项目操作流程20091202G.ppt

广告公司项目操作流程（修订第二版）,2009年10月,项目管理的意义,项目操作流程,项目操作的4个阶段,附件,项目管理的目的,目录,项目管理的目的,通过对项目的整体支持、管理、服务，保证项目满足客户的需求，保质、保量、按时完成。 围绕项目的质量、时间、人员分工进行协调，对过程进行跟踪、服务，对结果进行评估。 通过对项目的评估，挖掘人在项目中的业绩，用量化的内容支持员工的绩效考核。,促进项目成功的5个要素 与成功项目的一个关键,人员 职责,时间 进度,项目 质量,项目 成本,客户 满意,合理 的流程,项目管理的意义,项目管理的意义,项目管理是要解决以下问题,领导 不 力,沟 通 不 畅,目 标 不 明,规 章 不 全,职 责 不 清,约 束 不 力,时 间 不 严,项目操作流程,项目经理是项目组的第一责任人，对项目操作承担操作责任，负责完成项目，协调项 目组内资源（人员、物料），及项目组内的协调沟通,广告公司全部项目都要实行项目管理，遵守项目操作流程 业务组群总监对业务组内部的项目承担领导责任，及业务组内外协调工作。,集团内相关人员在接到客户需求后，根据项目归属直接进入广告公司相关业务组。,项目结款及验收工作由相关业务组群总监及项目经理完成。,确定项目经理,项目操作流程,项目协调会,业务沟通（创意）会,执行分工会,项目执行,项目总结,客户确认,制作物定稿,填写工作流程单,1.整理客户客户简报 2.客户确认客户简报,1.明确项目内容 2.确定项目组主要成员,1.项目研讨，项目实施报告（会议纪要） 2.制定时间推进、人员分工 3.方案形成 4.内部审核 5.提案组审核,1.财务报销/成本明细表 2.项目总结资料 3.项目决算、结款 4. 项目评估 5.项目总结会,实行项目 经理责任制,1.项目执行人员分工 2.执行脚本 3.勘景报告 4.客户签字稿 5.请款立项单 6.彩排,项目来源,1.相关人员得到项目需求 2.进入广告公司相关业务组,项目管理的4个阶段,立项管理,过程管理,成本评估,结果评估,项目管理的4个阶段,立项管理,立项管理工作要点,以项目经理为核心、组成项目组，即：项目经理责任制 确认项目经理 立项协调会,落实人员职责 建立工作流程单 项目操作工具（会议纪要，工作流程单等在立项管理中需要使用的表格）的合理运用,立项管理项目协调会,确定项目经理、召开项目协调会、成立项目组、落实项目相关负责人 相关人员在接到客户需求（含操作项目、投标项目）后，将项目落实到对口业务组。 将客户需求形成完整的客户简报，并得到客户确认，项目经理组织召开项目协调会：成立项目组，确定项目组成员（含创意、工程，媒介等）。 参会人员：业务组群总监、创意总监、工程总监、媒介总监（可根据实际项目操作需要邀请适当人员）。 规定时间：接到项目一个工作日内完成 1. 项目中途更换项目经理，要有明确的项目交接单，由当事人签字、部门群总监签字确认，在综合项目服务部存档。 2. 项目执行过程中，中途更换、增减项目组成员时，要经过项目经理同意，经综合项目服务部在人员分工表上签字，下发给组内成员，方可执行。,负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,立项管理工作流程单,项目协调会后，建立工作流程单 在综合项目服务部填写项目工作流程单、业务组群总监/总监签字确认。 规定时间：项目协调会后一个工作日内。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,项目管理的4个阶段,过程管理,活动类项目 制作类项目,工作要点,活动类项目,制作类项目,1.策划、设计阶段 2.制作、加工阶段 3.现场安装阶段 4.项目总结阶段,1.策划、创意阶段 2.执行准备阶段 3.项目执行阶段 4.项目总结阶段,项目管理的4个阶段,活动类项目 过程管理,策划、创意阶段业务沟通（创意）会,召开业务沟通（创意）会 项目经理及时召开组内业务沟通（创意）会，对项目落实工作进行安排，形成完整的项目实施报告（会议纪要的形式，组内每人一份）。 2. 创意人员、工程人员、媒介人员根据项目需求参加。 3. 综合项目服务部对组内人员的人员分工、时间推进表进行确认，要 求大家明确工作内容，确认能够保质、保量、按时完成任务（即综 合项目服务部人员参加第一次业务沟通会）。 4. 规定时间：业务沟通（创意）会召开后的一个工作日内将项目实施 报告发送至综合项目服务部邮箱。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,策划、创意阶段完成方案,根据客户对项目的要求，完成方案，方案要经过广告公司的内部审核 项目经理负责组织召开会议（工程人员，媒介，创意人员）配合完成方案。 设计人员配合方案完成方案的设计部分，包括效果图、主视觉、延展物等。 工程人员配合勘景、制作物工艺的提供。 项目经理负责方案形成过程中外协单位、礼品等的推荐和报价。 项目经理负责完成方案的预算和成本预算、负责召开关于方案形成的相关会议，并形成会议纪要。 综合项目服务部配合完成策划阶段的报价和成本的预算审核。 方案形成后需群总监审核、重点项目可以邀请广告公司总经理指派的审核小组审核。 项目经理负责与客户沟通提案、确定参与提案人员等相关事宜（录音笔、着装等）。 项目经理负责将策划阶段的方案、设计小样等相关存档资料上传综合项目服务部邮箱。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监、广告公司总经理 评估人：综合项目服务部,执行准备阶段执行分工会,根据客户已经确认的方案，进行项目执行的前期准备 1.召开执行分工会，落实参加执行的全部人员（包括工程人员、媒介人员） 2.整理会议纪要、落实执行人员分工表、更新细化时间推进表 3.会议纪要、人员分工表、时间推进表要求每人一份，同时上传综合项目服务 部邮箱，时间为1个工作日内 负责人：项目经理 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部,执行准备阶段勘景,项目经理根据方案、执行分工会会议纪要组织勘景工作。 创意人员、工程人员、根据需求决定是否参加勘景工作。 形成完整的勘景报告，包括场地尺寸、环境、照片、配套设施等。 将勘景报告上传综合项目服务部邮箱，时间为一个工作日内。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,执行准备阶段执行脚本,根据方案，活动类项目在前期准备阶段要完成详细的执行脚本 项目组内由项目经理指定人员负责完成执行脚本，其他人协助。 及时将执行脚本上传综合项目服务部邮箱。 时间：活动开始前至少1个工作日。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,执行准备阶段客户确认稿,项目执行中制作物、印刷品需要客户签字 、确认 项目经理将完整的客户签字确认稿在综合项目服务部存档、要标明制作物（印刷品）的数量、材质、工艺等，标明采购、外协物品的准确信息及数量。 没有客户签字稿不许下单制作、外采。 中途更改制作物、外协产品要有客户的准确通知，否则不可随意更改或重新制作。 上交客户确认单时间：活动开始前至少1个工作日。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部,执行准备阶段请款立项单,执行准备阶段请款立项单,项目经理在项目执行前完成成本请款立项工作，包括各级领导签字 详见项目财务流程表 负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,项目执行阶段,项目组人员按照执行脚本、人员分工执行项目。 出库物品按照请款立项单领取，分可回收、不可回收两种。 购买物品要有入库单。 工程人员负责现场活动配套设施的搭建、使用维护、撤场。 综合项目服务部人员根据项目实际情况参加现场执行。 综合项目服务部人员根据现场情况拍摄项目总结照片。 综合项目服务部人员在现场发现的问题直接与项目经理沟通。,项目总结阶段,项目经理负责安排相关人员整理照片、视频、总结报告等相关总结资料，负责存档工作。 项目经理负责完成项目决算、相关谈判资料，相关负责人负责办理报销工作。 项目经理负责完成集团内部的项目总结报告，在项目总结会上使用。 项目经理在以上资料收集齐全以后召开项目总结会（项目组全体人员参加、含工程、创意，媒介人员） 总结会上，与会人员对项目完成的优劣进行总结，同时，项目组成员投票评出项目进行中表现优秀的13名员工（含工程、创意人员） 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部评估人员,项目总结阶段,项目经理负责在项目完成6个工作日内完成项目总结资料（活动总结、成本明细、视频资料、图片资料、新闻资料）的存档工作。 项目经理负责在项目完成6个工作日内完成费用报销。 项目组负责在项目完成8个工作日内完成最终决算报价。 项目经理负责在项目完成7个工作日内完成集团内部总结报告。 项目经理负责在项目完成8个工作日内召开项目总结会，需要现场展示图片、集团内部总结报告、视频等相关内容。,项目管理的4个阶段,制作类项目 过程管理,策划、设计阶段业务沟通（创意）会,召开业务沟通（创意）会 项目经理及时召开组内业务沟通（创意）会，对项目落实进行安排，形成完整的项目实施报告（会议纪要的形式，组内每人一份）。 创意人员，工程人员，媒介人员根据项目需求参加。 3. 综合项目服务部对组内人员的人员分工、时间推进表进行确认，要求大家 明确工作内容，确认能够保质、保量、按时完成任务（即综合项目服务部 人员参加第一次业务沟通会）。 4. 规定时间：业务沟通（创意）会召开后的一个工作日内将项目实施报告发 送至综合项目服务部邮箱。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部,策划、设计阶段完成方案,根据客户对项目的要求，完成设计，设计要经过广告公司的内部审核 项目经理为龙头，、设计人员、工程人员、配合完成设计。 设计人员负责完成方案的设计部分，包括效果图、平面图、设计图、施工图、成品印刷文件等。 工程（印务）人员、配合规格、材质、工艺的提供。 项目经理负责完成项目的预算和成本预算、负责召开关于设计方案形成的相关会议，并形成会议纪要。 综合项目服务部配合完成报价和成本的预算审核。 设计方案形成后需群总监确认、广告公司总经理指派的审核小组审核。 项目经理负责与客户沟通提案、确定参与提案人员等相关事宜。 项目经理负责客户确认设计稿、制作文件，按照客户签字稿执行。 项目经理负责将策划、设计阶段的方案、设计小样等相关存档资料上传综合项目服务部邮箱。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监、广告公司总经理 评估人：综合项目服务部,制作、加工阶段客户确认稿,项目执行中制作物、印刷品需要客户签字 、确认 项目经理将完整的客户签字确认稿在综合项目服务部存档、要标明制作物（印刷品）的数量、材质、工艺等。 没有客户签字稿不许下单制作、印刷。 中途更改制作物、印刷产品要有客户的准确通知，否则不可随意更改或重新制作。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部,制作、加工阶段执行分工会,根据客户已经确认的方案，进行项目的加工（印刷）阶段 召开执行分工会，落实项目的实施单位（工程部、喷画公司、印务公司、外协单位）。 整理会议纪要，落实加工（印刷）时间推进表，与喷画或印务下工作单，与外协单位签订加工合同。 喷画、印务工作单要在综合项目服务部登记方可执行。 负责人：项目经理 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部,制作、加工阶段请款立项单,项目经理在项目执行前完成成本请款立项工作，包括各级领导签字 详见项目财务流程 负责人：项目经理 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部,现场安装阶段,工程人员按照行业标准进行现场安装工作 工程人员在安装现场要遵守场地的相关防火、安全规定 工程人员现场安装不能破坏现场其他物品 工程人员要统一服装 负责人：项目经理 监控人：部门群总监/总监 评估人：综合项目服务部,项目总结阶段,项目经理负责整理照片、验收报告等相关总结资料，负责存档工作。 项目经理负责完成项目决算、相关谈判资料，相关负责人负责办理报销工作。 项目经理负责完成集团内部的项目总结报告，在项目总结会上使用。 以上资料收集齐全以后召开项目总结会。 总结会上，对项目完成的优劣进行总结，同时，项目组成员投票评出项目加工、安装中表现优秀的13名员工（不含喷画、印务人员）。 监控人：部门群总监 评估人：综合项目服务部评估人员,项目总结阶段,项目经理负责在项目完成6个工作日内完成项目总结资料（验收报告、成本明细、图片资料）的存档工作 项目经理负责在项目完成6个工作日内完成费用报销 项目经理负责在项目完成7个工作日内完成集团内部总结报告 项目经理负责在项目完成8个工作日内召开项目总结会，需要现场展示图片、总结报告等相关内容,项目管理的4个阶段,成本评估,成本评估,1.业务组（奥迪，售后，大众组）群总监及项目经理负责与大众采购部谈判，签订合同。 2.综合组群总监及项目经理负责签订合同，项目回款。 3.媒介、工程组独立完成项目由部门总监及项目经理负责签订合同，项目回款 4.综合项目服务部人员进行项目成本统计。 5.综合项目服务部人员完成项目利润率的核算工作。 负责人：业务组群总监 综合项目服务部 监控人：部门群总监、广告公司领导,项目管理的4个阶段,结果评估,项目总结报告,综合项目服务部在项目完成后，提供项目总结报告一份，内容如下： 项目名称、客户联系人、项目人员分工表、客户满意度、出现的主要问题、相关问题责 任人、项目中表现突出的13名人员名单、在项目中负责的职务。 项目的合同文本、利润情况。 该报告与项目的全部资料一起存档。 综合服务每月将完成的项目进行电子版存档，上报相关领导，每月截止时间：23日。 负责人：综合项目服务部 监控人：项目经理、部门群总监/总监、广告公司总经理,附 件,附件：综合项目服务部职责,负责广告公司运营操作流程制定、完善、修订、监督 负责广告公司所有项目登记（流程单） 负责广告公司所有对外项目费用预算审核 负责广告公司所有项目的成本预算审核（立项单） 负责广告公司内部往来、月结费用、请款登记 负责项目实际成本审核（成本明细，报销单，应付款） 负责项目决算报价的审核 负责项目验收材料审核 负责项目的发票报账、应收款登记 负责项目资料的回收，整理，存档 负责项目评估 负责单个项目成本利润分析 负责财务二级核算 负责月度广告公司应收，应付款统计 负责项目过程监控 负责项目的结果评估 资料手册的更新,附件资料存档明细,方式： 自活动结束后6天（工作日），项目负责人将当期活动所有资料集中并分类（见存档分类明细）交由信息管理员归档存盘。 制度： 资料归档情况为绩效评估考核的一部分，如不按时、保质整理、上交项目总结报告，直接影响绩效考核得分。 资料详单： 活动类： 1.定稿方案2.预算3.执行文件（备注：时间进度表、人员分工表、执行脚本、备品清单、媒体名单、样报、制作印刷明细表等）4.甲方可再次利用的备品清单5.影像资料（备注：照片光盘、DV带、执行影音资料、背景音乐等）6.勘景资料 （照片、尺寸、位置）7.文字资料（备注：主持辞、新闻通稿、领导讲话稿等）8.设计资料 （主画面成品文件、延展物JPG格式）9.活动总结10.供应商合同 创意类： 1.创意简报2.成品文件3.资料文件素材图片 策划类： 1.投标方案2.执行方案3.执行文件（备注：时间进度表、人员分工表、执行脚本、备品清单、制作印刷明细表等）4.相关参考方案5.勘景资料（照片、尺寸、位置） 制作类：1.投标方案2.执行方案3.执行文件（含设计文件）4.相关参考方案4.勘景资料5.验收报告（含照片）,附件：相关会议,项目会议（项目经理负责召开） ： 项目立项协调会 业务沟通（创意）会 执行分工会 项目总结会 部门会议： 各组每周例会（群总监/总监负责召开，每周周六下午） 广告公司周报会（综合项目服务部负责召开，每周周六上午9点30分） 后附详细说明,综合项目服务部邮箱：kongzhibugigo163.com,1.广告公司群总监/总监周报会 1）.综合项目服务部负责组织，会场服务。 2）.每周周六上午9点30分（特殊情况另行通知） 3）.参与人员：1.4个业务组的群总监及其助理。 2.工程组、媒介组、设计组总监及其助理。 3.以上人员如因特殊原因不能参加需指定人员参加并保证会议 相关内容准确及时传达。 4.综合项目服务部相关人员。 4）.如参会人员如因特殊原因不能参会请提前通知综合项目服务部并指定参会人员。 5）.周报会会议纪录在周六17点之前传送至相关人员邮箱中。 2.各组每周例会 1）群总监/总监或其助理负责召开。 2）会议内容包括但不限于以下几点:1.本周广告公司群总监/总监周报会会议内容传达, 2.本周本组工作总结及下周工作计划。3.缺席人员名单。 3）例会时间原则上在每周六下午每周召开一次。 4）例会会议纪要在会议召开后1个工作日内传送至综合项目服务部邮箱。,广告公司例会相关规定,请假、因公外出、串休等表单填写、审批流程,病假、事假 、因公外出、串休、存工申请签字顺序： 一.三天以下（包含三天） 员工：,群总监/总监：,二.三天以上,员工：,群总监/总监：,董事长批准,备注： 一. 关于年假，婚假，丧假相关的签字顺序请按照集团相关方面的文件规定执行 二. 1）群总监：指奥迪，售后，大众，综合四个组群总监。 2）总监:指工程组、创意组、媒介组，综合项目服务组组总监。 3）群总监/总监：当事人所在部门的群总监/总监。 4）如所在部门群总监/总监因特殊原因不能签字可由其助理或其指定的人员代签之后补签。,报销单审批、签字流程,日常报销签字：,综合项目服务部登记,项目报销签字：,备注： 一. 1）群总监：指奥迪、售后、大众、综合四个组群总监。 2）总监:指工程组、创意组、媒介组、综合项目服务组组总监。 3）群总监/总监：当事人所在部门的群总监、总监。 4）如所在部门群总监/总监因特殊原因不能签字可由其助理或其指定的人员 代签之后补签。 二.报销单填写明细请参考综合项目服务部报销单填写范例。,附件相关表格,工作流程单 会议纪要 客户简报 人员分工、时间推进表 执行人员分工、时间推进表 勘景报告书 请款立项单 报销单明细表 项目实施报告（会议纪要） 报价单 评选项目突出人员表 项目中止确认单 更换项目负责人确认单,