浅析中小企业存货管理中存在的问题与对策

毕业论文题目浅析中小企业存货管理中存在的问题与对策以南京尊然健康管理有限公司为例系部运输管理系专业名称会计班级09312学号25姓名张艳指导教师夏志勤完成时间2012年5月15日目录摘要1关键词1ABSTRACT21企业存货管理的概述311存货含义312存货管理的含义32南京尊然健康管理有限公司存货管理的现状321南京尊然健康管理有限公司简介322南京尊然健康管理有限公司存货管理现状43南京尊然健康管理有限公司存货管理出现的问题631存货管理不规范导致账实不符632存货积压，增加存货成本733各部门无有效沟通,容易导致存货不足734存货内部控制薄弱735报账人员综合素质有待提高736没有合理的存货管理制度84加强南京尊然健康管理有限公司存货管理的建议941增强紧迫感提高积极性942健全存货管理制度1043各部门主动积极沟通1143提高管理人员综合素质12结论12浅析中小企业存货管理中存在的问题及对策以南京尊然健康管理有限公司为例摘要存货是企业的重要资产，它管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平，以及资产运作，是企业管理中不可忽视的一部分。本文较详细地分析了目前南京尊然健康管理有限存货管理存在的现状和问题形成的原因，根据对不同性质的商品进行分类，并统一做出分析，结合南京尊然健康管理有限公司实际工作中遇到的内部管理问题，及目前南京尊然健康管理有限公司所面临的外部不确定性的因素，统一分析其问题形成原因。阐述了南京尊然健康管理有限公司加强存货管理的重要性，且提出了切合南京尊然健康管理有限公司实际的存货管理和控制策略，有力地促进南京尊然健康管理有限公司的快速发展，使南京尊然健康管理有限公司能尽快摆脱目前大多数中小企业在存货管理上所面临的几大问题，能够按照公司的计划进行存货管理。关键词中小企业；存货管理；问题；对策ABSTRACTENTERPRISESTORAGEISANIMPORTANTASSET,ITSGOODORBADMANAGEMENT,RELATESDIRECTLYTOTHEENTERPRISETHEFUNDTOTAKETHELEVEL,ASSETSANDOPERATIONS,ENTERPRISEMANAGEMENTISNOTTOBENEGLECTEDPARTTHISPAPERANALYZESINDETAILTHEPRESENTNANJINGZUNRANHEALTHMANAGEMENTLIMITEDINVENTORYMANAGEMENTTHECURRENTSITUATIONANDTHECAUSESOFTHEPROBLEM,ACCORDINGTOTHEDIFFERENTNATUREOFTHECOMMODITYCLASSIFICATION,ANDTHEUNIFIEDANALYSIS,COMBINENANJINGZUNRANHEALTHMANAGEMENTLIMITEDPRACTICALWORKINTHEINTERNALMANAGEMENTPROBLEMS,ANDCURRENTNANJINGZUNRANHEALTHMANAGEMENTCOMPANYLIMITEDFACINGTHEEXTERNALUNCERTAINTIES,UNIFIEDANALYSISOFTHECAUSESOFTHEPROBLEMELABORATEDNANJINGTORESPECTTHENATURALHEALTHMANAGEMENTLIMITEDCOMPANYSTRENGTHENSTHEINVENTORYMANAGEMENT,ANDPUTSFORWARDTHERELEVANTNANJINGZUNRANHEALTHMANAGEMENTLIMITEDPRACTICALINVENTORYMANAGEMENTANDCONTROLSTRATEGIES,EFFECTIVELYPROMOTETHENANJINGZUNRANHEALTHMANAGEMENTCO,THECOMPANYSRAPIDDEVELOPMENT,MAKENANJINGZUNRANHEALTHMANAGEMENTLIMITEDCOMPANYCANGETRIDOFMOSTOFTHECURRENTSMALLANDMEDIUMSIZEDENTERPRISEININVENTORYMANAGEMENTFACESSEVERALBIGPROBLEMS,CANACCORDINGTOTHECOMPANYSPLANSFORINVENTORYMANAGEMENTKEYWORDSSMALLANDMEDIUMSIZEDENTERPRISEINVENTORYMANAGEMENTPROBLEMCOUNTERMEASURE一、企业存货管理的概述11存货含义存货是企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品，或为了出售仍然处于处在生产过程中的产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。包括库存的、加工中的和在途的各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、半成品、产成品和商品等。存货作为企业生产经营的重要组成部分，贯穿于企业生产经营的各个环节，不仅占用的资金大，而且品种繁多，对企业的重要性不言而喻。对于南京尊然健康管理有限公司这种点多面广的企业来说，绝大多数存货属于就地存储，因此对存货的管理控制就显得尤为重要。如何加强存货管理，提高管理成效，成为公司不断探讨的问题。12存货管理的含义存货管理指存货的信息管理和在此基础上的决策分析，进行有效控制，最终达到提高企业经济效益，增强企业综合实力和竞争力，以最低的成本提供维持生产经营活动所需的存货的目的。存货管理可以帮助企业仓库管理人员对库存商品进行详尽、全面的控制和管理；帮助库存会计进行库存商品的核算；提供的各种库存报表和库存分析可以为企业的决策提供依据；实现降低库存、减少资金占用，避免物品积压或短缺，保证企业经营活动顺利进行。二、南京尊然健康管理有限公司存货管理的现状21南京尊然健康管理有限公司简介南京尊然健康管理有限公司成立于2005年，是国内最先开展健康管理理论研究和产品推广的专业机构之一。多年来潜心研究健康评估与健康干预的实施方法，推广“生活方式”的健康管理新模式，为医疗机构及广大群众提供健康管理的工具与手段。公司目前经营范围涉及江苏省、安徽省、山东省、广东省、北京及上海，拥有上千家康复中心，拥有500余名员工。公司采用的是水立方式管理模式，与员工之间是合作式、客户式的关系，实行自我管理机制，采用绩效考核制度，致力于每一位伙伴走向成功企业的目标是致力于全国人民的健康事业和全心全意为广大人民服务，做百姓的放心药，真正成为中国健康事业不断发展的中坚力量南京尊然健康管理有限公司在管理人员配置方面较为简单，除总经理外设有仓库保管员、仓库主任、质检员、会计、出纳各一人，另有数名销售和后勤人员。在存货进销存管理环节，保管员即要负责材料的验收入库和生产所需的发料和退料，又要负责完工的产成品和半成品的出入库管理，以及月末月初的盘库和报账工作；仓库主任除负责组织安排生产外，又同时兼任仓库核算员，要统计仓库的材料领用和耗用，以及产品的验收登记，每月初还要提供上月仓库材料领用统计报表；会计主要负责日常账务处理，其中包括成本核算，出纳在负责出纳事务的同时又兼任统计员。南京尊然健康管理有限公司是以销售为主的中型企业，因此存货管理没有采购这一环节。22南京尊然健康管理有限公司存货管理现状目前，尊然仓库存货所占用的资金在不断的增长。日期老化商品和赠品商品占用库存资金较大，货流账面不清楚，不明确，商品入库和出库时不能及时走账，所提供的仓库库存不能作为公司销售参考的依据。一个月才进行一次库存盘点，盘点报益与亏损没有及时分析原因也没有经过上级经理和总经理允许直接进行损益处理。下表11为尊然2010年度2011年度各类商品占总存货商品的比率日期广告产品非广告商品赠品日期老化商品缺货商品上半年6020321510年下半年55255312上半年503085711年下半年40401082（1）存货入库的过程存货的验收。当新购入的产品到达时，仓库主任同仓库保管员一起对产品的品种进行核对，并将每种产品计量，将入库产品的价格和数量同时入账，这样的处理方式，避免了材料品种和数量上可能出现的错误。（2）存货保管的过程企业没有具体的存货保管制度，不定期对存货进行检查。存货在不同仓库之间流动时办理出入库手续。按仓储物资所要求的储存条件贮存。南京尊然健康管理有限公司2月份的盘库数据和仓库保管员的账面数据相差甚远，且仓库保管员出具的产品发出报表和仓库出具的配送单也有相当大的出入。经过仔细的核对和计算，发现仓库保管员误将一笔仓库剩余产品退库10万记入产品入库，导致虽产品账实相符但生产成本虚增的现象，使账面数据与实际盘存数核对失去意义。还因为仓库管理不科学导致产品账实不符的问题，主要原因是仓库中的产品堆放秩序紊乱，往往一种产品分放多处。为了方便发料工作，一些零散的产品被堆放在赠品区附近，并根据产品的性能不同，小部分的滞销产品被分离出来堆放。（3）存货发出的过程存货的发出。仓库主任具体安排工作人员发货到地区服务中心仓库，仓库保管员根据货物需求情况发货填写送货单并如实填写实发数量。送货单0052411收货单位年月日货号名称及规格单位数量单价金额备注合计收货单位送货单位验收人表12产品送货单地区服务中心仓库对顾客的存取货则开出存取货三联单。例如顾客A购买60盒参花消渴茶，花费3599元。但他一次性吃不了很多，那么可以先带回一部分参花消渴茶，剩余则可以存在公司，等下次有空再来取，由此减少了产品销售周期，节约了顾客的时间和空间，对企业和顾客都非常有利。因此存取货三联单是企业存货管理中一个重要的组成部分，顾客需要存货的也必须填写存取货三联单。由仓库保管员和领货顾客一起在存取货三联单上签字。存取货三联单一式三联，第一联交给销售部门，二联交给顾客，仓库保留第三联。会计部门根据存取货三联单记账，增减存货。存取货三联单姓名吴秀珍会员卡号A025001542联系方庭住址日期产品名称存货取货结存取货人负责人备注20111123参花3030吴秀珍张艳2012230参花6075吴秀珍张艳存货20111230参花1515吴秀珍张艳取货表15存取货三联单三、南京尊然健康管理有限公司存货管理出现的问题31存货管理不规范导致账实不符。企业的销售服务中心没有规范存货在出库时领料单的填制要求，使得管理者管理松懈，例如南京二部存货在领取时因存货管理员的问题忘记记录或不记录，对于存货的批号上架、分类也没有明确记载，容易导致大量存货过期闲置。在平时领用时就应该严格按照要求管理，避免最后盘存时账实不符。南京尊然健康管理有限公司的存货是根据存货的种类和仓库的情况，进行简单的划分，主要分成两个保管区域，药店仓库和办事处。办事处的东西种类繁多，在盘存时有一定难度，所以在盘存时都是主要产品一天盘一次，其余保健品、不常用产品、赠品等一个月盘一次，所以账上最终的数量有可能并不等于实际的库存。药店仓库一般只有主要产品和少量的保健品，一般每天盘一次。32存货积压，增加存货成本。存货管理员不清楚账上的存货因此可能会重复进货从而导致存货积压。另外企业由于存货管理制度的不到位，所以只能够多进存货来避免因缺货导致的延误交货期，这样的行为也会导致了存货的积压。我所在的南京尊然健康管理有限公司由于对存货的管理非常松散，所以存货利用率不高，积压数量较多，导致成本增加利润减少。存货积压所产生的问题增加仓库面积和库存保管费用，从而提高了产品成本；占用大量的流动资金，造成资金呆滞，既加重了货款利息等负担，又会影响资金的时间价值和机会收益；造成产成品和原材料的有形损耗和无形损耗；造成企业资源的大量闲置，影响其合理配置和优化。33各部门无有效沟通,容易导致存货不足。部门之间日常缺乏有效的沟通。销售部门通常都是在发现没有需要的存货时才去报给存货管理部门所需的存货清单，这就导致了销售停滞不前，最终可能导致交货延期造成严重的损失。销售部门的随意性，觉得产品、包装物等存货不够便去向存货管理部门领取，或者是当存货被领用完，不能及时与存货管理部门取得联系，导致下次领用时无存货，等到来货后才能继续正常工作，这些都对公司造成很大的损失。有些包装物杂乱无章的存放在仓库内，账上无记录，每次需要包装物时都会缺这缺那弄的焦头烂额。这种情况造成服务水平的下降，影响销售利润和企业信誉。呼叫中心部门和销售服务中心部门没有及时沟通。呼叫中心部门没有及时将顾客信息反映给销售服务中心部门，致使企业损失很多顾客，损害双方各自利益。34存货内部控制薄弱。存货内部控制是企业内部控制的重要环节。产品销售环节过程中往往由一个人完成销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，还会提供暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。例如南京尊然健康管理有限公司服务中心南京一部每天报账的人员不仅每天报账，而且管理货物的进出及现金入账，则有可能出现这样的情况公司2月销售政策为顾客买30盒参花送枕头1个，花费2499元。顾客A买了30盒参花，花费2499元，但报账员没有送枕头，但在报账时写送出去枕头1个，这样报账员自己则从中私吞枕头。35报账人员综合素质有待提高。A）会计报账人员专业水平。企业各个地区的会计报账人员大部分没有经过专业的财务电算化培训，每次报账都会出现或多或少的错误，从而导致会计人员每天要进行核对账目，还有每个地区的报账方法不同，致使会计人员归集、分配这些数据，这不仅耗费精力，而且也花费大量的时间。例如2012年1月19日沭阳虫草的账面库存、实际库存为0/19，因为报账员疏忽且专业水平不高而导致实际的账面库存、实际库存为19/19B）会计报账人员职业道德。会计职业道德是会计人员提高素质的内在要求。社会的进步和发展，对会计职业者的素质要求越来越高。会计职业道德是会计人员素质的重要体现。一个高素质的会计人员应当做到爱岗敬业、提高专业胜任能力，这不仅是会计职业道德的主要内容，也是会计职业者遵循会计职业道德的可靠保证。南京尊然健康管理有限公司相关会计人员出现了违反会计职业道德的现象。如公司发来一批赠品，公司规定顾客购买30盒参花就送赠品一个，会计人员把赠品倒卖，从中获取利益。该会计人员违反了会计职业道德。因此，存货管理的不恰当为会计人员提供了钻空子的可能性。36没有合理的存货管理制度。企业没有制定合理的存货管理制度让管理人员有章可依，因此企业各个地区的存货管理制度大都是约定俗成的。例如企业未设置专门审核仓库库存和存货账本的人员，报账人员兼职销售、开票，收取现金等。导致存货管理人员可以肆意做假账造成了公司不必要的损失。虽说南京尊然健康管理有限公司未有肆意做假账，但是由于管理制度不完善导致在日常存货管理过程中会有存货莫名找不到等情况出现，这种情况有可能是管理人员未做到本职工作，每天没有进行库存盘点。也有可能是因为管理人员利用管理漏洞随意使用库存物品导致，管理人员懒散的原因是由于制度的不健全，导致最后可以做假账表明此存货被正常领用。如公司3月份有两种销售政策（1）购买30盒参花只需2499元（2）购买60盒参花只需4599元。顾客A购买30盒参花，花费2499元；顾客B购买30盒参花，花费2499元。管理人员报账和回款时改为顾客A购买60盒参花，花费4599元，从中获利399元。四、加强南京尊然健康管理有限公司存货管理的建议41增加紧迫感提高积极性（1）定期盘点库存,做到账实相符以南京尊然健康管理有限公司为例，企业应当设置并规范产品出库单、入库单等账表的填制，在审核过程中发现未按要求填制的追究其责任。存货审核人员定期或不定期去检查存货是否账实相符，如有盘亏和盘盈，应分清责任，报告有关部门及时处理。如果是管理人员的责任则由其负责赔偿，这样才可以提高存货管理人员的紧迫感，提高了工作效率，在平时的工作中才能做到账实相符。在年终时应该进行一次全面清查盘点，任何产品包括包装物、赠品等都要全面清查，由存货审核人员监督进行。如果发现存货管理有问题，则按问题大小程度进行适度批评，给存货管理人员增加紧迫感，促使他在日后的管理中能更加认真负责。（2）管理给予恰当奖励在每期的检查中，制定一个审核标准，达到标准时，在开年终大会时应给予奖励，不管是口头奖励还是物质奖励，都是可以增加管理者的积极性，员工的积极性增加受益的无非是公司。因此奖励制度无论在任何方面都是非常重要的。南京尊然健康管理有限公司可设置一个奖罚制度，具体内容为存货管理员在1个月内无任何存货损益现象则奖励200元；存货管理员在6个月内无任何存货损益现象则奖励400元；存货管理员在1年内无任何存货损益现象则奖励800元反之，存货管理员在1个月内出现存货盘亏现象并且是管理员的责任，则由其负责赔偿。42健全存货管理制度（1）对存货进行分类管理对存货的管理可以实行ABC管理制度，就是将存货重要程度、价值高低等为标准分为三类，对三类存货分别管理。A类存货品种占全部存货的1015，资金占存货总额的80左右，实行重点管理，如参花消渴茶、葡萄糖转运体等。B类存货为一般存货，品种占全部存货的2030，资金占全部存货总额的15左右，适当控制，实行日常管理，如纳豆激酶、蓝莓叶黄素、蜂胶软胶囊等一些保健品等。C类存货品种占全部存货的6065，资金占存货总额的5左右，进行一般管理，如枕头、净水器、按摩仪等赠品。通过ABC分类后，抓住重点存货，控制一般存货，制定出较为合理的存货管理计划，从而有效地控制存货库存，减少储备资金占用，加速资金周转。我们可以按照业务内容分阶段将库存材料按照销售量大小和销售价格高低进行分类，销售量所占比例大、销售价格较高的进行重点管理，销售量一般、销售价格较低的进行日常管理，销售量小、属于赠品的进行一般管理。（2）明确各部门责任关系存货管理部门的职责不单是管好、用好、控制好存货，而是关系到企业的各个部门、各个销售环节，把强化财务管理尤其是存货管理贯彻落实到企业内部的各环节、各个职能部门。库存本身就是贯穿于整个需求与供应管理流程的各个环节，要想达到库存控制的根本目的，就必须控制好各个环节上的库存，而不是仅仅管理好已经到手的实物库存。财务部门的职责是编制财务预决算和财务收支计划，统计和分析计划执行情况，严格监控各项资金的筹措和运用，组织和指导单位内部各核算单位的经济核算、考核完成情况等。销售部是企业前沿的战士，是连接企业和顾客的纽带，要不断的进行创造性工作，给企业带来利润。销售部门的职责是建立各级各户资料档案，保持与客户之间的双向沟通，合理进行销售部预算控制，配合本企业的存货管理部门、财务部门做好销售工作。（3）制定详细的存货管理岗位分工以及岗位权限规章南京尊然健康管理有限公司存货管理部门销售部门等相关部门的职责和权限都不够明确。因此首先，南京尊然健康管理有限公司要做好岗位分工控制，建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督，如存货处置的申请与审批审批与执行；销售与收款验收与付款保管与清查等。再次，在制定存货业务流程方面，南京尊然健康管理有限公司应当明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求，做好相应的记录与凭证保管。存货管理人员最好将各个职责区分开，领用单的填制和盘库人员分开授权，这样才能做到相互监督和制约，也避免了同一个人可以做假账的行为。（4）制定采购、验收与入库的控制制度入库的存货应有有关部门、人员的审批，其价值与质量状况应符合双方协议，严格验收制度。南京尊然健康管理有限公司员工在采购货物时，应符合公司规定的货物标准，货物验收入库应另专设一人，验收人员对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收，并设置存货明细帐，入库时填制产品入库单。43各部门主动积极沟通沟通是一个企业管理的基础，任何一个企业如果要发展，内部的沟通是非常重要的。尤其是在南京尊然健康管理有限公司，存货管理部门与财务部门和销售部门的沟通尤为重要。因为南京尊然健康管理有限公司大部分都是依靠经验判断存货需求，并没有相应的软件，这种情况下就需要存货管理部门和其他部门的工作流程和衔接能够顺畅进行，存货管理者要根据实际库存及时与财务部门沟通，再向销售部门询问销售所需材料大致情况进行财务预算。因此南京尊然健康管理有限公司的产品财务预算就是得加强部门之间的沟通与协作，然后销售订单要尽量提前做好给财务部门一个缓冲期，这样存货管理部门和财务部门、销售部门的工作流程和衔接才能够顺畅进行。下图各部门之间的联系（1）与销售部门的沟通。存货管理部门与销售部门之间的沟通非常重要。当存货管理部门知道产品的存储情况后才能告诉销售部门能提供哪些产品，而当销售部门需要存货时则需向存货管理部门提供存货清单。因此存货管理部门应当及时有效的与销售部门沟通。如果库存管理不到位会导致存货不能及时满足销售需要，会造成企业巨大的损失。（2）与财务部门的沟通。财务部门实际上是控制存货管理部门的，因为只有当财务部门知道销售部门需要领用哪些产品或包装物等存货时，库存管理人员才能进行发货。财务部门应定期对本期销售部门需要的产品进行预算，然后与存货管理部门进行沟通，让存货管理人员知道哪些产品需要进出货。（3）全体员工参与沟通。在南京尊然健康管理有限公司存货管理过程中，十分需要员工们