关于档案管理岗位的分析报告.docx

关于档案管理岗位的分析报告 根据有关安排，*公司要作为 XX 市国有资产管理的优 秀平台，肩负更大的责任。公司要做好国有资产的管理， 首先就必须从形式上做好国有资产相关档案的完整接收工 作。没有资产档案，对资产的管理就无从谈起。 公司档案管理总体目标：构建和完善公司档案分类体 系；加强档案制度建设，完善工作流程；强化档案指导、 培训、检查工作，确保重要资产项目档案及时移交；加快 档案管理现代化建设，充分开发档案信息资源，满足公司 各项工作需要；加大培训力度，培养一支高素质地档案管 理队伍；实现档案规范化管理。 现将公司档案管理有关情况及建议报告如下： 一、做好我公司档案工作的重要意义 企业档案是企业进行生产、经营、管理等活动的重要 依据，国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝 贵财富，是企业资产的依据和凭证。收集和管理好国企档 案对促进国有企业生产、经营和管理具有重要的意义。 我公司档案是公司经营活动的原始历史记录，是以后 工作的考查凭据，为以后明确责任，对历史负责，为现实 服务，有及其重要的作用，必须要对我公司档案进行规范 的、持续性管理。 二、我公司档案管理现状 在新*公司组建以来，档案管理主要做了一下工作： 1、根据公司做大做强的需要，制定了XX*资产经营 管理有限公司档案管理暂行办法，使公司档案管理基本 做到有“法”可依。 2、根据公司档案管理暂行办法，明确了公司各部门兼 职档案管理人员，初步建立了公司档案管理网络体系。 3、在基本设备方面，购置了缝纫机、装订机、打码机、 市档案局监制的标准无酸档案盒等档案用具；在档案软件 方面，购买了市档案局参与编写的“紫晶文档一体化管理 系统”软件 AMS 增强版。 4、在档案实体方面，目前已经完成公司历年文书档案 的立卷工作。全部文书档案已按永久、定期 30 年、定期 10 年进行了分类，目前正在进行文书档案目录的电子录入工 作及校对、补充完善工作，下一步将对公司资产项目档案 进行规范化整理。 5、在人员培训方面，XX 年 1 月 25 日，邀请了市档案 局的谢老师对我公司及子公司专职、兼职档案管理人员进 行了档案管理基础知识的简短培训，通过这次培训增强了 公司档案管理人员收集各类档案的意识。 三、现阶段我公司档案管理存在的主要问题 自老鼎力公司成立以来，就没有对公司档案进行规范 化要求及整理立卷，也没有相应的档案管理办法及制度， 导致公司档案管理方面一直比较薄弱。公司部分员工在档 案的归集方面比较随意，借出公司档案不及时归还、长期 占有，没有树立良好的档案归档意识，部分子公司档案管 理存在较多问题。具体表现在： 1、经过对公司历年档案的清理，发现少部分文件只有 文件主体，文件附件不全。主要原因在于立卷归档部门不 注重公司档案的平时收集、归档工作，部分员工归档意识 薄弱，对自己经手的外送文件没有存档留底习惯。 2、公司重要会议的原始记录缺失，公司人员外出考查 学习及公司组织的员工活动的档案资料严重欠缺，公司声 像档案资料及公司各部门形成的已正式报送文件的电子档 案至今还是一片空白。 各部门兼职档案管理人员应加强这方面资料的收集， 根据档案内容整理好并向公司档案室进行移交。 3、涉及公司保密的档案资料归档有一定难度，比如公 司人事档案，奖惩考核方面档案、薪酬方案档案等。这部 分档案由于涉及公司内部管理的保密问题，是归档立卷还 是由当事人作临时保存不归档，都是个难题。 4、在总公司范围内，其他未正常经营又具有法人主体 资格单位的档案归档问题，不好解决。如蓉海公司档案管 理问题，金达通公司档案管理问题，XX 市市级机关处置领 导小组的档案问题及其已处置完毕的浣花山庄的档案问题， 即将处置的万和公司的档案问题。这部分档案比总公司的 档案还多、还乱，一是没有专门的档案管理人员，二是没 有进行规范化整理立卷，仅文件的清理及文件目录的电子 录入工作就是一个较大的问题。 随着公司业务量的增多、业务范围的扩大，处置单位 的增多，这部分问题将会越来越多，越来越严重。如总公 司将子公司档案集中存放，档案库房及档案管理人员将严 重不够，如分别存放，谁又来负责档案管理责任问题。 5、公司代管的市信托档案问题 根据原鼎力公司与市信托公司签订的有关协议，市信 托注销后，其档案存放于我公司位于西安中路 1 号房产的 地下金库，由我公司代保管 30 年。现由于地下金库密不透 风，潮湿严重，保存档案条件恶劣，部分档案已有发霉迹 象。 以上档案管理方面存在的问题，在公司领导的重视下， 已经有了初步改善，特别是公司本部档案在分类整理及立 卷上，有了较大改观。 四、做好公司及子公司档案管理工作的建议 档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为 一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动 多，劳动强度大，需要大量的时间和精力才能做到标准化、 规范化。 1、领导重视是做好档案管理工作的关键，公司同仁精 诚团结，勇于奉献是做好档案管理工作的基础 档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常 被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、 替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工 作。要能很好地完成档案管理工作，必须有公司领导的重 视及大力支持，还要靠公司同仁同心协力、相互支持、勇 于奉献，更需要各立档部门的大力支持，规范整理，做好 资料的归档工作。 根据四川省企业档案工作规范化管理要求，档案工作 要做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。“三纳入” 即档案工作纳入领导议事日程，纳入有关工作程序、计划， 纳入有关人员岗位责任制；“四参加”即档案部门参加基 建工程竣工验收会，参加设备开箱会，参加科研课题鉴定 会，参加产品定型会或有关业务工作会；“四同步”即下 达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度 同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果同时验收鉴定 档案材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励 科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题 归档情况证明材料。 2、加强继续教育，提高档案管理人员业务素质 档案管理人员要加强学习，与市档案局保持联系，争 取其业务指导。公司应适时组织参加档案管理的专业培训， 学习其他单位管理档案工作的先进经验，力争公司专职档 案管理人员都持证上岗。 在提高档案管理人员素质的同时，要健全档案管理制 度，建立档案管理的新模式，最重要的是改变重管轻用的 现状，多途径地开发利用档案信息资源。 3、建立一支稳定、专业的档案管理队伍 要建立公司档案管理网络体系，建立专、兼职档案管 理队伍，保证公司档案管理工作的良性发展。应根据公司 业务的发展情况适时增加档案管理人员，以利于公司档案 日常编研工作的开展，有利于公司档案管理的连续性，为 以后的档案管理及档案接收工作做好人员储备。要做好档 案管理工作，需要较多的基础投入和人才建设。 4、强化全员档案意识，调动员工参与档案建设的积极 性 根据公司新的档案管理暂行办法，公司实行“统一管 理、分部负责、人人参与”的档案管理体制。公司员工要 在以后的工作中逐渐强化归档意识，要知道档案的收集、 归档不仅仅是档案管理员的事情，人人都是公司档案的产 生者、责任者，人人都必须对公司的档案负责。公司应营 造上下一心，全员参与的档案管理氛围，以适应档案管理 工作的需要。 要使公司档案管理达到一定水平，而且使公司档案管 理工作保持长期稳定，公司的档案管理应统一纳入公司发 展规划和年度计划，部门及个人档案工作的管理和考核应 纳入部门及个人绩效考核管理体系。 5、完善档案保管基础设施，实现档案管理现代化 根据档案管理有关要求，库房建设要符合保管要求， 档案库房、办公室、阅览室应实行三分开，档案库房要为 以后档案的归档预留 10 年的发展空间。 随着时间的推移，公司规模逐步的扩大，人员不断的 增多，日常档案查阅及维护工作量的增加，档案管理面临 着许多亟待解决的问题。诸如档案数量越来越多，数量的 庞大给保管和提供利用带来困难，管理方法手段的落后将 直接影响档案的使用质量，只有实现档案管理现代化，才 能有效地解决新形式下出现的新问题。档案管理现代化， 不仅要设备配置现代化，还要管理标准规范化，管理技术 及管理思想现代化。 6、XX 年争取达到省三级档案管理标准，促进公司档案 规范化建设 以四川省档案局目标管理评定标准为指标，以达省档 案管理三级标准为目标进行准备工作，公司本部档案管理 在年内争取达到四川省三级档案管理标准。通过升级达标 活动，促进公司档案管理科学化、规范化发展。 7、对子公司档案管理 待公司档案管理基本规范化后，组织力量摸清子公司 档案管