档案管理制度023

目的规范档案管理，保证档案的完备性、保密性与安全性。适用范围适用于集团各类档案的管理，各分、子公司参照执行。权责人事行政部：负责集团档案及本部门档案的收集、整理、保管与销毁等工作；各部门：负责本部门档案的管理工作，并定期将档案清单报送人事行政部备存。作业内容档案分类①综合文件：营业执照、代码证、章程、政府批文、各类许可证、资质证书、产权证等；②各类公文、股东会、董事会文件；③制度规定：集团及各部门制定的规章制度、作业流程等；④各类合同、协议、合作意向；⑤技术文件：各部门专业技术文件、图纸、标准等。2保密程度分类①A级文件：集团营业执照、代码证、章程、股东会、董事会文件、决议、总裁办会议纪要、重要公文及政府批文等；重要合同、协议及来往函件；资产类产权证；重大项目可行性研究报告及相关配套资料、专有技术类文件图纸等；重要财务资料（财务报表、验资报告、重要函件）、人事薪资资料；②B级文件：除A级外的文件均属B级。3档案材料的收集鉴别与归档管理3.1档案收集①根据档案分类的规定，全公司范围的综合文件、会议纪要、公文、各类合同等由人事行政部统一收集管理，制度文件按《文件管理制度》进行存档；②各部门收集的文件由各部门按本规定要求进行分类归集存档，属于保密A级的文件报送人事行政部统一管理，其他文件由各部门存档，每季度将档案目录清单报送人事行政部；③所有的归档材料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代，但须附页说明原件所在及不能存留原件的原因，并经存放地负责人签字确认；存档材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有相关领导及责任人署名、意见；④所有的归档材料必须手续完备，严把归档关，防止不符合归档要求的材料入档，对伪造、涂改档案内容的，一经发现对当事人严肃处理；⑤档案中缺少的材料要逐份进行检查、登记，并积极收集补充归档，保证档案内容的完整。对所有文件档案要进行归卷，编制“案卷类目”，同时进行立卷、案卷装订；⑥案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边，纸面过大的书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切。3.2档案编号与索引①档案立卷编号规则：编号构成：公司代号-文件种类-文件序号-（机密级别）-保存期限编号说明：公司代号：以公司简称取二至三个汉字组成；文件序号：为同类档案资料的顺序号编制。机密级别：A文件或B级文件保存期限：为档案的保存年限②归档资料必须准确做好文件索引，建档立卷按永久、长期（十年以上）、短期（注明存期）分别组卷，卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。③案卷按机构、年代排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上顺序及注明存放案卷年号与卷号。3.3档案管理①注意做好保密工作，存放档案的门窗要坚固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施；②每年定期对档案材料的保管情况进行一次检查，发现问题应及时补救。4.4档案的查借阅与传递4.1借阅文件档案（包括资料），必须由借阅人填写《档案查阅/借阅/转递申请单》，经相关部门主管会签，后到人事行政部办理借阅手续，人事行政部在《档案借阅登记表》中做好借阅记录；4.2装订成册的档案不出借,只供现场查阅，未立卷的文件及资料可出借。查阅档案的人员必须爱护文件档案，不得随便携带或转借他人阅读；做好档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，将追究当事人责任，如确需复印、摘抄等须经相关权核主管批准后方可；查阅的文件档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，档案管理人员应立即报告主管领导；因工作需要档案要求转递的，申请部门提出申请经总经理或总经理授权人批准后，由人事行政部通过机要交通转递或专人送取，转出的资料必须完整齐备,并做好相关的转递记录；4.4.6档案查(借)阅及转递权限：①A级档案须由总经理或总经理授权人批准方能借阅，B级档案由人事行政部最高负责人批准借阅，各专业资料应经相关部门主管会签；②档案的转递由申请部门主管审核、总裁或总裁授权人批准，人事行政部门会签并办理。4.5档案的销毁4.5.1档案资料保管期满，由保管员定期清理核实，制定销毁档案明细表并填写《档案销毁申请单》报人事行政部门审核，专业资料同时由专业部门会签，总裁或总裁授权人核准后，由保管员与监督员共同清点核实销毁；.5.2档案资料可以烧毁、碎纸机粉碎等方式销毁，严禁再生利用或未销毁外流。相关文件《文件管理制度》相关表单《档案查阅/借阅/转递申请单》 (编号：TB-XZ(2005)C-10)《档案收件记录》 (编号：TB-XZ(2005)C-11)《档案目录》 (编号：TB-XZ(2005)C-12)《档案销毁申单》 (编号：TB-XZ(2005)C-13)实施日期及解释权：7.1本规定2022年4月第一次修订，2022年7月1日起发布实施，之前发布的相应规定同时废止。7.2本规定解释权归集团人事行政部，修订时亦同。档案查阅/借阅/转递申请单编号：TB-XZ(2005)C-10 版本:第2-0版申请人单位申请时间申请类别□档案查阅 □档案借阅 口档案转递 (请在□项打J)档案内容文件明细：份数份数份数份数—查阅/借阅时间: 年