换届大会策划书

武汉轻工大学青年志愿者协会武汉轻工大学青年志愿者协会奉献友爱互助进步2017-2018武汉轻工大学青年志愿者协会表彰暨换届大会活动主办方：共青团武汉轻工大学委员会活动承办方：武汉轻工大学青年志愿者协会二0一七年十月十三日目录TOC\o"1-5"\h\z一、大会背景3二、大会目的3三、大会主办方4四、大会时间4五、大会地点4六、参会人员4七、大会前期准备4八、大会流程7九、大会后期工作7十、注意事项8十一、经费预算9一、大会背景光阴似箭，时光飞逝，武汉轻工大学青年志愿者协会在过去的一学年里蓬勃发展，不断超越，在校团委指导下成功举办了义务献血、失物招领、十二五志愿者日等活动，为周边社区提供志愿服务，并参与了2016安利纽崔莱健康跑暨园博园燃动嘉年华、第十届中国（武汉）园博会志愿者展示活动、第二届海峡两岸青年大学生创新创业邀请大赛等志愿服务工作，丰富了我校大学生的生活，展现了我校志愿者的风采。新的学年，协会再一次涌入了一批优秀的新鲜血液，为了充分发挥这支新队伍的能力，整合力量，再创辉煌，新一届协会干部将秉持着他们的责任感和荣誉感，继续秉承“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神，打造出一支团结，高效，更具活力的志愿者队伍，让优秀的志愿精神薪火相传。二、大会目的.对协会上一届优秀的成员进行表彰，让协会新成员有为之奋斗的目标和榜样。.让新成员们更加全面的了解校青协的工作章程及其以下各个部门的工作职能，进一步加强协会的组织管理。.团结协会上下成员，增强协会各成员的自豪感和荣誉感。.激励协会新干事积极参加各种志愿活动，奉献自己的爱心。三、大会主办方：共青团武汉轻工大学委员会大会承办方：武汉轻工大学青年志愿者协会四、大会时间:2017年10月21日18：30—19:50五、大会地点：武汉轻工大学常青校区科学报告厅六、参会人员：主持人：熊雅婷特邀嘉宾：李鑫书记校学生会主席校社联主席校科创主席校青媒主席各院系青协会长表彰对象：2016-2017届主席团及部长们大会对象：2017-2018届校青协全体成员七、大会前期准备（一）邀请嘉宾（负责人：洪子斐）由秘书长向全体嘉宾发送电子邀请函，向书记、其他校级组织负责人、第十二届主席团发送邀请短信，并负责监督实践部向各个院系青协会长发送邀请短信，以及各部门部长向原部长发送电子邀请函及邀请短信。（电子邀请函由媒体推广部制作，短信模板来自秘书处。）（二）各部门安排：1.秘书处（负责人：孙廷辉）：（1）提前拟定邀请短信模板。（2）提前准备好签到表，主要干部名单，表彰人员名单等大会所需表格。（3）通知各部门成员出席大会（提前15分钟到场签到）。（4）负责写主持稿（主持稿需要审核）。（5）安排礼仪人员4名，道路指引人员4名，签到处人员3名。（6）安排大会的催场工作，保证大会的紧凑和有效进行。（7）提醒礼仪人员、主持人及负责签到的秘书处成员等重要人员提前40分钟到场准备。.财务部（负责人：陈华博）：（1）准备嘉宾所需的63瓶矿泉水、马甲8件、帽子8个和4套礼仪服装。（2）准备聘书46本并带到大会现场。（3）准备书记名牌（立牌），制作嘉宾名单并打印出来，裁剪好交给生活部。（4）负责打印各部门制作的表格。（5）准备音响和话筒，避免科报设备临时有问题。.实践部（负责人：姚晨旭）：提前两天向各院系青协会长发送邀请短信。.外联部（负责人：毛建新）：提前做好所需场地的借用申请工作。.媒体推广部（负责人：吴雨泽）：（1）制作嘉宾电子邀请函。（2）制作全体志愿者名单红榜。（3）制作此次换届大会的流程PPT及暖场视频，提前准备好大会所需音乐。（4）负责现场PPT和音乐的播放，拍照工作，并管理现场音响设备。（5）微博、微信、QQ都需要对此次换届大会预热，提前准备好相关内容。（6）换届大会结束当天发布微博、QQ及微信的实时报道。公示主要干部名单的动态可以第二天发。.生活部（负责人：熊翊周）：（1）提前做好会场布置和座位安排。（2）安排人员引导各部门同学就坐。（3）安排人员负责维持现场秩序。安排人员将嘉宾名单黏贴在对应位置方便嘉宾找到自己座位。大会流程18:30-18:35主持人介绍大会情况及到场嘉宾（5min）18:35-18:452016—2017届会长刘佛志做工作总结（10min）18:45-18:50由主持人宣读表彰人员名单（5min）18:50-19:00李鑫书记为上届部长及主席团颁发证书（10min）19:00-19:06优秀志愿者（潘子玥、张康）依次上台发言（6由皿）19:06-19:11第十三届秘书长宣读武汉轻工大学青年志愿者协会主要干部名单（5min）19:11-19:15第十二届会长为第十三届主席团授旗（4min）19:15-19:25第十三届会长做工作计划（10min）19:25-19:30主持人带领全体志愿者宣誓（5min）19:30-19:45书记做总结讲话（15min）19:45-19:50主持人宣布会议结束，全体志愿者齐唱会歌（5min）大会后期工作.大会结束后安排人员打扫清理会场。.秘书处制作第十三届武汉轻工大学青年志愿者协会人员名单以及通讯录，而后下发到各个部门。.媒体推广部负责做好第十三届武汉轻工大学青年志愿者协会干部人员名单，并张贴到学校食堂门口进行公示。十、注意事项.优秀志愿者发言人提前准备好发言稿并交给分管主席审核。.各部门提前通知新干事学习会歌《爱因为在心中》。.如果当天气候不佳，需提前提醒与会人员带伞，负责人及各部长多准备些备用伞，并提醒入座人员合理放置滴水的雨伞。.所有部长级及以上干部必须穿正装出席，带上工作证。.大会期间各部长负责好本部门干事的纪律，严禁携带零食等食物入场（饮料可带入）大会前检查话筒音量，大会过程中媒体推广部做好视频、音乐、PPT的播放工作。.大会结束后安排人员进行场地卫生检查工作。.若发生特殊情况需干事请示部长，部长请示主席团，根据具