华盛国际工程公司日常办公管理规章制度汇编

第1页共24页公司制度汇编以下为重庆华盛国际工程有限公司基本制度汇编，其余制度请严格按照“集团公司”相关制度执行，如本公司制度与集团公司不一致的，请以集团制度为准。一、员工考勤管理制度二、公文管理制度本资料来自WWWM448COM三、档案管理制度四、会议管理制度五、计算机管理制度六、印章使用管理制度七、保密制度重庆华盛国际工程有限公司第2页共24页员工考勤管理制度重庆华盛国际工程有限公司（以下简称“国际公司”）隶属于重庆华盛讯通产业集团，“国际公司”的员工必须严格集团公司的考勤管理制度执行。一、集团公司工作时间规定为保证生产经营的有序进行，以工作结果为导向，公司生产系统实行综合计算工时制。行政系统实行五天工作制结合周末值班制。作息时间公司会根据季节变化合理调整作息时间，详细情况请参照公司临时发布的作息时间调整通知执行。周末值班参考值班管理规定。员工必须遵循公司上下班时间规定，按时上下班，不得无故迟到、早退或缺勤。员工在上班期间不得擅自离岗，不得从事与本岗位工作无关的事情，违者按公司相关制度进行处罚。二、集团公司行政系统考勤（适用于行政系统）1、行政系统员工自上班之日起采用指纹考勤和部门手工考勤相结合的考勤制度，指纹考勤是在每天上下班时进行共计四次刷卡。手工考勤由部门派专人为本部门所有人员作手工考勤记录。第3页共24页2、长期驻外或上下班时间无法固定的岗位，经部门领导审批后，可申请不打卡，但这部分人员的出勤情况必须有手工考勤记录。3、因公外出不能打卡者，应事先填写行政人员外勤登记表，经上级领导签字批准方可外出。4、因自身原因或考勤系统故障而无考勤记录者，须作行管人员未打卡登记，并由部门负责人签字确认。5、手工考勤表、外勤人员登记表、行管人员未打卡登记表须经记录人和部门领导签字确认，于每月26日前交至人力资源部，记录人和部门领导对各表内容的真实性、准确性负责，若有不符每次给予记录人和部门领导各20元的负激励。当月打卡记录且无部门登记的，非连续性的4次未打卡可以免责处理，但超出的将给予10元/次的负激励，超出次数达8次作旷工1天处理。三、“国际公司”其它规定由于“国际公司”的工作有其特殊性，其客户多为国外客户，因为时差不一致会导致作息时间的差异，“国际公司”的员工在非正常工作时间内处理客户邮件、翻译客户资料等，可向自己的主管领导提出书面要求，适当调整自己的工作时间。四、请假管理与假期规定请假应提前填写请假申请单，经相关领导批准后生效。因特殊情况未能提前申请者，须于当日上班前向直接领导电话请假，返回公司后应立即补办请假手续。请假无请假手续者视同旷工，月薪和工资中有固定工资的人员超休假按实际工资折算扣除当天工资。第4页共24页所有人员休假前须做好工作交接。请假审批规定请假天数一级审核二级审批三级审批2天以内（含）直接领导2天5天（含）直接领导分管领导5天以上直接领导分管领导总经理生产一线工人请假的最高审批为分管生产的副总经理法定节假日国家规定的法定节假日原则上公司统一放假，如遇生产任务紧张或特殊岗位需要值班的，公司支付相应的值班工资。日常休假生产系统根据生产情况实行综合计算工时制；行政系统实行周末值班制，确保生产需要。休假时间以季度为一个结算周期，即休假天数可在季度里调整。同时，公司中高层管理者也执行周末值班制，负责公司临时特殊事件的处理。年休假工作满一年以上的员工，次年可享受带薪年假5天，每年7月1日前最多允许休年假25天，当年度的年假在12月31日前未休完者，按固定工资折算入12月工资一同发放。婚假、产假、陪产假、丧假在职员工依法享有带薪婚假3天、产假90天、陪产假7天、丧假3天，休假前必须提前办理请假手续。五、迟到、早退规定第5页共24页1、行政系统人员每次迟到、早退05小时以内，扣除个人1小时固定工资；每次迟到、早退超过05小时至1小时以内的，扣除2小时固定工资；每次迟到、早退1小时以上2小时以内的，扣除05天固定工资，超过2小时的，扣除一天固定工资。2、一线生产工人迟到半小时内每次扣50元，迟到1小时扣100元，迟到超过1小时按旷工处理。六、旷工规定无故缺勤、上班期间因私脱岗、请假未经上级批准不上班、假满未续假继续休假均视为旷工，旷工1天扣2天工资，旷工2天扣除4天工资，连续旷工三天及以上者扣除6天工资并作自动离职处理，且公司保有依法追偿损失的权利。第6页共24页公文管理制度为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司综合履约部是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。第一条公文的种类一、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。二、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。第7页共24页三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。四、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。五、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。第二条公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如公司部关于的通知。二、发文字号。（一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。（二）公司级文件。1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和集团公司确定的文件。2、使用“上（）发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门第8页共24页领导对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。3、使用“上（）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门领导对内容进行审核后在“审签人”出签字。如综合履约部和出口投资部部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为（三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发，涉及与集团公司规章制度不一致的文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见集团公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发。三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如关于春节放假的通知主题词简写为“春节放假通知”。四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了（综）发部门2013年号2号序号公司上第9页共24页使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。第三条行文规则一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。二、公司各部门可以联合行文。三、公司所属各部门不得越级请示。四、请示的公文一般应一文一事。第四条起草公文要求。一、起草必须使用综合履约部统一的文件格式。二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，综合履约部下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。三、凡以“上（）发”字号发出的公文，必须报综合履约部审核。审核的重点是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门领导审核，报综合履约部备案存档。四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，综合履约部方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，综合履约部将随时第10页共24页归档程序来函签收拆封登记收发室行政文员总经理相关部门登记拟办分类批办各部领导不定期进行检查。五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。第五条收文处理程序。第六条公司处理来文程序应注意一、公文的收发、传阅登记制度由综合履约部统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由综合履约部呈报，其处理程序见“第六条收文处理程序”。第七条公文立卷、销毁。一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。第11页共24页二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向综合履约部集中移交。三、综合履约部收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度组织机构档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。四、没有存档价值和存查必要的公文，应由综合履约部列出清单，征求业务部门意见后，经综合履约部经理批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。公司档案管理制度为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据中华人民共和国档案法，特制定本制度。第一条适用范围本制度适用于公司在行政管理、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、经营、财务等各种档案。第二条主要内容档案工作的管理隶属综合履约部行政文员，对公司内的档案资料实行统一管理，由行政文员组织协调，监督和指导。第12页共24页第三条归档各部门应在每年元月底向公司综合履约部移交上年度文书档案并履行移交手续，重要资料应随时移交，集中管理，任何单位及个人不得据为己有。一、归档范围及管理序号类别归档范围1行政文件类各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、绩效考核资料，设备及资产的登记资料、各工程项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件。2技术资料类各产品图纸、施工图、设计变更、以及设计院、勘察单位之间往来资料，各关键工序工艺流程文件、作业指导书，原材料、半成品（过程）、成品检验记录，各种形式实验报告等3往来业务类全部招标文件、投标文件（电子档），中标通知书，生产计划下发通知书、发运记录、结算书，各类销售类、采购类合同协议，供应商客户资料、仓库盘存记录等4生产记录类各生产工艺生产记录等第13页共24页5公司资质类公司营业执照（正、副本、IC卡）、税务登记证（国、地）、组织机构代码证书、一般纳税人证明、基本户开户证明等二、归档要求1、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第四条档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门领导签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。第14页共24页3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知相关负责人另行办理续借手续。会议管理制度一、目的为规范会议程序和管理，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本公司所有部门。三、会议类别第15页共24页本制度所指的会议包括年度会议、季度会议、月度会议、专题会议、公司例行会议、部门例行会议等。四、会议的组织1、临时召开的公司级内部小范围会议须经部门领导批准，公司会议须经总经理批准。2、涉及公司多个部门共同召开并有集团公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与综合履约部联系，备案会议情况等。3、会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议摄影、会议纪要等。4、会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式（邮箱）通知；大型会议需至少提前3个工作日通知。5、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。五、会议的准备1、做好会议通知。确保应到人员按时参会。2、做好会场的落实和安排。3、做好参会人员的引导和组织。4、重要会议应制定会议及接待方案，方案内容包括餐饮、住宿、公共活动等安排。六、会议纪律和要求1、会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履第16页共24页行请假手续。2、不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假，迟到、早退者上交（员工30元，主管50元，部门领导100元，部门领导以上200元）。3、会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，否则上交50元/次，如遇紧急事情应向主持人请假，到会场外接听。4、会议发言要言简意赅，按照实际情况提名发言和自由发言。5、会议务求精简高效，严肃认真，尊重他人，否则上交100元/次（如打瞌睡，玩手机，交头接耳等）。各级会议主持人应主动监督。6、会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。7、做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。七、会议资料管理1、会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。2、专题会议根据安排整理会议纪要。3、其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。4、会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。5、会议纪要整理和印发应在3个工作日内完成，特殊情况除外。第17页共24页6、公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、会议纪要等。计算机管理制度一、公司计算机由综合履约部负责管理和维护，行政文员监督计算机管理规定的执行。二、未经计算机管理人员许可，任何人不得擅自开机。三、未经培训的员工，应在计算机管理人员的陪同下进行上机操作，以免丢失重要文件。四、不得在计算机上放影碟、玩游戏或做与工作无关的事情。一第18页共24页经查实，处罚50元/次。五、上网只允许查寻与工作有关的资料和信息。严禁进入游戏室。一经发现，处罚50元/次。六、公司起草的文稿，非特殊情况应在显示屏上直接校稿，方可打印。七、计算机使用人员要定期对电脑进行维护和保养，以确保计算机处于最佳状态。八、非公司人员上机操作，须经计算机管理人员许可，并在计算机管理人员的陪同下进行操作，且严禁打开公司各项文档。否则，给予当事人处罚。九、离开计算机时，保持计算机待机状态，下班时，关闭计算机。印章使用管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，第19页共24页为明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例各类印章的具体管理条例一、印章的刻制因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章制发申请表，公司领导批准后，由综合履约部统一办理，并备案并留好印章样图。二、印章的保管和使用1印章的保管通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在综合履约部签字领取印章，指定专人保管。2印章的使用（1）公章公章由集团公司财务部保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到综合履约部处领取并填写印章使用申请表，经各部经理核准后并在印章使用申请表中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由综合履约部，并在印章使用登记薄签字。第20页共24页综合履约部需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。（2）合同章合同章由综合履约部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，。各部门有需盖合同章的合同、协议等，须先到综合履约部处领取并填写印章使用申请表，经各部经理核准后并在印章使用申请表中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由综合履约部，并在印章使用登记薄签字。综合履约部需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。（3）法人私章法人私章由集团财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。（4）财务章由集团财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。（5）其他职能部门章其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。3、印章的废止、更换第21页共24页（1）、废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单，并呈总经理核准后交由公司综合履约部负责人统一废止或缴销。（2）、遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单，并并呈总经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由综合履约部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。（3）、更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写废止申请单，并呈总经理核准后，交由综合履约部按批示处理。如有需要须填写印章制发申请表申请新的印章。4印章保管人的责权范畴对于公司主要印章管理，采用分散管理相互监督的办法。综合履约部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下（1）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。（2）公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。第22页共24页（3）财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。（4）法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依