非生产物料系统操作手册

非生产性物料系统用户操作手册目录非生产性物料系统用户操作手册1目录11引言12系统整体流程简介13定义24用户登录系统35功能菜单介绍46系统维护57基础数据维护118物料领用管理249物料申请管理3110采购计划管理4111采购单管理5012入库管理6313出库管理7814仓库结账8915报表查询921引言此非上产性物料系统适用于天士力集团及其下属子公司对于非上产性物料进行申购，采购，库存，领料，发料，寄存，委托采购及盘点的管理。此系统由集团信息中心非上产性物料项目组在09年度研制开发，开发平台MICROSOFTNET2003,数据库MICROSOFTSQL2005客户端使用MICROSOFTIE60，70浏览器。2系统整体流程简介非上产性物料系统整体流程如下图非生产性物料系统总操作流程图物流使用部门创建物料申请单专用物料申请公用物料申请部门月度领用计划申请时有可能有物料编码，也有可能没有物料编码确认申请生成计划采购计划中指定物料类型采购计划拆分采购计划分配采购员委托采购询价创建订单采购变更单股份出入库联单入库单公用库存采购计划拆分采购计划中指定物料类型确认申请生成计划创建订单入库单专用库存单价计算领料申请库存领料寄存领料检查额度领料单分配领料单出库3定义非生产性物料现在所共识的非生产性物料为不直接参与公司生产，各部门所需的物品，其包括办公用品，备品备件，固定资产，电脑配件，办公耗材，劳保用品，实验材料）。申购单使用部门（包括库房）根据需要购买的物料填写的申请购物的表单，使用情况当领用部门发现所需物料数量少或不存在时提出购买要求填写该单，该单有效性需要经过工作流审批和额度控制，每条申购单记录可包括很多明细，主要有请料单号、请料部门、请料时间、请料人、执行状态、物料编码、物料名称、计量单位、数量、备注等。采购计划采购部门根据申购单生成的采购计划，与申购单是一一对应，是采购部门内部认可的表单，需要由采购员在看到申购单是确认生成，采购计划有采购主管（经理）审核后分配给相应的采购员执行采购。采购计划主要信息有计划单号、计划部门、编制时间、编制人、执行状态、物料编码、物料名称、计量单位、需求数量、当前库存、建议采购时间、安全库存、采购量、供应商代码、供应商名称、审核人、备注等；采购计划分配采购部门根据采购计划进行采购任务分配，由采购主管（经理）进行分配，采购员看到的是被分配后的采购计划，采购员根据此采购计划进行询价。采购变更单当采购部门要修改采购订单时，需要填写此单。采购变更由采购员触发，触发情况包括修改订单价格，数量，交期，付款条款，及换货，退货，采购员填写采购变更单，经由领导审批。借用领用部门向库房进行领用，但物料所有权不属于领用部门，不计入该领用部门的费用，通常是比较大的物料。如大五金，机械工具等。调拨在天士力集团内部不同公司间的仓库之间物料的购买，公司间定期进行结算。寄存使用人将物料寄存仓库，所有权归使用人，仓库负责保管，使用人可分多次领取所寄存的物料。退库使用人领用物料过多或质量问题等原因将物料退回库房委托采购在天士力集团内部不同公司间，物流部（采购）根据情况判断是否委托其他公司采购，公司间只有委托采购的行为，不存在财务关联。物料计价方式物料价格的计算方式移动加权平均、加权标准平均。移动加权平均单价时值一每次进货的成本加上原有的库存存货的成本，除以每次进货数量加上原有库存存货的数量，据以计算加权平均单位成本，作为在下次进货前计算各次发出存货成本依据的一种方法。OA系统天士力集团协同办公系统HTTP/INFOTASLYCOM/集成办公自动化，工作流，邮件收发，新闻发布等常用企业系统。4用户登录系统非上产性物料系统对所有集团内的用户均设定为可以查阅（库存）的权限。用户可以通过OA系统中的非上产性物料系统链接登入系统，也可以在IE浏览器的地址栏位中输入HTTP/TSLOA/TASLYNPM/MAIN/MAINPAGEASPX登录系统。用户在登陆界面（如下图）中输入，选择相应的公司，进入非上产性物料系统。5功能菜单介绍用户在登录系统的时候，系统通过预先设定的用户权限，显示用户相应权限的操作菜单。在界面中左侧为菜单功能区域，右侧为数据操作区域。如下图用户可以在使用中切换到其他公司，点击”登录其他公司”，当然此用户应该有其他公司的相应的权限。6系统维护本系统提供对用户权限的划分功能，主要包括模块管理对系统中各个功能模块，即功能菜单进行系统管理；角色管理对系统中的角色添加相应的使用人员；角色权限对系统中的角色赋予相应的功能权限；用户权限对用户赋予相应的功能权限，或角色；中介资料表维护对系统中一些可配置项进行配置；61模块管理模块管理，可以理解为对系统中采购功能的维护；可以模块进行名称的命名，配置模块链接地址，排列的位置，配置其是否为功能界面，配置此功能是否显示，配置此功能是否可用；1点击左侧选中相应的功能菜单，可对其名称进行修改；2可以设定此功能在某个父菜单下面；3设定此功能菜单的功能编号；根节点为两位数字，如01，子节点为四位数字，如0101；4模块链接由系统开发人员定义；5排列数为将此功能菜单放置的顺序号码；6确定此功能是否为功能界面；如果设定为功能界面，则为子菜单；如设定为不是功能界面，则为父菜单；7确定此功能是否显示；8确定此功能是否可使用；9“新增”，“删除”，“保存”，“清空”。对功能菜单进行相应的新增，删除，保存和清空的操作。62角色管理系统中已有预设的角色，包括基础数据维护员，管理员，公司级管理员，所有人，物料领用员，物料采购员，仓库管理员。这些预设的角色包含了相应的角色权限。（见角色权限）；角色管理主要包括以下两个功能A添加新角色；禁用现有角色；如下图B为角色添加相应的用户；如下图注1通过账号，员工姓名，工号部门等信息找到需要添加的用户。此功能与HR系统相关联；2在待选用户栏位中选中需要添加的员工，将用户添加到已选用户中；3保存，并退出角色维护界面；63角色权限角色权限包括以下两个功能A禁用现有的角色。系统中已有预设的角色，包括基础数据维护员，管理员，公司级管理员，所有人，物料领用员，物料采购员，仓库管理员。这些预设的角色包含了相应的角色权限。角色（系统预设）角色权限基础数据维护员具有维护系统所有基础数据的权限管理员具有系统所有操作的权限公司级管理员具有本公司所有操作的权限所有人查看物料，查看库存权限物料领用员物料领用申请，月度领用计划，专用物料采购申请物料采购员采购单管理，询价，采购变更单仓库管理员入库管理，出库管理，结账采购计划员确认申请生成采购计划，采购计划分派报表系统中所有报表查询B修改角色相应的权限用户可以点击相应角色右侧的修改按钮，进入角色权限设定界面，如下图1列出此角色所拥有的权限。在权限后面的括号中列出此角色相应的操作范围和权限级别。2设定权限的权限范围，包括本人，部门，全部。本人为只能维护自己的单据；部门能够维护本部门内部；全部可以维护本公司内所有部门3设置权限级别查看只能查看已有的数据；使用可以创建单据；审批可以对应权限范围进行对单据的审批管理可以对单据做系统中所有的操作4选中右侧相应的菜单,然后点击保存按钮完成设置64用户权限针对某个具体的用户进行操作权限的设置1在用户清单中输入相关的查询信息如用户姓名,工号,登录名等信息检索到需要设置全县的用户2点击修改按钮,进行用户权限的添加3点击角色维护可以对用户进行角色的添加4也可以选中右侧的菜单功能,选择相应的权限范围和权限级别,然后点击保存按钮完成配置65中介资料表中介资料表为对系统后台信息进行配置的窗口其中包括运输方式表单打印模板类型说明客商付款方式客商付款时间维护配送周期的开始计算日期和物料/单据编码方法的配置66系统使用信息系统使用信息设定与本公司有关的其他公司的窗口例如现代中药作为股份公司的一个部门进行领料，因此在系统使用系统中需要添加现代中药；7基础数据维护基础数据维护作为业务数据的配置窗口；71部门别名维护在本公司内定义在HR系统中相对应的部门别名；添加部门别名A点击部门别名维护菜单进入维护界面；B点击新增按钮；C选择相应HR的部门，在部门别名中填写部门名称；在表单显示名称中填写此部门单据打印出的名称；修改部门别名A通过检索功能查找到需要修改的部门，点击右侧的编辑按钮；B在相应栏位进行修改；C点击保存按钮，完成修改；删除部门；在系统中的部门删除，是将此部门禁用，在数据库中仍然存在，并非实际的物理删除；A通过检索功能查找到需要删除的部门，选中需要删除的部门行信息；点击禁用按钮，完成对部门的禁用；B也可以将已经禁用的部门重新启用；通过检索找到已经禁用的部门，点击启用按钮，即可将禁用的部门重新启用；72物料类型维护系统中每个物料都需要对应一个物料类型；系统中的物料类型是通过树形结构体现的。现为两层的树形结构。（股份公司为两层物料大类和小类，天之骄和金纳只有一层的物料大类）。A添加物料类型；在维护物料类型菜单中，点击新增按钮，在新增物料类型的界面中，填写物料大类，小类和相应的编码；如果需要添加物料大类，则需要先选中根节点在添加，如果要添加小类，则需要先选中此小类的大类，然后再添加；B禁用物料类型；选中需要禁用的物料大类或小类，点击禁用按钮。C启用已经禁用的物料类型；选中已经禁用的物料类型，点击启用按钮；D修改物料类型；选择需要修改的物料类型，点击修改按钮，修改物料类型中的内容，并点击保存按钮；73物料维护系统中的物料编码为自动生成的流水码；用户可以对物料信息进行维护；此处显示的物料包括公用和专用；A新增物料；在物料维护菜单中，点击新增按钮，在输入物料信息的界面中进行内容填写，点击保存按钮完成物料的添加；B禁用物料；通过检索功能查找到需要禁用的物料，并选中此行，点击禁用按钮，完成对物料的禁用；C修改物料；通过检索功能找到需要修改的物料，点击编辑按钮，进入修改界面，修改相应内容，然后点击保存按钮，完成修改；74计量单位维护系统中所有物料都需要有相应的计量单位，一个物料只能一个计量单位。如果有库存的物料修改了计量单位，则所有的已经在库此物料的计量单位都变更为新的计量单位。A新增计量单位；进入系统中，点击计量单位维护的功能菜单，然后点击新增按钮，在添加计量单位的窗体中添加相应的计量单位信息，点击保存按钮，完成计量单位的添加。B禁用计量单位系统中可将已经存在的计量单位禁用。通过检索功能找到需要禁用的计量单位，选中此行，点击禁用按钮。C将已经禁用的物料重新启用。通过检索功能找到已经禁用的计量单位，行选中需要重新启用的计量单位，点击启用按钮。75货币单位维护系统中提供采购订单中的货币的维护。货币单位的维护包括添加，删除，修改。通过点击按钮1新增，在2中填写货币的相关信息，点击保存完成新增；选中需要禁用的货币，点击功能按钮3，禁用货币单位；通过功能按钮4实现对已经存在货币的修改。76物料类型领用额度维护在系统中可以对不同物料类型的物料定义某个部门月领用的最大额度。系统在部门领用的使用提供“可用额度”，“已用额度”和“剩余额度”供参考。在领用申请的时候如果超过了可用额度，则系统不允许完成此领用申请单（项目领用除外）。只有在物料真正出库后，系统才扣减已用额度。可用额度本月额度已用额度已申请未出库金额剩余额度已申请未出库金额已用额度已出库金额剩余额度本月额度已用额度A添加物料领用额度；在物料领用额度菜单中，点击新增按钮，在新增领用额度窗体中，添加部门别名，选择管控的物料类型，选择所属的年月，并填写控制的金额，点击保存按钮完成此项的添加。B禁用物料领用额度；通过检索功能找到需要禁用的信息，行选中需要禁用的内容，点击禁用按钮，完成对物料领用额度的禁用。C重新启用被禁用的物料领用额度通过检索功能找到需要重新启用的内容，选中行信息，点击启用按钮，完成对被禁用领用额度的重新启用。77交货地点维护在采购订单中将引用此设置交货地点。点击功能按钮1新增，在窗体2中填写相应的交货地点的信息，点击保存按钮，完成交货地点的新增；通过功能按钮3禁用，可以禁用行选中的交货地点；通过功能按钮4修改，可以修改已经存在的交货地点信息。78供应商维护采购订单中将引用此设置的供应商信息。同时供应商信息将出现在采购单中的相关栏位中。1通过新增按钮，可以添加新的供应商信息；2在新增供应商的界面中添加相应的信息；3税率只填写相应的数字如税率为17，栏位中只填写17即可。当税率为0的时候，采购单中显示普通票；当税率为N的时候，采购单中显示税率为N；4支付时间可以在中介资料表中维护；5支付方式可以在中介资料表中维护；6通过禁用按钮，可以禁用已经存在供应商；同时也可以将已经禁用的供应商重新启用；7修改系统中的供应商信息；79采购员与供应商对应维护采购员与供应商的对应关系将影响采购员创建采购单，选择供应商的范围。即采购员只能对配置好的供应商下采购单。如采购员没有维护与供应商的对应关系，则此采购员可以对所有供应商下采购单；1通过新增功能，可以增加采购员负责的供应商清单；2在新增窗体中添加相应的信息，点击保存按钮，完成添加；3通过禁用按钮，将已经存在采购员与供应商关系禁用；同时也可将已经禁用的信息重新启用；4通过维护功能可以将采购员与供应商的对应关系进行修改；710项目管理物料领用单中将引用此项目管理维护的内容；711部门配送日程维护物流部设定此配送日程，并按照配送日程设定的内容，列出月部门配送表。此配送日程应在中介资料表中设定起始周为单周或双周，之后依据此设定推算配送日期为单周或双周；在仓库出库单查询中可以设定是否使用配送日程进行筛选，制作出库单；系统允许对同一部门同时设定单周配送和双周配送；1通过新增功能，可以添加新的配送日程；2在新政窗体中，添加星期序号，配送部门和选择单双周，点击保存，完成新增；3通过禁用功能可将已经存在的配送日程禁用，同时也可将已经被禁用的信息中心启用；4点击编辑按钮，可以修改已经设定完毕的配送日程；712采购自定义物料类型维护（现未使用）713物料类型授权用户可以定义不同的仓管员负责不同物料的管理；例如集团研究院的仓库管理员只负责化学试剂的管理；信息中有专人负责计算机备件的仓库管理；设定完毕的仓管员，只能负责该物料的仓库结账，出入库单据的创建和管理；查询库存物料数量不受此影响；如果系统赋予用户仓管员的角色，但在此设定对应物料类型，则此仓管员可以操作所有的物料类型；1通过新增功能添加仓管员负责的物料类型；2在新增窗体中授权用户（仓管员），对应的物料类型，点击保存按钮，完成设置；3在填写授权用户的时候，可以填写用户的登录名称，然后点击校验用户；或点击，查找用户；4可以将已经存在信息进行禁用，同时也可以将已被禁用的信息重新启用；5可以通过修改按钮修改仓管员对应负责的物料类型；8物料领用管理物料领用管理用户各个物料使用部门从仓库中领用物料（填写配送申请单）或者提交部门月度领用物料计划。单据的审批流程仍在系统外操作，只是需要将纸质的审批结果反馈到系统中。审批通过的配送申请单将传递到仓库管理员，仓管员根据配送申请单进行物料分配和出库；配送申请单多用于公用物料的领用申请；部门月度领用计划将成为仓库制作公用物料申请的参考依据。（金纳公司将根据各个部门提交的月度领用计划进行物料领用出库）；81配送申请单管理1通过点击菜单“配送申请单管理”即可进入如下图的操作界面；2点击“库存领料”按钮即可进入创建配送申请单的界面；配送单号为年5位流水码录入日期为当日物料类型用户需要选择领用物料的物料类型（大类）申请部门预设的为创建者的部门审批状态包括编辑中，审批中，通过审批，未通过审批单据状态处理中，关闭，终止点击新增按钮添加需要领用的明细3添加领用明细，如下图物料选择根据选择的物料类型选择此类型下的所有物料。物料编码系统根据选择的物料，显示出其物料编码；物料名称系统根据选择的物料，显示出其物料的名称；物料规格系统根据选择的物料，显示出其物料的规格；计量单位系统根据选择的物料，显示出其物料的计量单位；需求数量用户填写需要领料的数量；使用日期用户需要此物料到手的日期；领用类型是否是项目领用项目领用则不计算领用额度；如果是项目领用需要填写项目描述；部门别名如果领用其他部门的专用物料的时候使用此功能。已领数量显示此领料单已经被配送出库的数量；备注用户可在此填写此单据的备注信息；数量信息显示此物料的在库数量，单击，及部门专用物料的在库数量；额度信息显示办公用品的额度信息。参见“基础数据维护”中的“物料领用额度维护”；如果此单据的领用超过了可申请金额，则系统不允许其继续操作，将出现如下信息提示用户可以通过扩大领用额度或使用项目领用进行处理；点击保存按钮，完成一条领用明细的添加，依次进行多条的领用。（注一张领料单中只能是一个物料类型的领用）；4添加明细后回到主表界面中，点击保存按钮，保存填写信息5点击打印按钮，将单据进行打印输出，将纸质单据提交部门相关领导审批，同时在系统中点击提交审批按钮；6当纸质文件审批完成后，将审批结果反馈到系统中。点击通过审批或审批否决通过审批代表纸质文件领导已经审批通过，同意从仓库进行领用；单据通过审批后，则仓管员可以在系统中看到此配送申请单；审批否决代表领导不同意从仓库领料，在系统中单据的状态将回到初始的编辑状态，用户可以重新修改编辑。此时配送申请单（领料申请单）操作完毕。7寄存出库寄存出库是为各个部门从仓库领出寄存在仓库的物料；在配送申请单管理菜单中，点击寄存领料按钮，进入寄存出库单界面；寄存出库单的创建和审批，请参见配送申请单管理的操作8182部门月度领用计划部门月度领用计划，作为各个部门预估下月需要使用物料的清单，制作完毕后可仓库管理员可以看到公司内物料的领用计划汇总量，作为仓库创建公用物料申请单的依据。月度领用计划只是作为数据的记录，并不参与仓库入库和出库的计算。821点击部门月度领用计划，窗体右侧出现操作界面；822点击新增按钮，出现添加月度领用计划明细的界面；界面中为必须填写项；1选择相应的部门；如果已经定义了用户存在的部门，则系统将自动显示该用户的部门；（部门将在基础数据维护中定义）；2选择所属的年月；3选择物料类型，选择库存中的公用物料；4填写预计使用数量；5备注信息6点击保存或返回；7如果勾上保存后清空，则保留该窗体。823用户可以删除已经填写完毕的领用计划，或将月度领用计划输入为EXCEL格式文件；9物料申请管理物料申请管理主要包括两部分其一各个部门提交给采购部的采购申请，其二采购制作的公用物料申请；91专用物料申请各个部门填写的专用物料申请，是指为自己部门进行采购的物料，入库后被部门领用或由配送中心配送给申请部门。专用物料申请单中的物料可以是系统中的库存物料可以由用户直接填写所需采购物料的名称规格型号，数量。操作如下911通过专用物料申请单菜单进入操作界面；912通过检索条件，或直接点击查询按钮，显示已经填写完成的专用物料申请单913点击新增按钮，出现填写界面；申请单号为年5为流水码申请部门为用户自己的部门申购时间为创建单据的时间914点击添加按钮，出现填写明细界面1选择物料类型，并从系统中选物料；或直接填写物料名称，规格型号，需求数量，计量单位，希望到货日期，预期价格，备注信息；2点击保存，保存信息，或点击返回不保存返回上页；915点击保存主表；916编辑完毕后，在查询区域中找到刚才填写的申请单，单击编辑按钮；进入单据，点击打印输出，将打印的纸质文件进行转签审批，审批后将结果反馈到系统中；点击提交审核将审批结果反馈到系统中；审核通过此申请单将转到采购计划员进行后续处理；否决单据此申请将恢复至编辑状态，可以重新编辑后提交或删除；917导入其他公司的物料申请单有些为使用此系统的公司将委托股份公司进行采购，此时股份公司可已经将委托公司的EXCEL格式的申请导入系统中；1选择委托公司的名称2点击浏览按钮，选择需要导入的文件；3确认文件后点击导入按钮；导入后的申请将自动为通过审批，转到采购计划员进行后续处理；92公用物料申请公用物料申请是由仓库管理员创建的申购单据，单据确认后提供给采购进行采购；921通过公用物料申请菜单进入操作界面；922输入相关查询条件或直接点击查询按钮，可列出已经填写的公用物料申请单；923新增公用物料申请单点击新增按钮，出现新增公用物料的界面；924点击添加按钮，转入添加公用物料明细界面；925用户选择年月和物料类型，点击查询按钮，显示该物料类型的所有库存中的公用物料如下图1选择年月2选择物料类型3点击查询按钮，显示该类型的公用物料4显示的内容包括物料名称规格型号单位库存数量物料当前的库存数量；未入库数量已经确认的采购单，但未入库的数量；安全库存在物料维护中设定的安全库存数量；领料计划各个部门填写月度领用计划中该物料的数量汇总；未出库数量已经确认的领料单但未出库的数量；领用数量上月该物料出库的数量；推荐数量计划领用量安全库存库存量在途量未出库量5用户填写物料的申请采购数量，并勾选中该物料，然后点击添加按钮；如下图926点击保存主表，点击打印单据，将打印出的纸质文件进行系统外转签；927将单据转签的结果反馈到系统中，点击提交审核按钮；如下图928点击通过审核或否决单据；通过审核此单据将传递到采购计划员，进行后续处理；否决单据此单据将恢复中编辑状态，创建者可以重新编辑或删除此单据；如下图929当单据审批完毕后，在查询区域内可以看到此单据的审批状态为已审批；如下图此时公用物料申请单操作完毕。10采购计划管理采购计划管理有两部分的功能。其一采购计划员对各个部门采购申请（专用物料申请和公用物料申请）进行确认，确认后生成采购计划；其二采购计划员将采购计划（含委托采购的采购计划）指定物料类型，对采购计划进行拆分，新增，修改和将采购计划分派给采购员进行采购。101确认物料申请单1011通过确认物料申请单菜单进入操作界面，如下图1012通过查询功能找到需要确认的采购计划或直接点击查询按钮列出所有未确认的采购计划，行选中采购计划，点击确认按钮；操作如下图1013在确认采购计划明细过程中，将纸质单据与系统进行核对，无误后点击生成采购计划按钮，如下图1014在确认对话窗口中点击OK按钮；或点击取消按钮返回上一层；如下图注在确认采购计划，是对整张申请单进行确认，因此是否勾选申购单明细不会影响整张申请单的确认；1015当确认采购计划后，系统将生成采购计划单，此计划单可在采购计划分派菜单中看到，由采购计划员进行后续处理；102采购计划分派采购计划分派是采购环节的关键点，在此采购计划员可以对采购计划进行灵活的操作，如删除，修改，增加新的采购计划，或将采购计划委托给其他公司进行采购，或终止此采购计划的操作。下面将详细讲述1021通过采购计划分派菜单进入操作界面；如下图1022对采购计划可以进行多项操作，包括修改物料，明细拆分，新增和将采购计划委托给系统公司进行采购。如下图1通过输入相应的查询条件点击查询按钮可进行采购计划检索；分配状态是指采购计划员将采购计划分配给采购员的状态,包括未分派，已分派和所有；状态是指采购计划的状态，采购计划在执行中还是被终止不再采购了。包括处理中和终止；计划单号为系统自动生成的单号；委托采购状态是指采购计划委托给其他公司（股份公司）进行采购的状态。包括本公司本公司内的采购计划；已委托给其他公司本公司的计划已委托给其他公司（股份公司）的计划；其他公司的委托有其他公司委托给本公司的采购计划2对采购计划的修改，主要用于A采购计划中物料类型的指定。在系统中所有物料都应该有相应的物料类型（大类）。在采购计划员应该确认此物料类型（小类）的正确性，确定物料小类以供采购的相关统计。如下图B修改采购计划中的物料的名称规格型号，需求数量，计量单位，备注内容等，甚至可以变更为其他物料。如下图3采购计划的拆分采购计划员可在对采购计划进行拆分，可以将一笔计划拆分为多笔计划，同时可以修改需求数量；如下图4采购计划的新增采购计划员可以在采购计划中增加新的采购计划内容，如增加赠品，但公用物料的采购计划无法使用新增功能，因为公用物料的申请由仓库生成，采购计划员无权变更仓库提交的采购计划的内容。操作如下图5采购计划分配给采购员。勾选中需要分配的采购订单，在填写需要分配采购员的姓名，点击批量分配。如下图可以输入采购员的登录名称再点击姓名验证按钮，完成采购员名称添加；或点击放大镜在所有采购员名录中查找采购员。注采购员的定义可参见用户权限维护。6委托采购给其他公司（股份公司）采购选中需要委托的采购计划，然后选中需要委托给哪家公司（现在为股份公司），点击委托采购按钮，完成操作。如下图委托后的采购计划将在此窗体中消失，但是可以在委托采购状态中选中委托给其他公司的条件可以查询出已经委托给其他公司的采购计划。7采购计划的终止和退回委托采购。采购计划员可以终止正在执行的采购计划包括委托采购订单，从而此计划将不能再继续进行采购流程；如下图8退回委托采购计划采购计划员可以将其他公司委托过来的采购计划退回多发生于委托方不需要再采购物料或委托的采购计划无法采购等原因的时候操作如下图被退回的委托采购计划,将回到委托方,委托方可以继续修改此计划或将此计划删除11采购单管理采购单管理主要供采购员进行物料采购的询价,创建采购单,和创建采购变更用111询价单管理采购员在接到采购计划员分配的采购计划后,需要对该物料寻找供应商,向供应商索要报价,依据”货比三家”的原则进行询价采购员在创建询价单的时候可以对采购计划进行修改,增加,拆分的操作此功能同于采购计划员对采购计划的操作操作如下图1输入相应的查询条件，点击查询按钮，检索相应的采购计划；2点击行修改按钮，可修改的内容包括物料名称，规格型号，计量单位，需求数量，希望到货日期。如下图3点击行拆分按钮可以将一条采购计划拆分为两条或多条计划，如下图4新增采购计划可以按照使用部门的要求，新增一笔或多笔采购计划。如下图5询价单打印，行勾选需要一并打印的采购计划内容，点击打印按钮。如下图6当采购员确认采购计划已经询价完毕后，行选中采购计划，点击询价完毕，那么这些采购计划就不会出现在询价管理中了。但可以在查询条件询价完毕是检索到已经询价完毕的采购计划。一旦此采购计划用于采购订单中那么无论在“已询价完毕”或“未询价完毕”都找不到此采购计划。112采购单管理采购员在采购单管理中创建，维护采购单，创建采购变更单等操作1121订单查询；查询条件包括单据编码采购单号码；客商供应商名称。需要点击筛选按钮找到相应的供应商；审批状态订单审批状态包括已审批，未审批，已确认；领用状态采购入库的物料是否领用出库，状态包括处理中（代出库），终止（被人为操作将中止此采购单），关闭（已经出库）；此查询功能只限于专用物料的查询。删除状态采购单删除并非实际物理删除订单，而是将其禁用，因此仍可查找到已删除的采购单。删除状态包括处理中（未删除）和已删除。1122采购单的创建点击界面中的新增按钮即可创建采购单，如下图进入订单创建页面如下图公司名称选择采购单公司的名称采购单编码编码原则订单开头字母年月3位流水码；订单开头字母表示不同公司的订单或标示为是否为固定资产类的订单（请参见中介资料表中的配置）。月份的设定需要根据采购实际需要手工变更订单的月份，手工变更月份后此后的订单都依流水号增加，直至下次手工变更订单月份。供应商选择订单采购的供应商。（供应商配置请见基础资料维护中的供应商维护）；付款方式此来源于供应商设定；付款时间此来源于供应商设定；交货地点选择相应的订单交货地点（请参见基础资料维护中的交货地点维护）；电话/传真此来源于交货地点设定；交货方式可选可配置项；分批交货一次交货或分批交货；运输方式可选可配置项税率此来源于供应商基础维护；在订单中可以手工修改（修改的时候不会改变供应商维护中的税率）；价格术语根据税率显示价格术语税率0显示普通票税率N显示N增值税；要求反签时间选择要求供应商将订单反签确认的时间；订货时间预设置为当天日期；计划单号显示订单明细对应的计划单号订单头填写完毕后，点击添加信息按钮，添加订单明细内容。如下图点击添加信息按钮，后出现采购员需要处理的采购计划明细，如下图勾选中需要添加的采购计划，点击添加按钮，添加至采购订单中，如下图当采购员也可以将采购计划退还给采购计划员。如下图点击保存主表，并填写明细行中的单价和交货日期。如下图填写完毕后，并根据需要进行不同格式的订单打印输出。如下图订单打印将采购单在一张无碳复写纸上打印；打印附表将订单明细单独打印在一张订单附件上采购单见附件在无碳复写纸上只打印订单表头信息及金额汇总，在明细处打印“明细请见附件”字样套打选中套打则使用无碳复写纸进行打印输出不选中套打则订单中固定格式的文字内容一并打印输出订单打印后，经过相关部门的转签，采购员将转签结果反馈到系统中，点击采购单确认按钮；如下图订单确认后，完成了一张采购单的创建。1123采购订单的修改采购订单只有在没有审批（订单确认）之前才能进行修改。操作如下通过检索功能找到需要修改的采购单进入订单内进行修改1124采购单的删除。采购单只有在没有通过审批（订单确认）的情况下才能删除。操作如下订单的删除并非完全物理删除，在系统中只是作为禁用处理，通过检索禁用的订单仍可找到删除的订单，甚至将删除的订单重新恢复。如下图1125采购变更的创建。系统中创建采购变更，需要找到原订单，进入订单创建采购变更单。采购变更单多发生于订单已经确认之后，（订单确认前直接修改订单即可）。注采购变更单在系统中只是作为文本的记录，并不参与任何计算。如，变更订单种的数量和单价，并不会直接修改订单种的数量和单价，要在采购入库的时候修改数量和单价。操作如下在变更单中输入相关内容。填写相关内容后，点击保存按钮。将变更单打印输出，相关部门签字。然后将转签的结果反馈给系统中。操作如下图113采购单变更单管理采购变更单管理用于处理已经创建完毕的采购变更单。采购变更单的创建请参见采购单管理中的采购变更单的创建。在采购变更单管理中可以对采购变更单进行关闭，删除和审批。如下图关闭只有单据在审批之前才能关闭。删除只有单据在审批之前才能删除。删除后可以在禁用的状态中找到此单据；审批审批采购变更单。将采购变更单单据的审批状态反馈给系统中；点击采购变更的编辑按钮，可以查看相应的单据内容。操作如下图12入库管理入库管理为仓库管理员将物料办理入库手续。系统中允许的入库包括采购订单入库；没有订单的入库；寄存入库。入库管理需要有相应的权限的设置（请参见用户权限设置和基础数据设定中的物料类型授权用户）；入库单有以下几个限制条件A。一张入库单只能是一种物料类型；B。一张入库单中最多能有5条记录；C。一张入库单中不能有多张采购单；121订单入库1211订单入库是指将采购订单中的物料入库。点击订单入库菜单显示订单入库的操作界面。如下图1212在界面中输入相关的查询条件可以检索到需要入库的采购单,或直接点击查询按钮可以将未完成入库的采购单如下图1213创建入库单（根据采购单入库）找到需要入库的采购单,行选中此订单,点击采购单入库按钮显示入库单界面如下图表头的信息包括入库单号物料大类R年月3位流水码或F物料仓库性质（危险品，非危险品，生产用等，此用于金纳公司需求）年月3位流水码；录入时间为当前日期；采购单号入库的采购订单号码；物料类型入库的物料类型；一张入库单只能有一个物料类型；审核状态编辑中，已审核，未审核；单据状态正常，终止；是否寄存标志此单据是否为寄存入库单；供货单位采购单的供应商名称；制单人单据输入者；出入库联单选中此表示同时制作入库和出库单据，即物料入库后随即被申请部门领出；备注填写入库单的备注信息；如果要修改入库物料的信息，包括物料规格名称，数量，单价的时候需要点击修改按钮，如下图修改完毕或确认入库内容无误后，点击保存按钮，如下图点击保存按钮后，此入库单保存到数据库中，但库存数量此时并未增加，只有确认此张单据后，库存数量才增加。打印入库单据，并点击审核通过按钮，完成入库单的创建。如下图1214创建出入库联单行选中需要入库的采购单，然后点击采购单入库按钮。如下图在入库单界面中勾选中入出库联单选项。如下图修改或确认订单入库信息是否正确，是否需要修改。请参见1213创建采购入库单中的修改采购入库信息。确认入库信息后点击保存按钮，此时在操作按钮中会多出一个出库单按钮。如下图点击出库单按钮可以进入出库单中进行出库信息的确认。确认后点击审核通过按钮（注单据左上方单据的名称，入库单和出库单需要分别确认）。如下图通过打印按钮可以，将入库单打印输出，将出库单打印输出。（注入库单和出库单为两张单据）。此时物料在系统中同时入库和出库，物料不参加移动加权的单价的计算。1215采购单的终止。仓管员可以将采购单的行信息，进行终止不再入库。操作如下图1216采购变更单的查看。仓管员在系统中可以看到相应订单的变更单。操作如下在入库单中点击修改按钮，如下图在入库单修改界面中，点击采购变更单，即可看到相应的变更单内容，如下图122入库单管理入库单管理主要负责入库单的审核确认，创建没有订单的入库单，查看已经完成的单据和创建寄存入库单。1221入库单的审核找到需要审核的单据，点击查看按钮。如下图确认入库单信息