秘书听了一会儿后，当场附合了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。问如果你是该公司办公室主任，你将如何协调处理这件事4、某企业下发了关于调整员工津贴补助的方案的讨论稿后，在讨论中引起部分员工不满。针对这些情况，作为该企业办公室的秘书，你将如何协助领导协调处理这件事四、论述题你认为，未来的秘书群体会不会女性化，为什么第七章秘书心理内容简介秘书心理是秘书在个人素质的基础上，受到社会的影响，通过秘书活动而形成的稳固的心理特征的总和。一位优秀的秘书，不仅要有较高的理论修养和思想修养，具有良好的工作作风，职业道德和广博的知识，还必须了解并且善于调节自己的心理，经常保持心理平衡。本章将用四节的内容，对秘书的气质、秘书的性格要求、秘书的角色意识、秘书的心理调节等问题作一介绍。学习目标与要求秘书心理在秘书学著作中，既自成一章，又与前面介绍过的章节，如秘书工作、秘书的职业素养有着密切的联系，可以看作是这些内容的补充与深化。在讲授时，除了对本章的理论问题进行必要的阐述外，还要结合正反两方面的例证，说明、强调，从事秘书工作应具有的心理品质，加深学生对秘书这个角色的认识与理解，并训练学生的自我心理调节的能力，为迎接未来的秘书工作的挑战而作好心理准备。第一节秘书的气质一、什么叫气质气质是人的生理和心理特征，也就是人们一般意义上所说的脾气、性情。说得具体一些，气质指的是一个人的素质，它是一个复杂的“化合物”，构成气质的，有与生俱来的容貌、体质、血型和微妙的遗传因素，更有后天得之的环境扭转、文化素养、审美情趣、价值观念和心理机制。古希腊医生希波克拉特认为，人体内有四种液体粘液生于脑，血液生于心，黄胆汁生于肝，黑胆汁生于胃。古罗马医生盖伦用“气质”表示这一概念。气质部分决定或构成人的性格。胆汁质的人不可遏制型多血质的人活泼型粘液质的人安静型抑郁质的人脆弱型二、气质与秘书工作的关系胆汁质的人做秘书坦诚直率，但易于冲动。多血质的人做秘书善于交际，但显得浮躁。粘液质的人做秘书踏实稳定，但不够灵活。抑郁质的人做秘书细心谨慎，但孤僻多疑。秘书工作对秘书人员的一般要求具有较高的政治洞察力踏实肯干，忠诚老实适应性强，可塑性大忍耐性高，性格棱角不突出第二节秘书的性格一、性格的含义性格是个性的核心，是一个人对现实较稳固的态度和习惯化的行为方式。性格按个体心理活动倾向可分为内倾型性格心理活动倾向于内部的人外倾型性格心理活动倾向于外部的人二、秘书的职业性格类型何谓职业性格在同一职业的社会成员中，往往由于他们相似的社会关系地位和相近的社会实践内容，面对社会活动中经常发生着的某些现实现象，因而形成他们对职业所规定的趋于稳定的态度，产生带有某种普遍性的相应表达方法。这就是职业性格。秘书在实际工作中表现出来的性格特征理智型情绪型意志型顺从型第三节秘书的角色意识一、什么是秘书的角色意识秘书的角色意识是指秘书人员在从事秘书工作的实践活动中，经常用秘书工作者的标准衡量其心理、言行，自觉地认识评价与调节其心理活动的心理状态，这就叫做秘书的角色意识一位秘书和领导一起陪外商吃饭，主客的位置如图二、如何强化秘书的角色意识（一）要具备甘于寂寞，乐于奉献的精神（二）秘书应该有在特殊情况下，为领导承担过错的心理准备第四节秘书人员的心理调节一、影响秘书心理健康的因素（一）主观因素在顺境时容易产生错位、禁锢、自负等心理偏差。在逆境时容易产生自卑、报怨、妒嫉等心理偏差。（二）客观因素1、工作负担过重2、领导对秘书健康的忽视二、秘书自我心理调节的方法（一）培养良好的心理品质所谓心理品质，是指一个人在心理过程和个性特征两方面表现出来的本质特征，包括情感、意志、能力、性格等方面。1、保持对秘书工作的热爱与兴趣2、淡泊名利、宠辱不惊（二）及时改变受压抑的环境秘书要改变受压抑的环境，学会迁情造乐、自我渲泄。本章小结本章从秘书的气质、秘书的性格要求讲起，逐步深入到关键的问题秘书的角色意识、如何强化秘书的角色意识，在此基础上，给学生介绍了一些秘书自我心理调节的方法。在讲课过程中，设计了一些实际工作的案例，启发学生经过分析比较，找出最恰当的处理方法。分析、处理问题的过程也是学生逐渐进入角色，对秘书心理品质认识的过程。重点难点重点如何强化秘书的角色意识难点秘书的心理是一个不能量化的问题，比较难把握。尤其是对于从未接触过秘书实际工作的在校学生来说，对强化秘书角色意识的必要性缺乏更深层次的认识，要让学生能理解秘书的角色，并深入到角色中去，这对讲授是个难题。解决的办法，采取案例教学法，列举一些必要的案例，组织学生讨论、分析，进而得出结论。引导学生运用创造性思维的方法，分析、解决问题。在分析、解决问题的过程中加深学生对秘书角色的认识与理解，进而把握角色，并自觉进入角色，自觉地按社会对秘书的角色期待来调节自己的言行，进而具备秘书应具有的心理素质。思考题一、简答题1、到底哪一种气质类型的人适合当秘书有一种传统的看法认为胆汁质和多血质的人不适合当秘书，而粘液质和抑郁质的人相比，粘液质的人当秘书更受欢迎。问你认为这种观点对不对，为什么2、党政秘书和企业秘书相比，你更喜欢作哪种秘书，为什么3、领导向秘书发无名火时，秘书怎么办4、在我们国家，秘书需要不需要为领导承担过错，作出牺牲5、如何评价秘书的角色意识6、秘书角色意识不强的表现有哪些7、影响秘书心理健康的因素有哪些二、简述题1、谈谈你对秘书角色意识的理解。2、秘书应如何强化自己的角色意识3、“一个秘书要经常意识到自己是个秘书。”谈谈你对这句话的理解。4、为什么说“领导需要甘居幕后的秘书人员”5、怎样理解“甘居幕后”与“事业心”之间的关系6、谈谈秘书自我心理调节的方法。三、案例分析一位秘书陪本单位的一位领导人与外商洽谈技术合作项目，外商提出的问题这位领导往往答不上来，于是在旁边作记录的秘书就代替领导回答。后来，外商的面孔和表情总是投向秘书这个方向，而对那位领导不屑一顾。问这位秘书做得对不对如果遇到这种场合，你会怎么办四、讨论题有人认为“不想当元帅的士兵不是好士兵，不想当官的秘书不是好秘书。”你是否同意这种观点，为什么第八章秘书与领导课程内容秘书是直接为领导服务的，为领导服务是秘书的天职。秘书几乎每天都要和领导打交道，所以，在所有的人际关系中，与领导相处，应该放在人际关系的首位。如何尽快地缩短与领导的心理距离，融洽地与领导相处这是每个秘书经常考虑的问题，也是每个准备上岗的秘书首先需要了解、考虑的问题。本章主要介绍秘书与领导的异同、秘书与领导相处的原