浅谈高等师范院校学籍档案管理与利用

浅谈高等师范院校学籍档案管理与利用摘要：实施“乡村振兴战略”是党的提出的振兴乡村总的战略实施目标，其总体要求是要达到“产业兴旺、生态宜居、乡风文明、治理有效、生活富裕”。在这个重大的战略决策中，“教育”在其中充当着基础发展的重要角色。乡村要振兴，关键在于培养人，人才振兴是乡村振兴的重要内容之一，乡村的教育发展对于乡村振兴战略来讲更是意义重大。加快城乡一体化发展步伐，全面提升农村教师业务水平和师德素养，利用信息化手段，共享优质教育资源，加快推进义务教育均衡优质发展，提升农村义务教育质量。本文主要对海南省乡村教育的重要角色——乡村教师在校学籍档案管理现状与服务利用分析研究，着重阐述了如何提高高等师范院校学籍档案的管理水平，更好为乡村教师人事档案利用服务，希望能给乡村教师的人事档案现状研究提供一定理论价值，为乡村振兴人才培养教育事业奠定基础。关键词：乡村振兴战略；高等师范院校；学籍档案；管理利用高等师范院校学籍档案是指高等师范院校的学生在录取前的招生信息和大学就读期间形成反映学习、思想、实习等方面的真实记录材料。学籍档案是教学档案的核心组成，对高校教学管理、招生就业、校园文化等起着十分重要的作用。社会及用人单位对高等师范院校学籍档案需求不断扩大，其中包括乡村教师的人事档案补缺等情况，也随之反映出了高等师范院校学籍档案管理存在的问题，如何更好地满足社会需求，实现师范院校的社会服务功能，成为高等师范院校学籍档案管理的主要研究对象。一、高等师范院校学籍档案的特点1.内容丰富性和特殊性高等师范院校学籍档案包含了学生在校期间的各种表现及相关情况，主要包括：录取材料、学籍卡、入学登记表；（2）毕业成绩、奖惩材料、实习材料；学籍异动材料；入团入党材料；教师资格认定材料；学生毕业及授予学位材料等，所涵盖的内容十分广泛。2.归档的特殊性目前，很多高校的办学模式向多元化转变，在校生除了普通本专科外，又增加了委培、定向、自考等模式，各种不同培养方式，学生在课程设置和教学方面的多样化，因而，高等师范院校的学籍档案具有特殊性，一般的学籍档案是按学年分学期归档，而委培、定向、自考等学生的学籍档案归档有很大的灵活性，在某项培训活动或某个项目结束后就必须要及时归档。3.内容隐私性在库里的每份学籍档案都具有隐私性，每一份学籍档案都记录了学生的个人信息、学号、成绩单、各种鉴定评语等，这些信息都属于个人隐私，未经学生个人允许是不能公开的。因此，学籍档案在一定的范围内需要保密，以免出现麻烦。4.利用的频繁性根据国内各高校档案馆工作经验的反馈，学籍档案是高校各类档案中利用频率最高的，利用率为60%以上。就业、考研、出国、参军、退休等情况均需利用其学籍档案。特别是近年来很多企事业单位对人事档案的归档范围不断规范，更加大了社会对学籍档案的借阅利用。二、高等师范院校学籍档案价值高校学籍档案价值重要性体现在其是大学生在高校期间留下的原始材料，具有很强的可信度和真实性。1.情报价值高校档案管理者掌握在校学生的详细档案资料，这些资料的来源就是学生的学籍档案，学籍档案充分记录了学生入学前以及在校的各种表现，对学校做好学生思想工作和学生学籍核查工作提供了有力的依据。通过学籍档案中学生成绩可以总结出教师的授课结果，学生对学科选择的倾向性，为学科建设和教学工作提供大量的参考依据。学校还可以通过学籍档案中的实习报告分析出学生的就业趋向，了解社会对各专业的需求，为学校今后的专业设置起到重要的引导作用。2.宣传教育价值学籍档案是学生在校期间的重要信息资源，是其学习、生活的历史记录，也是学生在校期间德、智、体、美、劳各方面情况的真实反映，高校可以把优秀学生的电子档案制作成纪录片在校园网开设校友档案栏目，介绍成功校友事迹，有利于激发其他学生的学习兴趣，促使学生树立正确的人生观、价值观，增强学生对学校的自豪感和使命感，从而不断挖掘自己的潜质。因此，学籍档案的宣传教育价值对改善学校精神风貌、增强校园文化建设具有重要作用。3.高等师范学院学籍档案的凭证价值学籍档案是直接记录学生从入学到毕业期间一系列学习、生活的原始材料和历史记录，具有原始性和真实可靠性的特点，它可以为学生以后的升学、就业、出国、评选、参军等方面提供原始、最真实的材料依据，这种可资为证的特点，就构成了学籍档案的凭证价值。4.社会服务价值学籍档案来自高校对大学生的教育管理各环节，最终目的是为社会服务，为经济建设服务。具体表现在：为丢失毕业证的学生提供原始学籍档案材料，为学生及时补办毕业证书提供有利条件。为社会组织和人事部门提供毕业证真伪服务。学校档案部门对馆藏档案进行查找、比对，鉴别毕业证的真伪，并通过出具学籍档案证明的方式为用人单位鉴别毕业证的真伪。为毕业生出国深造、就业、考研提供原始学籍档案依据服务。为中小学教师人事档案缺失补充提供原始真实的依据。三、高等师范院校学籍档案管理存在问题及解决对策1.高等师范院校学籍档案管理存在的问题国内师范院校档案管理水平不一致，也导致了档案管理的差距比较大，一些知名师范院校对学籍档案的管理已经非常重视，但是还有部分师范院校对由于不够重视、学校资金缺乏等各种因素在学籍档案管理上还存在如下问题有待解决：（1）档案意识淡薄随着高等师范院校学生人数不断增加，学籍档案的数量也随之增加。学籍档案产生的主体是学生，但很多大学生档案意识薄弱，不了解学籍档案对自己的重要性，对档案价值及服务利用认识不清，由于这种认识的偏差使他们在填写学籍档案材料时敷衍了事、书写不规范、随意涂改、信息作假、不主动配合，严重影响了学籍档案的质量。除了学生档案意识薄弱，各教学院系档案兼职人员档案意识也是很薄弱的，主要原因在于他们对学籍档案的重要性不了解。尽管高校档案馆非常重视学籍档案的收集和整理工作，但是，各教学院系收集学籍档案时没有意识到学籍档案的重要性，档案归档收集意识相当薄弱。（2）制度不健全，管理不科学规范目前，学籍档案管理在国内师范院校中没有统一的标准，学籍档案的归档范围不够明确，缺乏统一的管理制度。不仅如此，收集、归档整理、保管等不规范也是学籍档案管理存在的严重问题。一是学籍档案管理机构不统一，各学籍档案管理单位分工不明确，学生填写档案材料不认真、不规范。二是有些师范院校学籍档案不按要求保管保存，有的馆里保存的学籍档案组卷上顺序不清、排放杂乱。三是归档材料填写不规范，如学籍档案材料手续不完整、签章不符合要求、学生登记表没有本人签名，以及各种表格填写出现涂改、格式错误等情况。四是学籍档案收集工作拖沓现象比较严重。有些民办师范院校教师流动性大，再加上学生人数的增多，以及课程时间的长短等因素，造成档案收集不及时或者材料出现缺失等现象。还有些民办师范院校为了降低成本没有建立相应的数据库，由兼职教师管理学籍档案，当出现人员频繁更换时就会严重影响学籍档案工作的连续性，影响了学籍档案的归档工作实效。（3）学籍档案开发利用度不高目前，师范院校的学籍档案开发利用度不高，很多高校的学籍档案只涉及学生的一些基本信息，对学籍档案资源其他模块并未重视，也不去开发，因此无法满足用人单位的信息需求。学籍档案材料形式化、缺少个性特征收集，高校并未从学籍档案的其他模块去思考和开发信息资源，更没有把学籍档案的各类信息资源总结出有规律的信息，没有达到为高校的教学管理、教学改革及重大决策提供有价值的服务。有的师范院校只是把最基本的学籍档案工作做好，缺少开发学籍档案信息资源，虽然有专门的档案部门，但是由于资金和管理各种因素，没有建设学籍档案管理平台，无法实现学籍档案远程利用服务。现代高新技术未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匮乏。2.高等师范院校学籍档案管理的解决对策（1）加大力度宣传强化档案意识师范院校的领导、档案管理者、在校大学生对学籍档案重要性的认识不够直接影响了其在学校各群体中得不到重视，因此，不仅要加大力度宣传高校学籍档案的价值，还要强化学校各部门、各岗位人员及在校大学生的档案意识。首先，要在学校加大力度宣传学籍档案，让人们都意识到学籍档案的利用价值，不仅对毕业生有大用途，而且对教学管理也有着重要的辅助作用，提高学校管理者的归档意识，从而提高学籍档案收集材料的实效。其次，重视在校大学生的归档意识，让他们认识到学籍档案的重要性，并引起重视，使其在填写各种学籍档案时不会敷衍了事，确保档案材料的质量和完整。最后，提高对学籍档案队伍的管理水平。采取多渠道、多方式对档案相关法律法规进行宣传，对学籍档案利用宣传教育，提高学校档案管理者和教师对学籍档案利用价值的认识，让学籍档案走出“深闺”，在学校逐渐形成“有问题，查档案”的共识。（2）科学规范管理学籍档案首先，完善管理体制，严格制定各项工作程序，建立、健全学籍档案收集、整理、归档、保管等各项规章制度，在各个环节中利用规章制度来规范管理。其次，详细规划学籍档案工作流程，重点提高学籍档案的收集归档实效，做到档案分类明确，存放有序。科学选择分类方法，准确归类，确保学籍档案管理的每个环节都要做到最好。最后，提升档案管理队伍的管理水平。加强专职、兼职档案员档案业务知识，重视学籍档案管理队伍的继续教育及业务培训，帮助档案管理队伍熟悉具体工作的方法和流程。选派工作认真仔细的人员担任档案管理员，提升其工作责任心，不断提高档案管理水平，确保学籍档案的完整、齐全，发挥学籍档案的服务价值。

（3）加强学籍档案的开发利用一是加强学籍档案的信息资源开发，灵活应用学籍档案，丰富和完善校友资源信息库。二是确保学籍档案完整收集，除了一般性学籍材料，档案馆应及时向有关职能部门索取、征集其他相关档案材料，统一标准放入毕业生档案中。三是应积极开发特色学籍档案，体现学校教育历史和文化特色，可以通过档案编研、档案征集等方式丰富高校的馆藏学籍档案，不断整合各类学籍档案资源，建立向民生覆盖的学籍档案资源体系，为档案利用者扩宽学籍档案的利用空间，提供良好的服务环境，提升档案利用咨询服务工作，为高校档案管理实现更多的社会服务价值。（4）实现学籍档案的信息化管理为了更好地保障高校学籍档案的合理有效利用，高校应该适应新形势，积极主动地运用现代化信息技术建立学籍档案管理信息库，实现学籍档案信息化管理。加快高校学籍档案管理软硬件建设，要保障学籍管理软件与教务部门的软件可以互相兼容，同时要重视对档案管理队伍的信息化技术培训，使管理者熟悉掌握档案信息库，熟练使用档案管理软件。高校也可以利用互联网平台，在确保学籍档案信息保密性和安全性的同时对学籍档案管理进行信息化改造，实现学籍档案信息网络化服务，从而提高其安全性和档案信息资源的利用率。四、高等师范院校学籍档案对于乡村教育工作者的利用服务乡村振兴，重在人才振兴；人才振兴，重在教育振兴，乡村教育对于乡村振兴战略实现非常重要。高等师范院校实现科学规范学籍档案管理模式，对于乡村教师的就业具有十分重要的利用服务意义。1.学籍档案管理应树立以人为本服务理念教育以人为本，以学生为主体，在学籍档案管理工作中就是重视学生的需要，并且要充分体现出“一切为了学生，服务学生的管理理念”。做好高校学籍档案管理工作应以人为本，为人服务的理念为重点，为乡村教师做好学业和就业方面的档案服务工作，使他们顺利走上社会，在乡村教师岗位步入预期的轨道。在做好乡村教师人事档案各种业务服务的同时，处理好师范类毕业生与其档案之间的关系，并且要形成一个灵活的管理体系，充分突出学籍档案利用的主体地位，实现学籍档案信息管理的科学化、现代化、人性化，使学籍档案发挥最大的利用服务价值。2.学籍档案数字化，实现乡村教育工作者信息资源共享服务随着社会的发展，国家对基础教育的重视程度不断提高，国家和用人单位对乡村教师人事档案不断规范管理，人事档案从原先的不规范、缺失的情况下转变为科学规范管理，所以乡村教师的人事档案需要不断补充材料，造成学籍档案的利用率在不断提高，档案的破损也在加速，产生了“保存”与“利用”之间的矛盾。将学籍档案数字化存入数据库，不仅可以解决“保存”与“利用”的矛盾，还大大提高了检索速度。高校学籍档案数字化取得成效后，结合现代信息技术，使用学籍档案信息管理平台完成