CHT 1030-2012 基础测绘项目文件归档技术规定

基础测绘项目文件归档技术规定国家测绘地理信息局发布I前言 Ⅱ Ⅲ 12规范性引用文件 13术语和定义 1 25归档纸质文件 26归档电子文件 47归档纸质文件的整理 48归档电子文件的数据组织 59编目与归档 5附录A(规范性附录)基础测绘项目归档范围、保管期限和份数 7附录B(资料性附录)照片归档样式示例 9附录C(规范性附录)测绘管理工作国家秘密范围目录 附录D(规范性附录)涉密文件标识章 附录E(规范性附录)移交清单 附录F(规范性附录)归档查验登记表 参考文献 Ⅱ本标准由国家测绘地理信息局提出并归口。本标准起草单位：国家基础地理信息中心。本标准主要起草人：李佳、纪云平、王小平、宋鸿运、刘悦。Ⅲ基础测绘项目文件是在实施项目过程中形成的，是指导后续测绘工作和查考利用的凭证，具有十分重要的参考价值。本标准是为规范基础测绘项目文件的整理、归档和移交而制定的。内容涉及归档纸质文件和归档电子文件的质量要求、纸质文件的整理方法、归档电子文件的数据组织方法、项目文件的归档移交等方面的工作。本标准的制定本着科学性、可行性的原则进行。本标准是在长期的基础测绘项目整理归档实践的基础上，依据国家测绘地理信息局的相关标准，借鉴国家档案局制定的相关标准编制而成。基础测绘项目文件归档技术规定1范围本标准规定了基础测绘项目实施中形成的文件(包括纸质文件、电子文件)的质量、整理与归档要求。本标准适用于基础测绘项目文件的积累、收集、整理、归档等工作。其他测绘项目可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T788图书和杂志开本及其幅面尺寸CH/T1001测绘技术总结编写规定CH/T1004测绘技术设计规定CH/Z1001测绘成果质量检验报告编写基本规定3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。基础测绘项目文件recordofbasicsurveyingandmappingproject基础测绘项目在立项、审批、设计、实施、检查验收过程中，按照一定程序和技术要求直接形成的，与本项目密切相关的，以文字、图像、图表、数据等形式反映工作成果的一整套信息(主要包括纸质文件和电子文件)。国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。最初产生的区别于复制件的原始文件。正本officialtext有规范格式和生效标志的正式文本。再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。2归档文件整理archivalarrangement对文件资料内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。编目cataloguing;description按照一定的规则进行档案著录，并将条目组织成目录的过程。单位工程subunitproject具有独立设计文件、可独立组织实施的基础测绘项目。4总则4.1基础测绘项目实施过程中形成的最终结果，且应当保存备查的文件均应归档，归档范围、保管期限和份数见附录A。4.2归档纸质文件应使用原件、正本或副本。内容应反映本项目生产实施、科学研究、设备购置及其管合相应标准规范。4.3归档电子文件由纸质文件和电子文件两种载体构成。一份文件既归档了纸质文件又归档了电子文件的，其电子文件的内容、编排体例和编辑格式(如字体、字号等)、生效标识等应与纸质文件一致。4.4归档纸质文件生效标识(如公章、签字、日期等)缺项、没有或不符合相关标准的，应补正后再归档。4.5记载基础测绘项目实施且有保存价值的照片，应归档原始数码照片，并同时打印一套纸质文件4.6基础测绘项目文件归档一般在单位工程中进行。基础测绘归档文件整理由项目承担单位负责。未经系统整理或检验不合格的基础测绘项目文件不应移交归档。4.7第5、6、7、8章的规定与已有专业技术标准不一致的，按专业技术标准的规定执行。5归档纸质文件5.1.1文件开本除特别业务规定外，归档纸质文件宜采用GB/T788—1999规定的A系列规格纸张的A4幅面(29.7cm×21cm)制作；各类图表宜采用A4型纸或A4型纸的2,4,6,…倍制作。5.1.2纸张规格归档纸质文件宜用70g/m²的普通中性纸制作。封面、封底宜用不高于120g/m²的普通中性纸制作。不应使用传真件、热敏纸制作文件进行归档。5.1.3字迹材料归档纸质文件应使用油墨、碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性好的字迹材料书写，或用激光打印机制作。3除特殊规定外，不应使用铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的字迹材料书写和制作。5.1.4照片归档数码照片以JPEG格式，12cm×9cm大小，嵌入Word文档。A4纸排版，一页纸放置两张照片，每张照片都应配有简要文字说明，反映照片所表达的有关内容(格式参见附录B)。以Word文档上交电子照片，并同时打印成文本，装订成册。5.2.1归档纸质文件应按件装订。装订前应剔除文件上的金属物，对破损、字迹不清的页面应修复或更换。封面、封底不宜进行塑封等处理。5.2.2归档纸质文件一般为左侧竖型装订，所有横型使用的页面，字头一律朝装订线方向。5.2.3归档纸质文件宜采用线装、胶装，也可采用对纸张无损的粘合剂粘贴。5.2.4要装订结实、整齐，不丢页、无空白页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。5.3密级标识5.3.1归档纸质文件的密级及保密期限见附录C。5.3.2测绘管理工作涉及国防和国家其他部门或行业的国家秘密，按其主管部门的国家秘密范围规定。5.3.3除有特殊规定的以外，所有书面形式的绝密、机密、秘密和内部文件，应在文件封面(或首页)的左上角标明密级、保密期限和定密依据，即涉密文件标识章(样式见附录D);凡有包装盒(或套、袋等)的绝密、机密、秘密和内部文件，应在包装盒(或套、袋等)左上角标明秘级、保密期限和定密依据。5.4生效标识5.4.1基础测绘项目总体方案、项目设计书、技术设计书和专业技术设计书等应符合CH/T1004的相关格式规定。设计负责人、主要设计人应签字；审核人、审批人应签署姓名和意见；应加盖单位公章；宜加盖骑缝章。5.4.2基础测绘项目总结、技术总结和专业技术总结等应符合CH/T1001的相关格式规定。编写人应签字；审核人应签署姓名和意见；应加盖单位公章。5.4.3基础测绘成果质量检验报告应符合CH/Z1001的相关格式规定。内容有涂改、无相关人员签字、无骑缝章、复印件未补盖检验单位公章的不能归档。5.4.4由法人单位制发的文件应加盖单位的公章。由两个或两个以上法人单位共同制发的文件应加盖各法人单位的公章。5.4.5单位签署的合同、协议等文件应有双方法人或委托人代理人(法人代表)的签字、公章和日期，两页及两页以上的应加盖骑缝章。5.4.6由个人制发的文件应有本人签名；由多人共同制发的文件，应有代表人签名，并附所有成员签名表。5.4.7一份文件不宜多处加盖公章(如内封面盖公章，封面不宜再盖)。落款处一般不署制发文件单位名称，只标识成文时间。加盖公章应端整、居中。当公章下弧无文字时，以公章下弧压在成文时间上；当公章下弧有文字时，以公章中心线压在成文时间上。5.5页码编制使用阿拉伯数字，自内封面(无封面的从有效页)开始对所有有内容的页连续编制页码。页码置于页面底部中央距页底边缘1.5cm处；或正页面右下角，背页面左下角，距翻口1.5cm处。46归档电子文件6.1基本要求6.1.1基础测绘项目实施过程中形成的电子文件，以及开发的软件、平台、操作系统等的最终版本应归档。6.1.2归档电子文件不应加密、打包压缩、编译。6.1.3同一文件既归档纸质文件，又归档电子文件的，电子文件应符合4.3的规定。6.1.4归档电子文件数据量大于一张光盘容量的宜用移动硬盘。含有绝密、机密、秘密和内部电子文件的光盘、磁带应在盘面和盘盒(套)面进行标示。6.2.1文本文件宜转换为RTF格式。插图、插表的文件格式应能插入RTF文件中，且在其中能正常使用。6.2.2图像文件宜转换成JPEG、TIFF格式。6.2.3视频文件宜使用MPEG、AVI格式。6.2.4音频文件宜使用WAV、MP3格式。6.2.5GPS观测数据应归档原始数据和转换为RENIX格式的数据。6.2.6数字高程模型(DEM)、数字正射影像(DOM)、数字线划图(DLG)、地表覆盖数据(LC)等基础地理信息数据，以及数字地形图(矢量数字地形图、栅格数字地形图)、数字影像地形图(矢量影像数字地形图、栅格影像数字地形图)、数字晕渲地形图(矢量晕渲数字地形图、栅格晕渲数字地形图)、EPS印前数据等，以现行国家标准规范或经基础测绘项目主管部门批准的格式归档。7归档纸质文件的整理7.1排序7.1.1将分好类的归档纸质文件按形成的时间顺序排列；以图幅集中的文件按图幅编号升序排列，同一项目图幅内的文件排列顺序应一致。7.1.2排列时应将密切相联的两个文件排列在一起。正文在前，附件在后；批复在前，对应的请示在后；复文在前，对应的来文在后。7.2.1所谓分类就是要把归档纸质文件按照立项文件、实施文件、验收文件、成果文件等同一类型、同一载体的文件集中在一起。7.2.2当基础测绘项目跨多个测绘专业时，应先按大地测量、航空摄影测量、地图制图、基础地理数据等专业分类，再按7.2.1的规定进行细分。7.2.3成果文件能够以图幅集中的宜按图幅集中分类。7.3编写件号按文件排列顺序从“1”开始逐件编号。编件号宜用较软的铅笔书写在文件封面或首页右上角空白处。58归档电子文件的数据组织8.1整理归档电子文件应按项目、测(摄)区、课题组织整理。项目、测(摄)区、课题文本电子文件与测绘成果电子文件应分文件夹存放；不同类别的测绘成果电子文件宜分文件夹存放；电子文件存放最小单元应保证其完整性要求。8.2说明有矢量数字地形图、栅格数字地形图、基础地理数据(库数据)、电子记录数据、数字航空摄影等数据，以及开发的软件等电子文件的，应附加一个说明文件，放在电子文件的根目录下。说明文件使用Word文档制作，文件名格式为“XXX项目电子文件说明.doc”,“XXX”代表项目名称。说明文件应包含以下a)项目背景：简述立项背景、项目名称、资金来源、数字成果的密级、制作单位和制作时间等；b)生产工艺：简述数字测绘成果的工艺流程或生产方法；c)数据组织：详述数据组织原则、结构和文件命名规则；d)应用方式：详述数字测绘成果的数据格式、运行环境(包括操作系统、应用软件及版本号)、字库e)安装方式：详述软件系统安装指南(包括安装环境和安装步骤),基于关系型数据库运行的基础地理信息数据的导入、导出方法等；9编目与归档9.1移交清单目录项移交清单目录包括：序号、题名、文件编号/数据格式、责任者、形成日期、载体类型、件数、密级9.2移交清单与著录要求9.2.1移交清单目录著录在Excel电子工作表上。著录应使用规范化汉字，数字使用阿拉伯数字；字与字、字与数字、字与符号之间不留空格；所有字母、数字、符号应使用半角。纸质文件和电子文件都应著录。9.2.2著录标识符包括：b)“…”表示著录内容中节略部分。9.2.3序号项。序号是文件排列的顺序号。一份纸质文件为1件，一个存放最小单元的电子文件为1能空置。没有题名的文件应补正后再著录。题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，9.2.5文件编号/数据格式项。文件编号是发文字号、项目编号、任务书编号、鉴定证书编号、审核文件编号、质检报告编号、招标编号、合同编号、协议书编号、图幅编号等的统称。电子文件的数据格式著录在6本项内。文件编号/数据格式项为选录项，可空置。9.2.6责任者项。责任者是对文件内容进行创造，且负有责任的作者、测绘单位、编制单位、出版单位等团体或个人的统称。责任者为必录项，不应空置。没有责任者的文件，应补正后再著录。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，其他责任者用“[等]”表示。应使用责任者的标准全称，不应使用简称或缩写名称。9.2.7形成日期项。形成日期是发文时间、签署时间、观测时间、出版时间、修改时间、摄影日期等的统称。形成日期为必录项，不应空置。没有日期的文件，应补正后再著录。形成日期用8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7～8位数表示日。缺位用“0”补。9.2.8载体类型项。基础测绘项目文件的载体类型分为纸、胶片、胶卷、磁带、光盘等，多于一种时以9.2.9件数项。当把若干个档案文件当作一个整体编制1条目录时，如果该条目所包含的文件数量没有意义(或相对次要，没必要关心),则件数为“1”;如果该条目所包含的文件数量比较重要，则件数应如实反映档案文件数量。9.2.10密级项。基础测绘文件分为绝密、机密、秘密、内部、公开五个级别。密级为必录项，不应空置按文件标示的秘密等级著录。9.3归档9.3.1基础测绘项目承担单位应向档案接收单位提出归档查验申请，提出归档查验的同时应提交纸质《移交清单》(样式、制作与填写要求见附录E)及移交清单目录的Excel电子工作表一套。9.3.2基础测绘项目文件应通过测绘档案接收单位查验后再移交归档。查验后，填写《归档查验登记9.3.3基础测绘项目通过鉴定验收、归档查验后两个月内连同鉴定验收的文件一起归档，也可归档查验后立即归档。9.3.4基础测绘项目文件归档应履行手续。《移交清单》各项内容应填写齐全。经办人和接收人应签7(规范性附录)基础测绘项目归档范围、保管期限和份数表A.1规定了基础测绘项目归档范围、保管期限和份数。表A.1基础测绘项目归档范围、保管期限和份数归档范围1项目申请(建议)书11112调研报告1111项目各阶段的工作总结、技术总结(专业技术总结)1监理报告1项目相关公文(通知、函、批复、报告、会议纪要等)1实验报告、测试报告协议、合同13项目阶段性总结1项目工作总结1项目技术总结(专业技术总结)14点之记1控制点分布图、水准路线图1选点、埋石、建站照片1外业观测数据11内业计算资料、误差计算18归档范围3点位对照表1监理报告(测绘成果质量检验报告)11控制像片11自然地理、资源环境、经济、社会等基本信息参考资料1图历簿(少数民族地区应附少数民族地名调查表)及各种附图、附表1景观图片111作业区卫星影像接合图、图幅分幅接合图1控制点及加密点分布图11(仅限外业施测检测点的图幅)以及相关文档1数字正射影像，包括以景为单位未作色彩调整的数字正射影像数据和测检测点的图幅)以及相关文档111111519(资料性附录)照片归档样式示例12月27日西部测图工地形图交接仪式在四川测绘局举行(照片置于此处)交接代(照片置于此处)(规范性附录)测绘管理工作国家秘密范围目录表C.1测绘管理工作国家秘密范围国家秘密事项名称控制范围1国家大地坐标系、地心坐标系以及独立坐标系之间的准的测绘成果保管单位及用户；经总参测绘导航局批准的军事测绘成果保管单位及用户231:1万、1:5万全国高精度数字高程模型45国家等级控制点坐标成果以及其他精度相当的坐标部门批准的测绘成果保管单位及用户；经大军区以上军队测绘主管部门批准的军事测绘成果保管单位及用户6国家等级天文、三角、导线、卫星大地测量的观测成果7国家等级重力点成果及其他精度相当的重力点成果8成果；精度优于±1m的高程异常成果；精度优于±3”的9涉及军事禁区的大于或等于1:1万的国家基本比例1:2.5万、1:5万和1:10万国家基本比例尺地形图空间精度及涉及的要素和范围相当于上述机密基础测部门批准的测绘成果保管单位及用户；经大军区以上军队测绘主管部门批准的军事测绘成果保管单位及用户；该成果测绘单位及其测绘成构成环线或线路长度超过1000m的国家等级水准网管部门批准的测绘成果保管单位及用户；经大军区以上测绘主管部门批准的军事测绘成果保管单位及用户±10mGal的重力异常成果；精度在±1m至±2m的高连续的、覆盖范围超过6km²的大于1:5000的国家基国家秘密事项名称控制范围1:50万、1:25万、1:1万国家基本比例尺地形图及管部门批准的测绘成果保管单位及用户；经大军区以上测绘主管部门批准的军事测绘成果保管单位及用户空间精度及涉及的要素和范围相当于上述秘密基础测管部门批准的测绘成果保管单位及用户；经大军区以上测绘主管部门批准的军事测绘成果保管单位及用户；该成果测绘单位及其测绘成果国民经济重要工程设施精度优于±100m的点位坐标注1:依据《测绘管理工作国家秘密范围的规定》(国测办〔2003〕17号)。注2:“测绘成果”包括纸、光、磁等各类介质所承载的测绘数据(规范性附录)涉密文件标识章D.1涉密文件标识章的样式参见图D.1。D.2涉密文件标识章制作要求如下：a)涉密文件标识章左右长40mm;上下高13mm;(规范性附录)E.1《移交清单》封面和移交清单目录的样式参见图E.1和图E.2。×××项目移交方式：归档(入馆单号：2011×××)移交单位(公章):接收单位(公章):四条第三款，项目负责人对项目归档工作负具体责任。请项目负责人审核项目归档材项目负责人题名文件编号/责任者形成日期类型件数密级:图E.2移交清单目录样式E.2《移交清单》封面各要素制作与填写要求如下：b)第二行为宋体、小初、加粗；c)第三行为宋体、三号；d)第四行至第十行为宋体、四号；e)“完整性、准确性说明”部分的内容为宋体、小四号；f)最后两行为宋体