流程与制度管理作业指引

流程与制度管理作业指引主责部门总经办密级发放编号编制审核批准流程与制度管理流程各部门决策层总经办流程与制度审核流程与制度制定部门业务运作需要编制文件草案组织相关部门研讨会签提出制度与流程文件编制要求流程合规性审查编号并发布文件审核/审批监控制度流程执行状况编制内部审核计划组织内部审核发现问题通知责任部门配合审核工作并提供相关资料组织原因分析拟订纠正预防措施提交纠正预防措施单审核实施纠正预防措施验证纠正预防结果编制内部审核报告审核/审批审核/审批审核/审批流程优化通知单流程优化措施单1目的为规范公司流程与制度管理行为，确保流程与制度的有效性、操作性。2适用范围适用于公司管理文件的制定、发布以及内部审核。3术语与定义31管理文件指公司的制度、流程、作业指引、岗位说明书、组织管理手册、权责手册及其相关表单等。32内部审核是由公司审核小组对管理文件运行情况进行的独立的、完整的审核，并对审核过程中发现的问题组织整改活动。4职责41总经办411组织文件的编制、登记、修订、换版；412组织文件的发放、登记、回收、作废；413组织公司流程制度体系的内部审核。42流程审核小组421实施流程制度体系的审核工作；422填写流程优化通知单；43相关部门431参与本部门涉及文件的编制、修改、审核、核对及维护与完善；432负责按照本制度要求实施和管理本部门文件。5作业指引51文件制定511文件由总经办组织各部门根据工作需要分工编写。512当编制的文件与多个部门有直接关联时，编写部门需要组织相关部门人员进行文件评审，以确保文件的适用性和可操作性；各部门在做文件评审时需用文件会审纪要记录会审结果，随同讨论修订后的文件提交文件管理部门。513文件的内容需要言简意赅，原则上不使用修饰和模糊词语，整个文件条理清晰。514所有编制的文件采用统一的格式（如本制度格式），不得随意改动。格式中必须包含封面和正文，封面内容应有文件名称、密级、发放编号、编制、审核、批准、版本修订记录等。正文内容应有范围、控制目标、职责、术语和定义（必要时）、管理要求（流程说明或作业指引）、支持性文件、相关记录等。是流程性的文件必须有流程图和流程说明。封面和正文左上角应有新天润房地产开发有限公司VI标志，右上角应有编号、版本、生效日期等说明。文件中的字体以5号宋体为主，行距以15倍行距为主，文件中的表格文字以125倍行距为主。515文件编制、审批完成后，文件编制人需明确发放范围和对象，以便总经办按要求发放。52文件分类、代码及编号521文件分类公司将流程管理文件分为三类，即流程文件（代码OP）、作业指引（代码WI）与表单。522文件编号原则成1）完整的管理文件编号如下XTROPYY01文件流水号用数字表示，从01起计专业代码YY代表运营管理，专业代码参524文件类型表OP代表流程，WI代表指引公司代码即XTR，新天润房产2）岗位说明书文件编号采用XTRJOBXX0X的格式，XTR表示新天润地产，JOB表示岗位说明书；XX表示专业代码；XX表示流水号。3）表单的编号采用XTRXX系列号/版本号，XTR表示新天润地产，XX是指该表单出自那类别的文件，如出自行政则XX就是XZ，系列号以01，02，03，以此类推。523所有的管理制度、流程及表单都须设立版本号，第一次编制的制度、流程版本为A/0，第二次为A/1,依次类推至A/5后转为B/0；第一次编制的表单版本为10,第二次为11,依次类推至15后转为20。524专业代码专业代码明细文件类别运营拓展策划行政人力资源文件类别码YYTZCHXZRL文件类别财务采购设计营销成本文件类别码CWCGSJXSCB文件类别工程客服法务文件类别码GCKFFW53文件发放531总经办负责公司文件的复印、发放工作。下发的文件均应加盖“受控”印章。532总经办建立受控文件一览表对下发运行的文件进行登记，并根据变化情况进行调整。533发放文件应建立文件发放/回收登记表，并要求文件接受人员在文件发放/回收登记表中签收；如果为修改后再次发放的文件，则应在发放新版文件的同时收回旧版文件。534由于文件损坏、丢失或需要增发的，需求部门须填写文件增发/更改/作废/复印申请表，向总经办申请发放。54文件使用541文件使用部门及岗位必须严格执行文件要求，并及时向总经办反馈运行状况。542文件接收后，该部门负责人应立即组织本部门人员进行培训，使部门人员理解文件要求。543文件使用部门及岗位应保持文件整洁和完整，不得在管理文件上标注或造成污损。544本公司所有管理文件密级为“秘密”，按以下方式进行保密管理1）原则上不准携带管理文件外出，确需携带外出时，应采取安全措施，使文件始终处于携带人的有效控制之下。2）文件使用部门或岗位不得私自复印、外流管理文件。3）管理文件的有关人员离岗、离职前，应当将所持文件全部清退，并办理移交手续，各相关单位做好清退移交登记和检查。4）公布在公司OA系统上的管理文件应进行防修改、打印、阅读加密处理。545总经办采用循环方式对全公司系统内的文件执行和保密情况进行检查，及时监督和纠正不执行文件要求的部门与岗位。55文件更改551现行管理文件如不能适应工作需要，可进行修改或废止，流程文件的修改后报批程序按照组织权责手册执行。56流程与制度审核561总经办根据公司年度经营计划的安排以及临时性审核的需要，以内部审核计划形式，列出审核的部门/项目、审核时间、审核的主要文件等，报执行总经理审批，并在至少一星期前将审核实施计划发给各部门，以提前作相关的安排和准备。562审核准备总经办根据公司内部审核的需要，组织年度和临时性的审核工作，组织成立审核小组，编制审核方案和做好审核准备工作，包括确定审核组成员、编写检查表等。563审核小组成员通过交谈、查阅文件、观察各方面工作现状、现象和活动获取证据，并形成记录。564审核小组成员对观察结果进行判断，确定不符合文件运行规定或未达到运行目标的项目，对有代表性的不符合项目、或重复出现不符合、或可能给公司带来经济损失的项目，审核小组填写流程优化通知单；对偶然出现的个别不符合现象能够纠正的要求责任部门立即纠正。565各部门接到审核小组开出的流程优化通知单后，应对产生原因进行分析，并制定纠正措施，填报流程优化措施单，经总经办审查、执行总经理审批，在规定的时间内组织完成纠正措施，并由总经办组织验证预防纠正效果，并签字确认。566每次现场审核完成后，总经办对纠正措施的完成情况进行非现场跟踪，责任部门汇总上报整改资料，总经办审核确认是否完成整改，并在流程优化措施单中填写验证结果及结论。567总经办综合内审和整改情况，在审核完成后半个月内编制阶段内部审核报告，报执行总经理、总经理审核，董事长审批。568报告内容应包括1）审核的目的、范围。2）审核依据的文件。3）审核小组成员和受审部门名称及其负责人。4）审核日期。5）不符合项的统