文书档案整理要求

1、附件 2：文书档案整理要求归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编 目、装盒，使之有序化的过程。一、“件”的概念： 归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。1、文件正本与定稿为一件；2、正文与附件为一件；3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行 文呈批表、签批条等）作为一件；注意： 各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表， 并 填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识，实时 归档。4、原件与复制件作为一件（指原件不清） ；5、转发文与被转发文作为一件；6、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法， 一册（本） 作为一件；7、来文与复文（请示与批复、函与复函）

2、作为两件分别编 号，如果当年没有批复的，要在请示目录备注栏中注明情况；8、记录按一次会议为一件，并要求在着录过程中，注明会 议主要内容；9、大事记以年度为单位作为一件；10、行政介绍信可以几张（不超 20 张）粘帖成一件。 二、归档文件的技术与处理：1、拆钉 永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。2、文件的修整 第一，修裱破损文件； 第二，复制字迹模糊或易褪变的文件，如复写纸、圆珠笔、 铅笔、传真件；第三，超大纸张要折叠，少于 B5 的纸要托裱。3、装订薄的文件用不锈钢钉，但要注意不能使用微波消毒设备消 毒；厚的文件用棉线三孔一线，采用左侧装订，左、下侧对齐。4、排列同一保管期限内的文

3、件最简单的方法是按文件形成时间 的先后顺序排列。成套性文件相对集中排列。如同一次活动、同一项工作、 同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。对未及时归档文件，排在相应类别的最后。5、编号企业档案一般有以下类目代号类目（ 科技）代号类目（文书）代号类目（ 其他）O产品类4文书类7声像类1设备、仪器类厂务行政8人员类2基建类经营管理9会计类3科研类党群工作10实物类5知识产权类一级类目以下按各类档案的内容、 性质分别设二级类目、 三级类目、四级类目，以下为各案卷排列顺序号。分类编号规程分类号及案卷顺序号 （构成档号 ）统一用阿拉伯数字作代号， 各类目之间分别用圆点分隔 （占半格 ） ，分类号与顺

4、序号之间用破 折号“一”分隔 （占一格 ）。举例：x x x x -1 案卷顺序号 四级类目 三级类目 二级类目 一级类目例（ 一） 产品类编号0 1 1 1 -1 案卷排列顺序号 品种名称 （ 四级类目 ） 剂型 （ 三级类目 ） 成药品 （ 二级类目 ） 产品类 （ 一级类目 ）例（ 二） 设备类1 2 1 1 -1 案卷排列顺序号 设备仪器型号规格 （ 四级类目 ） 设备、仪器种类 （ 三级类目 ） 通用设备 （ 二级类目 ） 设备仪器类 （一级类目 ）例（ 三） 基建类编号2. 2. 1 -1 案卷排列顺序号 xx 车间厂房 （ 三级类目 ） 生产建筑 （ 二级类目 ）基建类 （ 一级

5、类目 ）例（四）科研类编号3. 1. 1 -1 案卷排列顺序号 xx 科研项目 （ 三级类目 ） 科研课题 （ 二级类目 ）科研类 （一级类目 ）例（ 五） 文书类编号 厂务行政、经营管理、党政工团编号由年限、保管期 （ 永久、长 期、短期） 、案卷号构成， 案卷号的编制每年分别按 “永久”“ 长 期”“短期”排三个顺序号、案卷排列是以上三类合在一起，按 司厂务行政、经营管理、党政工团类的顺序排列。例（ 六） 声像类档案的编号7 2 1 -1 案卷排列顺序号 荣誉证书照片 （第三类目 ） 照片 （ 第二类目 ） 声像类（第一类目 ）例（ 七） 人员档案编号8 案卷排列顺序号 已故员工 （ 第二

6、类目 ）人员类 （第一类目 ）例（ 八） 会计档案编号报表、帐簿、工资单的案卷号，可分别连续多年各自编一个 案卷顺序号， 一个序号以下超过三位数编一本目录。 会计凭证每 年形成的案卷在 200 卷以上的， 可每年编一个顺序号， 一年一本目录，不足 200 卷的可两年合编一本目录 例：9 1 -1 案卷排列顺序号 报表 （ 二级类目 ）会计类（ 一级类目 ）分类方案0 产品类原料药1 设备仪器类综合专用设备、仪器类通用设备、仪器类引进技术设备（生产线）2 基建类综合性文件生产性建筑辅助生产建筑办公楼生活建筑3 科研类综合科研课题其他4 文书类厂务行政经营管理党政工团5 知识产权类7 声像类71照

7、片底片 72 照片7.2.1 荣誉、奖状照片7.2.2人物 7.2.3会议7.2.4 厂容厂貌7.2.5参观视察7.2.6生产技术、经营活动7.2.7企业文化录音带录像带专利商标条形码光盘8 人员类已故员工 离职或去向不明人员9 会计类报表账簿凭证工资单其他实物类企业证书荣誉证书、奖状类奖牌奖杯奖旗书画三、归档文件目录构成与装订1、构成：由封皮、归档文件整理说明，归档文件目录组成。2、拟写归档文件整理说明 内容包括：全宗名称、机构设置及领导任免情况、本年度工 作概况、本年度文书归档情况（包含归档文件分类方法、文件材 料完整与否、档案数量及需要说明的问题等） 。3、装订：可以永久、长期、短期若干年合订一本目录，用 口取纸区别不同的年度； 也可以分三个保管期限装订， 这便于以 后移交档案时不用拆订。四、装盒 装盒的具体要求： 不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒。 不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒。 分机构的情况下， 不同机构