毕业晚会项目管理计划1

1、20/21毕业晚会项目管理计划年级：XX工程管理 小组名：TW小组成员：Dwyane 0101010101 （组长） Haslem 0202020202 D-Wade 0303030303时间： 2012-XX-XX成绩：摘要：在花红树绿的四月，我们即将送走背上行囊挥手向我们告别的大四学子。为了让毕业生在校园生活留下最美回忆的浓重一笔，我系特别举办了2012经管系毕业晚会，以此表达对学子踏上崭新人生道路的美好祝愿。晚会筹办是一个持续性复杂的过程，在筹办过程中需要有多方参与共同协作完成。为了保证晚会能够达到预期的效果必须对晚会各项工作统筹规划。经过小组研究讨论决定用项目管理的方法对晚会筹办进行科

2、学合理的统筹安排。 在策划阶段我们对晚会外界因素和内在条件进行全面分析，以此来确定晚会各项目标，对整个过程进行了编制项目计划，对项目进行工作结构的分解，力求各方能够更好的分工合作。对各方参与者进行沟通，并且着重在时间、质量、风险上进行严格控制。经过这次晚会的筹办我们小组深刻体会到一个项目团队成员的合作在项目过程中的作用，项目管理在项目当中的重要性。关键字：留念 祝福 欢送 计划 分工协作 沟通 控制时间 保证质量 降低风险 目录前言 2背景分析 3角色分析 3范围管理 3项目合理性和目标 3项目可交付的成果 4项目计划 4项目计划的概述 4WBS图 6晚会责任矩阵 7项目进度管理 7双代号网络

3、图 8 双代号网络图计算表 8双代号网络图关键路线11项目质量管理11项目质量问题因果分析图13项目沟通管理14项目风险管理14项目风险来源表15项目应急预案16收尾管理17参考文献17后记17一、前言：大学是一个梦想起航的地方，同时也是校园生涯的句点。大学，有太多的心愿追逐；大学，有太多的离嵩愁梦；大学，也有太多的刻骨铭心！每年到了这个时节，就会从校园里走出一批将要走上社会的莘莘学子，他们满含激情，他们饱含斗志，为了自己的明天，不断的奋斗，不断的拼搏。而我们，借着这个小小的舞台，表达我们的一份心意和祝福，希望他们可以记得，大学里还有我们的牵挂；希望他们可以感受，大学里还有我们的支持。在此情况

4、下结合近几年项目管理理论和方法在各个领域应用的越来越广泛，应用案例也越来越多，项目管理体系越发完整。项目管理在工程项目、IT项目、新产品开发、市场营销等活动中应用的成功案例充分说明了项目管理的科学性和优越性。如果能够将项目管理的知识、技术、技能、手段应用到晚会当中，对于晚会实施的整个过程来说可以使之更加科学、合理。晚会实施的整个过程是一个活动的过程，它是具有非重复的一次性活动的特征，它就是一个小项目，因此晚会的实施必然可以应用项目管理的办法进行。为了在各种有限的资源条件约束下，晚会能够以最佳方法实现我们所希望的预期效果，确保晚会这一项目在整个活动实施过程中各个项目目标都能在计划时间内有质量的完

5、成，我们小组运用项目管理这一工具对整个项目进行合理的策划安排、任务的分解、有效沟通，控制项目的质量、进度、风险的管理。二、背景分析毕业是学生时代的结束，也是社会生活的开始。在盛夏六月的阳光下，重庆邮电大学移通学院经济管理系迎来了新一届毕业生告别的时刻，他们带着青春蓬勃的朝气和远大的志向即将离开我们经济管理系这个团结友爱的大家庭，奔赴新的生活。我系学工办、团总支学生会决定通过举办毕业生晚会将我系所有学生对毕业生的美好祝愿予以表达，也借此让我系2012届毕业生再次感受我们经济管理系大家庭的温暖以及大学生活的美好回忆，同时也为我系低年级同学刻苦学习、努力拼搏树立良好的榜样。在这个美好的时刻，他们满载

6、着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想。为了表达经济管理系对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向我系表达感激之情的平台，经管系学工办决定举办一场毕业晚会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们小组运用所学的项目管理知识进行组织安排和管理办法。三、角色分析相关利益者期望和需求毕业生充分的感受到我系对他们的美好祝愿，留下最美回忆系方祝福毕业生，增强他们对我系的深厚感情赞助商对其产品和公司起到大力宣传作用并扩大其知名度晚会表演者用最美的艺术展示出自己的风采晚会工作人员保证配套设备完整、流程和要求准确清晰，任务明确项目小组保证项目准时完成，圆满成

7、功四、范围管理（一）项目合理性说明：毕业是大学生涯的结束，是人生新的起点，毕业意味着同学们各奔前程，意味着离开母校的温暖怀抱。毕业晚会是一个展示人生新的起点的舞台，在这里可以激情澎湃的展望美好的明天，在舞台上做大学生涯的最终总结，以晚会的美好结束大学的生涯，也以晚会的美好开始新的旅程，毕业晚会是最值得纪念的日子。技术可行性：舞台搭建承包给校外拥有相关技术的公司、舞台灯光效果聘请校外人员以及演员化妆采取入店化妆。经济可行性：制定各项费用支出预算表。合理安排、严格控制项目的各项开销，所有费用由团总支学生会经费和部门自行拉赞助支付。组织可行性：制定合理的毕业晚会的策划、选择学生会各部门为组织机构、选

8、择有校内晚会经验的管理人员、各部门确定好分工协作关系、对工作人员进行必要的培训，保证项目顺利执行。（二）项目目标：总体目标：保证晚会圆满落幕并表达我们对毕业生的真挚祝福。总体目标：保证晚会圆满落幕并表达我们对毕业生的真挚祝福。时间目标：保证晚会前进行多方彩排，并且晚会前的各项准备工作都要按时完成。成本目标：将晚会总成本控制在预期赞助费以及学工办提供款项之内。效果目标：希望在这欢声笑语中，为她们献上我们的祝福； 希望这个美丽的夜晚 ，都留下最美的回忆。（三）项目可交付成果的形式和内容：形式：毕业晚会的演出内容：任务分工表、物资采购清单、租赁清单、演出节目清单、晚会时间表、费用清单、邀请函五、项目

9、计划（一） 项目计划的概述1、宣传安排：前期在学校主干道、学校食堂入口处、学生宿舍大门口张贴海报；系博客宣传；校园广播播报；校园论坛发帖；向各专业辅导员进行宣传，向各专业年级长进行宣传。2、宣传方式：（1）出海报进行宣传 （2）向各专业辅导员与年级长进行活动宣传，并请他们协助宣传（3）制作宣传横幅悬挂于校园显眼处（4）系博客宣传（5）校园论坛发帖（6）校园广播播报3、宣传时间：2012年3月2012年4月4、经费筹集：以团总支学生会经费申请为主，部门自行拉赞助为辅。5、节目及主持人选拔 （1）选拔方式：全系学生以专业为单位，在各专业年级自愿报名的基础上，由各专业年级长组织三个以上舞蹈、歌曲、器

10、乐、戏曲、小品、相声、魔术、话剧等节目，参选节目应注意节目丰富多彩，注意传统文化的继承和发扬，突出文化多样性。原则上保证大一每个专业1个节目，大二、大三各年级2-3个节目，毕业年级2个节目，团总支学生会1个节目，学工办辅导员1个节目，节目总数控制在12-15个以内。主持人选拔是在以往主持人资源库的基础上则优选择，确保共计四人。 （2）选拔宣传时间：2012年3月（3）选拔时间：2012年4月（4）节目推选原则：围绕主题，创新，体现青春活力，表达崇高情怀。（5）主持人选拔原则：口齿清晰，形象气质俱佳，有一定主持经验。6、物资筹备 在晚会前至少一个星期准备好一切物品，在活动前至少两个星期将清单交给

11、办公室。7、嘉宾邀请 在确定好具体的演出时间前由美宣部设计邀请函，在时间确定后填写好相关内容由会长负责嘉宾邀请，领导由学工办主任负责。8、会场布置 场地布置由美宣部及文艺部共同构思设计。在活动前至少三星期有具体方案。9、音控设备由文艺部联系科技协会向校科技联合会联系租借部分设备为辅，主要以外借音控为主。10、会场控制 由女生部、生活部、文艺部负责，主要有嘉宾引导、迎宾礼仪、颁奖礼仪、场面控制，学生入场引导，学生提前一个小时左右全部入场完毕。预防突发事件的发生并制定相应预案。11、节目彩排 为保证演出质量，在正式演出之前，安排2次正式的节目彩排。12、引导退场 活动结束时，所有同学欢送嘉宾离开。

12、嘉宾离开后，再由青队，理事的工作人员引导观众有序退场。13、场地清理 晚会结束后，所有工作人员留下做收尾工作，归还设备、场地清洁。14、特别注意事项：（1）事前一定要有人负责跟各部门，从流程，音乐，服装，时间，搭台，出场方式，对白。（2）要让主持人熟悉整个晚会的流程，每部分的内容如何操作。（3） 场景设计，观众区域布置（演员进出口/观众人行道/工作人员人行道/嘉宾席位区，以及学生观望区）（4）彩排问题。注意每部分的时间，计算好每部分的时间，每个环节的漏洞，记下每部分的问题，彩排后要汇总和解决。（5）座位的安排。礼品的分配，奖状的分配，感谢信的内容等都要考虑周到。（二） WBS表格1 前期1.1

13、撰写毕业晚会的策划1.2发出节目通知文件1.3确定策划及人员的分工1.4第一次上报节目粗略章程1.5最终确定晚会节目单2中期2.1进行场景布置的设计2.2选拔主持人，确定社团节目及毕业生人数2.3拉赞助及联系音响设备2.4选拔节目，确定最终节目单2.5联系化妆及服装租借2.6前后进行四次彩排2.7邀请嘉宾3后期3.1布置会场3.2进行带装彩排，主持人对稿3.3演员及主持人最后定妆、取演出服装3.4音响调试、铺红地毯、拉安全围栏3.5各部门就位、礼仪就位、演员就位、3.6演出结束收尾场地处理（三） WBS图 晚会筹备前期撰写毕业晚会的策划发出节目通知文件向商家拉赞助及联系音响设备进行戴装彩排，主

14、持人对稿布置会场各部门就位、礼仪就位、演员就位音响调试、铺红地毯、拉安全围栏带演员及主持人化妆、取衣服前后进行四次彩排确定策划及人员的分工联系化妆及服装租借进行场景布置的设计选拔主持人，确定社团节目及毕业生人数选拔节目，确定最终节目单中期后期邀请嘉宾由“经管系”第一次上报节目粗略章程最终确定晚会节目单演出结束的收尾处理（四） 晚会筹办的责任矩阵( 负责 辅助 通知 审批 )WBS者任责织组嘉宾学工办主任第一负责人文艺部美宣部外联部生活部前期撰写毕业晚会策划发出节目通知文件确定策划及人员分工第一次上报节目粗略章程最终确定晚会节目单中期进行场景布置的设计及确定材料选拔主持人确定社团节目及毕业生人数

15、拉赞助及联系音响设备选拔节目去确定最终节目单联系化妆及服装租借并上报各部花销前后进行四次彩排邀请嘉宾后期布置会场进行带妆彩排 主持人对稿带演员主持人最后定妆 取演出服音响调试 铺红地毯 拉安全围栏各部门就位 礼仪就位 演员就位演出结束后收尾场地处理六、项目进度管理概述：在项目实施过程中可能会出现项目进度不能在预期时间内完成，针对这一情况，我们小组运用双代号网络图对项目执行过程中各时期的进展程度和项目最终完成的期限进行管理控制。（一） 双代号网络图AEBDCFGJIKHLMNOQPRS1.01.351.5122.2202.721.2151.4102.320102.562.4202.6123.44

16、/242.1153.14/243.64/243.33/243.23/243.51/24说明：箭头上方1.13.6表示活动，活动具体内容参照WBS表格。箭头下方数字为活动所需天数。引出框上面为活动，下面为天数。AS表示节点。M表示晚会当天，开始时间为当天8:00，N/24表示活动所需时间N小时。（二） 双代号网络图节点最早时间计算表节点编号紧前活动代号计算过程节点最早时间AETA=00BA-B1010CB-C10+15=2525DB-D10+5=1515EC-ED-E25+10=3515+0=1535FE-F35+12=4747GF-G47+15=6262HF-H47+20=6767IF-I47

17、+20=6767JG-J62+20=8282KI-K67+6=7373LJ-LH-LK-L82+0=8267+0=6773+12=8585ML-M85+2=8787晚会当天8:00M ETM=00NM-N4/244/24ON-O(4+3)/247/24PN-P(4+4)/248/24QO-Q(7+3)/2410/24RQ-RP-R(10+1)/24(8+0)/2411/24SR-S(11+4)/2415/24说明：表格分为晚会当天之前的准备阶段和晚会当天进行阶段，以M为分界线，当天8:00开始进行。表中单位为天。ET代表节点最早时间，计算依据双代号网络图中的数据。（三） 双代号网络图节点最迟时

18、间计算表节点编号紧后活动代号计算过程节点最迟时间晚会当天SLTS=ETS=15/2415/24RR-S(15-4)/2411/24QQ-R(11-1)/2410/24PP-R11/2411/24OO-Q(10-3)/247/24NN-ON-P(7-3)/24(11-4)/244/24MM-N(4-4)/240晚会当天之前的准备阶段MLTM=ETM=8787LL-M87-2=8585KK-L85-12=7373JJ-L85-0=8585II-K73-6=6767HH-L85-0=8585GG-J85-20=6565FF-GF-HF-I65-15=5085-20=6567-20=4747EE-F4

19、7-12=3535DD-E35-035CC-E35-10=2525BB-CB-D25-15=1035-5=3010AA-B10-10=00说明：表格分为晚会当天之前的准备阶段和晚会当天进行阶段，以M为分界线，当天8:00开始进行。表中单位为天。LT代表节点最迟时间，计算依据双代号网络图中的数据。（四） 双代号网络图时间参数计算表活动最早可能开始时间ESIJ=ETI最早可能结束时间EFIJ=ESIJ+DIJ最迟必须开始时间LSIJ=LFIJ-DIJ最迟必须结束时间LFIJ=LTJ总时差TFIJ=LSIJ-ESIJ自由时差FFIJ=ETJ-EFIJ1.100+10=1010-10=010010-1

20、0=01.21010+15=2525-15=1025025-25=01.31010+5=1535-5=30352015-15=01.42525+10=3535-10=2535035-35=01.53535+12=4747-12=3547047-47=02.14747+15=6265-15=5065362-62=02.24747+20=6785-20=65851867-67=02.36262+20=8285-20=6585382-82=02.44747+20=6767-20=4767067-67=02.56767+6=7373-6=6773073-73=02.67373+12=8585-12=7

21、385085-85=02.78585+2=8787-2=8587087-87=0晚会当天3.10(0+4)/24(4-4)/244/2404/24-4/24=03.24/24(4+3)/24(7-3)/247/2407/24-7/24=03.37/24(7+3)/24(10-3)/2410/24010/24-10/24=03.44/24(4+4)/24(11-4)/2411/243/248/24-8/24=03.510/24(10+1)/24(11-1)/2411/24011/24-11/24=03.611/24(11+4)/24(15-4)/2415/24015/24-15/24=0说明：活

22、动的最早可能开始时间=活动开始节点最早时间；活动的最早可能结束时间=活动最早可能开始时间+活动作业时间；活动最迟必须结束时间=活动结束节点的最迟时间；活动总时差=活动最迟必须开始时间-活动最早可能开始时间；活动自由时差=紧后活动最早可能开始时间-最早可能结束时间。关键路线为：1.11.21.41.52.42.52.62.73.13.23.33.53.6（五） 双代号网络图关键路线AEBDCFGJIKHLMNOQPRS1.01.351.5122.2202.721.2151.4102.320102.562.4202.6123.44/242.1153.14/243.64/243.33/243.23/

23、243.51/24说明：图中双实线箭头为关键路线。七、项目质量管理（一）概述在项目的执行过程中，参与项目执行过程中的人员在个人能力、技术水平以及工作经验上都存在或多或少的差别；项目所需要的设备在质量是否存在缺陷，机械使用过程中是否会突然出现一些故障；材料在订购的时候在质量、数量上和实际要求的数量和质量上是否存在误差；策划方案是否对技术、组织、管理、经济等方面进行全面分析和综合考虑。 在上述情况下，为了确保晚会质量标准的要求能够实现，我们小组通过讨论整个项目在执行过程中最可能出现问题的环节，分析在这些环节上可能导致项目出现质量问题的原因。以此来及时发现和纠正项目执行过程中所出现的问题，避免或者减

24、轻这些问题给项目组带来的损失。为了项目执行过程中导致项目质量问题的各种原因能够清晰直观并且有条理的反应出来，项目质量控制人员能够一目了然的看出，便于项目质的控制，我们小组运用了项目质量问题因果分析图。（二） 项目质量控制分析表质量重要环节出现问题的原因造成原因的因素通知通知未及时发出通知文件未完成策划未涉及通知时间通知遗漏学工办信息不完整学工办工作疏忽彩排未按时开始通知未到达人员未到齐音响出问题节目不衔接演出安排不协调后台指挥不当表演失误准备不充分演出条件不合格会场布置设计不达标未进行实地考察经验不足设备不齐全采购不足未按时到位人员工作质量差安排不合理责任心差能力、经验不足舞台公司为及时到位通

25、知时间不准确沟通不足开演就位各部门未就位原工作未完成部门负责人未集合人员礼仪未就位化妆超时服装未取到工作人员督促不够主持人未就位化妆超时服装未取到工作人员督促不够演员化妆超时服装未取到工作人员督促不够收尾处理设备归位混乱人员安排不当人员松散场地清洁不干净场地灯光昏暗人员松散说明：项目质量控制分析表是为了全面分析出项目出现质量问题的各个因素，这些因素导致了哪个的项目环节质量问题。通过表格形式的展示更加便于因果图的绘制。（三） 项目质量问题因果分析图项目质量问题通知未及时发出通知遗漏通知文件未完成策划未涉及通知时间学工办信息不完整学工办疏忽设计错误标设备不齐全工作质量差舞台公司未到位未进行实地考察

26、经验不足采购不足未按时到位安排不合理责任心差能力、经验不足通知时间不准确沟通不足设备混乱人员松散人员安排不当场地不整洁人员松散场地灯光昏暗人员未到齐表演失误未按时开始准备不充分音响出问题演出条件不合格通知未到位工作人员督促不够节目不衔接主持人未就位衣服未取到化妆超时原工作未完部门负责人未集合各部门未就位衣服未取到礼仪未就位演员未就位演出安排比协调后者指挥不当化妆超时工作人员督促不够衣服未取到化妆超时工作人员督促不够会场布置通知收尾处理开演就位彩排八、项目沟通管理（一）毕业生沟通需求：为了提高毕业生对晚会的兴趣，带动他们参加晚会的积极性和热情，在晚会宣传过程中要突出晚会的亮点和特色。项目小组必须

27、将晚会的时间、地点等信息及时准确的传递给毕业生。沟通方式：横幅、海报、宣传单（二）系方沟通需求：晚会的举办需要经管系学工办的批准，必须将晚会的申请第一时间递交给经管系学工办，在得到回复之后展开晚会的筹备工作。在整个晚会的筹备过程中需要得到经管系的支持，在重大事情上应将具体情况及时地和领导进行沟通，协商办法解决。沟通方式：文件、面谈（三）赞助商沟通需求：赞助商是经费的重要来源，根据赞助商的需求将其公司及产品的宣传方式、时间、地点和宣传力度明确告知对方，再经过相互沟通，协商调整之后确定下来。外联部要适时进行沟通，确保赞助费的落实。沟通方式：邮件电子、面谈、电话（四）晚会表演者沟通需求：晚会筹备过程

28、中需要表演者的积极配合，各部门要将晚会当中与表演者相关的活动的安排时间提前通知晚会表演者。文艺部要及时收集晚会表演者的需求信息，汇总之后把晚会所需的服装、道具上报晚会负责人。沟通方式：通知、电话、面谈（五）晚会工作人员沟通需求：晚会工作人员参与项目筹备整个过程，是项目顺利完成的保证力量。各部门必须把各项任务分配到位，将信息准确无误的传达给晚会工作人员，晚会工作人员要按时向上级汇报完成情况。在沟通中确保晚会负责人随时掌握晚会的进展情况。沟通方式：通知、会议、报告、面谈（六）项目小组沟通需求：项目小组成员为了更好的分工合作，认清当前各种情况，明确项目目标，达成共识，使项目更好的进行。沟通方式：小组

29、讨论九、项目风险管理（一）概述：我们小组通过分析wbs图，结合以往参与晚会的负责人员经验的总结，整理出在晚会项目过程中容易出现风险的环节和所发生的风险事件。对风险可能导致的后果进行讨论，把风险后果用系数度量出来，进行了简单的排序，数值越高代表所带来的危害越大。（二） 风险来源表 发生环节风险事件可能后果风险评价宣传宣传单制作错误宣传信息传递错误2宣传单未及时张贴影响宣传效果1通知通知出现遗漏节目延迟上报1组织部门人员大变动分工人员不足1任务分配不合理影响工作质量1.5物资筹备物资预算不准确成本控制不当6物资质量达不达标影响晚会质量5舞台搭建舞台搭建超时影响晚会进度6搭建不符要求影响晚会质量4邀

30、请嘉宾嘉宾未邀请到显得不够隆重3晚会演出晚会突发停电晚会时间顺延3部分照灯损坏影响晚会效果2演出发生失误降低可观赏性3收尾设备缺失增加晚会成本4（三） 晚会风险分类表晚会质量晚会进度任务分配不合理物资质量达不达标舞台搭建不符要求晚会部分照灯损坏晚会演出发生失误通知出现遗漏部门人员大变动舞台搭建超时晚会突发停电晚会成本与会人员物资预算不准确设备缺失宣传单制作错误影响宣传效果嘉宾未邀请到说明：根据风险造成的影响后果归属划分。（四） 风险症状分析表发生环节风险事件风险症状宣传宣传单制作错误美宣部对整个晚会信息存在误区宣传单未及时张贴美宣部未提交宣传单的完成情况通知通知出现遗漏学工办迟迟未与晚会负责人

31、沟通组织部门人员大变动学校近期其他重大活动需要用人任务分配不合理各部门未能表述清楚各自的任务物资筹备物资预算不准确物资的用途未能详细说明物资质量不达标外联部提交的筹备表未说明质量要求舞台搭建舞台搭建超时舞台公司人员未及时到场或工作懈怠搭建不符要求负责人搭建前未予沟通、搭建时未监督邀请嘉宾嘉宾未邀请到嘉宾未予明确回复是否到场晚会演出晚会突发停电近期是否存在突发停电部分照灯损坏试灯过程中存在灯光问题演出发生失误彩排期间演员表现欠佳收尾设备缺失散会过后工作人员懒散（五）应急预案停电应急方案：1、若晚会前停电，晚会最多推迟1小时举行，此间观众自由处理自己的时间;如果小时后仍没有正常供电，则由主持人宣布

32、晚会改天举办。2、在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行;在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。3、在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作;由礼仪组负责领导及来宾的服务工作;由理事组负责现场秩序的维持;由青队负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。4、在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按“活动后期”中的工作分工细则清理会场。灯光应急方案：1、四个照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。2、四个照灯两个以上无法正常使用时，启动事前准备的照明器具。节目应急方案：1、上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。2、任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员