DB45-T 2705-2023 党政机关会议服务规范

45SpecificationforconfeI II 1 1 1 1 3 6 7 7 9 21 22 24 33 34 35 36 37 39 40 41请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。黄文婷、林艳梅、李连荣、刘小平、卢秋云、赵强、齐斌、王敏丹、谢宏昭、王皓锴。1党政机关会议服务规范本文件适用于广西壮族自治区行政区域内党政机关的会议服务与管理，其他会议可参照执GB/T10001.1公共信息图形党政机关会议conferenceofpartyandgovernmento妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位主4基本要求4.1.2会议服务机构应建立良好的会议服务业务接待沟通渠道及方式。4.1.3各岗位应建立服务流程和技术规范。4.1.4会议服务机构应建立科学、规范的会议服务质量体系，对服务资源、过程、监督与改进实施管4.2机构资质4.2.1会议服务机构承担党政机关会议服务活动应具备下列条件：2——具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；——具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；——参加政府购买活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；——法律、行政法规规定的其他条件。——服务理念和组织文化；——会议服务人员的仪容仪表仪态；——会议服务突发事件的应急处置；——会议室布置及相关设施设备的使用操作技能。——不私下谈论会议内容，不擅自向其他无关人员谈论和提供会议内容；4.3.5会议服务人员应统一着装、标识明晰，熟悉会议服务礼仪，遵守会议服务人员行为规范。会议4.4设施设备4.4.1根据会议主办单位的需求，配置或布置与会议规模、规格等相适的会议室，召开涉密会议或者3——在会议区域适当位置设置贴有分类标志的垃圾箱；4.4.3明确会议服务设施设备维保责任，定期检查、维修、保养设4.5辅助系统4.5.2会议场所设置的公共信息导向系统，在会场主入口处设置会场分布示意图、导向标志等。导向4.6用品用具5.1会前服务5.1.1接洽5.1.1.1接洽会议主办单位，确定会议的规模、规格、需求等，并填写《会务服务需求确认表》（见——会场设施功能及服务流程；——开会时间、会议日程、参会人数、服务项目、设备要求等；45.1.2.1会场布置5.1.2.1.4服务人员应对会场的布局、主席台、桌椅、桌布、物品、会标、席卡等进行布置，具5.1.2.2设备调试2.应单独检查主席台灯光开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯1.宜用笔记本电脑HDMI或VGA接口输出信号，电会议开始前，根据天气情况提前1h～2h打开空调，夏季将温度调控在26℃,冬季控制在20℃。未开启空3.根据会议主办单位的要求设置LED横幅屏的背景色和字体色，宜采用5.1.2.3检查验收55.1.2.4安保及车辆保障5.2会中服务5.2.1.2维护好会场秩序。会前宜提5.2.1.4会议过程中，参会人员进出、会议议程如中间休息5.2.2.1茶叶检查5.2.2.2斟茶、续茶5.2.2.3会场上茶a)会议服务人员从主席台右侧排列，整齐统一进入会场；65.2.3设备保障5.2.3.2音视频技术人员应做好音响、灯光、视频操作的全程跟踪，根据现场情况控制会场音量及灯5.2.4会场巡查5.3会后服务5.3.2参会人员全部离开会场后，会议服务人员应检查会场有无参会人员遗忘的物品。如有遗失物品5.3.5关闭灯光、空调、音响、显示屏、门窗——副组长按照分管任务，分别负责应急事件处置工作；——小组成员负责开展会议服务的安全教育、培训工作，负责会议服务保障安全隐患排查和设施6.2.2制定消防疏散应急预案和突发事件应急处置方案，在会议室显著位置设置安全疏散示意图。突6.2.4做好各项季节性安全事故和自然性灾害的防76.3.1应根据会议级别制定相应的保6.3.2应对会议服务人员进行保密教育，明确会议服务人员的保密纪律、责任和义务，明确会议保密7.1.1应建立全面有效的服务评价管理制度，《会务服务——服务对象满意度；——服务时间准确率；——服务项目完成率；——有效投诉结案率。——设立投诉箱、意见簿；——互联网反馈。8——会务服务需求确认表；——会场准备工作检查表；——会务服务满意度评价表；——会议服务意见反馈表；——其他应归档保存的相关资料。8.2档案保存期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定执行。9A.1仪容A.1.5领导近身会议服务人员不应擦拭香水。A.2仪表A.2.1一般要求A.2.1.1根据实际情况选择和制作会议服务人员的服装与配饰，选择款式相同的工鞋。会议服务人员A.2.2着装要求A.2.3工作牌佩戴要求A.2.4工鞋女士着黑色工鞋(以软底鞋为宜)，皮鞋款式为船型，女士鞋跟高宜为A.2.5丝袜A.2.5.2男士应穿深蓝色或黑色长袜，不应穿短袜、浅色袜子。A.2.6饰品A.2.6.2确需少数民族服务人员保障的会议，服务人员的仪容、仪表、着装等，根据会议主办单位的A.3仪态A.3.1站姿A.3.1.1女士会议服务人员站姿A.3.1.2男士会议服务人员站姿A.3.2行姿A.3.3坐姿A.3.3.1女士会议服务人员坐姿A.3.3.2男士会议服务人员坐姿A.3.4蹲姿A.3.5鞠躬A.3.5.1招呼礼，点头致意，见图A.11、图A.A.3.5.2迎宾礼，上身向下倾斜角度宜为15°~30°,目视对方脚面，见图A.13、图A.14。A.3.5.3感谢礼，上身向下倾斜角度宜为30°~45°,目视对方脚面，见图A.15、图A.16。A.3.6导引A.3.6.2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。A.3.7笑容A.3.8规范用语C.1.2配置保洁服务人员，明确保洁责任范围，保洁服务实行定时定点和流动保洁相结合，保持会议C.1.8雨雪天气应采取防滑措施，摆C.1.9保持沙发、地毯、桌面干净整洁，无垃圾、灰尘、印迹、污C.3.2洗手间面盆、水龙头、镜子光亮无水渍C.4.3垃圾桶做好分类标识，保持干C.4.4消防设施定期清洁，保持消防栓、消防箱、报警器、火警通讯、灭火器、烟感器、扬声器表面会议结束后，将席卡收回服务间，取出席卡芯，分门别类放入席卡保管柜或档案盒。核对制作完成的横幅与办会单位提供的会标内容，D.5.2会议资料和便签统一整齐摆放在桌子123456789序号字I.1.4如不能及时恢复供电，立即与I.2.2会议中发生火灾，会议现场I.2.3如无法迅速扑灭火灾，立即会人员情绪，打开所有会议室门，指引参会人员使用衣物蒙鼻、弯腰有秩序地撤离现场。b)做好现场秩序维护工作，保持周围空气流通；d)做好急救人员前往疾病突发人员处的引导工作。I.6.5不应在安全通道、安全出口、疏散通道上堆放杂物，保证其畅通无阻接到警报后，应按负责部位进入指定位置，立即组织疏