学生牛奶、糕点配送食材采购方案

学生牛奶、糕点配送食材采购方案目录第一节采购流程 1一、采购业务流程特点 1二、采购流程的难点和风险 2三、采购流程图 3第二节采购控制程序 5一、目的 5二、范围 6三、职责 6四、内容 6第三节采购食材控制 11一、采购和验收 12二、快速检测 12三、贮存 13四、配货 14五、配送 14六、管理 15第一节采购流程一、采购业务流程特点1.采购周期的实践性要求较高。采购绩效评价关键的一项就是采购周期的控制，因为采购周期影响着企业所需采购物资供应的及时性，也影响着企业采购资金的周转。在食品行业采购中，除了以上原因强调采购的时间性外，所需采购物资特别是食品原料的存储时间较短也是重要原因。所以要求企业一方面保证所采购物资有效地满足企业经营管理需要，一方面也要降低企业运营成本。2.采购流程对原材料的供给要求较高。原材料采购是采购环节中一个重要的方面，采购量的选择是一个复杂的问题。原材料采购过多会导致原材料积压，而采购量过少会造成原材料供应的短缺。对于食品加工企业来说，积压和短缺都将带来严重问题。3.采购流程对产品的质量要求较高。采购流程节点控制的严格与否与采购材料的质量紧密相关。一般情况下，食品企业的原材料大都是食品，如果采购环节缺乏严格的监督，这些原材料质量不合格，将直接导致加工出的产品质量不合格。4.采购流程对产品的成本影响较大。食品企业采购的原材料种类繁多，供应商参差不齐，若对供应商缺少严格的筛选，缺少信息的沟通，容易造成部分原材料价格过高，导致产品成本上升。二、采购流程的难点和风险1.食品行业采购活动的环节较多，关系复杂。要制定控制的政策及程序，采购的完成还牵涉到多个部门，由各部门提出采购申请，由供应保障部对供应商的生产能力进行评定，签订合同，此阶段需要公司管理者进行审核签字，并由质检部对样品进行质量检验，最终收到食品由仓库保管。2.采购的内部控制环境要求较高。采购涉及人财物的相互关系，食品行业采购部门的员工职业道德操守如何、企业是否建有既有利于采购工作开展又有利于监督考评采购工作的机制、企业管理者是否重视采购工作并带头在企业内部形成良好的采购控制氛围等等内部控制的环境因素决定着采购工作的质量。3.原材料供应的持续性风险。食品企业资金链都是很紧凑的，一旦进入生产，就要确保原材料的供应的持续性，否则会影响生产进程，引发财务风险。4.原材料质量风险。食品价格企业对原材料的质量要求较高，如果原材料质量出现问题，那加工出来的产品必然质量不合格，所以质监部门要把好质量关。三、采购流程图（一）采购流程图（二）新供应商原材料引进流程图（三）物资保管业务流程图第二节采购控制程序一、目的本程序规定了对供方的评价、采购文件的审批和采购产品的检验或验证等控制的原则和内容，以确保所采购的材料符合规定的要求，采购过程处于受控状态。二、范围适用于对生产所需的材料采购及供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。三、职责（一）采购部负责对物资供方的归口管理，并组织对原辅材料、包装物的供应商进行评价，按要求采购物资。（二）质量部及技术部负责编制采购物资检验标准，并对采购物资进行验证，参与供方评价。（三）部门负责人批准本部门采购申请单，总经理批准合格供方名单。（四）仓储部负责验收购进的原辅材料的品名、规格、数量及验证进厂包装物。四、内容（一）采购物资的分类采购部根据采购物资对最终产品质量的影响程度，将其分为如下二类：1.重要物资：指直接影响产品质量，可能导致顾客投诉的物资或批量的物资，如原材料、辅料、包装品等；2.一般物资：指不影响产品质量的物资和零星物资。（二）供方评价准则1.供方信息的收集、整理，由采购部对物资采购市场进行调查，对供方能力的信息收集主要包括：（1）供方的基本情况；（2）供方质量保证能力状况；（3）供方对本公司或其他顾客供货的业绩；（4）供方产品质量信誉、检测报告及价格、供货能力资料的收集。2.供方评价采购部对认为可以作为合格供方的供应商，在收集上述资料的基础上，填写供方评定记录表，由采购部主导请质量部及技术部参与对供方进行评价和选择。3.选择合格供方的条件：（1）顾客指定的供方；（2）与公司多年交易，质量可靠的供方；（3）经现场考查评价合格的供方；（4）经认可为政府采购的供应商；（5）经ISO9001认证，质量信誉好的供方；4.合格供方名单的审定（1）采购部根据对供方评价的结果，对照选择合格供方的条件，拟出合格供方名单，经总经理审批后即为正式的合格供方名单。（2）采购部把合格供方名单印发给质量部作为进货检验的依据，非合格供方名单内的进食品资质量部不予检验验收。（3）对C类的物资采购根据市场行情、性比价采购，不做供方评价。5.对于非常重要的新供方的管理办法对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货：（1）新供方根据提供的技术要求提供少量样品；（2）质量部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应检测项目；（3）样品如不合格可再选样，但最多不能超过两次；（4）样品验证合格后，采购部通知供方批量供货，经质量部进货验证合格后，交计划部安排试用，并由质量部出具相应试用后的验证报告，填写《供方评定记录表》中相关检测项目，反馈给采购部；总经理批准后，可列入《合格供方名单》。（5）小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经总经理批准后，可列入《合格供方名单》。6.供方产品如出现严重质量问题，采购部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，并责成限时处理。如对发出处理单而没有明显改进或改进效果无法达到预期要求的，视情节严重程度，可取消其供货资格。7.采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》。评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其它（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于80%的应取消合格供方资格。（三）采购1.采购部根据生产部的生产计划和库存情况核算所需的采购物资，制订《采购申报表》，报总经理批准后采购备料。2.对于生产过程临时急用需要采购的物品，由使用部门填写《采购申报表》报部门负责人审批后交采购人员采购。3.《采购申报表》要明确采购物料的名称、数量、规格、时间要求等。若采购物资有特别技术要求时，应在《采购申报表》中说明。不作说明的执行现行有效版本的《材料采购标准》的要求。4.选择供方要从“合格供方名录”中查找确定，若要向新供方采购时，采购人员应根据供方评定程序对供应商进行评定，选择合格供应商。特殊情况，临时决定急需从“合格供方名录”以外的供应商采购物资，须经总经理审批。5.第一次向合格供方采购重要物资时，应签订采购合同，由采购人员与相应的合格供方洽谈，草拟采购合同条款。6.合同条款中应清楚说明订购产品的技术规范和检验方法，签订前质检部负责人对有关条款是否适当进行审核，总经理审批。质检部提供采购产品的技术规范的检验方法。8.零碎生产物资，供销部按经批准《采购申报表》直接从市场购入。（四）采购产品的验证1.材料仓管员对进仓的原辅材料核对名称、规格、数量相符，包装无破损后通知质量部进行检验或验证。质量部按《产品监视和测量控制程序》的进货规定进行检验或验证，对不合格产品进行记录。2.当合同规定在供方货源处和公司处对供方提供的产品进行验证时，由供销部作安排。但不能把该验证作为供方对质量进行有效控制的证据。3.顾客的验证不能免除供方提供可接受产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。（五）对合格供方的评价记录、供方质量监控记录、物品申购单等记录，供销部应依《记录控制程序》进行保存与管理。供应商资格审核表编号：填表日期：供应商联系人手机电话地址E—mail传真所持证件及编号：营业执照：食品生产许可证：食品经营许可证：供货能力供货方式运输设备其他产品名称检验报告编号：其他检验合格证明：供货商产品质量承诺：供货商签字：年月日产品质量评价：对该供应商资格综合审查结果：评审人：评审日期：注：把每一品种的供货商的营业执照和食品生产许可证及检验报告附后对应装订成册。第三节采购食材控制一、采购和验收1.我公司承诺所采购的各项食材应符合GB2733和其他有关国家标准的规定。2.我公司按照有关规定建立了全程追溯信息闭环系统。3.采购应查验并记录产地证明或购货凭证、合格证明文件等。4.采购进口产品应查验并记录出入境检验检疫部门出具的入境食品检验检疫证明、进口报关单等证明文件。5.建立进货查验记录制度，如实记录产品名称、数量、进货日期以及供货者名称、地址、联系方式等内容，并保存相关凭证。记录和凭证保存期限不应少于6个月。6.入库验收时应查验运输工具环境温度是否符合温控要求，查验全程温度记录，当温度和产品状态异常时，应不予接收。7.其他采购和验收要求还应符合当地有关部门的规定。二、快速检测1.我公司建有快速检测室，配置多功能农产品快速检测仪、食品安全多功能仪等设施设备，具备对农、兽药残留等项目进行快速检测的能力。对无产地证明或者购货凭证、合格证明文件等的产品，应进行快速检测。2.对快速检测样品不合格的产品，应立即停止配送，并向所在地相关监管部门报告。3.对快速检测结果有异议的，应送有资质的实验室检测予以确认。对快速检测结果无异议的，应对不合格的产品予以无害化处理；不能无害化处理的，由所在地相关监管部门予以监督销毁。三、贮存1.贮存产品的容器、工具和设备应安全无害，保持清洁，防止污染，不得将产品与有毒、有害物品一同贮存。2.定期对仓库环境、货架、作业工具等进行清洁消毒，应定期除霜和维护保养，仓库内应干净、整洁、无异味，并做好相应区域的标识。3.仓库、冷库的温度显示、区域划分标识应清晰规范，并做好温度记录，确保准确真实，记录间隔时间不宜超过30 min。4.定期检查库存，及时清理腐败变质、油脂酸败、霉变生虫、污秽不洁或者感官性状异常的产品。5.贮存时应如实记录产品名称、产地、贮存日期、生产者或者供货者名称或者姓名、联系方式等内容，并在贮存场所保存记录。记录和凭证保存期限不应少于6个月。6.产品贮存应离墙离地，不同品种、规格、批次的产品应分别堆跺，防止串味和交叉污染。贮存进口产品应专区存放。7.贮存的温度应不高于-18 ℃，对于有湿度要求的产品，还应满足相应的湿度要求，若贮存超低温产品，贮存温度应满足相应要求。四、配货1.我公司设置专门的配货区域，对配货区进行定期消毒，并做好消毒记录。2.应根据不同的客户名称分别设置标识、标牌，配货过程中产品应与客户订单、标识标牌一一对应。3.应按学校订单要求，依据先进先出的原则进行分拣配货，应根据产品的特性对其进行分类存放，防止交叉污染。配货过程中产品温度变化应满足特征的需求。4.当天配货完成的产品应及时发货，不可堆积和滞留。五、配送（一）运输1.运输产品的容器、工具和设备应安全无害，保持清洁，防止污染，保证产品质量安全所需的温度、湿度和环境等特殊要求，不得将产品与有毒、有害物品一同运输。2.根据产品特性，做好分装、分离或分隔。3.装货前应对运输工具进行检查，根据产品的运输温度对厢体进行预冷，并在运输开始前达到产品运输需要的温度。4.运输过程中的温度应实施连续监控，记录时间间隔不宜超过10 min，且应真实准确。5.委托运输产品的，应对受托方的食品安全保障能力进行审核，并监督受托方按照保证食品安全的要求运输产品。（二）交接1.我公司将逐一检查产品的包装是否完好，保证产品安全、准确、及时送达。2.在客户指定低点卸货，双方当场清点确认，完整保存并带回签证回单。如发生产品破损、货差等纠纷，应当场与客户分清责任，并在回单上批注清楚。3.应将签收信息及时反馈到信息系统中，反馈的签收信息应包括配送人员姓名、客户名称或姓名、配送时间、产品完好状态、是否退货等。六、管理1.关系到公共卫生事件时，公司将及时根据有关部门的要求，采取相应的预防和处置措施，加强人员健康状况管理，根据岗位需要做好人员健康防护，同时对相关区域和物品按照有关要求进行清洗消毒，对频繁接触部位应适当增加消