某公司档案管理手册

档案管理手册档案管理手册 目录目录 第一章第一章分类方案分类方案3 1.1 档案分类方案.3 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表.6 第二章第二章管理办法管理办法12 2.1 全宗卷管理办法.12 2.2 归档文件整理办法.14 2.3 房地产档案管理办法.17 2.4 医药档案管理暂行办法.20 2.5 医疗设备档案管理办法.22 2.6 医药科技档案管理办法.24 2.7 科研档案管理办法.26 2.8 声像档案管理办法.28 2.9 财计档案管理办法.31 第三章第三章规章制度规章制度33 3.1 档案保密制度.33 3.2 档案保管制度.33 3.3 档案统计制度.34 3.4 档案借阅制度.34 3.5 档案鉴定与销毁制度.34 3.6 档案库房管理制度.35 3.7 档案防火安全制度.35 3.8 档案管理的工作流程.36 第一章第一章分类方案分类方案 1.1 档案分类方案档案分类方案 一目的一目的 为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进 档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定(档发20025 号)、 工业企业档案分类 试行规则(1991 年 7 月 4 日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务， 结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。 二适用范围二适用范围 本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织 案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。 三定义三定义 （一）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保 存价值的各种形式的文件材料。 （二）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 四管理职责四管理职责 （一）中国远大集团公司负责制定企业档案分类方案 。 （二）中国远大集团公司所属各单位执行企业档案分类方案 。 五分类原则五分类原则 （一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理 职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业 档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于 科学管理和开发利用。 （二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案 的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有 关规定或企业实际可自行调整。 六类目的设置六类目的设置 （一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、 经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。 一级类目应保持稳定，不得变动。 （二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。 档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目， 一般不予变动。 （三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照档案分类、归 档范围与保管期限表中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。 （四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级 类目。没有档案实体的类目可空号不用。 七分类方法七分类方法 （一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问 题年度保管期限进行分类。 （二）房地产项目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设 置，其中一些三级类目属类设置自定。 （三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设 置。 （四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置， 三级类目按单机设置。 （五）会计档案类的二级类目按文种设置。 八标识符号八标识符号 （一）中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉 伯数字标识。 （二）中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即： 党群工作类 - A 行政管理类 - B 经营管理类 - C 生产技术管理类 - D 房地产项目类 - E 科学技术研究类 - F 医疗设备仪器类 - H 会计档案类 - I 特殊载体（电子文件类） - *G 特殊载体（声像档案类） - *S 特殊载体（信用文件类） - *X 九档号编制与排列九档号编制与排列 （一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-” 隔开；在编案卷号时，一级 类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“· ”隔开。 编号排列有下列三种方式： 1改革后文书立卷以文件级排列示例：A2001Y001 | | | | 件号 | | | 保管期限 | | 年度 | 一级类号 2改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级和二级类号 | 目录号 3. 特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例： 00-*X. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级类号和载体 | 目录号 （二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单 位进行整理，编号排列方法为： 1归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。 2归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章 并填写相关内容。 （三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为： 1均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中 房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个 流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。 2均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、 鉴定、利用等工作。 （四）会计档案类的编号排列方法： 1按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等 四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。 2案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。 （五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺 序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机 联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表档案分类、归档范围与保管期限表 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 党代会会议全套材料永久 党委会党委会记录、纪要永久 大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复永久 1 党 务 工 作 党委综合 性工作 工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿长期 沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表永久 党员组织关系接转介绍信及存根长期组织管理 组织工作年计划、总结短期 领导人任免、离退休、干部职称评聘永久 内部机构负责人任免材料长期 党员干部 管理 党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录短期 党费管理党费收缴、支出情况报告长期 2 组 织 工 作 评优表彰表彰奖励决定、通报永久 宣传工作年度计划、总结短期 宣传工作 企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料长期 统战工作规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料短期 3 宣 传 统 战 港澳台华侨工作、民族宗教事务长期 纪检会议记录永久 纪检工作 纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作长期 4 纪 律 检 察 案件审理 对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、 证人证言、谈话记录、本人交待、检查) 永久 职代会会议全套(包括文字照片、声像)永久 基层工会人员任免、分工长期 工会组织 建设 工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)长期 工会工作年度计划、总结、请示、批复长期 工会综合 性工作 工会工作规定、制度、办法、经费管理短期 省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料永久 评优评先 年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知长期 职工福利职工劳保福利、休养、困难补助短期 劳动竞赛劳动竞赛工作安排、情况总结短期 文体活动文体活动的安排、规定材料短期 5 工 会 工 作 女工工作女工工作的材料短期 团代会团代会全套(包括文字、声像)永久 组织建设 团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员 入团、退团材料、团员证的颁发、团员登记归入职工档案) 长期 团费管理团费的收缴支出材料长期 综合工作团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料短期 6 共 青 团 工 作 评优表彰表彰、统计资料长期 专业协会短期 A 党 群 工 作 类 7 协 会 群众团体 成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、 学术论文 短期 B行 政 1 行 政 编制历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料永久 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 年度工作会议成套材料永久 上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料长期会议材料 董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要永久 年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告永久 印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、 费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工 作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的 材料、参与社会活动形成的材料 短期 工 作 综合性事 务 收发文簿、重要信访材料永久 企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免永久 内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料长期 机构设置 与人事任 免 部门职能划分、岗位职责短期 招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下 岗、待岗、辞职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工 资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘 长期 工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法短期 人事管理 年度统计报表、职工花名册永久 )出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料永久 上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律短期 2 机 构 人 事 企业劳务 出国工作 出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算长期 与法律顾问签订的合同协议永久 年度统计报表、计划、总结长期 法制建设的规定、办法、制度短期 经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料长期 3 法 纪 监 察 法律事务 法律问题的咨询、服务短期 政纪监察监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法短期 4 法 纪 监 察 违纪案件 审理 对违纪案件、违纪人员调查处理永久 审计事务固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证永久 通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续 审计、其他记录 永久 专项审计 工作活动 法人代表离任审计：审计书、述职报告、查证材料永久 5 审 计 工 作 审计管理审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表短期 社会治安治安工作的规定、办法、制度、计划、总结短期 武装保卫武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结短期 枪支弹药 管理 枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知短期 民兵工作民兵工作的管理规定、制度、训练材料短期 重大交通事故的调查报告材料永久 消防、交 通管理 消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、通报、责任状短期 属于公安业务的案件材料、按照上级公安机关档案管理规定执行长期 6 公 安 保 卫 刑事案件 审理 法院判决书永久 普通教育年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法短期 中专和职 业教育 招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久 高教育招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久 管 理 类 7 教 育 工 作 职工培训职工培训的计划、总结、奖励办法、规定短期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 进修、留 学 进修、留学的)规定、制度、办法(重要的)短期 卫生监督 与管理 卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料短期 妇幼保健妇幼保健工作的规定、办法、制度材料短期 职工防病 治病 职工防病治病工作的规定、办法、制度材料短期 计划生育 工作 计划生育工作的规定、办法、制度材料短期 医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法长期 医疗保险 统筹工作 参保人员资料长期 住房改革规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表长期 房产管理外租房产的协议、合同长期 职工生活 福利 职工生活福利)短期 8 卫 生 后 勤 管 理 物业管理物业管理的规定、办法、制度短期 调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料短期 9 外 事 工 作 外事工作 与外单位的重要知名人物工作往来过程中形成的文字、声像资料长期 企业重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理永久 1 经 营 决 策 企业管理 经营工作会议全套材料长期 企业注册登记、营业执照、资质级申报、审查资料、法人授权的委托 书、企业普查、企业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、经济 责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料 永久 管理体系、保证手册、程序、认证资料、证书；经济责任制管理的规 定、制度、办法 长期 2 综 合 管 理 综合工作 企业 CI 工作管理、现代化管理工作、市场分析、调研、广告宣传短期 企业中长期计划、年度计划永久 计划工作 计划工作的管理短期 年度的综合的统计报表永久 统计工作的管理规定、制度短期 3 计 划 统 计 统计工作 综合性的统计分析(重要的)长期 规定、办法、制度、成本核算、活动分析、清欠长期 资金管理 对外投资的合同、可行性报告、立项资料、对外拆借资料及贷款合同、 财经纪律、财务大检查情况及处理 短期 价格管理价格管理、各种补贴标准发放的长期 会计决策报告、批复长期 C 经 营 管 理 类 4 财 务 管 理 会计管理 会计管理规定、办法、制度短期 纳税申请和批准减免税方面的短期 会计管理 财务管理工作计划、总结短期 固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设施和装备费提取、请示、 批复、财务交接和资产划转的请示与批复 永久 资产管理 清产核资长期 C 经 营 管 理 类 5 财 务 管 理 资金融通有价证券、契约、股票)资料长期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议(合同)履约情况说明、标 书、报表、材质说明 永久 物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、办法、措施、通知短期 物资采购 与供应 与供货单位签订的料具、购配件供应合同、协议索赔长期 6 物 资 管 理 仓库管理仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修旧工作的管理规定、制度短期 内、外贸 管理 对外工作的规定、制度、方针政策、)短期 物资进出 口业务 进出口贸易洽谈、签约方面资料短期 7 进 出 口 贸 易保税业务创汇、收汇方面、资料短期 境外投资投资项目、产品、经营状况资料短期 境外工程 管理 境外工程管理资料短期 8 境 外 经 营 境外经营 管理 境外工程经营工作形成的资料长期 申请营业的报告、批复、营业执照、验资报告书、公司章程永久 9 多 经 第三产业 议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场预测、调研分析资料短期 施工现场 管理 年度施工组织设计、施工技术措施、施工生产例会记录、纪要、施工 管理规定、办法、实施细则 短期 工期管理工期管理规定、办法、实施细则短期 重点工程重点工程施工组织设计审批意见长期 项目管理项目管理工作规定、制度、办法短期 现场文明施工检查评比标准短期 文明施工 文明施工获奖证书与奖罚长期 冬、雨季 施工 冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、办法短期 1 工 程 管 理 工程监理工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综合管理工作短期 QC 小组注册登记表、课题、规定、办法、措施、总结、计划、教案、 考核与奖罚 短期 QC 小组成果发表会全部资料长期 全面质量 管理 发证名单、统计资料永久 优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实物永久 2 质 量 安 全 管 理 优质工程 管理 优质工程管理标准、考评办法、规定短期 施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质 量检查验收标准 短期 施工质量 体系管理 工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、总结、通病及保证质量 的措施、办法、和奖罚规定 短期 工程回访工程回访中形成的材料短期 重大质量事故调查分析报告、处理意见、请示、批复永久 质量事故 处理 工程质量事故记录、补救措施长期 安全生产工作计划、总结、措施、制度、规定、办法、现场会议记录短期 安全生产 安全生产责任状和奖罚办法长期 重伤以上安全事故调查处理报告及批复永久 安全事故记录、统计分析资料长期 安全事故 处理 事故隐患原因分析和整改措施材料短期 D 生 产 技 术 类 3 质 量 安 全 管 理 职工安全 教育 职工安全教育的管理办法、规定、学习内容短期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 劳动定额、 定员 劳动定额、定员管理规定、制度、办法长期 劳动调配的规定、制度、办法、通知短期 劳动组织及其变化情况长期劳动调配 劳务承包合同、任务书、用工台帐长期 工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金分配的请示与批复、各种 津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇 长期 工资改革方案及实施后经验总结材料长期 劳动工资 年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表永久 劳动保护劳动保护管理规定、办法、制度、通知短期 4 劳 动 管 理 社会保障职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、报表长期 本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远)长期 科技大会全套资料长期 施工、科研、技改方面的法规、条例、技术规程、标准)短期 上级领导外国专家、知名人士对科技方面的重要建议、谈话记录长期 科技承包合同、责任状长期 科技法规 政策 与外单位)技术问题来往的资料(重要的)短期 科技成果技术革新、技术改造、新技术推广与应用和奖励方面的材料长期 环保工作环保工作规定、制度、办法、通知及环境质量分析与评价短期 计量工作规定、制度、办法短期 计量工作 计量器具的管理、检测、计量监督管理材料短期 能源管理能源管理的规定、制度、办法、计划、总结、报告、批复短期 5 科 技 管 理 标准化工 作 标准化管理工作的规定、制度、办法和管理工作标准短期 评审材料及证书、统计报表、安排、总结长期 档案工作 档案工作管理办法、规定、制度短期 各类数据 管理 所有经过加工处理的各类数据、编纂资料长期 计算机系 统 管理规定、制度、办法、计算机联网材料短期 情报工作工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料短期 6 信 息 管 理 图书资料管理规定、制度、办法短期 咨询、标准、规范长期 房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、合同、协议书、变更资料、 规定、政策、销售合同、法律文本、客户资料 永久 1 项目管理 基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标资料、施 工预算、工程结算资料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料 永久 按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合 同及评审资料 长期 2 项目商务 具有参考价值未中标工程的资料短期 3 项目勘察按建设项目或工程子项设置属类长期 G 房 地 产 类 4 项目设计按建设项目或工程子项设置属类长期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 5 项目施工 按建设项目或单位工程设置属类。京内项目执行建筑安装工程资料 管理规程(京建质2000569 号)、建设工程归档整理规范 GB/T503282001。 6 项目监理按建设项目或单位工程设置属类。 1 药政管理类研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖长期 2 药学教育类长期 3 医药科研类参照国家医药档案分类长期 4 医药技术情报 类 长期 上级和制发的机械设备仪器的使用、维修、更新、改装、改造管理制 度、规定、办法、修理技术定额 长期 机械设备操作及安全技术、维修保养规程、引进、购进、报废、转让、 固定资产折旧 长期 进口设备商检及索赔活动、机械设备统计报表(年度以上的)长期 5 医疗设备器械 生产类 年度机械设备管理工作计划、检查评比、总结、表彰长期 6 仪器设备类长期 7 医药设计类长期 8 药品生产类 机械设备和大修理台账按单机组卷（同一设备仪器内包含设备购置、 安装调试、运行、维修和设备管理等） 长期 H 医 药 档 案 类 9 科技出版物类参照国家相关规定 1 科研管理科研项目及经费分配计划、办法、规定、制度法规长期 F 科 技 类 2 科研项目 课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定成果报奖、推广应用项目 研究和管理的全过程 长期 年度财务报告(决算)(包括文字分析)永久 1 报 告 月、季度财务报告(包括文字分析)3 年 涉及外事和对私改造的会计帐簿永久 日记帐：现金和银行存款日记帐25 年 总帐、明细帐、银行余额调节表、银行对帐单、辅助帐簿15 年 2 会 计 帐 簿 固定资产卡片(固定资产报废清理后)5 年 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15 年 3 凭 证 涉及外事和对私改造的会计凭证永久 会计移交清册15 年 I 会 计 档 案 类 4 其 它 会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久 第二章第二章管理办法管理办法 2.1 全宗卷管理办法全宗卷管理办法 一目的一目的 加强全宗卷管理，为提高中国远大集团公司档案管理水平，根据中华人民共和国档 案法 、 档案工作基本术语(表/T192)、 全宗卷规范(表/T1294)，制定本办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。 三定义三定义 全宗卷-是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史和现状 的有关文件材料所组成的专门案卷。 四管理职责四管理职责 各单位档案室负责按年度编制全宗卷。 五归档要求和归档范围五归档要求和归档范围 （一）归档要求：全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料间的有 机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。 （二）归档范围：档案移交清册，接收、征集记录，档案来源和价值说明等;档案分类 方案、整理工作方案、案卷目录说明、整理工作小结等;档案鉴定小组成员名单、档案保管 期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、档案的销毁清册等;档案保管安全检 查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等;档案收进、 移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等;全宗介绍，开放利用登记和控制使用 范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事 例等情况的文字说明材料;缩微复制和计算机辅助管理等有关档案管理新技术的应用情况的 文字说明材料。 六整理、归档时间、编目、保管期限、移交六整理、归档时间、编目、保管期限、移交 全宗卷内文件材料是不断补充的，且保管期限不一，因此全宗卷不必装订，采取单项 内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时，可分装数盒。 （一）整理 1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，必须平时注意积累。把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，于次年三月底前进行整理组卷。 2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保管价值，对于有重要 遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 3卷内文件材料按问题进行系统排列，排列顺序为：全宗情况：全宗介绍、全宗分类 方案、立卷说明等；组织机构沿革；立档单位大事记；有关档案收集、鉴定、整理、保管、 统计、利用及销毁等方面的材料；有关现代化管理等方面的文件材料； 4 编制卷内目录(见表 2)。卷内文件材料封面(见表 1)逐件加、封底、编件号，装订后 装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。 卷内目录卷内目录 表表 2 2 序序 号号 文件文件 编号编号 责任者责任者文件材料题名文件材料题名日期日期页号页号备注备注 文件封面文件封面 表表 1 1 （二）归档时间 每年三月份立卷归档。 （三）编目 全宗卷按年度排列顺序流水编号。 （四）保管期限 全宗卷的保管期限为永久保存。 （五）移交 1各单位档案使用部门所管理的档案的情况 记录于次年三月底前移交档案室。 2在资产与产权变动档案移交时，全宗卷应 当随全宗档案一并移交。 2.2 归档文件整理办法归档文件整理办法 一目的一目的 为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和 质量，根据国家档案局归档文件整理规则 （DA/T22-2000） 、 归档文件整理工作指南 (ISBN7-5000-6444-6)，结合中国远大集团公司具体情况，特制定本办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位办公文件归档的整理。 三定义三定义 1归档文件-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。 2归档文件整理-是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。 3件-是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 四管理职责四管理职责 （一）档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。 （二）职能部门负责归档文件的整理和归档工作。 五整理要求和整理范围五整理要求和整理范围 （一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。 （二）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行档 案分类、归档范围与保管期限表 。 六整理六整理 （一）质量要求 1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 （二）装订、分类、排列、编号 1装订 归档文件应按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转 发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左 侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存的文件用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材 料。长期、短期保存的文件可用钉装，但使用金属材料装订的归档文件禁止使用微波设备 消毒。 2分类 归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即：问题年度保管期限，其中 问题内只设一级类目。 形成的文件数量少，内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件可以采 用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。 每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。 3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议 文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章 (见图示)并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。归档章， 设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)项目。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，此项空置，暂不填写。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2001” 。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。简称为“永、长、短” ，代码为 “Y、C、D” 。 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件 上有页码时，无需重编；当归档文件上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每 件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。 室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1” 开始标注。 馆编件号：按进馆要求编制，没有进馆任务的企业不用填写。 机构(问题)：为分类方案类目的一级名称或代码。 5编目 归档文件应依据中国远大集团公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目 录。归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录(见 表 1)设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注项目。 归档文件目录归档文件目录 表表 1 1 件号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注 件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使 用全称或通用简称，不能使用“本部” 、 “本局” 、 “本公司”等含义不明、难以判断的简称。 文号：文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。 日期：文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 2001 年 9 月 9 日，标 注为“” 。 页数：每一件归档文件的页数。 备注：注释文件需说明的情况。 （三）纸张尺寸、编制封面、电子版归档 1归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型(长×宽为 297mm×210mm)。 2归档文件目录应装订成册并编制封面（表式自拟） ，目录编制成册的方式与分类方 案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全 宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 3各单位档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年度为单位将归档文件目 录刻制光盘保存。 （四）装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不 同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通 过使用不同厚度的档案盒来解决，使文件不至弯曲受损。 1档案盒尺寸、著录项 项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为 310mm×220mm(长× 宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为 10mm、20mm、30mm、40mm 等。 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构 (问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件 号，中间用“一”号连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用填 写。 2.备考表（见表 2） 备考表备考表 表 2 A备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件 情况说明、整理人、检查人和日期。 B盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况。 C整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 D检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓 名。 E日期：归档文件整理完毕的日期。 2.3 房地产档案管理办法房地产档案管理办法 一目的一目的 为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服 务，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国城市房地产管理法 、 城市房地产 权属档案管理办法 、 城市建设档案管理规定等法律法规，制定本办法。 二定义定义 房地产档案是指在房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。 三适用范围三适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位房地产档案的管理。 四管理原则与管理职能四管理原则与管理职能 (一) 管理原则 1房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、 多套分存、授权使用的原则。 2中国远大集团公司负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位 的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。 3房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。 (二) 管理职能 1产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管 理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手 续。 2主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高 房地产档案管理人员业务素质。 3各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。 五收集、保存、移交和利用五收集、保存、移交和利用 产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。 各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。 本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人” 、 “土地使用者” 栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产 权人的职责。 六档案分类六档案分类 房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。 权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明 房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。 建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成 的文件材料。 使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。 七归档范围七归档范围 (一)房地产权属档案的归档范围包括： 1产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设 用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有 权证等； 2房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房 产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等； 3房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、 分层分户平面图等； 4其他有关房地产的权属来源资料。 (二)房地产建设工程档案的归档范围包括： 1项目立项申报文件和批复； 2项目用地批准文件、建设用地规划许可证； 3规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设 工程施工许可证； 4年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复； 5竣工结(决)算报告； 6竣工图及设备技术说明书、试运行报告； 7工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告； 8其他相关材料。 (三)房地产使用管理档案的归档范围包括： 1.办公与业务用房使用管理档案 调配申请及批文； 使用协议； 物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录； 设施设备运行、维修、维护、改造等记录。 2.住宅使用管理档案 住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议； 职工住房档案； 周转住房的装修、制度设立及分配方案； 物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告； 职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案； 住房的各类证明或信函。 八八. .归档要求归档要求 (一)权属档案按照城市房屋权属档案管理办法有关规定归档；权属档案应为原件， 原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与 原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。 (二)建设工程档案、使用管理档案按照国家科技档案案卷标准有关规定归档；除 纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。 九九. .收集、保存、移交收集、保存、移交 (一)各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用 管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工 作须服从上级管理部门的决定。 (二)使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档 案。 (三)建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。 十十. .变更、补制变更、补制 (一)房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。 (二)房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。 十一十一. . 利用利用 产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档 案的，应经产权人及档案管理部门同意。 十二十二. . 保管期限、销毁保管期限、销毁 (一)权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档 案的保存期限由产权人根据实际情况设定。 (二)档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后 应保存销毁清单。 十三十三. . 奖励与处罚奖励与处罚 (一)奖励 主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖 励。 (二) 处罚处罚 违反本办法，有下列行为之一的，由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员 和其他直接责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各 部门、各单位应依法及时做出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 1.无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的； 2.涂改、伪造、倒卖房地产档案的； 3.房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的； 4.其他违反档案管理规定的行为。 2.4 医药档案管理暂行办法医药档案管理暂行办法 一目的一目的 为了加强医药档案工作，提高档案管理的科学水平，充分发挥医药档案在企业建设中 的作用，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法制定本办法。 二定义二定义 医药档案-是指各级医药管理单位、医药企事业单位、团体或个人从事药品、医疗器 械、制药机械、医药包装、卫生材料的生产、经营、科研、教育、设计、情报、外事活动 和医药党、政、群管理工作以及其它各项活动直接形成的具有查考、利用和保存价值的各 种文字、图表、声象以及实物等不同形式的历史记录。 三管理原则与管理职能三管理原则与管理职能 (一)医药档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督 和指导”下进行。 (二)中国远大集团公司档案室负责对所属单位及医药行业档案工作进行指导监督与检 查。 (三)把医药档案工作列入领导重要议事日程，由主管业务的领导同志分管，纳入发展 规划计划，对档案机构、人员、经费、库房、设备等给予保证，切实解决好档案工作中存 在的实际问题。 (四)档案工作应当与本单位的各项工作紧密结合，实行同步管理，在布置、检查、总 结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。 (五)档案机构配备工作人员数量，应当根据档案藏量和工作任务需要确定。 (六)档案工作人员 1必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱医药档案事业， 忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业知识、专业技能和医药经营管理、科学技术 基础知识。 2医药档案工作人员均属医药档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评 定和晋升，应当按国家有关规定执行，并实行医药档案专业技术职务聘任制(或任命制)。 高级技术职务评定，按规定组织评定。医药档案工作队伍应当保持相对稳定。 四文件材料的形成、积累与归档四文件材料的形成、积累与归档 (一)医药管理单位应当建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入生产、技 术、经营、科研等各项管理程序和各类专业技术和管理人员的职责范围，确保重要的医药 生产、经营、科研、教育等各项管理、各种活动、各类会议都有完整、准确、系统的文件 材料归档。 (二)医药管理单位在科研成果、新产品定型与试制、基建竣工等验收活动及设备购置 开箱时，应有档案部门人员参加。有关业务主管部门要会同档案部门，对应归档的文件材 料进行检查，并签署意见。 (三)医药管理单位实行由文件材料形成部门归档立卷的制度。由立卷人按档案部门的 要求系统整理组卷，编排页码或张号，填写卷内目录，填写备考表，拟写案卷标题并划定 保管期限，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案处(室、馆)移交并做好移交手续。 档案著录一律用钢笔或毛笔书写。归档文件材料都必须做到书写材料优良，字迹工整清楚、 图样清晰，便于长久保存。 (四)归档时间：各医药管理单位的文书档案、财务档案，应当在次年 6 月底以前归档。 科研项目及技术工作完成后两个月内归档。归档范围及管理期限的规定另发。 (五)一般档案归档一份，重要档案除正本外，应当将副本一份组卷归档备用。几个单 位协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的 档案正本之外，应当将复制本送交主办单位归档保存。 (六)医药管理单位从事公务活动形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本 单位档案室归档，任何个人不得据为己有。对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料， 档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。个人向档案部门捐赠档案的，医药管理 单位应当予以奖励。 五档案管理与库房设备五档案管理与库房设备 (一)对接收的档案，按照有关规定进行鉴定，对保管期限、密级调整和需要销毁的档 案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施，并实行监销制。 (二)建立归档、保密、保管、利用、鉴定、统计等系统管理制度。按照有关规定定期 向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况和统计报表。 (二)重视档案保护技术的研究，最大限度地延长档案寿命。 (三)保管要有足够面积的档案库房，库房门窗坚固，库内保持适当的湿度、温度，有 防盗、防火、防光、防尘、防有害生物污染等安全措施，对存放声象等特殊载体的档案必 须配备恒温、恒湿设备，以保证档案的安全和工作的正常运行。 (四)有计划地为档案机构配备档案装具及必要的温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机 等装备和复印、录音、照像、录像、计算机等器材，结合本单位业务管理工作和现代化进 程，逐步实现档案管理现代化。 六利用六利用 (一)凡持有合法证明的单位、个人在写明符合国家政策要求的利用目的和范围后，均 可查阅属于开放范围的档案。 (二)查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技 术问题，需经该技术部门负责人批准，查阅机密档案应当按保密法有关规定执行。 (三)各医药管理单位的综合档案机构保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅 需持单位介绍信，经综合性档案机构或分管档案工作的领导批准后方可查阅。 2.5 医疗设备档案管理办法医疗设备档案管理办法 一目的一目的 为了加强医疗设备档案管理， 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法特制定本 办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于集团各单位医疗设备档案的管理。 三定义三定义 设备档案-指在机械设备管理过程中形成的具有保存和查考价值的文件及随机械设备 携带的全套资料。 四管理职责四管理职责 （一）各单位档案室负责对本单位设备档案工作进行指导、监督、检查。 （二）医疗设备档案的管理由设备使用部门负责。应设专人(专、兼职档案员)负责资 料的收集、整理、归档工作以及日常管理和提供利用。并接受档案室的监督、指导、检查。 五归档要求及归档范围五归档要求及归档范围 （一）归档要求 1设备验收完毕和进口设备索赔期满后，设备文件材料形成部门的档案员应及时将形 成的设备文件材料整理归档。 2根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和档案载体形 式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于查找的原则下进行归档。 （二）归档范围 机械设备归档范围主要是有关机械设备的综合管理、依据性材料、开箱验收、安装调 试、运行维修、随机图样等。具体包括：上级和本单位关于机械设备的法规、规定和业务 管理办法；机械设备工作的计划、报告、总结和其他有关管理工作如监督、检查使用情况 的文件材料；机械设备购置计划、报告及经费分配方案；机械设备操作及安全技术、维修 保养规程； 机械设备购置、开箱验收、随机文件；机械设备在安装调试、使用维修、技术改造、事故 处理、商检、索赔、报废及转让、固定资产折旧等活动中形成的文件材料；机械设备年度 统计表；全套随机技术资料。 六管理、难收、整理、编目、保管、归档、转让、保管期限、销毁六管理、难收、整理、编目、保管、归档、转让、保管期限、销毁 （一）设备档案应设有专门的保管柜。 （二）设备进场应由专(兼)职档案员参与开箱验收并在验收单上签字。 （三）整理 1设备文件材料按单机组卷。包括：机械设备的购置、安装调试、运行、维修和设备 管理等。 2设备档案的整理应将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一盒或数盒。 3将最能反映机械设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复、论证、投资、订购 合同、验收报告、索赔材料等排在前面，其余设备的技术文件材料应按设备的工作程序及 重要程度，依次排列。 4引进设备中专用文件夹，可以保持原状。 5具体组卷执行科学技术档案案卷构成一般要求 （GB/T11822-2000） （四）编目 1采用按大类流水分属类的排列方法，即在一级类目内顺序编号； 2当年的管理性文件排列在前，顺序编写案卷号。 3填写设备档案移交（表 1） 、卷内文件目录（表 2）和案卷目录（表 3） 。 （ 年度）设备档案移交表年度）设备档案移交表 表表 1 1 卷内目录卷内目录 表表 2 2 档号档号 件件 号号 设备型号设备型号/ /名称名称生产厂家生产厂家/ /供应商供应商 验收验收 时间时间 页数页数备注备注 案卷目录案卷目录 表表 3 3 柜柜 号号 所在所在 科室科室 分分 类类 号号 案案 卷卷 号号 设备型号设备型号/ /名称名称生