公文写作培训课件2016529分析

1、学习公文写作知识 提升公文写作能力 中共简阳市委党校 杨艳 2016年5月 1 主要内容： 一、公文的概念、特点、作用、种类 二、公文格式 三、常见公文写作 2 公文的概念： 公文是党政机关、企事业单位用以表达意志、发布号令、传递 交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规 范格式的文书。 公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社 情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政 策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。 一、公文的概念、特点、作用、种类 3 一是权威性和政策性。 二是针对性和指导性。 三是规范性和约束性。 四是程序性和严密性。 五是

2、对应性和定向性。 公文的特点 4 指导工作，传达意图。 （通知） 联系工作，交流情况。 （函） 请示工作，答复问题。 （请示、批复） 总结工作，推广经验。 （通知、决定） 记载工作，积累史料。 (各文种） 公文的作用 5 2012 年4月16日，中共中央办公厅、国务院办 公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的 通知（中办发201214号） 公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令 （令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、议案、函、纪要。 公文的种类 6 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。供电公司、水厂 要公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文

3、种。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 ，批转、转发公文。我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下 级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发通知 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如 工作报告、情况汇报等。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答 复审批事项。比如市财政、审计、国土等政府部门，商洽问题、询问或 答复问题，一般用函。 公文种类 7 公文的结构，总的来看包括以下两个部分： ?公文的外部形式： 格式

4、，即国家标准规定的固定格式。 ?公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。 二、公文格式 8 依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党 政机关公文处理工作条例的通知（中办发2012 14号）； 2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式 （GB/T 9704-2012 ），2012年6月29日发布， 2012年7月1日实施。 9 公文格式要素划分 版头：公文首页红色分隔线 以上的部分。 包括： 份号、密级和保密期限、 紧急程度、发文机关标 志、发文字号、签发人、 10 公文格式要素划分 主体：首页红色分隔线 （不含）以下、公文末页首 条分隔线（不含）以上的部 分。 包括： 标题、主送

5、机关、正文、 附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章、 附注、附件 11 版记：首条分隔线以下、 末条分隔线以上的部分。 包括： 抄送机关、 印发机关和 印发日期 页码（版心外） 12 1.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称 加“文件”二字组成，也可 以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布， 上边缘至版心上边缘为 35mm ，推 荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当 将主办机关名称排列在前 ；如有“文件”二字，应当置于发文机 关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 （一）版头部分 13

6、 2.份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，标注在版心左上角 第一行。 3.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心 左上角第二行。 绝密30年，机密 20年，秘密 10年。 14 4.紧急程度 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下 方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、 加急、平急。 5.发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方 居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋 _GB2312 ，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文 年度用中文六角括号“”括起。 15 6

7、.签发人 上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一 字编排），“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人 后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公 文，应同时标注各联署机关的签发人。 16 份号：顶格标注在版心左上角第一行。 密级：用3号黑体，顶格标注在版心左 上角第二行（份号下方），两字之间空 1个字。 紧急程度：用3号黑体，标注于公文首 页左上角，密级下方。 发文字号：用3号仿宋_GB2312 。 签发人：只有上行文才需注明签发人， “签发人”用 3号仿宋 。发文字号居左 空一字。签发人姓名使用 3号楷体。 中共 委 No 000001 秘密10年 特急 x委2016x号 签发人：xx

8、x 签发人： 张三 李四 王五 赵六 签发人： 张三 李四 王五 17 公文的主体，是公文最主要的部分。 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印 章和成文日期、附注、附件。 首页必须显示正文。 （二）主体部分 18 7.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组 成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长 方形和上下长、中间短的沙漏型。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时 省略。 19 中共中共 委员会委员会 关于 请示 ： 委2012x号 签发人：xxx （空

9、二行） （空一行） 20 8.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同 类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用 3号仿宋_GB2312 。 有多个主送机关的，各机关名称之间用（顿号、逗号）隔开，最后 一个主送机关名称后标全角冒号。 21 9.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用 3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。 正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括 号“（一）”、阿拉伯数字“1” 、阿拉

10、伯数字加圆括号“（1）”，不得逆 向使用层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标 点）； 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。 22 。 附件：1. 2. 2012年月日 10.附件说明 附件说明分别与正文和发文机关 署名之间空一行，字体字号用3号仿 宋_GB2312 。 “附件：”左空2个字加冒号，后接 排附件名称，名称后不加标点符号， 附件序号用阿拉伯数字，每行位置对 齐，如“附件：1.”。 有两个以上附件时，应注明顺序并 分别标注于各附

11、件首页的左上方。 23 11.发文机关署名 在成文日期之上，以成文日期为 准居中编排；印章端正、居中下 压发文机关署名和成文日期；发 文机关署名和成文日期居印章中 心偏下位置（印章下边缘盖“年 月”）。 24 12.成文日期： 用阿拉伯数字标注；在 正文或附件说明下空若 干行标注；单一或联合 行文时，最后一字居版 心右边缘为四个字格， 空四字是确保印章两端 不超出版心。 25 13.印章 除会议纪要和印有版头 的向下普发的公文外，公 文应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页） 至少应有二行正文，不能 采用页首加圆括号标注 “此页无正文”字样。 26 加盖印章的公文： 成文日期一般右空四字

12、编 排。 单一机关行文时，在成文 日期之上、以成文日期为 准居中编排发文机关署名。 发文机关署名和成文日期 居印章中心偏下位置，印 章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。 27 加盖印章的公文： 联合行文时，将发文机 关署名按照发文机关顺 序整齐排列在相应位置， 印章下压发文机关署名。 最后一个印章下压发文 机关署名和成文日期。 印章之间排列整齐，互 不相交或相切。 首排印章顶端应当上距 正文（或附件说明）一 行之内。 28 不加盖印章的公文： 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二 字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日 期，首字比发文机关署名首字右移二字。 如

13、成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字 编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名 依次向下编排。 29 。 附件：附件：1. 2. 部 2012年年3月月5日日 附件：附件：1. 2. 局 2012年年3月月5日日 机机 关关 名名 长长 于 日日 期期 机机 关关 名名 短短 于于 日日 期 左空 2字 右空 2字 右空 2字 30 14.附注 ? 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，请示 类公文注明联系人和联系电话，加圆括号标注于成文日期左 下方。 ? 字体字号用3号仿宋_GB2312 ，上空1行，居左排，前空 2

14、个 字，用小括号括起。 ? 如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。 31 15.附件 ? 附件正文部分，用 3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号 时应加序号，序号后不再加标点符号。 ? 附件应排在版记之前。 ? 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件” 之间空两行。 ? 被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于 公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。 32 33 抄送：， 。 办公室 2012年X月X日印发 附件1 XX市文件清退制度 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

15、XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX （第一行） （第二行） 34 包括抄送机关、印发 机关和印发日期 页码（版心外） （三）版记部分 35 16.抄送机关 ? 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上 级、下级和无隶属关系的机关。 ? 抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4 号仿宋_GB2312。 36 17.印发机关和印发日期 ? 由公文印发机关名称、印发日期组成。 ? 一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字， 印发日期居右排，后空一字，字体字号用 4号仿宋_GB2312 。 ? 翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期

16、， 格式相同。 37 18.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下， 数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘 7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 38 我们主要应用的公文 通知、请示、函、报告、总结 简报、介绍信、证明信。 39 一、通 知 （一）通知的含义和特点 ? 1.通知的含义 ? 通知适用发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执 行的事项，批转、转发公文。 ? 40 2.通知的特点通知的特点 具体表现为三个特点： （1）发布性即用“通知”来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内 部行

17、为，这种“通知”称为“发布性通知” （2）指示性用“通知”来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者 执行的事项，此种“通知”称为“指示性通知”。它具有明显的指示性， 这种“指示性通知”一般是以机关办公部门名义行文。 （3）转文性指用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的 公文。具体分为三种情形：一是上转下，即将某一下级机关的公文批转给 所属下级机关。二是下转上，即将上级机关的来文转发给所属下级机关。 三是平转平，即将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关、 单位，其中上转下称为批转性通知，下转上和平转平统称为转发性通知。 其行文关系为下行文。有时周知性通知也充当平行文。

18、 41 （二）通知的写法 通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。因各种类型的通知写法不尽一致，现分述 如下： 1.转文式通知 （1）标题。由批转（转发、印发）文件的机关+被批转（转发、印发）文件的标题+文种构成。 （2）正文。该种通知的正文，通常要写明三层意思： 一是表明对被批转文件的态度。 二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性。 三是提出贯彻执行的希望和要求。 （3）结尾。要署明本通知的制发机关和日期，并加盖公章 2.指示性通知 （）由发文机关+事由+文种三要素组成。 （）正文。 正文的写法主要有两种形式： 一是既有一个独立且简短的开头（导语），又有一个总括全文中心并要求下级及时

19、反馈执行情况的 结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总分总“的结构模式。这是内容 复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。 二是开头有一个开宗明义交代缘由、背景的导语，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“撮 要分条式“，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。 （3）结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。 3.发布性通知 （1）标题。由发文机关+被发布的法规或规章名称+文种组成。 （2）正文。一般应标明两个层面的内容：一是要明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生 效日期及相关事项说明。二是要提出贯彻执行的希望或要求。一些十分重要的法规，在主体部 分，一方

20、面要强调它的重要性及重大意义；另一方面要提出贯彻执行的要求。在具体表达次序 上，开头要使用一个特定句式“现将“二字，把所要发布的法规、规章展现给阅者。 （3）结尾。在多数情况下，结尾是用来宣布法规及规章时效的，其写法有的是“从即日起施行“也 有的是”自xxx 年x月x日起施行“，并写明原有相同的法规、规章同时废止等。 42 （三）通知写作的注意事项 （）准确使用文种 特别要注意批转性通知与批复的区别。批转性通知和批复都是针对下 级来文所作的指示性下行文，但是他们却有不同之处。批转性通知是 与批转的原文作为一个复合式文件一并发布，而批复只需在文中表述 所批复的请示收悉，不用将请示附在批复文件之后

21、。 （）通知事项必须明确具体 通知事项是通知的主体，一定要根据通知的性质、类别来写。如批转 性通知要写清“批转”，转发性通知要写清“转发”；印发性通知要 写清“印发”，相互不能混用。批转、转发、印发事项必须准确无误 。会议通知、事项通知，事项必须周全、具体、准确，否则将影响“ 通知”的执行效力。 （）实事求是，切实可行 要求办理和执行的通知，其通知的事项应当是下级经过努力可以完成 的。另外，通知的时间要和执行的时间衔接好，通知应当及时发送， 切忌“马后炮”。 43 二、请示 （一）请示的含义和特点 1.请示的含义请示的含义 请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用 于下级向上级请示工

22、作。请示应当遵循的原则：凡属机关、部 门职权范围内的，并且有既定方针、政策可依循的，本机关、 本部门可以解决的问题或事项，应自行处理，不必请示；本机 关、本部门无权、无力、无法解决或处理的，就必须请示。实 际工作中，请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所 限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项； 二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通 处理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单 位没有把握处理的新情况、新问题；四是本机关、本单位无力 解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。 44 2.请示的特点 （1）请示必须是下级向上级行文。其他如平行机关

23、、不相隶属机 关之间的行文都不能用请示。 （2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行 文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己 处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工 作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。 （3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上 行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否， 都必须给予明确的答复。 请示一般以批复的形式或上级领导批示的方式将处理意见或 结果答复原请示机关。不需上级机关“批复”的，办公部门应 将领导同志的处理意见转送请示机关。 45 （二）请示的写法 1.标题。请示的标题由发文机关名称 +事

24、由+文种构成。 首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的规则 ，因此，标题中应该避 免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明确请示的具体内 容，不能笼统含糊。 其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还请求批准，标 题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。 最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如关于 请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示，前边的“请求”应该去掉，写成关于解 决扩建教学楼经费的请示请示文种本身包含了请求、申请等含义。 2.正文。主要包括请示缘由、请示事项

25、和结语等项内容。 （1）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况， 写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在 写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况 不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请 求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下 ”过渡。 （2）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体 、明确。这部分主要写请示的具体内容。请求指示的事项部分要明确

26、提出问题和要求。请 求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分 考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。请求批准的，主体部分应提 供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施 、方案等均应表述为 “拟”怎么办 ，而不能表述为 “决定”怎么办 。 （3）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复 ”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“当否，请批转”之类的呈转性 46 （三）请示写作的注意事项（三）请示写作的注意事项 1.要严格遵守行文规则。请示公文具有

27、固定的行文规则，必须严格遵守。这要严格遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，必须严格遵守。这 些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得 将请示直接主送领导同志个人等。将请示直接主送领导同志个人等。 2.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让 上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请 示的原因必须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。示的原因必

28、须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。 3.请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。 47 三、函 （一）函的含义和特点（一）函的含义和特点 1.函的含义。函的含义。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。 函作为公文中的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。 在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还 可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了 主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题 外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审 批事项

29、。 没有版头、标题和发文字号的函，属便函，不列为正式 公文。 48 2. 2.函的特点。函的特点。 （1）用途的多属性。如询问或向有关主管部门请求批准， 这一点与请示相似；主管部门答复有关部门请求的审批事项， 与批复相似。用作答复有关部门请求的批准功能，具有指挥作 用；但就与有关部门商洽工作或对某一问题的回答这一点来说， 又没有指挥功能。 （2）内容的单一性。函的主体内容具有单一性的特点， 一份函只宜写一个事项。 （3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异， 因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答 问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管 部门批准用请求语

30、气。 49 ?从内容作用可以分为：从内容作用可以分为： 1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作 ，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等 。这是实际工作中最常用的一类函。这是实际工作中最常用的一类函。 2.询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求 意见。意见。 3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一 定需要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了 解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同 。 4.申请函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的。

31、用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的 作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主 管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请 求指示的功能。求指示的功能。 5.答复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即 对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。 50 （三）函的写法 1.标题。由发文机关+事由+文种组成。 2.正文。一般由两个层次组成： 一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发“函”。如申请函开头部 分应明确为什么要申请的内容；商洽函开头部分应明确“提出商洽问 题

32、的原因；答复函的开头部分应引来文的标题及发文字号等。 二是申请、商洽、回复的具体事项 （3）结语。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否，请审批” 、“同意否，请复函”等。“答复函”一般可写作“特此复函”。 51 四、函的写作注意事项四、函的写作注意事项 1.函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。实 际工作中，请批函与请示相互错用的现象比较严重。一些部门或单位 总以为请求批准时使用“函”显得随便，发文单位觉得不足以表示谦 恭，会影响问题的解决；而受文单位似乎也嫌对方没有敬意，小看了 受文机关。这样，本该以请批函行文的，却有意用成了请示。另外， 错用函与请示，也是分辨不清

33、到底该用什么文种的原因。因此，有必 要明确，必须按行文规则，根据各自的用途和功能，正确使用请批函 与请示。 2.函的写作。还要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关 之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难， 也不必逢迎恭维，谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复 的明确性。 3.函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处 理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这 样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像“命令”、“通知”等 文种那样具有权威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该 像对待其他公文一样，及时处理函件，以保

34、证公务活动的正常进行。 52 四、报 告 （一）报告的含义和特点 1.报告的含义报告的含义 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机 关询问。 在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄混的情况。行 文时报告、请示不分，由于报告和请求同属上行文，结构形态 相似，而有关人员对“报告”、“请示”的概念、特点、性质、 适用范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的用了“报 告”。鉴于这种情况，有必要在这里将“报告”和“请示”作 一比较。 53 “报告”和“请示”是为数不多的上行文文种，是下 级机关向上级机关呈报的公文。但是，两个文种在以下几 个方面却有不同： （1）行文目的不同 “报告”的目的

35、在于汇报工作，反映情况，提出意见 或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情 况，能够有针对性地予以指导；而“请示“的目的，是为 解决某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以， 报告是陈述性公文，请示则是呈批性公文。 （2）行文时间不同 “报告”是在工作结束后或工作正在进行中行文；而 “请示”则必须要在事前行文，不能先斩后奏。 （3）答复的形式不同 “报告”不要求上级机关回复。而“请示”则要求上 级机关及时批示或批复。 54 2. 2.报告的特点报告的特点 （1）应用范围的广泛性 报告属于上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或 不定期地向上级机关汇报工作，反映本地区、本单位贯彻

36、执 行各项方针、政策、指示的情况，反映实际工作中遇到的问 题，为上级机关制定方针、政策、或者作决策、发指示提供 依；还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌 握情况的基础上，准确、有效地指导工作。 （2）行文的单向性。 报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供 情况，属于单向行文，不需要受文机关答复或审批。 55 （3）表达的陈述性 报告是用于汇报工作、反映情况的，上级机关能否比较 全面了解下级机关的情况，并综合各下属单位的情况对全局 工作作出决策，在很大程度上取决于下级机关能否适时地汇 报工作，真实、全面、具体地陈述本部门、本单位贯彻执行 各项方针、政策的情况。譬如某一阶段做

37、了哪些工作，每项 工作是怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题等。即 使是提出建议，或者在答复上级的询问时会有一些议论文字， 也是在大量陈述情况的基础上所作的适当分析，其基本表达 手段仍是叙述和说明。 56 （二）报告的分类 1.工作报告工作报告 用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、 工作经验、存在的问题以及下一步工作安排和设想等。具 体又包括综合性的、专项性的工作报告两种。综合性工作 报告是同时汇报几方面工作的报告，内容综合、全面，总 结性的特点比较明显，且多为定期汇报，如季度工作报告、 年度工作报告等。专项性工作报告是汇报某一项工作的， 内容单一、特定，问题集中，不定期，多是

38、在此项工作进 行中或结束时向上级机关汇报。 57 2. 2.情况报告情况报告 用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存 在的有代表性、倾向性的有关情况。情况报告重在“反映 情况”，不局限于具体工作，不局限于本机关情况，这是 它与工作报告的区别。情况报告所反映的一般是重大情况、 特殊情况或者新动向，旨在引起上级机关的注意，以便上 级机关及时采取措施，指导工作。这类报告应对情况作出 分析，必要时应有针对性地提出意见或建议，但报告所提 出的建议和意见，必须是原则性的。 58 3. 3.回复报告 用于答复上级机关的询问。即根据上级机关的询问和要 求所作的答复。从内容看，回复报告或汇报工作，或报告

39、情 况，也属于工作报告或情况报告。我们在这里单列“回复报 告”一类，是考虑到它具有被动行文的特点，是上级机关先 有询问或要求。 4. 4.递送报告 用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简 单的一类。 59 (三)报告的写法 报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。 1.标题和主送机关标题和主送机关 报告的标题应是完整规范形式的，即由发文机关、事 由、文种构成。报告的主送机关与请示的主送机关一样， 只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式。 2.正文 报告正文多由报告缘由、报告内容、报告结语组成。 （1）报告缘由，是正文的开头部分。通常是说明报告 的目的、原因，概括报

40、告的基本内容或基本情况，一般都 比较简短。缘由部分的结尾是惯用过渡语，工作报告和情 况报告常以“现将有关情况报告如下”引出下文，回复报 告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求。 60 （2）报告内容，是各类报告正文的主体部分。我们重 点介绍一下工作报告写法。 工作报告的正文主体，一般包括四个层次的内容，其结构顺序为： 基本情况概述主要工作及其成绩、经验及做法存在的问题 今后的工作安排意见或打算。实际写作过程中，第一个层次即主要 工作情况的概括叙述，也有上移到“报告缘由”部分的。工作成绩比 较突出时，第二层次应写得详细、具体一些；工作中存在的困难或问 题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第

41、三层次，并对产生 问题的原因作出分析。有些工作报告的正文是以所做的几项或几个方 面的工作为线索分条列项表述的，这时应注意每一条项中一般也应包 括基本情况、成绩及具体做法等；至于存在的问题和今后的打算两个 层次，则大都在条项表述完成以后总起来写，不分散在每一条项中。 工作报告，其内容的侧重点应是所做的主要工作、今后的打算。成绩、 经验和存在的问题则视实际情况而定，有成绩和经验，应很好地总结； 有问题、困难或失误，应毫不隐瞒地提出来。 61 (四)报告写作的注意事项 （1）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事 求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全 面、真实地反映，不能报喜不报报

42、忧，也不能夸大和虚构。 上报的公文应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础 上撰写。 （2）除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。 一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其 是专项报告更应做到专文专用。 （3）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。 报告事项不得夹带请求事项，否则会因“报告”不需批示 或批复，而影响请示事项的处理和解决。 62 五、总 结 （一）总结的含义。 总结是国家机关、企事业单位、社会团体等通过对过去一 阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识， 用以指导今后工作的一种常用公文。 （二）总结的分类。 按内容分，可分为综合性总结和专题性总结。按时限分， 可分为全过程和阶段性总结。按功用分，可分为汇报工作总结 和推广经验的总结。按范围分，可分为单位总结和个人总结。 63 （三）总结的写法。（三）总结的写法。 总结通