办公室综合综合业务讲座

办公室综合业务讲座前言

作为一个综合性、中枢性机构，古今中外，任何一级组织，几乎都有类似办公室的业务机构，为什么办公室会这么广泛的存在，就是因为它在组织中的地位和作用不可替代。，其地位和作用主要体现以下两个方面：从企业宏观管理层面来讲，办公室是企业的综合协调中枢，承担着承上启下、连接左右、沟通内外、服务全局的重任。办公室的职责主要是：参与政务，管理事务，搞好服务，协调关系，反馈信息，草拟文稿，接待来访，是保证企业工作正常运转和业务运作的日常办事机构，是协助领导及其他部门处理政务、管理事务、搞好服务的综合职能部门，处于四面八方的中枢地位。办公室工作能否正常、高效，关系到领导决策和工作部署是否落实，政令是畅通。它在企业组织扮演着管理中心、协调中心、信息中心、服务中心的作用。从职能部门的角度来讲，办公室本身还承担着诸如文秘、档案、保密等综合业务工作。尽管各级各单位的具体职能划分不尽相同，但都大同小异。无论是行业内外，还是我们公司，上述工作绝大多数都由各级办公室承担。因此，做好办公室的工作，决不仅仅是迎来送往、跑前跑后、吃喝拉撒这些场面上的事，而是要在繁杂的事务之余，运用统筹的方法，从大处着眼，从细处着手，履行好自身职责，办理好本职业务，通过办事来促形象，提升地位。借今天的宝贵的机会，我想就公文处理、档案管理、保密要求与大家交流学习。一、公文写作公文写作是办公室承办具体业务，发挥职能作用，服务决策管理最主要的管理手段。公文写作具有国家、企业的强制性规范。作为办公室系统的工作人员，必须具备一定的公文写作能力和一定的公文流转处理程序的基本知识。就公文来讲，我们今天主要是介绍两个方面的内容：（一）常用公文的基本格式和写作要求（二）公文处理的基本流程（一）常用公文的基本格式和写作要求

1、公文写作概述与公文版式2、通知3、请示、报告、批复4、函、会议纪要、通报、意见5、公文写作中常见问题第一

公文写作的概述与公文版式公文的定义：公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。公文处理水平

﹥关乎着企业的利益

﹥关乎着企业的效率﹥关乎着办公室人员的业务形象公文的特点﹥鲜明的政治性、政策性﹥强烈的权威性、约束性﹥较强的时效性﹥法定的作者、规定的收发文方式、知悉范围﹥特定的体例格式公文的主要作用﹥领导和指导作用﹥规范和制约作用﹥宣传和教育作用﹥沟通和信息作用﹥依据和凭证作用﹥示范作用﹥史料作用公文的分类

·

按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体……

·按行文关系分：上行文、下行文、平行文

·按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通

·按时限要求分：特提件、特级件、急件、平件

·按使用范围分：通用公文、专用公文

·按公文文种分：通知、决定、通报…

·按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）公文的文种

·《中国共产党机关公文条例》（中办发[1996]14号）列14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

·《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

·《公文处理办法》公司办〔2009〕114号列14种：命令、决定、决议、指示、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要公文版式无论是上行文，还是平行文，一个规范完整的公文，都具有版头、正文、版记3个部分：·参照国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）

·版头部分

1、发文机关;2、秘密等级；3、紧急程度；4、发文字号；5、签发人（上行文）。

·正文部分

1、标题；2、主送机关；3、正文；4、附件；5、印章；6、成文时间；7、附注。

·版记部分

1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门、4、会签部门；5、印发机关和时间。下行、平行公文首页格式上行文首页版式联合行文末页公文版式公文写作的基本要求政治方面的要求

1、观点必须正确。

2、内容必须实事求是

3、政策思想要连贯技术方面的要求

1、结构严谨，层次分明，符合逻辑。

2、语句通顺。

3、语言准确、鲜明、生动。

4、文字简练。

5、标点符号使用正确。

6、引文、数字、人名、地名、机关单位名称、事物名称准确无误。制作公文标题

·公文标题结构：发文单位+关于+事由+文种。

·公文标题中间一般不用标点符号（除法规、规章加书名号外）。

·批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的文种。如:“关于转发关于×××的通知的通知”

·不同的文件不要重复使用同一个公文标题。

·回行不要将词组断开（标题式样：直尺、短长、长短、宝塔、倒宝塔、梭子、腰鼓、等距）。第二通知常用文种写作要点通知

·使用最多的文种。适用于布发（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的标题一般由发文机关、事由和文种3部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。通知的正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求3部分。

第三讲请示批复·使用范围较广，频率较高。·适用于向上级单位请求指示、批准。·一事一文。·主送单位一般只写一个，就是请示事项的上级机关。·导言开门见山提出请示缘由，要充分有力。·主文中心内容突出，事项集中，条理清楚。·正常情况下，应事前请示，不越级请示。·如提出2个以上方案，应有倾向性意见。·在附注处注明联系人的姓名和电话。常用文种写作要点请示·请示的标题：两种形式：一是标准公文标题，即由发文机关、事由、文种构成。如《市商业局关于增设社会商业科的请示》；二是由事由、文种组成，如《关于修改中铁十一局集团有限公司章程的请示》。拟定标题，关键是写好“事由”，要简明扼要地表达出请示的核心内容，以便上级机关准确了解和把握，及时作出有针对性的批复。·开头部分写请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简明，说理要透彻，一般采取叙述和说理相结合的表达方式。·主体部分写请求的事项，将要求上级机关给予指示、批复的具体事项和盘托出，请求上级作出答请示的内容结构复，切忌含混晦涩、隐约其辞或是拐弯抹角、言此意彼，这一部分要求写得实际、合理、明确、简要。·结尾部分写希望要求，要注意规范。一般用可否（妥否、当否），请批示；是否可行，请批示；以上请示，望予审批等，切忌出现“报告‘字样，免致混乱，延时误事。·落款部分：写成文日期、加盖公章，在成文日期后版记之前采取与正文格式相同的方式，加注小括号，内附联系人、联系方式等内容。请示的内容结构·使用频率较高。适用于答复下级单位的请示事项。·核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。·针对性强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。·请示内容较多的，可分条列项地答复。·对不同意的事项，应说明不同意的理由。·如需要，可从上级单位的角度强调一些事项，或提出希望、要求、号召。常用文种写作要点批复

·

批复的标题：由发文机关、事由、文种三方面组成，如《中铁十一局集团公司关于城市轨道工程有限公司增加注册资本金的批复》。批复标题的三要素要齐全，发言机关必须用全称或法定的规范简称。标题中的事由必须精练地提出具体事项及批复意见，常用的句式是“关于…..问题的批复”或“同意…的批复”。

·主送机关：就是上报请示的下级机关

·正文：是文件的核心部分，是对下级请示事项的具体答复，一般由引语、主体、结尾组成。（1）引语：即问题的引起。你单位《关于某某事项的请示》（某某[2004]12号）收悉。这是批复的依据。写清两个方面的问题，即：接到下批复的内容结构级请示的日期、请示的问题或请示的文号；二是简要引述来文请示的事项，之后，一般用“经研究，同意…..”或“经研究，批复如下”等过渡词引至对批复主体的详细准确表述。（2）主体：即批复的具体内容或具体指示意见，对下级请示的事项及表明的倾向性意见，作出具体、明确的答复，即同意或不同意，分别说明同意或不同意的理由，也可以附带一些带有指示性的要求，这一段必须清楚明确，不得含混其辞。（3）结尾：一般只需在主体下另起一行写上“特此批复”或“此复”即可。

·落款：就是注明批复成文的日期，加上齐年盖月印章即可。

批复的内容结构

第四讲报告·种类繁多，工作量大，使用频率高。·适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。·报告是一种陈述性的上行文。·报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。报告的概念报告与请示的区别与联系·二者行文方向相同——都是上行文。·对上级的要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。·行文的时间不同。“报告”是事中或事后行文，“请示”是事前行文。·结尾用语不同。“报告”结尾用“特此报告”或不用结束语，报告事项完了全文即结束。“请示”结尾一般用“可否，请批示。”

报告的特性种类

·特性

1、鲜明的汇报性。

2、特定的陈述性。·种类

综合、专题、工作、情况、调查、答复、建议、例行、报送·除例行报告外，发生下列情况时应及时、主动向上级写报告：

1、为获得上级的指导；

2、发生重大情况或特殊问题；

3、已完成上级交办或布置的事项时；

4、答复上级的询问时；

5、报送文件时。

报告的写作要点·报告要注重时效，情况真实不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准确无误·报告语言要简洁，篇幅要短小突出重点，层次分明，·不夹杂请示事项，不与请示混淆。·向领导提交较大篇幅或重要的报告时，最好同时准备说明材料（写作意图、背景等）。报告的行文格式.标题：两种写法：一是发文机关+主要内容+文种的写法，如《中铁十一局集团有限公司关于贯彻落实中国铁建发展[2010]17号文件精神情况的报告》；二是主要内容+文种的写法，如《关于贯彻落实中国铁建发展[2010]17号文件精神情况的报告》，一般以此种为多。.主送机关：原则上只送一个上级机关，如果是要报送双重领导的两个上级机关，一般分开行文。作为上行文种，报告一般不越级行文。.正文：分为三部分组成，即：开头、主体、结尾报告的行文格式（1）开头：一般是总结性的陈述，即事情的起因、前期工作简况、存在的问题或不足，以此作为行文的依据。简述完后，一般由“现将有关情况报告如下”作为过渡语，引起下文。（2）主体：报告行文的重点内容，多用条款式方式行文。.综合性报告：反映某一方面情况，应写明事情经过、原因、结果。.总结性报告：侧重于对成绩、经验、问题或不足作必须陈述或分析，归纳出规律性的东西，向上反映。报告的行文格式.情况报告：写明工作的进展及完成情况、取得的成绩和存在的问题、经验及教训以及下一步的打算和安排。.事故或事件报告：写清事故或事件发生的时间、地点、单位、涉及人员，事故或事件的详细经过情况、造成的后果及影响，分析主客观原因，在些基础上，写明处理情况或提出处理意见，如果是责任事故，还要对直接责任者和有关领导提出处理意见；.答复性报告：一般是回答上级询问的具体事情，按上级询问的内容有针对性地作出答复即可。报告的行文格式.备案报告：比较简单，主要是报告何时何地以何种形式对某事项作出什么样的决定，如有必要，可将会议决定的规范性文件作为依据附上。报告的行文格式.落款：正文右下方署明发文日期，加盖单位公章工作报告（略）事故调查报告

与其他类型的报告相比，甚至与一般调查报告相比，事故调查报告的行文格式和内容，都有其特殊性。造成这种特殊性的原因：一是国家的法律、法律的相关规定；二是事故调查处理的相关程序。事故调查报告主要格式和内容如下：一、引言事故发生时间、地点、事故单位、事故类别、事故性质及人员伤亡和直接经济损失等事故基本情况概述；事故调查组成立依据，事故调查组的组成情况。二、事故单位概况事故单位成立时间、注册地址、所有制性质、事故调查报告隶属关系、经营范围、证照情况、劳动组织及工程（施工）情况等(矿山企业还应包括可采储量、生产能力、开采方式、通风方式及主要灾害等情况)。三、事故发生、抢救及政府应急行动情况(一)事故经过事故发生过程、主要违章事实、事故后果等。（二）事故报告、抢救、搜救及政府应急行动情况四、事故原因及性质

(一)事故原因：1．直接原因;2．间接原因。

(二)事故性质事故调查报告五、责任认定及处理建议事故责任者的基本情况(姓名、职务、主管工作等)、责任认定事实、责任追究的法律依据及处理建议,并按以下顺序排列:(一)移送司法机关处理的;

(二)给予党纪政纪处分或经济处罚的;

(三)对事故单位的处罚建议。六、整改措施和建议主要从技术和管理等方面对地方政府、有关部门和事故单位提出整改措施及建议，并对国家和自治区有关部门在制定政策和法规、规章及标准等方面提出建议。事故调查报告七、调查组成员单位和调查组成员名单及签字（参加调查组的人员姓名、职务、单位）。八、调查报告附件：附件：

（一）事故造成的伤亡人员基本情况及直接经济损失情况1、伤亡人员基本情况：姓名、性别、族别、年龄、工作单位、家庭住址、身份证号码、工种、工龄、本工种工龄、文化程度、职务职称、伤害部位、伤害程度、安全培训教育及个人资质情况（安全生产资格证、特种作业人员上岗证等）。

事故调查报告

2、直接经济损失情况：人身伤亡后所支出的费用：医疗费用(含护理费用)、丧葬及抚恤费用补助及救济费用、歇工工资。善后处理费用：处理事故的事务性费用、现场抢救费用、清理现场费用、事故罚款和赔偿费用。财产损失价值：固定资产损失价值、流动资产损失价值。（二）现场勘验、技术鉴定以及物证、证人材料

1、现场调查记录、事故现场的设备、作业环境状况；事故调查报告

2、拍摄有关的痕迹和物件的照片（音像资料），绘制有关处所的示意图（事故图）等；

3、有资质的部门出具的技术鉴定结论和试验报告；

4、与事故有关的物证、人证材料和事故责任者的自述材料；

5、发生事故时的工艺条件、操作情况和设计资料；

6、有关事故的通报、简报及文件；

7、其他需要载明的事项及事故有关的情况。（三）规章制度及组织体系

1、有关规章制度及执行情况；设计工艺事故调查报告技术等资料；

2、事故单位安全生产保证体系和组织机构；3、事故受害人或肇事者过去事故记录和事故前的健康状况。

（四）伤亡鉴定证明

1、医疗部门对伤亡人员的诊断书（死亡证明或出院证明）；2、公安部门死亡通知书（或法医鉴定书）；

3、劳动和社会保障部门（伤残鉴定证明）；

4、善后处理协议与公证书。与报告近似的文书工作总结

单位或个人对某段时期、或某项工作、或某个任务结束后进行的回顾与检查，肯定成绩和经验，找出不足和教训，并从中归纳出某些规律性的东西，以促进和推动以后的工作。总结是对自身实践活动的本质概括和理性认识。通常使用第一人称的写法，以叙述、说明、议论等表达方式为主。绝大多数总结是为自身而写，或是为了向上级单位、领导同志、会议代表汇报，以求得指导、帮助、批准。

与报告近似的文书工作总结

导言，简单扼要地交待总结的问题，或介绍背景，或提示主要经验、成绩、效果、教训。

正文，做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。

结尾，精炼简洁地表明以后努力的方向，或打算、措施。报告与总结的区别与联系·报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实的表述占绝大部分，只是少量使用一些议论文字。·总结与一般报告相比更侧重与对规律的揭示，对问题的认识。第五讲

函会议纪要决定通报意见常用文种写作要点函·应用范围广，使用频率高（公函、便函）。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。为区别于报告、请示、批复等公文，函件一般单独编号，按正式公文管理。·开头部分，简洁写明发函的缘由。·中间部分，逐一写出询问、商洽、答复的具体事项及要求。·结尾部分，区分情况写：“此复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“即请复函”、“请研究函复”等。·文字表述，议论说理适度，语言朴实谦恭。常用文种写作要点会议纪要·适用于记载、传达会议情况和议定事项。在会议文件（记录）基础上经过整理加工而成。·忠实原意，所记事项准确无误。·条理清晰，层次分明，详略得当。·执行事项要有较强的可操作性。·用第三人称语气叙述。·固定格式：标题、会议基本情况、记载事项、版记。会议纪要写作形式·会议纪要的正文有多种写法，这要视具体情况而定。但无论是哪一种写法，都应反映一下内容：会议概况、会议精神、会议决定事项或结语等。一、分类标项式二、新闻报道式三、记录摘要式四、指挥命令式会议纪要写作形式一、分类标项式。这种写法适用于篇幅较长的会议纪要。有的会议开的时间很长，研究的问题很多，头绪纷繁，要想尽快理清思路，需要站在整个会议的高度，综合会议中提出的各种意见，将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分项撰写并冠以合适的小标题。这种写法的特点是调理清楚，层次分明，要点突出，问题集中，逻辑性强。它多使用于专业性的会议纪要。会议纪要写作形式二、新闻报道式。这种写法有点类似新闻写作中的消息写作，适用于办公室等日常工作例会的纪要。内容包括会议进行程序、会议概况、会议议题、讨论意见、决定事项等，依次写出即可。它的特点是简明扼要，顺理成章，难度不大，容易编写。会议纪要写作形式三、记录摘要式。这种写法就是对会议记录的摘要整理，其特点是平直易写，有点像流水账，下发或上报的会议纪要一般都不采用这种写法。由于这种写法可以使每个人的意见得到比较明确、充分的表达，便于事后查考，有些为解决纠纷而召开的协调会议纪要可采用这种写法。会议纪要写作形式四、指挥命令式。这种写法主要用于写会议决定事项，会议情况一笔带过，简练明快，多用于安排部署重要工作的会议。一般都这样写：“会议决定:……”,“会议同意……”,“会议通过了……”等。常用文种写作要点决定

·适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。

·标题：（两种形式）一是发文机关+事由+文种，如《国务院关于加快发展中西部城区乡镇企业的决定》；二是事由+文种，如《关于严惩危害社会治安的犯罪分子的决定》。广泛范围、重大影响的，可以加“题注”，注明发布机关、发布时间等信息，一般在主标题下以小括号形式标注，“题注”也可以是发文字号。

·导言(决定缘由)写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。常用文种写作要点决定·主文(决定事项)阐明具体内容、落实的措施、解决的办法、规定的要求等。·结尾可提出希望、号召、实施要求。常用文种写作要点通报·适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。·介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚，分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。结尾写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。·特点：典型性、针对性、准确性、真实性、时效性；用词严谨，注重写实，掌握分寸。通报的格式·由标题、主送机关、正方、格式组成·标题：有规范的标题，即：发文机关+事由+文种，也有不完整的标题，即：事由+文种，有时也只简略到“通报”二字。·主送机关：一般都有主送机关（主要是对下行文），少数普发性的通报可以不要主送机关。.正文：由总提、事实、决定、要求四个部分组成（1）总提：也就是导语，主要是简明扼要地概括制发通报的原因、概况及全文中心，为转入下文作先导。通报的格式（2）正文：主要写通报事项，不管哪种类型的通报，都要把通报事实详细的写出来：表扬性通报主要介绍先进事迹、主要特征、经验、意义等；批评性通报：主要写错误倾向、行为发展的过程、发生、危害、结论等；传达重要情况或重要精神，要写清具体内容、性质和发展态势等。（3）决定：这是通报的核心内容。除传达重要情况或重要精神的通报之外，都有这一块核心内容。比如：表扬性通报，要写明授予什么称号、给予什么奖励、表扬的等内容；批评性通报，要写清对责任者惩戒的类别（通报批评、警告、记过、记大过、留用察看、经济处罚等等）通报的格式（4）结尾：是通报的落脚点，反映出通报行文的目的。主要是围绕号召大家学习先进、警戒人们避免某种错误行为或提高人们重视某一情况、贯彻某一精神等提希望与要求，这里的要求和希望必须具体，符合接受通报范围人员的岗位、身份物征。.落款（略）常用文种写作要点意见·适用于对重要问题提出见解和处理办法。·导言简明扼要地将制定意见的缘由及背景情况阐述清楚。·主文通常从领导单位的高度，较为概括地提出见解和处理办法，为下级贯彻执行提供发挥主观能动性的空间。切忌过于具体、琐碎、耳提面命。如意见内容篇幅较长，应分出层次。·结尾可对如何贯彻意见提出有关要求。·特点：针对性强，指令性和约束性弱。第六讲经验材料经验材料的目的：总结经验，颂扬典型，影响带动，推广落实。经验材料的写作方法：（1）选准角度（主题）。即：针对要推广的典型，选准其最具特色、最具实际效果、最有差别性的做法，只有这样，才能经验材料出经验，具有鲜明性和借鉴性。（2）围绕选准的角度（主题），深挖材料，所选用的材料，务必生动、具体、具有感染办和说服力，能够从不同侧面印证主题，突出拟推广经验的实效性。（3）根据观点和材料，缜密构思，科学谋篇布局，选准表述方式，使观点和材料有机统一，尽量避免影响材料印证效果的搭配和表述方式。（4）反复修改，好文章都是修改出来的。第七讲

公文写作常见问题之一：歧义改前：关于办理阿尔斯通铁路通信工程硕士学员赴法国政审等有关手续的通知改后：关于办理阿尔斯通铁路通信工程硕士学员赴法国有关手续的通知改前：文件已发出二日即到改后:文件已发出，二日即到文件已发出二日，即到之二：时间表示有误改前:(文中)

九八年2月29日夜晚0时改后：

1998年2月28日0时改前：（落款）

99∕09∕31或1999.9.31改后：一九九九年九月三十日之三：口语化改前:对你们这个单位的发文权力作出了这么些规定。改后：对你单位发文权限特作如下规定。之四：自造词汇改前:关于召开质量管理标准宣贯会的通知改后：关于召开质量管理标准宣传贯彻会议的通知改前：积极发挥群团组织的作用改后：积极发挥群众组织的作用积极发挥工会、共青团等群众组织的作用之五：用语与文种不和谐上行文改前:你局应就某某问题给予批复改后：请贵局就某某问题进行批复下行文改前：请各单位5月19日前将处理结果通知集团公司改后：请各单位5月19日前将处理结果报集团公司平行文改前：你单位必须就某问题回复改后：特请贵单位就某某问题函告我单位，感谢贵单位对我们工作的支持行文须注意事项

·考虑行文是否有必要。

·选择行文名义（集团公司、部门；股份公司、部门）。

·选择载体（纸质、办公自动化）。

·选择文种（决定、通知、通报、报告、请示、批复、函；签报、会议纪要、便函）。

·注意发文规则、公文格式。

·制作标题应精炼、准确。

·草拟正文应情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，书写工整，版面美观，篇幅力求简短。

·填写发文稿纸、传真电报、签报没有缺项。

·紧紧跟踪发文的全部过程。

关于公文写作的几点体会和建议1·了解掌握公文格式。2·了解掌握国家相关政策和企业形势、任务、目标。3·吃透企业领导层的管理意图、具体政策措施。4·提高分析、归纳、整理、阐述的能力。5·使观点与论据一致，注重行文的严密性。6·注意横向纵向公文的连贯性和一致性，避免文件冲突“打架”。7·多写多练，多修改，多换手交流，反复修改。2、公文处理的基本流程及相关要求

公文处理的基本流程依据：《公司公文处理办法》（公司办[2009]114号）公文处理有一套固定流程，其中涉密文件与非涉密文件处理流程不同。

涉密文件：从定密—起草—报审—缮印—分发—收文—批处—回收—存档，都有相对应的保密要求。比如：

定密：上级是秘密文件，本级如果以公文形式处理，则必须是秘密文件形式，且密级不得低于上级密级，根据本级商业活动或企业管理的需要，本级保密委领导可以对本级行文定密，按相应密级进行保密控制。

缮印：必须是专门的保密机印制文件，保密机必须是与互联网实行物理隔离的计算机和打印机，曾经接入互联网的都不行，缮印的过程，必须严格规范移动存储媒介的使用，必须是专用的、从未接入联结互联网计算机的U盘，最好是使用光盘做存储媒介，凡涉密信息，一律禁止上传至互联网，秘级文件也不例外。

收发及流转：秘级文件必须通过专门的机要渠道进行传递，处理完毕，必须及时回收到各级机要保密人员处封存，分年度列清单上交销毁。

非涉密文件：一般来说，业务部门负责文件的起草、审签工作，各级综合办公部门按照《公司公文处理办法》（公司办[2009]114号）规定的程序完成核稿、编号、缮印、装订、用印、收发（目前分纸质和OA行文两种）、处理、立档等工作，任务很重，需要一至两名专职人员专门从事文件管理工作方可。值得注意的是，在文件起草阶段务必完成规定的审签、编号、缮印、用印等程序，将上述信息尽可能载入发文稿纸，以便归档。另外，请示件与批复件、函与复函等对立统一文书，在收集归档时须一并收集整理，便于日后查询。

二、印信管理

依据：《印信管理办法》企业印信的范围及作用：企业印信主要包括：印章、介绍信、委托书、法定代表人身份证等。这些印信资料是代表企业、具有法律效力的有效凭证，广泛运用企业管理、对外经济合作、对外经济纠给处理。在对外交往中，一旦出具了这些有效凭证，无论政府、司法机关、律师及审计等第三方机构和对外交往对象，都将视之为企业真实意图的体现。因此，加强企业印信管理和使用，防范印信使用不当，规避各类经济和法律风险，是我们各级综合办公部门至关重要的职责，作为综合办公部门，必须提高警惕，防微杜渐，慎之又慎，既高效办事，又杜绝各类隐患。

集团公司目前印信管理的现状：

.纳入印信管理的种类：两类：一是集团公司行政、党群、社团、协会等编制序列内的组织机构正式印章、专用印章、钢印、手章、戳记等纳入印章管理范畴；二是介绍信、委托书纳入企业信凭管理范畴。

.印信管理的责任部门：各级综合办公部门

.印信管理的基本流程：包括规定印章管理的权限、规格、式样、审批、刻制、启用、备案、停用和销毁及印章的日常管理使用规定等。

（详见公司办[2011]157号文件）

.企业印信管理使用的主要规定：

（1）印信的制作：必须按程序审批、统一制作备案、专人领发、保管、使用，完善每个环节的审批及领用登记。

（2）印章的使用：

A：用印的选择。凡涉及本单位全局性、整体性、重要性的文件资料和对上、对外的文件需加盖行政、党委、纪委或工会印章。日常业务范围内的文件资料可加盖部门印章或业务专用章。凡对外签订的合同、协议、法律文书等文件资料，必须加盖本单位的行政印章或合同专用章，使用部门印章或其他印章的不具备法律效力。

B：建立用印审批和登记制度。每次用印需由用印单位提出申请，按权限由分管领导、主管领导或主管领导授权人员在用印资料或用印登记表上签字后方可加盖印章。重要的文件、资料、合同、协议等需加盖本单位行政、党委、纪委、工会或合同专用章的必须由主管领导或分管领导签字认可。加盖部门印章或业务专用章的需由分管领导或本部门领导签字。未经领导签字不得用印。所有企业印章都要实行用印登记制度，一枚印章一本用印登记册，每次用印要详细登记，以备查考。

C：印章管理人员在用印时要做到先审批再核实后用印，在用印前要认真核实领导签字，仔细审阅、了解用印资料和内容，对批示和加印资料进行核对，防止出现差错。重要文书或重大决策的文书需留存审批手续及文件复印件。

D：印章要由印章管理人员亲自加盖，不得交于他人加盖。盖出的印章要端正、清晰、美观，便于识别，印章文字不能盖歪或颠倒。印章不能盖在空白处，凡在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中4个字，即“齐年盖月”。

E：空白页的使用：原则上不允许在空白件上加盖印章。因特殊情况需在空白件上加盖印章的，必须由单位主管领导批准，能在空白件上明确有关约束条件的必须予以标注；加盖印章的空白件要认真做好登记，注明申领单位、申领人员、申领数量、办理时间、事由、领导批准签字等，未使用完的加盖印章的空白页，必须如实交回印章管理人员，并登记好交接手续，由印章管理人员统一销毁；申领单位和人员对此类空白件的管理和责任负责。因使用、管理不当出现问题的，由申领单位和人员承担责任。

（3）信凭的管理：

A：信凭的式样：介绍信、委托书一般有两种形式：一种是印信管理部门掌管的工作介绍信和委托书，按照统一格式印制，有使用人姓名、人数、事由、时间、有效期、用印等，按格式填开；另一种是用公用信笺书写的，区分不同内容撰写。

B：信凭的使用：介绍信、委托书要严格管理，当开则开，不开空白介绍信和委托书。应坚持审批备案程序，经主管领导或分管领导批准后，介绍信、委托书管理人员根据此单填写，盖章后发给需用人；

C：开据介绍信、委托书应注意的事项：

a、对介绍信、委托书使用人员的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、人数、事由、授权办理业务的权限要填写清楚，防止冒用和伪诈。

b、单位名称要用全称或规范化的简称。

c、介绍信、委托书要有编号和骑缝章。存根和发出的介绍信、委托书内容必须一致。

d、因情况变化，介绍信、委托书领用人没有使用介绍信，应立即退还。收回后，将其贴在原存根处，并写明情况，可同时骑缝加盖作废章，以免丢失。

e、介绍信、委托书存根须按档案资料规定要求整理后移交档案部门存档。

注：企业印信管理的各类台帐表格，可参照集团公司2011年221号文件。

三、档案管理

档案的定义依据：《档案管理办法》档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、图纸、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。.档案的条件第一，必须是办理完毕的文件。第二，必须是具有一定保存价值的文件。第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。.档案的性质档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。档案注重原本、原稿。.档案全宗就是指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。.立档单位立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。立档单位要具备三个条件：1、具有企业法人资格（有独立行文、处理事物的职权）。2、独立经营核算实体（有独立的财权）。3、有一定的人事任免权。

文书档案

文书档案管理文书档案的含义：是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。文书处理工作与档案工作的关系:文书处理和档案工作都是机关工作的重要组成部分，二者之间既有区别又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿，文书处理是指现行文件的处理，档案是指归档文件的管理。文书处理及归档程序:收文办理过程为：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档；发文办理过程为：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档等程序；文件转为化档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。文书处理工作的要求:文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密）并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。文书档案的归档立卷：对归卷的文件应做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”：即：发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚。

“十个完整”：正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。

“二个检查”：一是检查收回的文件是否缺损和不符合归档的要求；二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。文书档案归档范围、时间和要求：文件归档：是指文书、业务部门将工作活动中形成的办理完毕的，具有保存价值的文件材料，按规定制度整理立卷后，定期向档案部门移交集中的过程。归档范围：五大方面内容：会议文件（本机关文件；上级文件；下级文件；同级单位重要的来往文书、函件。）不归档的文件材料：上级机关普发性的不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本单位的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级单位不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级单位报送的供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。集团公司文书档案归档案的具体范围：1、党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和组织其他有关会议形成的文件材料；2、党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活动或事件形成的文件材料；3、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作形成的文件材料；4、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料；5、专业学会、研究会、协会工作，居委会工作，群众团体活动形成的文件材料；6、企业在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中形成的可行性研究，申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料；7、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）构成及其变更，企业内部机构设置及变更形成的文件材料；8、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）开展各项活动形成的文件材料；

9、综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料；10、干部人事管理工作形成的文件材料；11、职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资、社会保险、福利待遇，职务任免，专业技术职务评聘，职业技能鉴定、考核、奖励与处分形成的文件材料；12、职工教育与培训工作形成的文件材料；13、干部（职工）死亡五年后的履历材料；14、审计工作形成的文件材料；15、法律事务、公证工作形成的文件材料；16、医疗卫生工作形成的文件材料；17、住房制度改革、住房公积金管理形成的文件材料；18、公安保卫、综合治理、防范自然灾害工作形成的文件材料；19、外事工作形成的文件材料；20、记载个人重要社会活动形成的文件材料；21、其他对国家、对社会、对企业有保存价值的文件材料；22、企业改制改革、经营战略决策形成的文件材料；23、企业资质、贯标认证、企协工作形成的文件材料。24、企业信用管理、形象宣传形成的文件材料；25、企业所有的知识产权、商业秘密及其管理中形成的文件材料；26、企业计划管理、经济责任制管理及各类统计报表、综合性统计分析形成的文件材料；27、企业资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动及清产核资工作形成的文件材料；28、企业国内、国际投招标项目管理，商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关资信调查的文件材料；29、企业经营业务管理、国内外项目管理、服务质量管理形成的文件材料；30、财务会计管理，资金管理，成本价格管理形成的文件材料；31、物资采购、储备、供应与流通管理形成的文件材料；32、各种普查工作形成的文件材料；33、企业管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；34、施工生产准备、组织调度、工程管理形成的文件材料；35、质量管理、质量检测、质量控制及计量、试验工作形成的文件材料；36、安全生产、消防工作、交通管理形成的文件材料；37、环境保护、检测与控制形成的文件材料；38、能源管理形成的文件材料；39、企业标准化、规范化建设形成的文件材料；40、企业图书情报、资料工作形成的文件材料。归档时间：1、本机关各部门当年形成的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；

2、企业负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档；

3、变更、修改、补充的文件材料，企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材料，应归档的零散文件材料及其他临时性活动中形成的文件材料应随时归档；4、工程指挥（项目）部形成的文件材料，应在机构撤销时，由该机构指定专人负责整理、立卷后向本级档案部门移交归档；5、电子文件与纸质文件的归档时间一致。

归档要求：1、机关各部门、所属指挥（项目）部负责人应指定专（兼）职人员负责文件材料的收集、整理和归档。

2、归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复。

3、归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。4、归档的本级文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发文稿纸（首页）上签字并同时加盖公章。归档文件定稿必须使用碳素墨水或

蓝黑墨水进行书写和签批。

5、计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。

6、归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。

7、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

8、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。9、文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。蓝黑墨水进行书写和签批。

5、计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。

6、归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。

7、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

8、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。9、文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。10、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

11、反映同一内容而形式不同的文件材料应保持统一性。

保管期限划分：归档文件的保管期限一般划分为永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种。

永久保管的档案：指记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，属于方针政策性的、全局性的、有历史查考、科学研究价值的，就永久保存。永久保管的文书档案主要包括：（1）本单位制定的法规政策性文件材料；（2）本单位召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；（3）本单位在职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合性统计报表等；（5）本单位机构演变、人事任免等文件材料；（6）本单位房屋买卖、土地使用以及重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）外事活动中形成的重要文件材料；（8）上级机关制发的属于本单位主管业务的以及表彰奖励、处罚等重要文件材料；（9）上级机关领导检查、视察本单位工作形成的文件材料；（10）造成重大经济损失和国际国内影响的重大安全质量事故的文件材料。长期保管的档案：指属于局部性的、业务性的，但又带有原则性、规定性的文件。短期保管的档案：指一般具体业务问题、事务性的在一定时期内有查考价值的。文书档案的移交：档案移交时，由移交单位组卷人填写：1.归档文件移交清册；2.归档文件目录。移交时间：机关部门以年度为单位，项目应竣工为节点，一般本机关各部门当年形成的文件材料，应在办理完毕后的第二年上半年归档；项目竣工后半年以内完成移交。基建档案

依据：《基建档案管理办法》基建档案的定义：（俗称竣工资料）是指在整个工程建设过程中直接形成的，如实反映施工过程中和建设项目实际情况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。基建档案的范围：⑴铁路建设项目（国家铁路、地方铁路、企业合资铁路、专用铁路）⑵路外建设项目（工业与民用建筑、公路、机场码头、水利电力、地铁等）。应当归档保存的各种文件材料包括：基建综合文件、施工技术文件和竣工图三部分。基建档案的作用：（1）竣工资料记述和反映了整个工程的情况，如工程的地理位置、工程规模、形状尺寸、数量、施工质量、材料性能及设备状况等，这些情况在工程竣工验收交接时，有的可以看到或者用仪器测量得到，但对工程的隐蔽部分，各种地下管线的埋设，已形成工程实体内在质量是否达到设计要求等，既看不到也分辨不清，只有用图纸和各种检查证、质量合格证、测试记录、试验报告等才能说清楚，没有记载这些内容的竣工资料，验收就没依据和凭证。国家及企业的强制性规定：国家档案局和原国家计委在1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中第十二条指出：施工单位不能按时移交合格的竣工文件，不算完成施工任务，基建工程不能验收移交，并应承担责任；没有良好的、规范的竣工文件，工程不能参评优质工程；财务不能做竣工决算；集团公司公司办[2011]223号文第二十一条：集团公司将每年对基建档案移交情况进行一次考核，好的予以表彰奖励，差者给予通报批评，问题严重造成不良后果的罚款10万元（其中项目部罚款8万元，项目经理、总工各1万元），并不得参加评先评优。基建档案归档范围划分及程序：（1）基本建设档案归档范围：自行设计施工工程的勘察设计文件；承建的大中型建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务形成的投招标文件、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同和协议，工程承包价分割文件；施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件。重大工程技术、质量、安全事故报告；补救措施及评价材料；开工报告及批复、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、建交表、工程数量汇总表，重大设计变更及修改记录，竣工决算或末次验工计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面图，特殊设计和特殊结构图，采用“四新”技术施工工程及科技攻关项目的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报材料及证书，工程投入使用（运营或投产）后的保修和回访资料等。（详见公司办[2011]221号附表）（2）集团公司档案史志室收集归档范围。为储备技术创新成果、积累重点工程建设业绩和企业增项资质、增强集团公司竞争实力，集团公司从所属工程公司、指挥（项目）部收集部分重要科技档案。基建档案主要收集基建工程中的高、难、新、尖重点工程及采用新技术、新工艺、新设备、新材料，知名度高，具有长远查考利用价值工程的综合性、依据性、总结性材料、图纸、表报等，由所属单位档案部门、集团公司工程指挥部向档案史志室移交归档。基建档案归档范围的划分原则是：集团公司本级自行承揽、承建的工程项目，由集团公司直属项目部参照基建档案归档范围及保管期限中“所属单位”的收集范围，收集整理并向集团公司档案史志室归档。以集团公司名义承揽、由所属单位组织施工的工程项目，由所属单位负责整理，分别向集团公司及本单位档案部门归档，集团公司档案部门保存反映工程建设全貌的综合性、总结性材料及图纸的原件，所属单位保管竣工资料及图纸。基建档案归档的相关要求：（1）总体要求：做到“三同步”：即布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行，具体就是：布置施工任务的同时，布置竣工文件编制工作：施工项目部应根据一项工程的工期要求和进度安排提出竣工文件和编制的进度和要求，与施工任务一起下达到班组，并把竣工文件编制的要求、交接时间等纳入施工组设计中，规定：工程完工的同时、交出齐全、完整、准确的竣工文件，文件不齐全、不完整、不准确，工程不能验收移交，并作为考核工程技术人员的政绩的一项标准。竣工文件形成积累应与工程进度同步进行：科技文件材是在施工过程中形成、积累起来的。施工技术人员应将每个单项工程的各种文件材料，按专业、类别积累起来，待工程竣工时，这些平时积累起来的科技文件材料就是编制竣工文件的依据。特别是一项大的工程，施工周期长、工程项目多，如果平时不注意文件的形成积累，而等到工程竣工后再去收集，还会造成由于工程技术人员调动，原始资料收集不齐或散失，影响竣工文件编制质量。所以一定要按施工进度做好竣工文件的形成积累工作。项目部要建立健全平时文件材料的形成、积累制度，把竣工文件编制工作触化在日常施工技术管理之中，奠定做好竣工文件编制工作的基础。工程验收交接与竣工文件交接同步进行：基建工程的验收交接，不仅是工程本身的交接，也包含着对竣工文件的验收交接，按国家规定，施工单位在工程竣工验收之前，应编制好全部竣工文件。（2）每个保管单位整理完毕后，要填写科技档案案卷目录，并填写科技档案总目录；案卷归档时，由移交单位组卷人填写“科技档案移交清册”和“移交目录”一式二份，由交接双方清点、签字、盖章后各存一份；基建科技文件材料的归档时间，可按工程程序分期分批归档，也可在全部基建科技文件材料形成后一次归档。（3）集团公司直管项目部及托管项目的基建档案工作接受集团公司技术管理、档案管理部门的监督和指导，并按整改意见对基建档案进行整改完善；集团公司直管项目部及托管项目部均须向集团公司档案室提供一套齐全、完整、系统，准确地反映工程施工生产活动真实内容的竣工文件原件。（工程公司往下依次比照）基建档案收集移交中需要强调的事项：（1）分工要明确：按照集团公司2011年223号文件规定，基建档案管理实行“总工程师负责、工程（技术）部长主抓、专职资料员落实、档案部门配合”的工作体制。项目基建档案收集工作，项目经理是第一责任人，项目总工程师是直接责任人。项目完工、取得工程初验报告的三个月内，将经项目部总工程师签字的项目基建档案组卷，由集团公司技术管理部、档案室共同审核后，办理移交手续。这样的规定很好地理清了从资料收集到档案移交全过程的工作职责。因此，项目过程中的资料收集立卷应由技术部门牵头负责督办，形成竣工资料后，移交到档案室，才由档案室保管、开发、利用。档案工作只是资料归档后的后续工作，需要技术部门的强有力支持方可。（2）人员要专职：项目资料收集是一个自始至终的不间断过程，资料的内容很多、覆盖范围很广、持续时间很长，需要自始至终指定专人负责搜集整理。因此，作为档案资料的来源地，项目必须保证不间断的专职人员做档案工作。（3）执行力要强：档案工作肩负着为历史留资料、为企业管理留资料、为生产经营积累业绩的重任，必须要高度的执行力和持之以恒的毅力，决不能说起来重要，做起来不重要，用的时候重要，不用的时候不重要，这一点，在项目工作的同志务必认识到位，在日常工作中执行到位。保密工作依据：《保密法》、《中央企业商业秘密保护暂行规定》、《中央企业保密工作评价办法》、《中央企业领导人员保密工作责任追究暂行规定》、《集团公司商业秘密保护暂行规定》当前的保密形势：近两年来，国际国内的保密形势，一是因维基解密网站披露国际间政治经济秘密引发的各国政治、社会动荡，特别是引发了突尼斯骚乱，进而波及埃及、利比亚、也门、叙利亚等中东北非国家动荡及内乱的事件；二是伊朗核试验因受美国情报机构利用计算机系统软件后门程序实施破坏而被迫中止的事件；三是力拓事件中因商业秘密被泄露、形成内外勾结造成我国在国际铁矿石价格谈判

底线泄露，给中国钢铁行业造成天价损失的事件；四是因交部干部泄露中央对朝鲜半岛政策动向而使朝鲜半岛六方会谈被迫暂停的事件。当前保密形势的4个变化：在内容上，注意由窃取传统的政治、军事部署方面向经济领域窃密及高科技手段防范转变；在目的上，注意由窃取政治、军事、外交竞争优势向获取企业间市场竞争优势的转变；在方式上，注意由窃听器、照相机等传统窃密方式向特种木马病毒、手机远程窃听、电磁辐射信号等高科技虚拟化方式转变；在窃密主体上，注意由境内外敌对势力、敌对分子等相对单一的窃密主体向境内外怀有不同目的的各类政府机构、社会团体、经济组织及个人等多元化的窃密主体转变。

新保密法修订的要点：2010年4月29日，胡锦涛主席签发主席令，正式颁布新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》，并于2010年10月1日起正式施行。与老的保密法相比，新的保密法修订具有以下5个方面的特点：1、保密与信息公开并重的立法思想。主要有：新保密法规定了定密不当应承担的法律责任、法律法规规定公开的事项应依法公开、规定了自行解密制度和解密审查制度等内容。2、缩小了国家秘密的知悉范围。规定国家秘密应根据工作需要限定在最小范围，对能限定到具体人员的限定要具体人员、不能限定到具体人员的限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员、机

机关、单位，由机关、单位限定到具体人员、机关单位负责人及其指定人员为定密责任人，负责本机关单位的国家秘密定密工作。3、明确了违规的法律责任。新保密法列举了12种严重违规行为的法律责任，增加了机关、单位的法律责任，使保密法律追究从“结果犯”转变到“行为犯”，这是一个显著变化。4、强调了审查与人员管理。主要是涉密单位对秘密的定密、解密审查和涉密人员的管理上，增加了详细的规定。

5、加强计算机的保密管理。主要体现在对涉密计算机信息系统实行分级保护、保密设施与信息系统“三同步”（同步规划、同步建设、同步运行）、涉密系统和设备与互联网实行物理隔离、涉密载体管理及涉密信息的复制、记录、存储等方面，比以前做了更加详细的规定。《中央企业商业秘密保护暂行规定》主要内容：1、规定了中央企业商业秘密的范围，是指不为公众所知悉、能为中央企业带来经济利益、具有实用性并经中央企业采取保密措施的经营信息和技术信息。

2、规定了中央企业商业秘密保护工作的方针：依法规范、企业负责、预防为主、突出重点、便利工作、保障安全。3、规定了中央企业商业秘密保护的机构与职责：按照统一领导、分级管理的原则，实行企业法定代表人负责制，各中央企业保密委员会为本企业商业秘密保护工作的工作机构，各中央企业保密办公室作为本企业保密委员会的日常办事机构，应当配备专职保密工作人员，负责开展商业秘密保护教育培训、保密检查、保密技术防护和泄密事件查处等工作，各中央企业科技、法律、知识产权等业务部门按照职责分工，负责职责范围内商业秘密的保护和管理工作。

4、规定了商业秘密的保护范围和日常保密程序。中央企业商业秘密主要包涵以下方面：战略规划、管理方法、商业模式、改制上市、并购重组、产权交易、财务信息、投融资决策、产购销策略、资源储备、客户信息、招投标事项等经营信息；设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、技术诀窍等技术信息；因国家秘密调整，中央企业商业秘密需要变更为国家秘密的，必须依法定程序将其变更为国家秘密；中央企业商业秘密，根据泄露会使企业经济利益遭受损害的程度，确定为核心商业秘密、普通商业秘密两级，统一标注为“核心商秘”、“普通商秘”，应自行设定保密期限，在秘密载体上作出明显标志，标志由权属（单位规范简称或标识等）、密级、保密期限组成，中央企业商业秘密

的确定、管理、解密由业务部门拟定，主管领导审批，保密办公室备案及管理，保密期限已满或已公开的，自行解密。保密工作相关要求：1、遵守五个法规与规章制度，即：《保密法》、《中央企业商业秘密保护暂行规定》、《中央企业保密工作评价办法》、《中央企业领导人员保密工作责任追究暂行规定》和《集团公司商业秘密保护暂行规定》。2、处理四个关系，即：保密工作与保值增值的关系、保密工作与中心工作的关系、保密工作与信息化建设的关系、保密工作与探索创新的关系。（涉及海外经营和聘用外籍员工的企业，还要重视境外企业的涉密问题、外籍员工的涉密问题、商业秘密保护技术防范的问题）3、三项工作原则，即：“业务工作谁主管、谁负责”、“知悉范围最小化”、“秘密确定合理化”。4、三项日常工作，即：宣传教育培训、制度体系建设、日常保密安全检查。5、三个工作重点，即：重点岗位和部位、重点工作（重点工程、重大事项、重要谈判）、重点失泄密渠道（计算机网络）。

以上是我本人从事办公室工作以来，对接触到的一些具体业务工作的粗略体会，有的是个人认识，有的是宣传国家法律法规和企业规章制度，有的认识可能不太深入，有的理解可能还不太准确，因时间关系，有的内容讲得详细一些，有的可能一带而过，这都不要紧，我的初衷是希望借这个宝贵的机会，倾我一家之言，权当抛砖引玉，希望对大家能有所帮助，也希望今后能有机会与大家多多交流，一起努力，共同提高，齐心协力把办公室的文秘、档案、保密工作做得更好！谢谢大家！

主要经济业务采购业务生产业务销售业务利润形成及分配业务资金筹集业务借贷复式记账法的应用

——工业企业主要经济业务的核算目录采购业务核算采购业务核算的主要内容从结算方式看钱货两清货到款未付款付货未到预付定金，日后购进货在途中（2）从资金内容看②支付价外费用（记入所购资产的价值）。①支付买价③支付增值税进项税额购进材料时，包括运费、保险费、挑选整理费、装卸费、途中损耗等；购进固定资产时，包括运费、安装费、保险费、调试费等2.需设置的账户借原材料贷（1）原材料，资产类发出库存材料的成本验收入库材料的成本借在途物资贷（2）在途物资，资产类期末库存材料的成本已购入但尚未验收入库材料的成本验收入库材料的成本期末在途材料的成本借固定资产贷（3）固定资产，资产类取得的固定资产的原始价值（4）应付账款，负债类减少的固定资产的原始价值借应付账款贷购进商品、劳务时，应付未付对方的款项偿还时借应付票据贷因购进商品、劳务而签发商业汇票时。票据到期还款时（5）应付票据，负债类（6）应交税费——应交增值税，负债类对商品的增值额征收的一种税，在商品的销售环节按销售额的17%征税，先由销售方向购货方收取，由销售方月末向税务局缴纳，缴纳时，可以扣除购进材料时已支付的增值税。购进材料1万元（向对方支付税金1700元——称为进项税）生产时耗用材料1万元，发生其他生产费用1万元以3万元的价格将生产的商品销售出去，收取5100元的税金——称为销项税。增值额20000元，月末按实际增值额向税务局交纳增值税3400元。（月末交税=销项税--进项税）应交税费——应交增值税（进项税额）（销项税额）（已交税金）借应交税费——应交增值税贷月末，缴纳税金购进时，支付进项税额销售时，收取销项税额该账户需要设三级明细账户：借预付账款贷（7）预付账款，资产类购进商品后，注销原预付定金按合同预付采购定金时（1）1日，向红星工厂购进甲材料一批，价款10万元，增值税进项税额1.7万元，款项尚未支付，材料已验收入库。借：原材料——甲材料100000

应交税费——应交增值税（进项税额）17000

贷：应付账款——红星工厂1170003.会计核算举例（某企业11月份业务）（2）2日，向天龙工厂购进乙材料一批，价款3万元，增值税进项税额5100元，运杂费300元，款已通过银行支付，货未到。借：在途物资——乙材料30300

应交税费——应交增值税（进项税额）5100

贷：银行存款35400（3）11日，以银行存款向东华工厂预付购料款9万元。借：预付账款—东华工厂90000

贷：银行存款90000（4）12日，以银行存款向方正公司偿还前欠的购料款35100元。借：应付账款—方正公司35100

贷：银行存款35100（5）15日，向东华工厂购进乙材料一批，价款7万元，增值税进项税额11900元，对方代垫运杂费100元，货款前已预先支付，材料已验收入库。（6）16日，本月2日向天龙工厂购进的乙材料已到，验收入库。借：原材料——乙材料30300

贷：在途物资——乙材料30300借：原材料—乙材料

70100

应交税费-应交增值税（进项税额）11900

贷：预付账款——东华工厂82000（7）19日，向光明工厂购进甲、乙两种材料，甲材料20吨，单价1000元每吨；乙材料10吨，单价1500元。价款合计35000元，增值税进项税额5950元，对方代垫运杂费1500元，按材料重量分摊。开出为期三个月的商业汇票抵付货款，材料已验收入库。借：原材料—甲材料

21000—乙材料

15500

应交税费-应交增值税（进项税额）5950

贷：应付票