秘书催办的沟通艺术

1、秘书催办的沟通艺术：如何催领导，催同级，催下级一、催领导：拉条挂账，动态跟进，委婉提醒千条万条不抓落实就是白条，千招万招不抓落实也是空招。对于催办事项而言，领导大多心里有数，秘书要催领导办事，就得掌握好催办力度、拿捏好催办分寸。否则，很容易用力过猛破坏秘书与领导的“强联系”，造成“指派”领导干活的不愉悦感。运用好秘书与领导的“强联系”，就要恰如其分地选择领导沟通偏好，实现阻力沟通，这就需要秘书按照催办事项的紧急程度，整理编制催办单，及时更新催办进度，按照领导偏好的邮件、电话或者当面汇报的方式报告领导，并将纸质材料呈领导审阅；创造领导工作环境，清空催办焦虑，领导面对催办事项做决策有不少必要条件，

2、提前准备好领导看重的督办进展相关的决策事项、数据分析、图表展示，为领导铺垫好决策“选择题”，不仅是对领导的尊重，更能为领导决策减轻心理压力，提高决策效率；点明决策短期收益，激发领导决策动力，要想在催办事项关键时间节点催动领导的“一个签字、一个表态、一个拍板”，就要委婉地提示领导，“现在就办”需要投人的时间并不多、“现在就办”带来的成效值得期待，这样就能很好地“暗示”领导马上行动。二、催同级：预留空间，真诚体量，直截了当对于“中联系”同级承担的部分催办事项工作，如果秘书及时行动，工作就会进展顺利，如果同级人员配合不给力，秘书催办工作就会如便在喉。秘书被动等待回复是不靠谱，积极主动出击、争取尽快配

3、合催办工作才是关键。运用好秘书与同级的“中联系”，就要全面统筹协调，预留缓冲与处理空间，选择合适的催办沟通时机，尽量避免别人正在进行其他重要工作时进行催促，否则你的催办变成了别人心里的督办，你的积极变成别人眼里的唐突，你的风风火火变成别人行动的不紧不慢；面对同级在工作上的“强联系”，要审时度势，灵活沟通，尽量不要使用电话、邮件等间接催促方式，以避免给人造成“要求给予答复”和“安排工作”的意味，催办过程中秘书要多与同事们一起研究催办信息编排，虚心听取各方汇总的催办意见，对无法分身的同事及时予以协助，催办工作自然就顺水推舟，有条不紊；量化催办任务，沟通简单直接，在催办工作一开始就要坦诚地告诉对方催

4、办事项的重点安排、直截了当地说明催办任务的办结期限，用真诚和信任，支持和鼓励对方早日完成个人催办工作，而不是一遍遍重复“惹人烦”的催促和“不放心”的嘱咐。三、催下级：客气得体，尊重角色，鞭策行动在催办过程中，秘书面对最多的还是催促“弱联系”的二级部门或是一线人员落实催办事项，诸如错误地认为秘书人员“狐假虎威”“拿鸡毛当令箭”所导致的不理解、不配合，甚至是冷眼相待、冷嘲热讽等现象更是给秘书催办工作推进带来不少的负面影响。要想解决“接触少，感情弱”这种“弱联系”所产生的催办沟通沟壑，最好的秘诀就是找到更好的协作方式，加大接触，快速磨合，秘书人员应尽可能多的到现场了解实际情况，针对下级部门或个人所反

5、馈的落实难点和执行过程出现的苗头性问题，及时编写催告调研报告，向领导提出建议意见，协助其摆脱落实困境，而不是言必称“一定”“必须”；催办事项固然重要，但对于下级部门或个人而言，无疑增添了更紧、更急、更重的工作量，一旦秘书人员催之过急，就意味着“攻击”，导致其采取“防御措施”不断自我合理化之前的拖延行为，这时秘书人员的换位思考型沟通才是解决之道；而对催办“重视不够”的部门以及“拒不执行”的个人，秘书有必要根据“抵抗情绪”的不同充分运用领导授予的催办权力，对部门予以通报、让其脸红出汗、对个人进行诚勉谈话，施加心理压力，从而确保催办事项稳步、有效、顺利推进。四、结语综上，秘书人员在面对催办事项中不同“联系强度”的催办责任实施主体时，非常有必要根据沟通对象的关系选择不