采购管理系统及业务处理

1、11/17/2021采购管理系统与其他系统的关系：采购管理系统与其他系统的关系：采购计划单入库单采购发票生产制造管理采购管理系统应付款系统库存管理系统11/17/202111/17/2021采购申请单采购申请单采购订单采购订单采购收料单采购收料单外购入库单外购入库单采购发票采购发票红字外购红字外购入库单入库单采购退货采购退货通知单通知单红字采红字采购发票购发票11/17/2021日常采购业务流程日常采购业务流程: : 采购部采购员填制采购申请单采购部采购员填制采购申请单 分管理领导审批分管理领导审批采购部采购员依据请购单编制采购部采购员依据请购单编制采购订单采购订单授权人员审核采购订单并发出授

2、权人员审核采购订单并发出编制采购申请单审核申请单编制采购订单审核订单订货订货11/17/2021日常采购业务流程日常采购业务流程: : 采购货物到货，采购员制作采购货物到货，采购员制作收货通知单收货通知单 收货通知单经主管审核后交收货通知单经主管审核后交库管员库管员 库管员验收产品入库库管员验收产品入库, ,填制入填制入库单库单 仓库主管对入库单审核仓库主管对入库单审核编制收货通知单审核收货单填制入库单审核入库单收货收货11/17/2021日常采购业务流程日常采购业务流程: : 财务部门收到发票财务部门收到发票 财务人员将收到的发票与入财务人员将收到的发票与入库单勾对库单勾对 分配采购费用分配

3、采购费用 制作采购入库会计凭证制作采购入库会计凭证收到购货发票审核收货单分配费用制作凭证收到发票收到发票11/17/2021采购业务流程采购业务流程为什么会产生不同的采购业务流程？为什么会产生不同的采购业务流程？ 达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。各种应用流程。企业采购业务的三种主要单据及相关单据：企业采购业务的三种主要单据及相关单据：（1 1）采购订单）采购订单 采购申请单采购申请单（2 2）外购入库单）外购入库单 收收/ /退料通知单退料通知单（3 3）采购发票）采购发票 11/17/2021我们将采购业务流程归纳为下列几种：

4、我们将采购业务流程归纳为下列几种：货到单未到货到单未到单货同到和单先到货后到单货同到和单先到货后到退货业务退货业务分次收货分次收货代管物资代管物资受托代销受托代销暂估入库暂估入库 以下我们就按照这七种情况，用案例数据走完以下我们就按照这七种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作每个流程的全部操作11/17/2021 案例：案例： 采购部采购人员李勇于采购部采购人员李勇于2004-3-22004-3-2日向中山电机购买日向中山电机购买MATMAT面板面板100100个，单价个，单价3 3元（不含税），元（不含税），MATMAT护镜护镜500500个，单价个，单价4 4元（不含税）。元（不含税）。

5、2004-3-32004-3-3日货到，当日采购部门通知日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库。仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库。2004-2004-3-73-7日中山机电开出增值税发票和日中山机电开出增值税发票和800800元的运费发票。元的运费发票。11/17/2021采购申请单采购申请单采购订单采购订单采购收料通知单采购收料通知单 外购入库单外购入库单采购发票（自动传递到应采购发票（自动传递到应付款系统）付款系统） 绿色字体的单据为可省略不做绿色字体的单据为可省略不做11/17/2021 外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成外购入库单可以根据采

6、购订单或收料通知单关联生成 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，但关联采购订单生成时可取到其中的单价信息，关联但关联采购订单生成时可取到其中的单价信息，关联外购入库单时却取不到其中的价格信息外购入库单时却取不到其中的价格信息 传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做生成凭证，只能在存货核算系统中做11/17/2021 案例：案例： 采购部采购人员李林于采购部采购人员李林于2004-3-152004-3-15日向宁波泰信购买日向宁波泰信购买M200M200裸

7、板裸板100100个，单价个，单价3 3元。元。2004-3-202004-3-20收到宁波泰信开收到宁波泰信开出的增值税发票。出的增值税发票。2004-3-252004-3-25日货到，当日采购部门通日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库（材料知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库（材料库）。库）。 11/17/2021 采购申请单采购申请单采购订单采购订单采购发票采购发票采购采购收料通知单（从采购发票获取收料通知单（从采购发票获取, ,不可省略）不可省略）外购入库单外购入库单 如用户没有采购申请单的程序如用户没有采购申请单的程序, ,则可以省略则可以省略11/17

8、/2021 案例：案例：11/17/2021 退料通知单退料通知单红字外购入库单红字外购入库单红字采红字采购发票购发票退料通知单可以省略退料通知单可以省略11/17/2021 案例：案例：11/17/2021 采购申请单采购申请单采购订单采购订单采购收料通知采购收料通知单单11外购入库单外购入库单11采购收料通知单采购收料通知单22外购入库单外购入库单22采购发票采购发票采购申请单可以省略采购申请单可以省略11/17/2021 案例：案例：11/17/2021 收料通知单（入代管库）收料通知单（入代管库）11/17/2021 案例：案例：11/17/2021 收料通知单（入代管库）收料通知单（

9、入代管库）外购入库单外购入库单（入实仓）（入实仓）采购发票采购发票销售出库单销售出库单销售发票销售发票退料通知单退料通知单11/17/2021 案例：案例：11/17/2021 委外加工材料的发出委外加工材料的发出-委外加工成品的入委外加工成品的入库库-委外加工费用发票委外加工费用发票-委外加工发票委外加工发票-钩稽钩稽 -委外加工入库核算委外加工入库核算 11/17/2021案例：案例： 采购部采购人员李林于2004-3-8日向德国MOT购买M200芯片200个，单价100元；M100主板100个，单价800元。2004-3-15日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入

10、库（材料库），发票本月未到。 11/17/2021 采购申请单采购申请单 采购订单采购订单采购收料通知单采购收料通知单外外购入库单购入库单采购发票（下月做）采购发票（下月做）11/17/2021对于暂估凭证有两种处理方法对于暂估凭证有两种处理方法: 单到冲回单到冲回即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证凭证 月初冲回月初冲回即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动将上月暂估凭证作红字冲销将上月暂估凭证作红字冲销11/17/2021 当月将当月将“外购入库单外购入库单”作估价入帐处理并生成估作估价入帐处

11、理并生成估价入帐凭证。价入帐凭证。 下月发票到后在采购系统补发票并审核。下月发票到后在采购系统补发票并审核。 在存货核算系统在存货核算系统“生成凭证生成凭证”中做暂估冲回凭证中做暂估冲回凭证（红字冲回凭证）。（红字冲回凭证）。 系统将自动生成系统将自动生成“补差额外购入库单补差额外购入库单”。 在存货核算系统在存货核算系统“生成凭证生成凭证”中做外购入库凭证中做外购入库凭证。11/17/2021 当月将当月将“外购入库单外购入库单”作估价入帐处理并生成估价作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。入帐凭证。 下月月初系统在存货核算系统中自动生成下月月初系统在存货核算系统中自动生成“红字冲红字冲回凭证回