因公租赁办公场所管理制度

因公租赁办公场所管理制度第一章总则第一条目的为适应集团发展需要，有效整合原工建、民建、工厂、公司办公资源，提升沟通效率，在统一企业形象设计的同时，控制办公成本，规范各单位因公租赁办公场所行为，特制订本制度。第二条适用范围1、本制度适用于集团各机构（控股及各分子公司、各一体化公司、各事业部、各部门）的因公租赁办公场所相关事宜（包括办事处、办公机构的新租、续租、退租）；2、宿舍由集团出台专项制度进行管理；3、办公兼宿舍分别按办公、宿舍专项制度进行审核及管理。第三条原则及要求1、租赁原则：实事求是，整体规划，按需租赁，经济实用；2、基本要求：先审批再租赁，面积/费用定标，统一VI设计及装修，严禁超标准豪华装修。3、办公场所须选择纯商用或商住一体的写字楼，不建议租用纯住宅楼，选择合适地理位置、交通便利、设施配套较完善又相对经济的区域。同等条件允许的情况下，可选择独栋办公用楼（功能设定齐全最佳）。租赁时，可考虑2-3年业务发展需要的人员增量。4、凡有机构总部的城市，原则上到机构总部合署办公；无机构总部但有一体化公司的，原则上到一体化公司合署办公；无机构总部、一体化公司，但有工厂的，原则上到工厂合署办公。5、合署办公由机构总部/一体化公司/工厂行政部门负责，由机构负责人/一体化公司总经理/工厂厂长牵头。6、已租赁但未到期的，由上述负责人组织合理评估退租违约成本，一事一议。第四条管理职责1、控股行政服务部：负责因公租赁办公场所管理制度的制定与修订、信息汇总及年度公示。2、各单位行政部门：负责归口管理本单位因公租赁办公场所情况，审核是否超标、是否合规审批、房租报销是否符合标准；建立租赁台账。同时，按照集团制度要求，可结合本单位实际，制定更为详尽的相关管理规定。3、风险管控中心：负责公司固定版本房屋租赁合同的制定与修订。4、各单位法务部门：负责审核所属单位固定/非固定版本的房屋租赁合同，确保合同审批流程已关联对应的《EM20_因公租房/续租/退租审批流程》。5、各单位财务部门：负责核实租房发票的真假、与行政人员核定的标准是否一致；负责退租事项租金交纳期限的审核。6、市场中心品牌管理部：负责规范办公场所装修VI规范设计，以统一标准化办公形象。7、各单位人力资源部门：负责审核人员编制规划情况。8、租赁申请人：根据常驻办公人数、当地租赁市场等实际情况，选定租赁备选房源，并提交《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行申请，提供至少三家比价记录（同地段、同房型），网络比价须同时提供截图、线下比价须同时提供联系方式，并对租赁事项负责。9、租赁申请单位总经理：负责对市场销售数据、租房必要性、常驻办公人数、租房地点、租房期限、租房价格的真实性、合理性进行核实审查，并对审批结果负责。10、租赁申请单位的分管副总裁/总裁：负责对特殊租赁事项的最终审批。第二章配置标准第五条办公室/办公区面积配置标准：区域办公室/办公区面积董事长室（含秘书室）≤60㎡董事室/总裁室/副总裁室≤30㎡总经理室、厂长室≤25㎡总监、副厂长、区域总经理、事业部总经理开放办公的机构：随部门集中区域办公独立办公的机构：≤15㎡部门经理随部门集中区域办公，人均办公面积≤6㎡职能人员以部门为单位进行集中区域办公，专用工位，人均使用面积≤3㎡业务人员、施工管理人员以部门为单位进行集中区域办公，共享工位（最高按部门常驻人数的50%配置），单工位使用面积≤3㎡备注：以上标准，单个区域的总面积允许±（3-5）㎡。第六条会议室配置标准：常驻办公人数会议室配置标准洽谈室常驻办公人员≤50人可规划配置1间10-15人的会议室可规划配置1间6-8人的洽谈室常驻办公人员＞50人≤100人可规划配置1间20-30人的会议室备注：总体按照常驻办公人员30%比例配置公共空间面积，可适当增加公用洽谈室及会议室的配置。第七条办公家具配置标准：区域办公桌沙发文件柜董事长室/董事室/总裁室按办公室面积适配真皮商务沙发主台同系列背柜总经理室、厂长室办公桌≤2.2米（主台+附柜）真皮商务沙发主台同系列背柜总监、副厂长、区域总经理、事业部总经理办公桌≤1.8米（主台，按实际情况选配附柜）商务沙发按实际情况可选配背柜部门经理办公桌≤1.6米-部门共用文件柜职能人员1.5*1.4米屏风专用工位或1.4*0.7米直条型专用工位-部门共用文件柜业务人员、施工管理人员1.4*0.7米直条型共享工位-部门共用文件柜备注：整体办公家具风格以现代化、简洁明快为主，体现雨虹文化；办公家具同等规格及价格下，优先采用集团集采供应商。第八条办公场所租金标准：城市分级每平米租金标准（含税）（不含物业费）一线城市：4个（北京、上海、广州、深圳）≤3.3元/㎡/天新一线城市（省会）：11个（成都、重庆、杭州、武汉、西安、天津、南京、郑州、长沙、沈阳、合肥）新一线城市（非省会）：4个（苏州、青岛、东莞、佛山）二线城市（省会）：13个:（福州、昆明、哈尔滨、济南、长春、石家庄、南宁、南昌、贵阳、太原、海口、乌鲁木齐、兰州）二线城市（非省会）：17个（厦门、无锡、温州、常州、泉州、烟台、嘉兴、南通、金华、珠海、惠州、徐州、绍兴、中山、台州、大连、宁波）≤2.5元/㎡/天三线城市（省会）：4个（呼和浩特、吉林、西宁、银川）三线城市：66个（潍坊、保定、镇江、扬州、桂林、唐山、三亚、湖州、廊坊、洛阳、威海、盐城、临沂、江门、汕头、泰州、漳州、邯郸、济宁、芜湖、淄博、柳州、绵阳、湛江、鞍山、赣州、大庆、宜昌、包头、咸阳、秦皇岛、株洲、莆田、淮安、肇庆、宁德、衡阳、南平、连云港、丹东、丽江、揭阳、延边朝鲜族自治州、舟山、九江、龙岩、沧州、抚顺、襄阳、上饶、营口、三明、蚌埠、丽水、岳阳、清远、荆州、泰安、衢州、盘锦、东营、南阳、马鞍山、南充、孝感、齐齐哈尔）≤2.0元/㎡/天四线城市：90个（乐山、湘潭、遵义、宿迁、新乡、信阳、滁州、锦州、潮州、黄冈、开封、德阳、德州、梅州、鄂尔多斯、邢台、茂名、大理白族自治州、韶关、商丘、安庆、黄石、六安、玉林、宜春、北海、牡丹江、张家口、梧州、日照、咸宁、常德、佳木斯、红河哈尼族彝族自治州、黔东南苗族侗族自治州、阳江、晋中、渭南、呼伦贝尔、恩施土家族苗族自治州、河源、郴州、阜阳、聊城、大同、宝鸡、许昌、赤峰、运城、安阳、临汾、宣城、曲靖、西双版纳傣族自治州、邵阳、葫芦岛、平顶山、辽阳、菏泽、本溪、驻马店、汕尾、焦作、黄山、怀化、四平、榆林、十堰、宜宾、滨州、抚州、淮南、周口、黔南布依族苗族自治州、泸州、玉溪、眉山、通化、宿州、枣庄、内江、遂宁、吉安、通辽、景德镇、阜新、雅安、铁岭、承德、娄底）≤1.5元/㎡/天五线城市：129个（克拉玛依、长治、永州、绥化、巴音郭楞蒙古自治州、拉萨、云浮、益阳、百色、资阳、荆门、松原、凉山彝族自治州、达州、伊犁哈萨克自治州、广安、自贡、汉中、朝阳、漯河、钦州、贵港、安顺、鄂州、广元、河池、鹰潭、乌兰察布、铜陵、昌吉回族自治州、衡水、黔西南布依族苗族自治州、濮阳、锡林郭勒盟、巴彦淖尔、鸡西、贺州、防城港、兴安盟、白山、三门峡、忻州、双鸭山、楚雄彝族自治州、新余、来宾、淮北、亳州、湘西土家族苗族自治州、吕梁、攀枝花、晋城、延安、毕节、张家界、酒泉、崇左、萍乡、乌海、伊春、六盘水、随州、德宏傣族景颇族自治州、池州、黑河、哈密、文山壮族苗族自治州、阿坝藏族羌族自治州、天水、辽源、张掖、铜仁、鹤壁、儋州、保山、安康、白城、巴中、普洱、鹤岗、莱芜、阳泉、甘孜藏族自治州、嘉峪关、白银、临沧、商洛、阿克苏地区、海西蒙古族藏族自治州、大兴安岭地区、七台河、朔州、铜川、定西、迪庆藏族自治州、日喀则、庆阳、昭通、喀什地区、怒江傈僳族自治州、海东、阿勒泰地区、平凉、石嘴山、武威、阿拉善盟、塔城地区、林芝、金昌、吴忠、中卫、陇南、山南、吐鲁番、博尔塔拉蒙古自治州、临夏回族自治州、固原、甘南藏族自治州、昌都、阿里地区、海南藏族自治州、和田地区、克孜勒苏柯尔克孜自治州、海北藏族自治州、那曲地区、玉树藏族自治州、黄南藏族自治州、果洛藏族自治州、三沙）≤1元/㎡/天第九条办公场所装修标准：尽量选择免装修的场所，如需装修，须遵循简装原则：机构装修费用（每平米简装综合单价）机构总部≤1000元/平米一体化公司≤500元/平米办事处≤300元/平米备注：综合单价为含税价，不包括消防、空调、家具、办公设备费用；平米数按照合同签订的建筑面积计算；涉及展厅、会所、员工餐厅（含接待包间）的装修，专项审批；第十条办公场所VI标准：详见控股市场中心品牌部门发布的VI规范。第三章流程与审批第十一条租赁申请与审批1、无论新租/续租/退租，申请人须先执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行审批。2、经部门经理/分管领导审核、本单位总经理审批后，申请人方可办理租房手续。3、如存在特殊情况（含超标准租赁），申请部门须说明具体原因，报送本单位行政部门复核、并经本单位的分管副总裁/总裁审批同意后，方可租赁。第十二条租赁合同签署1、为了减少不必要的租赁风险，建议直接与物业或通过正规中介寻找房源。2、必须按公司出具的《房屋租赁合同》样本（通过OA系统自助下载）与业主签订租赁合同，明确双方的权利和义务。无有效《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》的，法务人员不得予以评审。3、租赁合同主体：（1）出租方：必须与房屋所有权人保持一致。合同中须附业主信息（身份证或营业执照）、联系方式、房产证复印件（如无房产证，购房合同亦可），确保无产权争议。（2）承租方：必须以公司名义签订，不得以员工个人名义签订。4、为保障使用权限，办公场所租赁期限签订以不低于5年为宜，至少签订3年。有特殊情况的，结合工作实际可签订1年或其他期限。5、租金支付方式：严格控制付款节奏，优先季付。6、未按要求签订租赁合同和提供相关资料的，相关费用不予报销，由租房申请人自行承担。7、多家单位合署租赁的，需在租赁合同中明确承租方明细，以便租房发票的开具。8、合同至少一式2份，一份由所属单位风险监管部存档，一份由业主保管。各单位行政部门留存电子扫描件。第十三条续租 涉及续租的，在合同到期日前1-2个月，执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行续租审批，按流程有效审批后方可续租。第十四条退租 1、合同到期退租的：执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行退租审批。 2、中途退租的：申请人须说明退租原因、评估退租成本，执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行退租审批，经有效审批后方可退租。第四章费用管理第十五条费用报销范围1、办公场所租房，公司可承担的费用主要包括：租金、押金、暖气费、水费、电费、网络通信费、物业管理费等日常物业运营费用及租赁中介费。2、除押金外，申请人须协调出租方，根据合同签订的承租方（以独立的法人单位为基本单位），按照合署办公机构应承担的费用，开具正规发票报销。第十六条费用报销与分摊1、财务部门依据行政部门审核的标准及房租、物业费等正规发票按规定程序审核后给予费用报销、分摊。2、租赁费用的支付，须由公司账户直接汇款至出租方，不得汇入员工个人账户，同时，合同、发票和收款人帐户信息必须保持一致。3、租赁相关费用由在场所办公的各机构按以下计算方式承担，由所属公司行政部门负责定期计算并予公示：部门分摊费用比例=部门实测面积/办公楼实际使用总面积*100%部门分摊费用=某项费用金额*部门分摊费用比例第十七条押金管理1、押金由申请人执行《FI22_借支申请流程》，并关联对应的有效审批后的《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》,由财务部门挂申请人个人借支往来。2、申请人负责督促出租方开具押金收据，并将原件交财务作为借支凭证，个人留存复印件/电子扫描件。3、退租时，由申请人到财务部门领取押金收据原件，负责收回押金（须汇入公司账户）。第五章公示管理第十八条台账建立及公示周期各单位行政管理部门建立并维护本单位的办公场所租赁台账，并于每年1月30日前，将台账发控股行政服务部进行统一公示。第六章奖励与处罚第十九条奖励1、自然年度内具有以下情形之一的，可对单位统管租房审批的行政人员予以一定奖励：（1）无审计要求，经控股行政服务部认定因公租赁审批及管理工作无差异、无失误的，奖励500元；（2）及时发现租赁风险，拒绝不合理流程及要求，提出合理化建议并有效实施的，经控股行政服务部认定对公司有一定贡献的，奖励1000元；（3）连续2年无审计问题、无重大管理责任发生，奖励2000元；以上奖励重复的，取高值予以奖励，不重复发放。2、奖励申报：由本单位行政部门提议，经控股行政服务部审核、本单位副总裁/总裁审批后即可执行。3、申报奖励的，后经审计认定存在管理责任的，相关奖励予以退回，并按相关罚则进行处理。第二十条罚则1、任何人不得利用租赁机会虚报租金及相关费用从中牟利，一经查实，对获利人处以非法收入的20倍罚款，直至开除。对于情节严重的，还将依法追究法律责任。同时，对获利人直属领导将视情节严重程度，给予责任追究或其他处理。2、无正当及充分理由，超标准租赁/装修的，由超标审批决策人承担超标部分费用。3、未执行公司VI标准、影响公司形象的，视情况，给予相关责任人通报批评、降职等处分。4、在租赁的办公场所内从事违法活动的，一经查实，视情节严重程度，给予相关人1000元至10万元的罚款，直至开除。情节严重的，还将依法追究法律责任。5、在具体流程审批过程中，租赁申请人有义务按实填写所有信息（租金等），对敷衍了事、弄虚作假、信息填报不全等行为，经控股行政服务部监管发现后，对申请人、申请人直属领导及负责审批流程的行政人员给予通报批评，并分别处以100元/次、200元/次、300元/次的罚款。6、其他未尽事宜，一事一议。第六章附则第二十一条附则本管理办法相关流程及表单包括：附件1：因公租赁办公场所新租/续租/退租申请流程及审批表；附件2：《因公租赁办公场所信息台账》2、本制度由控股行政服务部负责管理和解释。3、2020年11月，本制度从《XXX因公租房管理制度》中独立成文，并于2021年2月1日起执行。

附件1：XXX因公租赁办公场所新租/续租/退租申请流程XXX因公租赁办公场所新租/续租/退租审批表申请人工号自动带出申请人姓名自动带出申请日期自动带出申请人所属分部自动带出申请人所属单位自动带出申请人所属部门自动带出成本中心名称自动带出成本中心编号自动带出自动带出直属领导自动带出总经理自动带出申请单位副总裁/总裁自动带出所在单位人力部门审核人自动带出所在单位财务部门审核人自动带出所在单位行政部门审核人自动带出所辖区域人员编制规划情况必填租房/续租/退租事由必填租房用途办公机构；办事处；(必填)申请类型新租；续租；退租(必填)租赁信息租房省份选择，必填租房城市选择，必填租房区域选择，必填租房地址必填租赁起始日期选择，必填租赁截止日期选择，必填租赁年限系