全面预算系统实施方案

项目背景近年来，公司的业务得到高速发展，面对企业业务与组织规模的迅速扩大、企业价值链的延伸和管理纵深的拉长，为了更有效的促进公司战略执行，实现对公司及各下属企业的有效管理与监控，提升企业经营效益，有效防范各类风险，公司开始了以风险管理为核心的全价值链管理体系建设。在公司的管控体系中，预算管理是实现全价值链管理与风险控制的重要手段和工具。随着包括预算管理在内的组织流程优化方案的确认和实施，公司及各下属企业的预算管理体系得到了较大提升，但在管理提升的同时也使一些问题凸现出来，公司及各下属企业的预算管理面临一些新的挑战，主要体现在：1、全面预算管理能否得到较好的执行效果，依赖于方案能否在各责任单元得到充分贯彻和执行。2、预算目标的确定需要经过多次试算分析，试算过程中产生的各版本数据单纯依靠Excel保存，不仅工作量大、效率低，而且版本之间的对比分析困难、过程管理困难；3、对于单船盈亏预算和国内采购盈亏预算，使用Excel表格编制，表格在传递和重复加工过程中可能会因人为因素引起数据变化和错误，同时难以及时收集这两类业务的实际数据进行对比分析；4、采用Excel表格进行预算编制，容易因为人为因素导致表格被修改、指标不规范，同时会因为表格的变化而引起单元格公式的修改和破坏，最终预算数据的逻辑和准确性难以保障。同时，由于没有过程审计线索，编制结果具有一定不确定性；5、随着公司规模的扩大和预算编制精细化要求的提高，预算工作量将大幅度增加；6、预算不仅是目标，更是管理的手段，以预算指导管理业务活动，需要及时地搜集实际经营数据进行对比分析。7、以Excel手工进行预算编制和分析，预算管理人员整日忙于预算编制和数据加工、摘录，很少有精力进行管理和分析；8、预算管理的有效实施必须以考评作为引导和控制手段。预算的考评带有客观量化的特点，需要借助一个工具将经营结果与预算目标比较，获取客观的评价结果。基于以上这些原因，公司认识到：先进的管理理念与制度设计，需要更为合理高效的管理工具，引入信息化管理是必然选择。由此，为进一步推进预算管理体系的改革，通过信息技术手段规范全面预算管理方案的落实、提高预算管理效率，公司决定建设企业预算管理信息系统。项目目标本项目定位于：将预算管理系统建设成为公司战略目标合理制定和分解的平台、公司本部及各下属企业预算编制沟通和汇总合并的平台，成为公司本部对各下属企业、企业对其自身下属单位经营情况进行监控和分析的有力手段。协助公司形成从预算目标下达到预算编制、到预算执行分析与考核、到预算改善的动态循环，为公司及各下属企业的日常监控和风险防范奠定坚实的信息基础。以单船盈亏预算和国内采购盈亏预算对公司具体业务活动进行规划预测，指导业务活动的进行，有效预防和控制业务风险。公司预算管理系统图2:预算管理系统网络拓扑结构基于对系统容量的规划，并结合HyperionPlanning产品，公司采用上述主机网络拓扑结构。Essbase数据库引擎和用来做HyperionRepository的RDMS选择MSSQLServer，由一台PCServer来承担。将Hyperion其他应用安装在另一台PCServer上，以保证系统能够提供高可用性的服务。其他用于管理和预算编制的客户端通过千兆网络接入该系统。对于异地公司的客户端，通过其他的接入方式如VPN或互联网接入公司网络，只要接入公司的机器都能登陆该系统。4、软件配置方案鉴于对公司预算状况的综合考量，将采用HyperionBPM套件，其中包括HyperionEssbase，HyperionPlanning，HyperionFinancialReporting，HyperionWebAnalysis。同时，支撑HyperionBPM系统运行还需要一些第三方软件的支持，其中包括ApplicationServer，RDBMS关系型数据库，PDF组件AcrobatDistiller（支持报表PDF格式转换和答应）。在系统中引入LDAP服务器，因为针对公司的用户数较多，对用户验证和权限的维护相对来说比较困难，LDAP服务器的使用将会为用户管理带来便利，同时也为将来系统升级做好基础准备。图3:WINDOWS的分布式配置实施效果在公司预算管理系统上线后,公司的各相关用户利用预算系统顺利地完成了当期的预算编报工作。从预算数据的汇总、上报审批、预算版本的控制、预算分析等多个方面,相对于以往的预算编报处理，不管是从效率上还是和效果方面都有较大的提升。具体表现在以下几个方面：1、统一了预算编报格式，实现了预算信息传递的规范化，提高数据的准确度；领导反馈：我们以往的预算编报基于EXCEL，表格中定义了庞大的公式和宏，各部门相关人员往往过多的考虑本部门的应用，在表格中加入了大量的个性化内容，于是各部门的预算格式差异极大。在总部进行合并操作时，操作人员如履薄冰，稍不留神就造成数据失真，严重影响效率和准确性。使用预算系统以后，预算格式由总部统一掌控并适当考虑各部门的个性化内容。预算数据的合并由系统实现，几乎不需要人为干预，准确性和工作效率大大提高。2、规范了预算编报、审批程序，明确了各预算责任单元的预算管理责任；领导反馈：我们以往的预算编报通过电子邮件传递，审批程序无法固化，可能会出现一个岗位的人员更改了另外一个岗位的数据或者错发给其他人员审批的事情，一旦查觉到出现这种情况，错误的数据往往经手多人，追溯和变更是一件令人头痛的问题。使用预算系统以后，审批程序通过系统进行固化，各岗位只能编报属于自己的内容，再也没有出现填错数据、发错审批人的事情。3、实现公司内部及各分支机构间预算信息的实时共享，降低了沟通协调的人力成本；领导反馈：新的预算软件系统通过互联网共享信息，甚至还能离线编报。异地分支机构再也不必因为月末网络速度不理想而熬夜加班。高层管理人员无论身在何地，打开浏览器就可随时查看和分析最新的数据，不用怀疑系统中是否是最新的数据，是真正的实时型信息系统，帮助我们实现了多年的梦想。4、多维度的预算分析视角，实现灵活便利的查询；领导反馈：我们很早就知道数据分析的重要意义，曾经试图开发一个通过EXCEL进行多角度的对比分析的系统，经过几次痛苦的尝试，我们发现这是一件不可能完成的任务，大家的积极性受到很大打击，很多人甚至为了编预算而编预算，这与我们建立全面预算的初衷渐行渐远。在新的预算软件系统的帮助下，我们可以方便的通过客户、产品线、地区等维度对比分析，提供了很多重要的决策支持依据，它让我们重拾信心，现在，我们的全面预算体系正在为企业创造更多的价值。5、通过系统实现由底层基础数据到公司综合指标的自动汇总，大大缩短了预算编报的周期，快速形成标准的预算报告。领导反馈：新的预算软件系统使我们的预算编报周期大大缩短，我们告别了手工汇总的噩梦，准确的预算报告由系统自动汇总而来。过去我们一直希望在一些事业部进行滚动预算，但始终无法克服手工劳动过于庞大的问题。现在好了，新系统使得预算周期大大缩短，我们已经实现了盼望已久的滚动预算，而且工作量几乎没有什么增加。附件附件:实施计划工作阶段序号工作内容可利用资源工作成果完成时间责任部门责任人项目规划总体计划制定一、项目启动1.1公司发文—项目启动通告《项目组织要求》、《项目公约》公司发文1.2系统实施策略及实施目标确认《实施策略与方法》1.3总体实施计划制定及确认《实施计划表》客户确认的实施计划二、系统培训2.1制定项目培训总纲：XXX公司企业简介、项目背景、实施目标、技术实现方法；培训计划、初始化方案及原则、注意事项等项目启动PPT2.2培训流程和方法确认相应文档相应文档2.3确认项目培训大纲相应文档相应文档2.4落实培训教材、培训教师三、系统初始化3.1制定系统初始化方案设计标准帐套初始化方案标准帐套3.2确定系统初始化方案及标准科目设置原则