数据分析与律所管理

数据分析与律所管理2014-05-21浙江高品律师事务所来源:iCourt（下文根据金诺律师事务所李海波主任的名为《数据分析在律师事务所管理中的运用》的演讲改编，来源：首席合伙人）今天我要跟大家分享的是——数据分析在律师事务所管理当中的应用。因为我们用了一个管理软件，但是我们很多律师事务所在用管理软件的时候可能仅仅是把它作为一个立案、收费、最后结案的工具。实际上一个管理软件和一个信息技术的应用会产生大量的，可供我们决策的有用的信息，最重要的是我们用这些信息去帮助我们管理者进行决策。信息技术给我们带来了很多能够帮我们进行决策的这些信息，这些应用的面是非常广的。信息技术能够帮助我们带来的是这些，包括效率的提高、成本的减少、能力的提升、风险的减少，以及我们空间的扩展。但是我们运用这些技术最初始阶段只是产生这些数据、这些信息，最重要的一点是我们对这些信息进行分析、研究，用于指导我们的管理。这些分析、研究可以是多方面的，比如说对我们客户的数据进行分析，对我们的案件数据进行分析，对我们的人员数据进行分析，工作日志进行分析，费率账单进行分立，以及我们的收入和分配等数据。一、客户价值分析。我们每个律师事务所都有大量的客户，金诺有二百多家签约的客户，还有很多我们说的散户，但是哪些客户是你最有价值的客户，是不是你有证据、有数据能够支撑你这些判断。哪些大的企业是否就是你好的客户，给你大标的案件的客户是否就是好的客户?什么事情都依赖律师，好像表面很尊重律师，离不开律师的客户是否就是好的客户?做IPO、上市业务的是否就是好的客户?还有就是民营企业的老板们，还有光给你钱一年什么事都没有的客户是否就是好的客户?我们需要对他们做一些分析。在这里面我们看一下几个基础数据：1、每个律师一年的工作小时，我说正常情况下有效工作时间是1200个工作小时，能够干的1500、1600个小时就累死了，当然如果干到1000以下的，那就相对来讲是闲着没事的。北京的律师收入2010年有24家所过了亿，这些亿元大所的总收入是49亿，人均是150万，像金杜达到150万。如果按这个人均收入去除以一年的工作小时，他的费率不过是1250个小时，不要说北京的律师多牛，号称二千、三千，收费多少。实际上这个大所的平均费率，用收入除以工作小时数就出来了。北京总的收入一共113亿，人均是50万，平均全市律师收入是416元一小时。而像天津这样不发达的直辖市人均25万，小时费率不过是208块钱/小时。看到我们现在中国律师，前不久微博上有一个数说，中国律师的收入不如出租司机的收入，大家看到这个数据也就能只有现在的律师收入实际状况如何。外国律师事务所我们看到是很高的，几百美金、四五百美金都有的。现在大家给我一个标签叫“裸聊”，怎么叫裸聊?就是拿我们自己的事情脱光了展示给大家作为一个案例解剖，所以今天再次裸一下。这是我们的律师事务所2010年总收入是2000万出头不多，各项收入的分类在这里面都有，具体到小数点后二位数字，所占的比例。所有的工作人员包括律师助理，全所的工作小时是54967.95，也是按照这样一个结构去进行分类分出来各项工作所占的小时数，诉讼的、非诉所占的比例在这里都反映出来。由此就能算出来我们的小时费率每小时382块钱，高不高?高于天津的平均水平，低于北京的平均水平。但是这里面也有一点不算太低了，就是我们包含律师助理的工作时间，如果仅仅算律师的话可能会到500-600。同样按照这个结构我们看出来，比如说常年顾问日常工作的小时费率是459，顾工作量，不需要增加你专业的技术含量，你只要把你的费率提高上去，因为你的服务已经远远不只是二百块钱，甚至是五百块钱。二、我们可以对客户的结构进行分析，可以从多个层次，比如说常年顾问的平均顾问费、客户分布这些方面做一些分析，我简单说一下。比如说我们对平均顾问费做一个分析，我们可以看出2004、2005、2006年顾问费是增长的，这些数据都是软件系统能够给你自动生成的这些数据，通过这些数据你发现你律师事务所的业务是上升的，为什么到了2007年平均顾问费下来了呢?因为我们从2007开始采取了对所有的顾问单位顾问费限时的制度，就是3万块钱你可以，3万块钱我只包40个小时、5万块钱只包60个小时、10万块钱120个小时，取消那种一笔钱包全年所有的工作不限时的做法，这样我就不需要每年要求客户去涨顾问费，基本上能保持在5万块钱左右的顾问费。这个是我们按照部门客户的不同分布的数量，这些数据由此知道你部门哪些是需要填充客户的，哪些客户已经饱和不需要再给他发展新的客户。部门里面的客户质量分工，这是新发展的客户里面数量和顾问费的比例，由此能判断出来有的发展客户的顾问费少、客户数量多，说明他的客户质量不高，可以要求他提高客户质量。每个部门新增的客户也是一样的，有的部门新增了17家客户，增长了76万顾问费，而这个增加了19个客户，只增长了58万的顾问费，所以由此看出来业务一部比业务二部的客户质量要好。客户类别，也是系统能够产生出来，你有多少家外资、多少家国企、多少家私营企业、上市公司等等，通过这个表也是当年给我一个震撼，因为我当年判断说国有企业必然灭亡，外资企业是我们最好的客户，私营企业是我们未来要发展的客户，所以我们是把外资企业、民营企业作为我们业务开发的重点，但是看到这个表以后我发现怎么国有企业占这么大的比例，后来发现经济形势是这样的，国进民退了，所以后来我们及时调整了市场战略，就是大力发展大型国有企业，外资企业仍然是我们最好、最稳定、最优质的客户，天津民营企业始终发展不起来，哪些民营企业小老板，我说他们一年去五台山进香花十几万，去赌场赌博丢掉几十万，有些人可能给领导行贿不计其数，但是几万块钱的律师费跟你讨价还价，这种民营企业我们不干。所以我们新的市场就是发展优质民营企业。下面谈谈我们顾问费的级别，我们有VIP客户、普通客户和非正常客户，这是平均顾问费的数量，大家看到VIP客户在十几万，普通客户在五六万、非正常的在二三万左右。而这个是我们级别客户的比例，VIP客户占到10%左右，普通客户占到百分之二三十，非正常客户占到百分之六七十。但是几年的变化看，这个是在上升的，这个是在下降的，说明我们的业务质量、业务结构在往好的方面去发展。我们看到VIP客户顾问费的比例百分之十几的VIP客户给你贡献了百分之三四十的顾问费，普通客户30%左右贡献的顾问费也是一样的，30%左右。而垃圾客户百分之六七十只给你贡献了百分之三四十的客户。所以典型的二八理论。我们要努力的就是尽量的减少这部分客户的数量，所以通过客户结构的分析，我们能知道我们的客户是来自于什么方向，来自于什么样的产业结构，我们的客户分布在哪里、客户质量怎么样，由此去改善我们的客户质量。三、律师事务所内部的数据分析，比如说工作时间、收入状况等等。这是我全所工作时间的分析，业务小时，全所所有人员的业务小时占到69%，所务工作小时占到31%，我认为是比较合理的，就并不是说把所有的时间都放在业务上，而我们有1/3(30%)的时间是在干管理的事情、培训的事情，就是不直接产生效益的事情，这个比较合理。但如果你的业务小时占的很少，一半的时间是业务小时、一半的时间是所务小时那就不正常了，这个律师事务所一半时间不干正事，不干产生效益的事那不正常。但如果说90%的时间都干业务小时，只有10%的时间那这个事务所管理上肯定不行，因为没有人在非营利的事情上投入，没有人做管理、没有人做培训，没有人做软件系统等等这些方面。所以这是一个分析。第二是年度对比，就是总的工作时间的年度对比，每年其中这一年2006年出现的下降，为什么?可以做出这样一个分析来，这里不细说了。第三图表大家看到我们人员类型、合伙人的工作时间，合伙人的人数、工作时间是这么多，所务小时数是这么多，这是高级合伙人、合伙人、律师和律师助理。这样也反映出来，看到我们的高级合伙人在业务小时上投入的并不多，而在所务上，也就是在管理上投入的时间比较多。而普通合伙人在业务上投入的时间要高于管理上，这是比较正常的。律师也是一样的。但是这个反映出来，我们的律师助理的工作时间所占的比例太小，也就是说没有充分的发挥低成本人员的作用，所要面临的是把这部分人的工作时间提升上去，你事务所的效益就会出现很大的一个变化。最后谈谈，我搞的一个我们人员参与案件的费率，或者是价值的对比，也就是说每一个合伙人一年当中参与了多少案件，不是说你自己承办，而只是说你参与，哪怕只参与了0.1小时也算参与，服务的客户数量，参与的小时数，大家看到我只参与了198个小时，只工作了198个小时，但是我所参与的案件收费却是482万，用这个数来除这个数得出来我参与的事情费率是2.4万，我看完这个数据也很欣慰，因为我没在中间、也没在最下面，我真是在第一位的。这说明我作为事务所的首席合伙人所参与的业务的事情都是重要的事情，都是产生效益最大的事情，而小的事情没有过多参与。我如果说有几百个小时参与到那些不收费，或者是低收费的事情上，那我是在浪费我的时间。依次下来，但是我们看到有的律师仅仅是按参与的案件数，他的小时费率仅仅1000-2000块钱，那说明他的价值含量是不高的。以此我们可以判断你的人员一年工作的价值总量，这样我们把这个东西发给我的合伙人就要提示他，以后乱七八糟的事、不赚钱的事不要乱搀和，把你最主要的时间用在那些能产生高收费的事情上去。我们通过所内的数据分析可以了解事务所的工作规模、以往年的发展水平、工作时间是不是合理，是不是投入了主要精力在主要的业务类别上，从而去发现最有价值的人员，去提升人员的价值，通过测算平均的工作时间进行合理的人员配置。四、总结，信息时代这些现代的技术能够帮助我们事务所能够搜集到，在过去没有计算机、没有互联网，这些东西可能是非常难的产生