项目沟通与协调程序

项目沟通与协调程序本工程项目内部的组织关系是由业主、项目监理部、总承包单位三方组成。由于工程各方的职责、权力及义务不同，在实施过程中难免产生分歧，需通过协商解决；从项目外层关系来看，与上级政府主管监督部门、规划部门、公用事业部门、市政部门以及周边相邻单位存在着协调控制、监督、支持和帮助的关系。总承包单位通过沟通、协调与工程项目建设直接有关的各方，使工程项目建设各方及其建设活动协调一致，以实现工程建设合同预定的目标。项目经理的工作重点之一就是要协调工程内外的相关事务和关系，在保证进程质量和安全的前提下，使项目目标得以顺利实现。沟通协调原则：坚持公正、公平原则，做到以事实为依据，以合同为准绳，实事求是、合理合法；坚持调查研究，掌握事件真相，防止主观武断；坚持从全局考虑，力求损失最小、效果最好；坚持预防为主，做到防范未然，提倡互谅互让。一、沟通协调内容以实现总进度计划和工程建设合同工期为目标，做好各工程建设合同项目间的进度协调。做好项目经理部内部的协调工作，明确任务分配，落实人员责任，解释工作成果要求；分工合理，加强协作，改善人际关系，通过实施过程的沟通使各部门有效地协调工作；发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通协调；加强内部间的分工合作，确保整个团队分担责任以达成所有的项目目标和运行合理高效。协助业主加强与规划、建设、设计、质监、安监、环保、消防、交通等单位、部门的协调工作，以保证建设项目的顺利开工和实施。协助业主单位与电信、自来水、煤气、电力等市政部门的协调，以保证整个工程建设项目在总体控制范围内顺利完工。协调好主体装饰工程、各专业安装工程与平面配套工程进场时间，解决好场地协调、相互配合等问题，使得主体装饰工程、配套工程以及各专业工程之间协调进行，如期完成建设项目总体目标。协调好与设计单位的关系，在涉及到设计方面的技术问题，设计交底、图纸会审、设计图纸的变更时，做到尊重设计，以设计为指导，并及时向设计如实反映工程实际情况，负责与设计单位的沟通与协调。以工程项目的施工总平面布置为依据，控制协调好各工程施工平面布置，控制协调好各施工单位对施工场地、施工道路的使用。组织与主持定期与不定期的工地协调会议，编写各有关问题的协调处理意见及各种协调会议纪要。按照合同要求，接受业主的指导、监督和管理，保持和业主的良好沟通，向业主提供准确信息，让业主能及时、全面地掌握项目的实施情况。二、沟通协调方法建立项目建设协调会议制度：根据施工中出现的问题多少，紧急程度定期或不定期地召开协调会议，并形成会议纪要，及时解决施工现场发生的问题，落实会议确定的内容。建立通讯联系网络，保持信息畅通。落实各单位、各部门的联系人及其联系方式等，汇总制定项目人员通讯录，建立紧急事故处理制度，针对现场突发事件，及时联系配合相关部门协调处理。会议协调不定期协调会议交谈协调，在实践中，并不是所有问题都需要开会来解决，有时可采用“交谈”这一方法。它是保持信息畅通的最好渠道，是寻求协作和帮助的最好方法，同时，也是项目经理部及时地发布工程指令的有效方法。书面协调当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己的意见时，就会用到书面协调的方法。(1)项目经理部内部沟通协调方法实行项目经理负责制。由项目经理明确内部各级管理人员的岗位职责和控制目标，做到事事有人管，人人有专责，并以规章制度的形式做出明文规定；项目经理部内部在人员分工上量才录用，做到人尽其才，防止力不胜任和忙闲不均的现象；项目经理要实事求是评价各级管理人员，并恰如其分地处理内部矛盾，保持经理部内部团结、和谐的气氛；建立管理部内部信息沟通制度。通过每日朝会以及内部的工作例会、业务碰头会、阶段总结会、质量分析会、专题讨论会以及文件汇报的方式沟通信息；项目经理根据工程实施的不同阶段，调整各工点内部人、财、物的需求，通过抓关键和主要矛盾来实现各专业人员间的调度配合。树立忠诚、团结、积极上进的团队精神，本着实事求是、以诚相待态度，在互相尊重，互相配合，互相支持的原则下，公平合理协商处理各种关系问题。发扬热情服务，刻苦勤劳的工作作风，积极参与，不断努力，采取灵活多变的方式和策略，通过主观努力促成各种矛盾问题的顺利及时解决(2)向项目业主及时报送有关信息总承包单位在签约之日起向项目业主提供项目经理部人员名单及在现场工作人员的姓名履历。总承包单位将设置一名有资格并得到认可的负责人。负责人将出席一切由项目业主代表或监理工程师召开的会议。作为项目管理者，协调好与政府有关部门、项目业主和参建各方的关系，实现项目的最终目的，使项目业主获得最大利益，是项目业主的责任，因此项目业主将采取一系列措施做好工作。(3)与项目业主的协调我公司将充分熟悉和了解业主的建设意图和目标要求，通过加强与业主的沟通联系，增进其对我公司工作的理解与支持，我公司施工项目管理工作将做到规范化、标准化、法制化和制度化，有关项目管理工作情况和问题将严格按合同约定全面、按时向业主报告，使业主充分了解项目的建设情况并共同融入相应的管理工作中。同时尊重业主意见，根据业主单位要求改进的项目管理工作内容和人员要求，及时进行自我完善和更换。(4)与监理单位的协调协同监理公司有效控制项目进度、费用、质量、安全文明施工、环境保护和职业健康、合同管理、信息管理等工作；项目经理部协同监理单位保障施工质量；维护业主利益执行造价控制的总目标；组织协调我公司、业主与监理方之间的各方位沟通、索赔程序等；项目经理部人员协同监理公司落实文明施工管理；并在工程期间做好合同管理；至会同业主、我公司共同完成工程验收。(5)与设计单位的协调一个成功的项目，必须体现出设计师的设计意图，满足使用者的使用需求，因此，与设计师的良好的配合，对于一个成功的工程项目是必须的。及时审图、消除疑问在工程施工图纸齐全后，我们将立即安排项目人员就位，相关部门人员集中精力熟悉、审查图纸，必须十分细致、深入。重点是各专业系统间的配合、协调和各节点的细部做法是否有矛盾的地方或遗漏的项目。审图工作在获得图纸后10天内完成，将图纸中的问题和我们的修改建议汇总，与项目业主、设计单位、建筑师沟通、探讨，确定图纸的修改和调整方案。深化设计和施工详图设计进行完善的深化设计和施工详图设计，在充分了解设计意图和相关设计施工规范的基础上，进行深化设计和施工详图设计。向设计师提交一份施工详图明细表，包括清楚显示制作详图的项目提议时间表及供设计师等审批的期限。所有图纸均按国家制图标准的要求用计算机绘制，报设计单位审核确认后，作为本工程图纸的补充。本工程许多项目专业性非常强，分包商需进行深化设计，还有许多材料和半成品需要绘制自己的加工制作和安装详图，作为大型项目，需要将不同的规范、标准和制图习惯统一，否则将出现多种图纸样式并存，各方不能利用图纸协调、沟通。为此，我们将在项目开始时参照提供的合同图纸确定一个符合大多数人习惯的制图标准和必须遵守的国家规范，各方的深化设计图纸按此要求设计绘制，保证参与各方都可以看懂对方的详图。同时，所有深化设计图都将先由我们初审，重点检查深化设计图与合同图纸或其它方的深化设计图有无冲突的地方，最后报设计单位审核确认，避免“各自为战，互相影响”。充分发挥监理的第三方监督作用充分尊重监理工程师，最大限度的发挥监理工程师的作用，为监理工程师提供设施和设备，为监理工程师的工作提供最大的便利和支持。(6)与材料供应商的协调所有材料供应商均必须拥有生产、经营相关产品的合法资格，并将相关证件报项目业主备案。同时，供应商还应有满足本工程规模的供应能力。所有材料供应商必须先提供样品和产品的说明书及检测报告，正式送货按样品验收，且必须具有产品合格证。由于施工现场狭小，要求材料随到随用，供应时间准确，因此，供应商必须严格按计划时间送货到现场，定货方也应提前确定送货时间，项目业主应要求总承包商总体安排各种材料的堆放位置。材料供应商及制造商应保证材料及设备均须为簇新的包装和保护妥当，且包装须是防潮、防虫、防锈。(7)与分包商的协调各分包商必须严格按ISO14001国际环境管理体系及OHSAS18000国际职业安全和卫生管理体系的二个标准组织施工。分包商必须设置经过专业培训、具有合法执业资格的安全负责人或安全员，对项目的施工安全进行巡查，并对分包项目的责任事故负法律责任。分包商对自己的所有人员的合法、有效身份和务工证件负法律责任。分包商的人员进场后必须办理现场施工证，并随时佩带，无施工证的人员，应立即将其清理出场。所有人员进场后将由EPC总承包商进行安全文明施工教育，学习基本安全常识和现场各项管理制度，发放教育材料。督促分包商安全负责人针对每天的施工项目进行必要的安全交底。加强现场施工人员调配的管理，提前安排好春节、麦收时期施工人员短缺的施工计划，保证工期。所有工程材料进场报验时，必须经过环保的评审，确保现在和将来不会污染环境，并提供合格的环保评审表。所有分包商在现场堆放的材料都由EPC总承包商指定位置进行堆放。材料的码放要规范、整齐。分包商需在现场动用明火时，要到总承包商办理用火证，并设立专人看火。分包商必须要求自己的人员遵守制定的各项管理，对违反规定的人员，不仅对其本人进行处罚，还要对其所属单位进行处罚。(8)与交通部门的协调为了保证材料运输及时，不影响施工，EPC总承包单位主动与交通管理部门联系，为运输车辆办理特别通行证。同时，选择一条主要交通路线和一条备用路线，与交管局保持热线联系，随时掌握路线的路况信息，避开拥堵的线路，必要时请沿线交警予以配合。平时，总承包单位应严格遵守交通规则，并定期对沿线交警进行慰问，增加感情交流，建立良好的友谊。(9)与环保部门的协调工程开工时，EPC总承包单位主动到环保部门备案，并上报项目业主的具体环保措施，征求他们的意见，必要时进行补充和完善。施工现场认真执行环保措施，定期邀请环保部门到工地检查，进行环保检测，以促进工作，也树立EPC总承包单位企业重视环境保护的形象，与环保部门建立良好关系。(10)与供水供电部门的协调总承包单位与市政供水部门联系，办理施工用水许可证，签定有关协议，保证施工顺利进行。执行供电部门规定，办理施工用电协议；申请用电量增容，办理必要手续。因客观原因停电要求供电部门提前通知，以采取针对性措施。(11)与公安部门的协调总承包单位应了解该地区有关规定，监督分包商办理施工人员暂住证，现场成立治安联防队，签订治安联防责任书。施工中杜绝违法违纪行为发生，确保一方平安，并积极配合公安部门的现场外来人口的清查活动。(12)做好领导检查工作及接待参观和来访建议：为了顺利完成项目管理任务，建议项目业主、项目业主密切配合，EPC总承包单位及时向项目业主汇报工程进展情况，及时沟通，共同对重大事件作出决策。本项目建设具有很强的专业性，设备选型及功能使用具有特殊性，为将来运营能顺