地税推广电子公文处理软件的工作方案

1、地税推广电子公文处理软件的工作方案为了加快办理公文的速度，改善办理公文的质量，转变机 关工作作风，提高行政效率，自治区地方税务局从* 年开始大力推广使用中国计算机软件与技术服务总公司和国家税务总局联 合研制的电子公文处理软件，即公文处理系统 (Official Documents Process System)软件(以下简称 OA软件)，使全区地 税系统的办公自动化建设步伐迈向新的台阶。 但是, 到目前为止， 各级地税机关在推广使用OA软件的过程中，还存在许多不容忽视的问题，使OA软件未能充分发挥应有的作用，亟待解决。一、OA软件推广使用过程中存在的问题OA软件在推广使用过程中遇到的问题分为两

2、个方面，一方 面是OA软件本身存在的问题；另一方面是使用 OA软件的外部环 境存在的问题。（ 一 ）OA 软件本身存在的问题1.0A软件兼容性较差。随着 0A软件的推广使用，目前 OA 软件已成为地税系统内部纵向发送、接收电子公文，横向分送、 阅处电子公文的主要工具， 从而大大地减少了纸质公文的使用量， 提高了办理公文的效率和质量。但是，由于0A软件开发时间比较早，目前在用的 0A软件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版， 这个版本的OA软件能够正确识别并处理的电子文档只有扩展名 为doc的 Word文档、扩展名为txt的文本文档和扩展名为 bmp 的位图文档， 而对外来的其他格式的电子文档的

3、兼容性较差， 表 现为以下几种情况。 一是不能兼容、 不能正确识别外来电子文档。 例如，目前政府 OA（即办公自动化）系统开始启用的电子公文的 格式为不可修改的 PDF文档，OA软件不能直接接收、识别这种 格式的公文， 需要通过人工操作， 利用第三方软件经过多个步骤 的转换后才能逐页拷入 OA软件进行处理，工作量大，速度缓慢， 与手工处理纸质公文无异， 甚至比手工处理纸质公文还慢， 而且 转换的效果并不理想， 主要是文件版面和字体缩小， 清晰度下降， 阅读比较困难。 就连国人使用比较多的有名的国产文字处理软件 -金山软件编辑的 WPS文档，OA软件也不能直接拷入并正确 识别。二是接收外来电子公

4、文后改变原公文的面貌。根据广西 壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法 （以下简称电 子公文处理办法， *年 12月 9日印发 ）第十一条规定： “电子公文的显现格式和还原成纸质公文的格式， 应当符合 国家行政机 关公文处理办法、的要求。”国家行政机关公文公格式 明确规定，国家行政机关的公文从发文标识到版记要区分不同的 部位使用不同型号的黑体、小标宋体、仿宋体、楷体等字体，但 是，0A软件在接收自治区政府、 市政府的电子公文时，有些公文 在电脑上显示的文字虽然颜色、 型号不变， 但是大部分甚至是全 部的字体都变成了不符合规定的其它字体。根据国家信息化发展战略和我国电子政务建设的总体目标，

5、以后地税部门与其他政府部门甚至是社会公众之间的工作联系 应该最大限度地利用信息技术通过网络来完成。 随着信息技术的 发展和办公自动化技术在各行各业的普及推广， 用于编辑制作电 子公文的新软件、 新技术将不断增多， 各级各部门根据自身的工 作特点和要求可以选择不同的软件、技术制作电子公文，因此， 地税部门与外部之间工作联系涉及到的电子公文的格式和种类 将进一步增加， 例如企业办理申请享受税收优惠待遇手续时附送 的财务会计资料、 产品技术说明资料等的电子文档的文件格式就 比较多。由此可见，0A软件的兼容性问题已成为其进一步扩大和 深入推广应用的最大障碍。2. 辅助功能缺乏。随着各级地税部门办公局域

6、网的建立和 扩大，地税部门内部的很多与办文事务息息相关的工作如及时通 讯联络、资料传递等都可以通过网络来完成，但0A软件只能处理正式的公文、发布正式的通告，缺乏必要的辅助功能，影响办 文速度和质量。 为了解决这一问题， 一些市地税局就在办公局域 网内加装诸如腾迅通等这方面的软件来弥补0A软件的不足，但使用时与0A软件脱节，仍不够方便及时。3.0A 软件缺少自我完善机制。计算机软件的特点和开发目 的决定了任何计算机应用软件既不可能一蹴而就， 也不可能一成 不变，而是要在开发、 应用过程中根据使用环境的变化和用户的 需求不断更新完善。 这就要求应用软件的开发商要有了解使用环 境变化和用户需求变化的

7、渠道， 要么通过应用软件本身自动收集 反馈使用过程中的有关资料， 要么通过使用软件的人群反馈诉求， 以便及时了解有关情况，并加以修改补充完善。而0A软件恰恰缺少这种及时了解使用情况并加以解决的机制，这一点，从0A软件的 4.0.1 版于* 年定型投入使用至今多年，虽然早就发现有许 多不足之处，但至今也没有得到改进和提高，就可以得到证明。 这是软件开发商售后跟踪服务不到位造成的。此外，0A软件还会出现一些不知缘由的错误，例如，有时 收文方接收到的文件与发文方发出的文件不一致， 主要是附件收 不到；有时拟稿人拟的文稿附有多份表格形式的附件， 而签发人 签发的文稿少一两个表格附件； 有时发文方远程封

8、发文件后， 通 过查询功能查询发文情况显示已送达， 但一直未见收文方接收等（二）0A软件应用环境存在的问题1.0A 软件的法律地位问题。由于国家还没有制定统一的电 子公文处理办法的法规， 根据自治区人民政府办公厅印发的 电 子公文处理办法 第七条规定： “通过认定的电子公文处理系统 生成、存储及传输的电子公文， 与相同内容的纸质公文具有同等 效力。”第二十四条规定： “各级国家行政机关建设的电子公文 处理系统， 经自治区有关部门组成的专家审核组审核， 并经自治 区人民政府批准认定后，方具法定效力”。目前0A软件还没有通过自治区有关部门的审核认定，因此，0A 软件制发的电子公文，根据全国税务机关

9、公文处理实施办法（ 国税法 * 132号） 的规定，在税务系统内部具有行政效力，可以作为本系统、 本机关内部处理公务的依据。 但是，对系统外是没有法律效力的。2.对0A软件的认识比较片面、 肤浅。很多领导和干部职工都简单地把OA软件看作是将在纸质上起草、审核、签发公文的 过程改为在电脑上完成的一种补助工具，对0A软件在改变公文处理方式方法上的重要作用及其产生的深远影响的认识不深， 没 有根据信息化、 网络化的特点去改进、 创新处理电子公文的方式 方法，例如，办理公文还是习惯于分人分步进行，不会利用网络 实时协同进行； 只习惯于发现、 处理办公桌上看得见的等待处理 的纸质公文， 而不善于发现、

10、处理办公桌上看不见而是在电脑的 0A 软件里急着等待处理的电子公文，常常造成超时办理公文。3. 推广应用工作发展不平衡。电子信息网络系统高效、便 捷作用的发挥要求有通达的网络、 运转正常的设备和熟练的操作 人员。但是，目前整个广西地税系统在网络覆盖面、设备的数量 和质量以及工作人员操作技能水平方面存在发展不平衡的情况， 特别是同一个市内的县与县之间和县内的单位与单位之间的发 展不平衡对0A软件的推广应用影响最大；在工作人员操作计算 机技能水平方面， 各地的差别也比较大， 由于工作人员操作技术水平差， 人为造成网络末端的梗滞、 降低了整个网络的运行速度 的情况也时有发生。 这种发展不平衡对 0

11、软件的不利影响很容易 被忽视，一时间也很难消除，应引起高度重视。以百色市地税系 统为例，根据 * 年底统计，百色市城区和县城以外的乡镇地税机 构（分局或税所）共有48个，已联网运行 0A软件的23个，还有 25个因常住工作人员少而未联网运行0A软件，占乡镇地税机构总个数的 52.06%，造成这些人员不能及时阅读了解电子公文，成为0A软件应用的盲点。4. 公文安全隐患大。0A软件的公文安全隐患主要来自两方 面。一是计算机病毒。由于干部职工计算机信息安全意识差，不 按规定认真防范计算机病毒， 使得计算机病毒经常破坏服务器和 工作站的计算机操作系统及其应用软件， 不但降低了办文的速度 和效率，还严重

12、威胁了 0A软件里面的公文的安全。二是操作不 规范，主要是不按规定备份数据，如某县地税局* 年 9 月公文处理服务器操作系统发生严重故障后不得不重新安装操作系统， 但 由于事前没有按规定定期备份数据， 至使服务器重装操作系统后 某一时段的电子公文的数据资料无法恢复。5. 管理制度不健全。 *年9月区局印发了广西壮族自治区 地方税务局计算机公文处理规则 （暂行） ，对计算机公文处理工 作做了一些比较原则性的规定， 但是，还缺乏刚性的具体的对利 用计算机处理公文结果的绩效考评制度和责任追究制度， 导致一 些计算机处理公文的工作制度执行不到位。 例如，为保障公文处 理网络的安全而采取的内部办公网与外

13、部互联网物理隔离后， 许 多工作人员在公文网上阶段性地处理完电子公文后就转到外部 互联网，不按规定时间和次数转回内部办公网查收、 处理电子公 文，经常出现超时办文。6. 滥用0A软件发送公文。公文是具有法定效力和规范体式 的公务文书，公文具严密的程式性、撰拟的专任性和严格的时间 性等特点，因此制发公文应当严谨， 全国税务机关公文处理实 施办法（国税发*132号）第四十四条规定：“行文应当确有 必要，注重效用。对于可发可不发的公文，即无实质内容、无具 体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文，坚决不发。 对必须印发的公文严格控制发文数量与发文范围， 杜绝乱发滥送， 避免重复行文。” 第一一

14、六条规定：“各级税务机关应当通过 税务系统内部建立的公文处理计算机应用系统， 按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。 自治区 地方税务局办公室关于明确公文处理有关问题的通知（ 桂地税办发 * 118号）规定：“转发公文确无具体要求和实际性贯彻 意见的， 承办单位在收文承办环节提出直接转发意见， 报局领导 批示，如局领导同意直接转发，则原文直接转发（在公文处理系 统中采取远程转发方式） ，不再另行拟文转发。”可见，利用 OA 软件制发公文也应当遵循严谨的原则。 而目前的情况是， 由于 OA 软件方便、 快捷的特点加上公文的严肃性， 使得很多工作人员产 生了依赖性， 把一些

15、无需以公文形式传递的事务性电子文档也被 当作电子公文用 OA软件制发。这助长了文山会海和文牍主义， 既增加了领导、 文秘人员及其它工作人员阅处毫无实际意义的公 文的数量，降低工作效率，又占用公文处理服务器的存储容量， 浪费设备资源。另外，使用0A软件处理机密文件也是不妥当的。二、解决存在问题的对策分析（一）解决0A软件自身存在问题的设想0A软件兼容性差的问题，已经成为制约各级地税部门与政府专网之间快速传递、 处理电子公文的严重问题， 必须引起高度重视，应尽快加以解决，方法有两种。一种方法是完全摒弃 0A软件，重新开发基于政府电子公文 处理规范的电子公文处理软件投入使用。 但是， 这会遇到很多问

16、 题，首先是需要投入大量的研发资金。其次是开发、试用时间较 长。第三是应用培训工作量大。 第四是政府电子公文处理规范也 只是一个大致的原则性要求， 并没有具体明确的标准， 而且这些 规范还会随着社会政治经济形式和信息科技的发展而变化， 即便 重新开发新的电子公文处理软件也不能保证始终完全适应政府 电子公文处理规范。第五是 0A 软件在全区各级地税部门推广使 用，长的已有 6 年，短的也有了 3 了，经过其处理并保存下来的 公文也是一个不小的数目， 以百色市地税局为例， 从 *年底至今， 经过0A软件处理并保存下来的公文，收文部分有12053份，发文部分有 3047 份，如果重新开发应用新的电子

17、公文处理软件， 如何衔接、兼容此前用 OA软件处理过并保存下来的大量的电子 公文也是一个必须解决的难题。另一种方法就是改造升级 OA软件，这即可节约资金投入， 又可保证OA软件处理电子公文方式方法的前后连贯性，而且工 作人员使用旧版 OA软件的时间较长，比较了解OA软件的特点和 操作要领，学习使用新版 OA软件自然更容易接受，避免全部从 头开始学习培训，缩短开发试用的时间和学习使用的磨合时间，提高效率，这是比较可行的办法。因此，建议区局向国家税务总 局反映，请求国家税务总局和软件开发商尽快改造升级0A软件。区局也可以组织技术力量，结合广西实际情况改造升级 0A软件。改造升级0A软件应注意解决以

18、下几个问题： 首先，是扩大 0A软件的兼容范围，实现与政府专网的高效对接。 其次，是整合 系统功能， 如把通告栏的功能直接并入公文处理模块， 使新的通 告和新文件一样，只要登录公文处理模块就会自动显示或提示。 第三，是要增加辅助功能。如，显示所有在线人员的功能，点对 点、点对群组的实时通讯功能，普通电子文档的传递功能等等， 以方便地税部门内部工作人员之间的各种工作联系。 第四，要根 据电子公文处理办法 结合实际工作需要增加和完善人性化的 功能：增加服务器端 0A软件定时自动备份数据的功能，每天定 时自动备份两次， 并定期存档， 建立远程的灾难备份中心统一保 管备份的数据，确保文件资料的安全；增

19、加工作站端0A软件自动记录、保存登录 0A软件的时间、次数的功能，以便开展绩效 考评和责任追究；增加计算机开机时 0A软件自动运行登录的功 能，减少因疏忽而忘记登录 0A软件阅处文件的现象发生；改进 信箱栏目新文件到达的提醒功能和已阅文件的标识功能。 这些功 能都是很有必要的， 如，目前使用的 0软件的信箱栏目有新文件 到达时只在软件屏幕下方状态栏左侧有面一小小的红旗竖起， 既 不起眼，又悄无声息，很难以引起使用者的注意。对尚未阅读过 的文件，文件信息列表左端的已阅栏为空， 若是已阅读过的文件， 已阅栏则标有“V”，这在个人信箱还容易辨认文件是否已阅处， 但在部门信箱， 只要同部门有人阅读过的

20、文件， 不管自己是否已 阅读，都会在已阅栏上标有“”， 这样有时候等待阅处的文件 多了，部门信箱的管理人员就会分不清哪些文件已阅读， 哪些文 件未阅读。 这些都是容易造成文件超时办理的原因， 应当使用既 醒目又悦耳方法的提醒有新文件到达， 使用实名标识已阅的文件。 通过增加和完善0软件的功能，充分利用机器设备和应用软件的 机械性能弥补人类健忘的缺点， 减少人为造成的失误， 确保能够 按时办理公文。社会政治经济在不断发展变化，电子计算机及其信息技术 的发展更是日新月异， 造成了电子公文处理软件的应用环境和用 户的需求也在不断发展变化之中。 因此，无论是重新开发新的电 子公文处理软件还是改造升级

21、0软件，都必须建立有效的软件应 用情况跟踪服务体系， 及时发现并解决软件应用过程中遇到的问 题，不断改进和提高软件的性能，以满足实际工作的需要。（二）改善0A软件应用环境的建议1. 尽快解决0A软件的法律地位问题。随着我国电子政务的发展，地税部门与其它政府部门和社会组织的电子公文往来日益 频繁，以没有合法身份的软件接收外来的电子公文和制作电子公 文对外传输都是不合法的，应当按照电子公文处理办法规定 尽快为0A软件申办合法的身份。2. 提高思想认识，更新观念。信息化是当今世界发展的大 趋势，是推动经济社会变革的重要力量。 地税部门推广使用 0A软 件处理电子公文， 是地税部门信息化建设的重要步骤， 是地税部 门实现与政府其它部门间的信息共建共享的前提和基础， 是地税 部门建设电子政务的具体表现。 因此，必须从国家信息化发展战 略的高度来看待地税部门推广使用0A软件，从我国电子政务建设的总体目标和要求来解决地税部门推广使用0A软件存在的各种问题， 用信息化、 网络化的理念对地税部门公文处理工作进行 组织结