档案综合管理操作指引

-1-目 录1 总 则 .12 档案管理体制 .2第三章 文件材料的形成与归档 .3第四章 档案保管制度 .4第五章 档案鉴定和销毁制度 .5第六章 档案统计制度 .6第七章 档案利用制度 .7第八章 档案保密制度 .8第九章 档案人员“三 纳入”“四参加”制度 .9第十章 档案复制制度 .10第十一章 企业图纸更改、补充制度 .11第十二章 档案信息开发利用 .12第十三章 奖 惩 .13第十四章 附 则 .14附件 1 广州白云山和记黄埔中药有限公司企业档案分类编号规定 .15附件 2 广州白云山和记黄埔中药有限公司企业档案归档范围及保管期限表.16附件 3 广州白云山和记黄埔中药有限公司产品档案管理办法.17附件 4 广州白云山和记黄埔中药有限公司设备仪器档案管理办法.18附件 5 广州白云山和记黄埔中药有限公司基建档案管理办法.19附件 6 广州白云山和记黄埔中药有限公司科研档案管理办法.20附件 7 广州白云山和记黄埔中药有限公司文书档案管理办法-2-.21附件 8 广州白云山和记黄埔中药有限公司声像类档案管理办法.22附件 9 广州白云山和记黄埔中药有限公司已故人员档案管理办法.23附件 10 广州白云山和记黄埔中药有限公司会计类档案管理办法.24附件 11 广州白云山和记黄埔中药有限公司实物档案管理办法.25-3-广州白云山和记黄埔中药有限公司档案综合管理指引第一章 总 则第一条 为了加强公司档案管理工作，不断提高档案管理的科学水平，更好地为企业提高经济效益服务，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法 、 广州医药集团有限公司档案文件材料归档办法、广州医药集团有限公司企业档案分类等法律法规，结合工作实际，制定本指引。第二条 本指引所称档案，是指本公司在各项活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、帐册、声像、软件等不同形式和载体的历史记录。其构成是以科技档案为主，包括产品类、设备仪器类、基建类、科研类、文书类、工业知识产权类、声像类、已故人员类、会计类、实物类等。第二章 档案管理体制第四条 公司档案实行集中统一管理，设立综合档案室，配备专职档案管理人员，由总经理直接领导，日常工作由总经理办公室负责管理，业务上接受上级档案管理机构的监督和指导。各部门设兼职资料员，负责本部门文件材料的形成、积累、分类，初步整理后向综合档案室移交归档，综合档案室对公司各部门的文件材料进行总归档（公司人事档案由人力资源部管理） 。第五条 及时接收各类应归档的文件材料，做到账物相符、手续清楚、分类科学，库房达到“八防”要求。销毁档案手续齐全，符合规定；提供档案及时准确，统计数据真实、准确、齐全，符合上级要求。第六条 公司综合档案室的职责：（一）宣传、贯彻、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和上级部门的有关规定与要求，制定本企业档案管理规章制度并组织实施。-4-（二）在公司办公室主任领导下，负责统筹、协调、组织、管理公司档案，并对公司各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查。（三）监督检查各部门是否将应归档文件材料进行收集、整理，并按要求移交综合档案室。（四）参加基建工程项目竣工、设备仪器开箱和安装、科研成果鉴定及新产品定型等验收，督促项目负责人确保科技文件材料完整、准确和系统，编制符合规范要求；及时跟踪收集档案。（五）统筹档案管理规划，负责各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。（六）会同有关部门对已到保管期限档案进行鉴定，提出存毁意见，对确无继续保存价值的档案按规定办理销毁。（七）负责开发档案信息资源，编制检索工具、编写参考资料和汇编文件资料，积极开展档案利用工作。（八）组织专兼职档案员的业务培训，健全档案管理网络的学习和活 动 ， 开 展 档 案 工 作 经验 总 结 和 交 流 ， 提 高 档 案 员 的 专 业 理 论 及 业 务 水 平 。第七条 专职档案管理员的岗位职责：（一）学习、宣传、贯彻执行档案法规及规章制度，掌握档案工作专业知识及技能，积极应用档案管理现代化技术对本企业的档案实施管理，建立本企业档案信息数据库，保证档案数据的完整与可靠。（二）负责对本企业各部门业务档案的收集、整理、移交工作进行指导、监督。（三）了解公司业务、技术和工作流程及公司机构历史沿革，熟悉本单位档案的形成规律，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、利用、统计、编研等基础工作。（四）熟悉室藏档案情况，编制各种适用的检索工具，迅速准确提供档案；研究档案史料，编写实用参考资料，做好档案的开发利用工作。（五） 负责档案统计、库房管理工作，严格执行有关保密制度，做到不失密、不泄密，确-5-保档案完整、安全。（六）对违反档案法及本单位有关档案管理规定的行为应及时予以制止。第八条 兼职资料员的岗位职责：（一）认真执行公司制定的档案综合管理指引，及时反馈本部门档案工作的实际情况。（二）按照档案管理有关要求，认真做好所在部门应归档文件材料的收集和初步整理工作，及时向综合档案室移交档案。第九条 档案管理人员经过专业培训，享受专业技术职务待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。 第三章 文件材料的形成与归档第十条 建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入生产、技术、经营、科研、基建等各项管理程序中，纳入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中，并对照企业档案目标管理进行考评，保证各类档案文件材料在办理完毕后能及时归档。第十一条 归档要求（一）归档文件材料必须是原件，不能用复制件归档，且材料应完整、齐全。（二）归档的文件材料必须准确地反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。（三）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。（四）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，书写材料优良，字迹工整，图样清晰，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水笔等不耐久的书写材料起草和批改归档文件。（五）公司印发的具有保存价值的电子公文，必须形成一份纸质文件一并归档。（六）归档的纸质文件材料应包含文件发文稿纸、文件处理单、文件正文及定稿，并一起装订归档。（七）会计档案由财务部门按要求设专人按规定进行分类、整理、组卷、编号、划定保管期限和编写档案目录。封面书写工整，装订牢固。第十二条 归档范围-6-公司在各项生产、经营、建设、科研和管理工作中形成的文字、图表、声像、实物等各种文字材料和不同载体材料；工作人员因公外出学习、考察及参加各种会议获得的文件，均应及时向所在单位专、兼职档案员移交，具有保存价值的文件材料，均应立卷归档。归档范围具体详见各类档案管理细则。第十三条 归档时间（一）当年在各项管理工作中形成的文件材料，各部门负责收集，初步分类整理，于次年第一季度前移交综合档案室；管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。（二）上级机关或本单位召开的各类工作会议的全套会议材料原件，由主办部门或参加会议者在会议结束后 1 个月内送档案室登记、归档。（三）本单位党委、纪委、工会、团委等召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件及各种声像材料由会议主办部门在会议结束后 1 个月内收集并送档案室归档。（四）本单位每年的党委会议记录、纪要；经理办公会议记录、纪要由记录整理人于次年第一季度前移交综合档案室。（五） 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（六）基建工程项目文件材料在其项目竣工验收后三个月内由施工承包单位整理立卷后归档，工期长的建设项目，可根据建设程序和工程特点，分阶段或在单项工程或单位工程通过验收后整理归档。已归档项目需变更、修改、补充的文件材料，应在修改工作完成后七天内向综合档案室归档。（七）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（八）会计档案由财务部门分类整理立卷，保存一年期满后移交综合档案室保存。（九）企业干部、职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（十）本单位每年在各项重要活动、事件中形成的录音、录像、照片（包括底片） 、光盘等音像档案由经办人员负责整理，拟好说明(时间、地点、人物、内容和摄影者等)或解说词，于-7-活动结束后一个月内送综合档案室归档。（十一）实物材料由领奖或承办部门指定专人负责收集、登记，在领奖或形成后一个月内向综合档案室归档。（十二）已故人员档案由原保管部门整理立卷，存放 2 年后向综合档案室归档。（十三）变更、修改、补充的文件材料；单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；单位产权变动过程中形成的文件材料；临时机构形成的文件等应随时向综合档案室归档。第四章 档案保管制度第十四条 档案的保管（一）应当按照不同的档案内容和载体，对档案进行科学分类（具体分类要求见广州白云山和记黄埔中药有限公司企业档案分类编号规定 ） ，分类应保持前后一致，不得任意改动。（二）要设置专用库房保管档案，加强档案的保护。库房的管理应符合以下要求：1档案库房专人管理，库房钥匙专人保管，严密保管门、柜钥匙，不得随意更换和配制。每天下班前，档案管理员要注意关闭档案库房门窗、切断电源，锁好库门，确保档案安全。2档案库房要坚固、安全，按照“八防” （防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，并配备档案专用柜、消防设施、温湿度计、去湿机、空调等设备。3库房内档案柜排列要整齐合理，保持整洁卫生，每天定时对库房温湿度进行记录，及时调节库房内温湿度，库房温度控制在 14-24，相对湿度控制在 45-60%范围内。4库房内严禁吸烟和存放易燃物品及其他杂物，防止事故发生。5非档案室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有档案人员陪同。6每半年对库房档案、设备进行一次全面检查，做好记录，发现问题及 时 向 分 管 领 导 汇 报 ，采 取 有 效 措 施 ， 确 保 档 案 安 全 。-8-第五章 档案鉴定和销毁制度第十五条 档案的鉴定和销毁（一） 2006 年（含 2006 年）以前的档案保管期限分永久、长期、短期三种；2006 年以后的文书档案保管期限分永久、30 年、10 年。对本企业有长远利用价值的档案应永久保存，在一定时期内有利用价值的档案分别为长期、短期或 30 年、10 年保存。（2） 鉴定工作要由单位领导、专业技术人员和档案员组成的鉴定小组、定期对档案进行鉴定，以确保档案保管期限划分的准确和到期限档案存毁工作的开展。（3） 销毁档案须到保密部门指定地点进行销毁，对上级有专项规定的必须按上级或有关机关批准，获得批准后方能进行销毁。需要销毁的档案编写销毁清册，写出销毁档案报告，经负责档案鉴定工作的领导审核，并报送上级档案管理部门备案。销毁档案应指定两人以上监销，鉴定人、监销人要在销毁清册上签字，并注明销毁方式和时间，档案鉴定销毁报告、销毁清册及主管领导的审批意见一并归档，永久保存。第 6 章 档案统计制度第十六条 档案的统计（一）为准确、及时掌握企业档案的库藏及管理现状，以便今后改进工作及管理水平，档案部门要认真做好档案统计工作。（二）建立和健全档案统计制度，年末对档案工作人员基本情况、档案接收、移出、鉴定、销毁、编研、利用、库存以及库房设施等基本情 况 进 行 统 计 ， 做 到 统 计 数 据 准 确 、 可 靠 ， 并 按 规定 向 上 级 档 案 部 门 报 送 档 案 基 本 情 况 统 计 表 。（三）档案管理人员岗位调动时，对保存的档案材料应详细清点，履行档案材料、工具、钥匙等交接手续。第 7 章 档案利用制度第十七条 档案的借阅利用-9-（一）凡因工作需要借阅档案，应办理登记手续，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，凡属密级档案，必须由总经理（党委书记）批准后方可摘录和复印，一般非密级档案由总经理办公室主任批准后方可摘录和复印。归还时必须双方当面点清，认为无误方可注销。外单位查阅档案，利用者须持身份证明和单位介绍信，经公司办公室主任（会计档案经分管财务副总经理）审批同意后方可查阅，只供查阅，不予借出（密级档案不对外） 。（二）公司领导、部门领导，借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，借阅密级档案须经总经理、党委书记批准。 其他人员借阅非密级档案，须经经办人部门领导、档案管理部门领导和主管领导同时批准。（三）档案原则上不向外借出，只限于在阅览室查阅，确因工作需要借阅一般档案，经档案室负责人或主管领导同意方可借出，并按规定办理登记，借用时间不得超过七个工作日，到期必须归还，如需继续借用，应重新办理续借手续。对借出和归还的档案，档案人员要进行检查、清点，并进行登记或注销。（四）借阅档案者必须爱护档案，不得随意在档案材料上划线、圈点、涂改、抽取、拆散和损坏。保持档案完整清洁，如需修改图纸，按图纸修改规定办理手续。（五）查阅、借用档案者应遵守保密规定，严禁擅自将档案带出公司，未经批准不得公开发表、复印、严禁携带出差、出国，不得泄漏档案内容和转借他人，任意扩大范围。如有损坏、丢失、泄密、倒卖档案、按情节轻重、追究责任，并予以处罚。（六）借阅档案的人员因工作变动调离、合同期满、辞职、开除、离退休或出国等原因离开公司，在办理手续前要把借阅的档案如期归还档案室，档案工作人员按规定办理注销手续。第 8 章 档案保密制度第十八条 档案的保密（一）档案工作是一项重要的机要工作，企业各级领导、工程技术人员、业务人员，必须按公司级保密条例规定执行，严守党和国家的机密，维护企业档案的完整与安全。（二）严格按照档案文件密级划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应-10-的保管措施和借阅制度。（三）不得将档案存放在不利于保密的地方和