浅谈我国企业行政管理的问题与研究

PAGE1PAGEII浅谈我国企业行政管理的问题与研究摘要：企业行政管理效率的提升，是企业行政管理活动的落脚点。伴随着我国经济的快速发展和企业竞争的日益激烈，提高企业行政管理效率具有十分重要的意义。近几年来，虽然我国企业行政管理取得了一定的成效，但是仍然存在着许多的问题。本文首先阐述了企业行政管理的概念和内容，并指出行政管理对企业发展的重要作用；接着分析了我国企业行政管理工作存在的普遍问题，如照搬党政机关行政管理模式、企业行政管理中存在“游击作风”、行政管理规章制度不完善、行政管理人员的素质有待提高；最后重点提出了企业行政管理工作的创新对策，即改革行政管理模式、行政管理工作的开展应联系实际、构建完善的行政管理体系、加强培训提高行政管理人员的素质。关键词：行政管理；企业效率；创新对策

目录一、企业行政管理的基本内涵 1（一）企业行政管理的含义 1（二）企业行政管理的内容 2二、行政管理对企业发展的作用 2（一）有助于增强我国企业的适应能力 2（二）有助于增强我国企业的核心竞争力 3（三）有助于保证我国企业健康发展 3（四）有助于保证我国企业实现生存发展目标 3三、企业行政管理工作中存在的问题 4（一）管理水平相对低下,导致行政管理效能低下 4（二）行政管理中存在“游击作风” 4（三）行政管理规章制度不完善 4（四）行政管理人员的素质有待提高 5四、企业行政管理工作的创新对策 6（一）改革行政管理模式 6（二）行政管理工作的开展应联系实际 7（三）构建完善的行政管理体系 7（四）加强培训，提高行政管理人员的素质 8结语 8参考文献 9致谢 9PAGE2一、企业行政管理的基本内涵（一）企业行政管理的含义企业行政管理是指企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。它具有管理、服务和协调三大功能：在管理上，处理好企业日常事务，确保企业顺利运行的同时全盘考虑企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化建设，为高层决策提供参考；在服务上，为企业各个部门的运转提供后勤服务；在协调上，实现纵横两个方向的沟通，即实现企业不同层级部门之间、不同职能部门之间的良好沟通协调。（二）企业行政管理的地位企业行政管理指的是企业行政部门为了自身的生存和发展，而依靠一定的制度、法律、方法及原则对企业进行智能性管理的统一。企业行政管理具有服务、管理、协调三大功能，作用于企业建设和发展，其意义十分深远。从企业的角度来讲，企业行政管理的范围很广，总的来讲就是企业的吃喝拉撒。我们要认识到，其包括公文管理，档案管理，会议管理，印鉴管理，日常办公事务管理，行政采购管理，办公用品，文具管理，后勤宿舍管理，保安管理，车辆管理，外部联系以及与组织，相关部门的和谐关系的建立等。（三）企业行政管理的特点1、企业行政管理是为经济效益服务的企业的行政管理如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。简言之，企业行政管理服务于企业的根本目的，即通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。2、企业行政管理注重内容和实质通常，企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱。3、企业行政管理讲究实效虽然我们不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问“你这种做法能为企业赚多少钱”。但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。4、企业行政管理具有很强的灵活性企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际。（二）企业行政管理的内容1.企业行政管理者对企业的管理是依赖企业行政机构渠道进行的企业行政管理工作的实施是以企业内部组织机构的权力与权威性为基础的，上级行政机构权力如果不具备权威性，企业的行政管理工作就成了一句空话，企业决策层的命令、指示或规定等也就形同虚设了。2.企业行政管理的实施效果很大程度上取决于企业被管理者是否积极有效的配合接受管理。如果企业管理层的命令、指示等不能被企业员工所认可，企业行政管理工作也就无法推进企业行政管理工作也就会无力为企业决策层服务。3.行政管理者通过保证企业领导的命令、指令得到全面贯彻实施，企业管理者命令需要通过企业行政组织进行自上而下的纵向指挥和协调才能落实贯彻，行政组织的职能更多的是落实企业上级行政机构对下级发布的指令性要求。4.企业行政管理部门通过选择和设计符合企业内外特点，确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。确保企业管理层的命令、指示等全面得到贯彻落实达到企业行政管理层管理目的。二、行政管理对企业发展的作用（一）有助于增强我国企业的适应能力改革开放以来，我国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进我国更快更好地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不仅是目前形势发展的需要，而且对于我国企业的发展同样具有非常重要的指导作用。而我国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进他们获得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，我国企业才能更好地适应形势发展的需要。换言之，企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。（二）有助于增强我国企业的核心竞争力除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上讲，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。我国企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能够提高我国企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强我国企业的核心竞争力。也就是说，企业行政管理有助于增强我国企业的核心竞争力。（三）有助于保证我国企业健康发展在我国企业发展过程中，它们会碰到一些困难，其职工也会存在思想上和实践中的一些问题，这些问题是我国企业健康发展的不利因素。同时，目前我国处于从传统计划经济体制向社会主义市场经济体制转型的时期，政企不分的现象依然存在。在这种情况下，我国的企业需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道，为企业争取良好的外部环境；通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题，帮助企业走出困境，为企业发展取得良好的内部环境。由此看来，企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。（四）有助于保证我国企业实现生存发展目标一般来说，企业行政管理通过开展如下工作发挥作用：一是计划工作，即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标；二是组织工作，即企业行政管理人员必须明确工作的内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理渠道的畅通无阻；三是指挥工作，即采取具体措施，调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作；四是控制工作，即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中，以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作，把企业各环节、各部门联结成一个有序运行的有机整体，并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动，从而保证企业生存发展目标顺利实现。三、企业行政管理工作中存在的问题（一）管理水平相对低下，导致行政管理效能低下目前很多企业领导者主要关注工程施工管理以及整体的工程实用价值，对于行政管理的重视度并不高，这样非常不利于企业行政管理工作的顺利开展。同时，目前很多企业的行政管理部门人员的专业管理水平并不高在实际管理工作中缺乏责任心，这样也不利于行政管理工作的顺利开展。其次，也是因为企业行政管理部门人员水平不高，一旦管理工作中出现任何突发状况，并不能及时采取正确、有效的处理措施，导致行政管理效果低下。（二）行政管理中存在“游击作风”在企业中，有不少诸如“游击作风”的企业。这类企业恰恰与“照搬党政机关”的企业相反，甚至有彻底清除“机关习气”之心，完全靠主观意愿来进行企业决策。如果一个企业没有规章制度、没有行为准则、没有岗位分工、没有岗位职责，必定将陷入非常混乱的状态，因为大家完全不知道自己该做什么。对于老板来说，由主观判断而得出的企业决策，不一定可以准确的适合企业发展，没有依据、没有风险评估，很大程度上，加大了企业风险。对于管理人员来说，由于没有判断标准，他们不知道自己的下属，应该做什么，做成什么，不仅不能管理自己团队，而且还会出现插手下属工作而引起下属不满的现象。对于员工来说，将会出现“自由散漫”“相互推诿”“相互不满”的现象，能力强的员工“跳槽走人”，能力差的员工继续混日子，久而久之，不仅不利于员工自身的发展，也不利于企业的发展，甚至会大大浪费了企业的资源。当前，企业行政管理的重点仍放在文书档案管理、办公室管理、总务后勤管理等具体行政事务当中，这一形式已跟不上时代发展对行政管理的要求。此外，企业为了同国家政府机关相协调，亦会在其内部设置相应的管理机关，通常称为管理部，而对这一机关的管理就成为行政管理中的主要内容，企业行政管理活动受到局限，研究范围集中于事务性活动，陷入反复庞杂的事务中，也正是企业行政管理部门工作的开展始终围绕着一些具体性的失误，导致了企业行政管理体系的欠缺。这样的一种管理体系与市场经济的发展并不匹配，从而也忽视了行政管理本身所能发挥的重大的作用。（三）行政管理规章制度不完善在企业中，企业的行政管理还不是很完善，比如，有部分企业就存在着企业管理者“一言堂”的现象，大多数的决策是决定于企业管理者的主观意愿。同时，企业的规章制度也不是很完善，又或者是，没有很好地执行到位，没有系统的行政管理工作。一方面，是制度本身没有起到约束的作用，另一方面，也存在着执行部门不按章办事，事事遵循管理者意愿。这样以来，不仅严重打击了员工工作的积极性，而且也降低了工作效率，更打乱了工作秩序。受计划经济惯性思维的影响，我国行政管理操作中，行政管理干部仍存在着一些机关习气、机关作风，这些干部对企业的行政管理特点和企业的实际需要不加考虑，而照搬党政机关的行政管理模式，按部就班，繁文缛节，官样文章，文牍主义，笔墨官司，公文旅行，咬文嚼字，纸上谈兵，不讲实效，颐指气使，这样的管理形式浪费了大量的时间和精力，是一种极大的浪费，直接导致员工士气不足。权利集中，缺乏制约，这会严重影响管理的民主化以及决策的科学化，行政管理缺乏事实基础，行政管理效率自然不高，企业效益的提升更是无从谈起。目前，我国的很多企业都处于一种比较新兴的发展阶段，过多地重视企业的经济效益，把生产和销售发展主要的地位，其他部门几乎可有可无。尤其在一些中小型企业当中，在管理方式上非常教条。有些企业甚至不去设置专门的管理机构和管理部门，没有系统的管理体系。而其他的部门也忽视行政制度的管理，认为行政制度是可有可无的制度，甚至将行政部门当成是企业发展的障碍。还有一些企业甚至照搬我国党政机关的现成的管理模式，而不去具体地分析自己企业所具有的基本状况和基本特征，导致有些方面的管理被忽视，而有些方面的管理又被重视的过紧。（四）行政管理人员的素质有待提高行政管理工作是企业管理中重要工作之一，其岗位人员的职业素养也必然成为其中一个重要的环节。在一个企业中，行政管理起着至关重要的作用，它既是企业的服务机构，也是企业的神经中枢，也是企业与员工、企业与外部环境沟通的桥梁。第一，行政人员需要搞清楚自己部门的定位和作用，树立服务的意识。第二，提高企业行政人员的合作意识，在这样一个“桥梁”部门中，合作是非常重要的，只有大家能够良好的配合协作，工作才可以顺利开展，让企业得到发展。同时，也要提高行政人员的沟通、协调能力，沟通和协调是合作顺利开展的条件和保证，只有这样才可以有效利用资源，推动企业发展。相反，一名管理意识较差、能力不足的行政人员，将没有办法开展行政工作，甚至造成人员关系紧张、工作顺序混乱的现象，这都将严重阻碍企业的正常发展。在部分行政管理人员中存在着官僚思想，忽视公司的实际需要和和企业行政管理的特点，搞形式主义，做表面文章，立形象工程，把企业的行政管理部门完全独立于其他各个部门，这样就会极大浪费企业资源，降低企业工作效率，严重影响企业的长远建设和发展。管理中完全凭借负责人或老板的意愿，缺乏科学的决策、研究及落实程序，这种运气主导下的管理形式，使得部门、机构、各级责任人形同虚设，严重影响着员工的势气和行政管理效率，导致了人、财、物资源的巨大浪费。四、企业行政管理工作的创新对策（一）改革行政管理模式根据企业管理的现状来看，有部分企业的发展是受到了上级主管部门的约束和限制，从而使得企业行政管理的职责和职能不能完全的发挥出来，而且还激发了与上级主管部门的矛盾。在推进企业现代化管理模式改革下，也要不断加快政企分开的脚步，对于企业管理的模式要不断探索和创新，逐渐找出适合企业自身发展的管理模式和方法，这对于企业管理来说不仅是十分必要的，也是迫在眉睫的。在企业改革的过程中，必然会伴随着新的行政制度的制定，在制定制度的时候，不但要确保制度的正确性，更重要的是要考虑它能否有很强的执行性，是否可以容易地为员工所习惯，这是企业行政管理制度革新的关键。由于行政制度是关系到企业每一个员工的基础制度，是每个员工每天都会接触和必须遵守的规范，因此，让当事人参与制度的制定是制定制度时一个重要的原则，这也是制定好的行政制度能为所有员工接受良好执行的关键，如日常工作的考勤制度等。也同样由于制度是针对大面积的受众，所以制度本身的语言描述应该尽可能的简明扼要通俗易懂，并且要注意语言的描述要尽量避免有歧义的产生，这样才能让所有的员工都可以轻松地理解。当然，企业的行政管理制度是企业的行政管理工作人员拟定的，由于他们并没有实际参与到企业的所有工作流程中，制定的一些管理制度难免会与相应的工作习惯有一定的冲突，这也是很多企业的员工抱怨行政制度不合理的原因所在。那企业行政管理人员在制定制度时，就一定要深入了解各个流程的员工的需求，认真分析他们现有的工作习惯，在这个基础上，提出改造的制度意见，这样既能保证制度的可执行性和高效率，也能避免制度和现实脱节的矛盾。此外，一个良好的制度必须具有很强的可操作性，否则就失去了制定行政制度的意义。新制度的执行过程就是改变员工工作习惯的过程，管理者应该很清楚地认识到该制度的执行会带来哪些工作习惯的改变，这种改变员工是否可以接受，接受的程度是多少。然后根据具体情况，管理者必须采取一些辅助措施来加强对员工工作习惯的改造，以保证新制度的顺利执行，同时也让员工顺利的度过新制度的适应期。（二）行政管理工作的开展应联系实际企业的行政管理，应一切以企业发展、企业利益为目标，不能“为管理而管理”。在企业行政管理中，也要讲究方式方法，在遵守法律法规及企业规章制度的前提下，不仅可以做到灵活高效，也可以做到勤俭节约，利用有限的资源，为企业创造更多利益。企业行政人员还应该了解企业各部门的工作情况，利用不同的形式宣传企业文化，努力加强团队的凝聚力，提高员工忠诚度；增加相关职业培训，提高员工职业素养；了解各部门的业务、业绩、工作情况，适时调整岗位设置和规章制度，同时，也可以制定业绩考评制度等等。在企业管理人员队伍中，也可以不断发现和挑选一些素质比较好、比较耐心和细心的人员，来发展企业行政管理人员队伍。在不断完善企业行政管理的过程中，不仅要从企业自身出发，也要从相关的管理体系、模式、方法等方面出发，做到理论与实际相结合。这样才能使得，制定的规章制度既符合企业自身，又有章可循。综上所述，企业行政管理的完善，既需要企业理论与实际相结合而制定的规章制度，也需要企业员工，特别是行政人员素质的不断提高，同时，还需要有良好的工作、人文环境，使得企业有一个好良性发展。（三）构建完善的行政管理体系企业行政管理体系的构建应包括权利体系、技术体系和事务体系三方面内容。权利体系即行政架构，其建立时应涉及职能分解、人事相合。结构设计等多个概念；技术体系的建立以达到技术职称的作用，应包含管理中的领导与管理、沟通与协调、控制与监督；事务管理体系的建立同其他事务体系密不可分，应包含文书档案、办公室管理、会议管理等各方面的管理。在企业行政管理实操中，也会出现这样那样的“状况”，对于这些不良状况，应该根据其自身特点和发展情况，用相应的制度管理手段，来约束和限制其行为规范。通过制度的建立，来进一步约束员工行为规范，并监督其制度的贯彻执行。同时，适当授权于行政管理人员，在授权层级管理中，使得管理更加有序，也有利于消除“一言堂”，从而完善企业的行政管理，推动企业发展。（四）加强培训，提高行政管理人员的素质首先要在源头上控制人力素质，建立规范的招聘程序，通过笔试和面试、初试和多次复式等手段和方法，对应聘人员进行多角度的全面的评价，加强试用期的考核，保证员工具备相应的工作胜任能力。其次中小企业应建立学习型组织，所谓学习型组织是不断创造进步的组织，建立有效的培训机制，在其中大家都可以不断突破自己的能力上限，创造真心想往的结果，培养全新、前瞻、开阔的思考方式，全力实现共同的抱负以及不断学习如何共同学习。建立有效的培训机制，提高员工的文化素质。要改善基础管理，形成管理文化，全员的参与是必不可少的。因此建立学习型组织是提升企业内涵、增强企业凝聚力的重要手段。另外，为了吸引高素质人才，防范人才流失，除了要提供良好的培训和学习机会外，还要为员工提供长期的激励计划。如股票期权对于那些具有远大抱负、希望实现自我价值的员工很有吸引力。在企业内部给人才的成长创造一个宽松的环境。同时，管理者也要学习科学管理的知识，对西方的现代科学管理的认识不能仅仅停留在表面，也不能否定中国传统的管理思想、理论、方法。而是要对这两种管理方法进行较深入的了解，取其精华去其糟粕，以提升自